How is a branch office established in Germany?

What is a permanent business establishment?

Un ufficio filiale è un ufficio fisicamente separato dal centro principale dell’azienda e deve essere iscritto nel registro delle imprese. Un ufficio filiale è idoneo per le società le cui sedi principali sono già registrate nel registro delle imprese oppure, nel caso di società esterne, la sede principale deve essere registrata nel registro delle imprese se la società è costituita in Germania.

Un ufficio filiale non è indipendente; non è un'entità giuridica distinta dal quartier generale della società madre. Dal punto di vista giuridico e organizzativo, fa parte del quartier generale della società e, in tal senso, è soggetto alle norme del suddetto istituto. Se l'ufficio filiale è costituito da una società estera, la sua costituzione interna è disciplinata dagli statuti della società e dalla pertinente legislazione straniera.

Nonostante la sua dipendenza interna dall’ufficio centrale, partecipa indipendentemente alle operazioni commerciali. L’ufficio filiale deve essere organizzato in modo da consentirgli di sopravvivere in caso di chiusura dell’ufficio centrale. Le relazioni giuridiche dell’ufficio filiale con i suoi clienti sono disciplinate dalla legge tedesca. La legge tedesca si applica anche alla gestione giuridica dell’ufficio filiale in Germania (registrazione nel registro delle imprese).

The physical separation of a head office and branch office does not mean that they must be situated in different locations. Under certain conditions, it can happen that both have their business premises in the same building.

Typical characteristics of a branch office are:

• The execution of factually identical or similar business transactions in the head office (not just mere auxiliary or performance transactions)
• Durata specifica (non solo la gestione delle operazioni relative alle mostre temporanee)
• An external organization similar to the head office (usually but not necessarily: ​​separate accounting, independent bank account, and independent business location)
• Direttore di filiale con poteri e libertà di azione significativi

How is a branch established, and what is the purpose of entering it into the commercial register?

Establishment

La succursale nasce con il processo di sua costituzione. L’iscrizione nel registro delle imprese ha solo scopo dichiarativo. La decisione sulla costituzione della succursale deve essere presa dal comitato esecutivo competente del capoluogo.

Capital

The legal status of an independent branch office requires its own financial resources. Minimum capital is however not required. The amount of the capital is also not recorded in the commercial register.

Internal constitution

The head of the branch office independently represents the office externally. However, the head office is always the natural or legal entity responsible for the debtor’s liabilities. Typically, the manager of the branch office will be given at least the full power of the attorney or the general commercial power of representation which may be externally limited to the operation of one of the several branches of the main business.

Can the business name of a branch office be different from the business name of the head office?

Business name

The business name of the branch office may be similar to the business name of the head office. It may however also be different, in which case a reference should be included to the branch (e.g. ABC GmbH Frankfurt branch office, XY Services, a subsidiary of ABC GmbH). Pursuant to § 50 paragraph 3 of the HGB, a suffix is required if the power of procuration is to be limited to the operation of a branch office with effect against third parties, or if an identical registered company already exists at the place where the branch is established. In the company name of the branch office of a foreign company, the business name of the head office must appear fundamentally unchanged (if necessary in a foreign language as well) including the legal form suffix. If, according to the relevant foreign law, a company suffix is not required by the management, or if this company suffix is not known or incomprehensible in Germany, a clarification of the suffix is necessary to avoid possible errors. In addition, a suffix may be added to the company name of the branch office (e.g. Frankfurt Branch).

What details must be included in a branch office’s business letters?

Information on business letter

The branch office must specify the complete business name in business letters. The commercial register in which the branch office is registered must also be indicated. In addition, the other mandatory information of the head office required for the relevant legal form shall be indicated. The indication of the head office is also desirable but not required by law. Domestic branches of foreign companies must specify certain minimum information on business letters issued during domestic outgoing correspondence:

• Registro delle imprese in cui è registrata la filiale
• Numero di registrazione
• Nome commerciale estero completo con suffisso della forma giuridica
• Registro delle imprese della società estera
• Le informazioni richieste nelle lettere commerciali dalla legge tedesca in relazione alla forma giuridica corretta, salvo diversamente previsto dalla legge straniera.

The following details must be specified on the business documents of foreign legal entities outside the EC or EEA: company name, location, and state of the registered office of the company, legal representative (surname with at least a first name).

Bilanci finanziari

Le norme contabili e le disposizioni in materia di contabilità relative alla filiale sono disciplinate dalla legge tedesca. In caso di dubbio, si applicano le disposizioni applicabili alla forma giuridica tedesca più simile alla forma giuridica dell’impresa straniera.

Branch office in legal proceedings

Although a branch office is not an independent legal entity, a special court of jurisdiction is opened pursuant to § 21 Civil Procedure Code (ZPO). A business person may then be called upon at the site of the branch office, provided that the dispute is a proprietary dispute and that the dispute has been justified in the operation of the branch.

A foreign company’s branch office 

Si tratta piuttosto di un ramo aziendale non indipendente, che dipende in tutti gli aspetti dalla sede centrale, che è anche responsabile dell'amministrazione centrale.

La distinzione tra una succursale e un ufficio filiale è importante poiché determina se è necessario iscrivere l’entrata nel registro delle imprese. La distinzione è anche rilevante per determinare il luogo in cui si svolge effettivamente l’attività commerciale ai fini del diritto fiscale tedesco.

Setting up an autonomous branch office

Any foreign corporation outside of Germany can establish a branch office. Especially if a presence in Germany for the purpose of initiating business and maintaining contacts with business partners is wanted, or if a long-term commitment in Germany is uncertain, a branch office could be the most suitable business form.

A business branch is part of the foreign company’s organization. The legal liability of the branch office depends on the liability of the legal entity of the head office.

Un ufficio autonomo (Zweigniederlassung) ha un certo grado di autonomia rispetto alla sede centrale estera, poiché dispone di una propria gestione e di poteri esecutivi, di conti bancari separati, di bilanci separati e di attività imprenditoriali indipendenti. Solo le persone giuridiche esterne, registrate presso un registro commerciale, possono costituire un ufficio autonomo.

The autonomous branch office must be entered into the commercial register and registered with the local trade office.

La domanda di registrazione presso il registro delle imprese deve includere informazioni dettagliate sulla società estera e, in genere, essere corredata, tra l’altro, di una traduzione tedesca autenticata da notaio degli statuti della società nonché del certificato di registrazione presso il registro delle imprese del paese di origine.

La domanda di registrazione di un ufficio autonomo presso il registro delle imprese deve essere certificata e presentata da un notaio.

Tax requirements

Se una società straniera gestisce un ufficio filiale in Germania (ufficio commerciale, stabilimento, ecc.), i suoi profitti devono essere tassati in Germania. I tributi dovuti dipendono dalla forma giuridica dell’azienda. Riguardano i tributi che una società con la corrispondente forma giuridica tedesca sarebbe tenuta a pagare.

The profits of the branch that is taxed in Germany are either exempt from taxation in the other State or are subject to taxation there, in which case the tax paid in Germany is charged against the corresponding tax of the other State. Details are provided in the Agreement for the Avoidance of Double Taxation (DBA) concluded by Germany with the other State. In particular, income tax or corporation tax, solidarity surcharge, payroll tax, trade tax, and value-added tax are payable.