Quindi, se una tale fattura viene inserita ma viene pagata in seguito, viene creato un ordine aperto.
L'elemento aperto viene cancellato quando l'importo dell'ordine viene pagato.
La somma di tutti gli articoli in sospeso è chiamata “saldo degli articoli in sospeso”. In senso stretto, ciò significa “saldo degli articoli in sospeso”.
Gli elementi aperti sono anche chiamati in modo sinonimo lista OPOS, oPL o OPL, OP, OPOS e lista OP.
Significato dei prodotti non ancora ordinati
Gli ordini in sospeso sono strettamente legati alla liquidità di un'azienda. Un numero eccessivo di ordini in sospeso può comportare problemi di liquidità.
Al contrario, il numero più basso possibile di posizioni aperte ha un effetto fondamentalmente positivo sulla liquidità.
esempio: Una società di torrefazione di caffè paga sempre in tempo le fatture in arrivo relative agli acquisti di materie prime. Tuttavia, quando si tratta delle fatture in uscita, a volte non tiene traccia delle scadenze e solo dopo molto tempo ricorda i pagamenti in ritardo. termine di pagamento è scaduto. A lungo termine, ciò porta a ristrettezze di liquidità.
Manutenzione degli articoli aperti
Tradizionalmente, gli aspetti non specificati possono essere trascurati all'interno dell'azienda in diversi modi:
- Gestione degli elementi aperti
- Contabilità degli elementi aperti
Gestione degli elementi aperti
Una copia di ogni fattura emessa viene conservata in un’apposita cartella per le nuove richieste di pagamento, suddivisa per giorni. La cartella copre un periodo di un mese e le fatture vengono archiviate alla data di scadenza corretta.
Le fatture dovute possono ora essere controllate su quotidianamente.
Con questa procedura, non vengono visualizzati registri contabili nelle scritture dei conti del debitore e del creditore. Gli elementi in sospeso vengono registrati senza questo “passaggio alternativo”.
Questo procedimento è spesso sufficiente, soprattutto per le aziende più piccole.
Contabilità degli articoli aperti
La contabilità degli elementi aperti è una contabilità di sottolivello in cui i “conti dei sottolivelli” vengono inseriti individualmente con i relativi totali di documenti e i relativi numeri di documento e vengono cancellati al momento del pagamento o del regolamento.
Il relativo sottoconto (conto del fornitore o Account cliente) contiene sempre solo gli elementi attivi (documenti).
Le voci di bilancio vengono cancellate dall'account dopo la cancellazione, ma il fatturato rimane nel totale dell'account. Da questo si può anche dedurre che si tratta di una contabilizzazione per voci aperte (sistema di voci aperte) o di una contabilizzazione senza registro (contabilità senza registro).
Dopo la cancellazione, i documenti vengono archiviati nella stessa sequenza nell'area di registrazione degli elementi cancellati.
Un prerequisito per la regolarità è la conservazione di copie cronologiche dei documenti per svolgere la funzione del registro di terreni e il trasferimento dei totali delle fatture giornaliere agli account clienti, fornitori e G/L (funzione del libro principale).
Inoltre, la riconciliazione periodica degli elementi in sospeso con i conti personali e la conservazione, per dieci anni, di copie documentali cronologicamente ordinate degli elementi cancellati.
Una lista degli articoli aperta gestita bene è anche importante per la liquidità.
Gli elementi aperti hanno un impatto diretto sull' liquidità di una società. Se una società paga i propri calcoli sempre puntualmente, ma non paga così rigorosamente perché anche i clienti lo fanno, questo si ripercuote sulla liquidità. In linea di principio si applica quanto segue: più sono gli ordini in sospeso, migliore è la liquidità. Se il numero di ordini in sospeso aumenta e non viene fatto nulla al riguardo, ciò può portare a blocchi di pagamento e persino a insolvenza.
La costante monitorizzazione e la manutenzione dell'elenco degli articoli in vendita sono quindi assolutamente necessarie per ogni imprenditore.
A seconda che gli elementi in questione siano di bilancio (crediti verso i clienti) o di conto economico (passività verso i fornitori), l’imprenditore dovrebbe perseguire obiettivi diversi:
| Crediti (parte debitrice) | Obbligazioni (parte del creditore) |
| Confronto tra i pagamenti ricevuti e le fatture emesse | Monitoraggio del rispetto degli obiettivi di pagamento concessi |
| Reazione tempestiva (richiesta di un richiamo) in caso di mancato pagamento | Evitare gli interessi di mora, le commissioni di richiamo e altre conseguenze negative, ad esempio la consegna solo con pagamento in contanti o con consegna in contanti |
| Mantenere il flusso di cassa e quindi la solvibilità dell'azienda | Utilizzo del credito in contanti attraverso il pagamento tempestivo |