How is a branch office established in Germany?

What is a permanent business establishment?

Ein Zweigbüro ist ein physisch separater Betrieb aus dem Hauptgeschäft, der als zusätzlicher, dauerhafter Betrieb des Unternehmens gegründet wird und in das Handelsregister eingetragen werden muss. Ein Zweigbüro ist für Unternehmen geeignet, deren Hauptsitz bereits im Handelsregister eingetragen ist oder, falls es sich um ein ausländisches Unternehmen handelt, dessen Hauptsitz im Handelsregister eingetragen sein sollte, sofern das Unternehmen in Deutschland gegründet wurde.

Ein Zweigbetrieb ist nicht unabhängig; er ist nicht eine separate juristische Person im Gegensatz zum Hauptsitz des Mutterkonzerns. Er ist rechtlich und organisatorisch Teil des Hauptsitzes des Unternehmens und unterliegt in diesem Zusammenhang den Bestimmungen des Hauptsitzes. Wenn der Zweigbetrieb von einem ausländischen Unternehmen gegründet wird, regelt seine interne Satzung die Satzung des Unternehmens und das entsprechende ausländische Recht.

Obwohl es intern von der Hauptniederlassung abhängig ist, beteiligt es sich unabhängig von ihr an geschäftlichen Transaktionen. Die Zweigniederlassung muss so organisiert sein, dass sie auch nach dem Abbau der Hauptniederlassung bestehen kann. Die rechtlichen Beziehungen der Zweigniederlassung zu ihren Kunden unterliegen dem deutschen Recht. Das deutsche Recht gilt auch für die rechtliche Behandlung der Zweigniederlassung in Deutschland (Registrierung im Handelsregister).

The physical separation of a head office and branch office does not mean that they must be situated in different locations. Under certain conditions, it can happen that both have their business premises in the same building.

Typical characteristics of a branch office are:

• The execution of factually identical or similar business transactions in the head office (not just mere auxiliary or performance transactions)
• Spezifische Dauer (nicht nur die Abwicklung von temporären Ausstellungsprojekten)
• An external organization similar to the head office (usually but not necessarily: ​​separate accounting, independent bank account, and independent business location)
• Geschäftsführer mit bedeutenden Befugnissen und Handlungsfreiheit

How is a branch established, and what is the purpose of entering it into the commercial register?

Establishment

Die Gründung eines Zweigbetriebs geschieht im eigentlichen Prozess seiner Gründung. Die Eintragung im Handelsregister dient lediglich der Erklärung. Die Entscheidung über die Gründung des Zweigbetriebs fällt in der Regel in den Zuständigkeitsbereich des jeweiligen Exekutivausschusses des Hauptsitzes.

Capital

The legal status of an independent branch office requires its own financial resources. Minimum capital is however not required. The amount of the capital is also not recorded in the commercial register.

Internal constitution

The head of the branch office independently represents the office externally. However, the head office is always the natural or legal entity responsible for the debtor’s liabilities. Typically, the manager of the branch office will be given at least the full power of the attorney or the general commercial power of representation which may be externally limited to the operation of one of the several branches of the main business.

Can the business name of a branch office be different from the business name of the head office?

Business name

The business name of the branch office may be similar to the business name of the head office. It may however also be different, in which case a reference should be included to the branch (e.g. ABC GmbH Frankfurt branch office, XY Services, a subsidiary of ABC GmbH). Pursuant to § 50 paragraph 3 of the HGB, a suffix is required if the power of procuration is to be limited to the operation of a branch office with effect against third parties, or if an identical registered company already exists at the place where the branch is established. In the company name of the branch office of a foreign company, the business name of the head office must appear fundamentally unchanged (if necessary in a foreign language as well) including the legal form suffix. If, according to the relevant foreign law, a company suffix is not required by the management, or if this company suffix is not known or incomprehensible in Germany, a clarification of the suffix is necessary to avoid possible errors. In addition, a suffix may be added to the company name of the branch office (e.g. Frankfurt Branch).

What details must be included in a branch office’s business letters?

Information on business letter

The branch office must specify the complete business name in business letters. The commercial register in which the branch office is registered must also be indicated. In addition, the other mandatory information of the head office required for the relevant legal form shall be indicated. The indication of the head office is also desirable but not required by law. Domestic branches of foreign companies must specify certain minimum information on business letters issued during domestic outgoing correspondence:

• Handelsregister, in dem die Zweigstelle eingetragen ist
• Kennzeichen
• Voller ausländischer Firmenname mit Rechtsformsuffix
• Handelsregister des ausländischen Unternehmens
• Die in deutschen Gesetzen für die jeweilige Rechtsform erforderlichen Angaben in Geschäftsbriefen gelten, sofern das ausländische Recht nichts anderes vorsieht.

The following details must be specified on the business documents of foreign legal entities outside the EC or EEA: company name, location, and state of the registered office of the company, legal representative (surname with at least a first name).

Finanzberichte

Rechnungslegung und Buchhaltungsanforderungen im Hinblick auf die Branche unterliegen dem deutschen Recht. Bei Zweifeln gelten die für die deutsche Rechtsform geltenden Bestimmungen, die der Rechtsform des ausländischen Unternehmens am nächsten kommen.

Branch office in legal proceedings

Although a branch office is not an independent legal entity, a special court of jurisdiction is opened pursuant to § 21 Civil Procedure Code (ZPO). A business person may then be called upon at the site of the branch office, provided that the dispute is a proprietary dispute and that the dispute has been justified in the operation of the branch.

A foreign company’s branch office 

Dies ist eher eine nicht selbständige Geschäftseinheit, die in jeder Hinsicht vom Hauptsitz abhängig ist, der auch für die zentrale Verwaltung zuständig ist.

Die Unterscheidung zwischen einer Tochtergesellschaft und einem Zweigbetrieb ist wichtig, da sie darüber entscheidet, ob eine Eintragung im Handelsregister erforderlich ist. Diese Unterscheidung ist auch relevant für die Bestimmung des tatsächlichen Geschäftssitzes im Sinne des deutschen Steuerrechts.

Setting up an autonomous branch office

Any foreign corporation outside of Germany can establish a branch office. Especially if a presence in Germany for the purpose of initiating business and maintaining contacts with business partners is wanted, or if a long-term commitment in Germany is uncertain, a branch office could be the most suitable business form.

A business branch is part of the foreign company’s organization. The legal liability of the branch office depends on the liability of the legal entity of the head office.

Ein autonomes Zweigbüro (Zweigniederlassung) genießt einen gewissen Grad an Autonomie gegenüber dem ausländischen Hauptbüro, da es eine eigene Geschäftsführung mit eigenen Vollmachten besitzt, separate Bankkonten und eine separate Bilanz hat und eigenständige Geschäftseigentum besitzt. Nur ausländische Handelsunternehmen, die in einem Handelsregister eingetragen sind, können ein autonomes Zweigbüro gründen.

The autonomous branch office must be entered into the commercial register and registered with the local trade office.

Der Antrag auf Eintragung beim Handelsregister muss detaillierte Informationen über das ausländische Unternehmen enthalten und in der Regel von unter anderem notariell beglaubigten deutschen Übersetzungen der Satzung sowie des Registrierungsnachweises aus dem Handelsregister des Herkunftslandes begleitet sein.

Die Anmeldung einer autonomen Zweigstelle beim Handelsregister muss von einem Notar beglaubigt und eingereicht werden.

Tax requirements

Wenn ein ausländisches Unternehmen eine Niederlassung in Deutschland (Geschäftszweig, Fabrik usw.) betreibt, müssen seine Gewinne in Deutschland besteuert werden. Die anfallenden Steuern hängen von der Rechtsform des Unternehmens ab. Sie entsprechen den Steuern, die ein Unternehmen mit der entsprechenden deutschen Rechtsform zahlen müsste.

The profits of the branch that is taxed in Germany are either exempt from taxation in the other State or are subject to taxation there, in which case the tax paid in Germany is charged against the corresponding tax of the other State. Details are provided in the Agreement for the Avoidance of Double Taxation (DBA) concluded by Germany with the other State. In particular, income tax or corporation tax, solidarity surcharge, payroll tax, trade tax, and value-added tax are payable.