Wenn also eine solche Rechnung eingetragen wird, aber später bezahlt wird, wird ein offenes Posten erstellt.
Der offene Posten wird gelöscht, wenn die Rechnung bezahlt wird.
Die Summe aller offenen Positionen wird als “Open Item Balance” bezeichnet. In ihrer Bedeutung steht dies für “Open Item Balance”.
Offene Elemente werden auch synonym als OPOS-Liste, oPL oder OPL, OP, OPOS oder OP-Liste bezeichnet.
Bedeutung von offenen Elementen
Offene Positionen stehen in engem Zusammenhang mit der Liquidität eines Unternehmens. Eine übermäßige Anzahl von offenen Positionen kann zu Zahlungsläufen führen.
Im Gegensatz dazu hat die niedrigstmögliche Anzahl an offenen Positionen eine grundsätzlich positive Auswirkung auf die Liquidität.
Beispiel: Eine Kaffeeröstarfirma zahlt immer pünktlich ihre eingehenden Rechnungen für die Beschaffung von Rohstoffen. Was die ausstehenden Rechnungen betrifft, verliert sie sich jedoch manchmal in den Terminen und erinnert erst lange nach der Fälligkeit an die fälligen Zahlungen. Fälligkeitsdatum der Zahlung Ist abgelaufen. Langfristig führt dies zu Liquiditätsengpässen.
Verarbeitung von offenen Artikeln
Traditionell können offene Themen in einem Unternehmen auf unterschiedliche Weise übersehen werden:
- Öffentliche Artikelverwaltung
- Offene Positionenbuchhaltung
Öffentliche Artikelverwaltung
Eine Kopie jeder ausgestellten Rechnung wird in einem Ordner für erneute Übermittlungen mit Fächern für jeden Tag gespeichert. Der Ordner umfasst einen Zeitraum von einem Monat, und die Rechnungen werden zu dem entsprechenden Fälligkeitsdatum eingeteilt.
Die fälligen Rechnungen können nun auf einem täglich.
Bei diesem Verfahren werden in den Konten für den Schuldner und den Gläubiger keine Buchhaltungsaufzeichnungen angezeigt. Die offenen Posten werden ohne diese “Umgehung” verbucht.
Dieser Vorgang reicht oft aus, insbesondere bei kleineren Unternehmen.
Offene Artikelbuchhaltung
Die offene Positionswirtschaftung ist eine Unterbuchhaltung, bei der die “Unterbuchhaltungsrechnungen” einzeln mit den entsprechenden Dokumentsummengen und Dokumentnummern eingetragen werden und bei Zahlung oder Abwicklung der Buchung gelöscht werden.
Der jeweilige Sub-Account (Verkäuferkonto oder Kundenkonto) enthält immer nur die aktiven Elemente (Dokumente).
Die Positionen werden nach der Abrechnung im Konto gelöscht, der Umsatz bleibt jedoch im Kontogrundbetrag bestehen. Daraus lässt sich auch ableiten, dass es sich um eine offene Positionswirtschaftung (Open-Item-System) oder eine buchlose Wirtschaftung (buchlose Wirtschaftung) handelt.
Nach der Prüfung werden die Dokumente in derselben Reihenfolge in der Abrechnung der gelöschten Elemente eingereicht.
Eine Voraussetzung für die Rechnungsabwicklung ist die Archivierung chronologischer Dokumentkopien zur Erfüllung der Landregisterfunktion und die Übertragung der täglichen Rechnungsbeträge auf die Kunden-, Lieferanten- und G/L-Konten (Generalkontrollfunktion).
Darüber hinaus erfolgt eine regelmäßige Abgleichung der offenen Posten mit den persönlichen Konten und die Aufbewahrung chronologisch geordneter Dokumentkopien der abgerechneten Posten für zehn Jahre.
Eine gut verwaltete Liste der offenen Positionen ist auch für die Liquidität wichtig.
Offene Elemente haben eine direkte Auswirkung auf die Liquidität der Liquidität. Wenn ein Unternehmen seine eigenen Rechnungen bezahlt, z. B. immer pünktlich, aber nicht so streng darauf achtet, dass auch die Kunden das tun, wird dies auf die Liquidität ausgewertet. Im Prinzip gilt: Je weniger offene Posten, desto besser die Liquidität. Wenn die Zahl der offenen Posten steigt und nichts dagegen unternommen wird, kann dies zu Zahlungsschlupfen und sogar zu Insolvenz.
Die ständige Überwachung und Pflege der offenen Artikelliste sind daher für jeden Unternehmer absolut notwendig.
Je nachdem, ob die offenen Positionen auf der Debitseite (Kundenforderungen) oder auf der Kreditseite (Verbindlichkeiten der Lieferanten) stehen, sollte der Unternehmer unterschiedliche Ziele verfolgen:
| Gegenforderungen (Debitseite) | Verpflichtungen (Seite der Gläubiger) |
| Vergleich der eingehenden Zahlungen mit den ausgestellten Rechnungen | Überwachung der Einhaltung der zugesagten Zahlungsziele |
| Zeitgerechte Reaktion (Hinweis) bei Zahlungsverzug | Verzicht auf Verzugszinsen, Mahngebühren und andere negative Folgen, z. B. Lieferung nur gegen Barzahlung oder Barzahlung bei Empfang |
| Die Sicherung des Cashflows und damit der Solvabilität des Unternehmens | Verwendung von Barrabatten durch rechtzeitige Zahlung |