Sie mieten einfach eine prestigeträchtige Geschäftsadresse in einer Top-Lage standort und verleihen Ihrer Firma durch ihre Wettbewerbsvorteile ein Imagegewinn. Ist das aber wirklich lohnenswert? Wo kann man ein virtuelles Büro mieten? Und welche Vorteile bietet die Nutzung eines virtuellen Büros?
Hier ist, was Sie heute erwarten können:
- Was ist ein virtuelles Büro?
- Dienstleistungen eines virtuellen Büros
- Erfüllt sich ein virtuelles Büro?
- Vorteile und Nachteile einer virtuellen Geschäftsadresse
- Die Nutzung eines virtuellen Büros – worauf sollte ich achten?
- Die perfekte Outsourcing-Lösung?
- Fazit
Was ist ein virtuelles Büro?
Dies bezieht sich auf eine virtuelle Büroadresse oder eine gemietete Geschäftsadresse, an der Sie nicht dauerhaft arbeiten. Es handelt sich also nicht um einen physischen Büroplatz, sondern um eine flexible Lösung mit repräsentativen Vorteilen. Das Konzept des virtuellen Büros entstand in den 90er Jahren. Wer sich an dieser Stelle an eine Postanschrift oder ein Postfachunternehmen erinnert, irrt sich. Hinter dem virtuellen Büroangebot stehen manchmal seriöse und absolut ansehnliche Immobilien. Und sie befinden sich idealerweise an gleichermaßen ansehnlichen Adressen. Darüber hinaus können dort natürlich auch professionelle Mitarbeiter beschäftigt werden, die für Ihre Kunden stets verfügbar sind. Und das alles, ohne dass Sie selbst im Büro präsent sein müssen.
Es handelt also nicht um eine falsche Adresse. Hinter dem virtuellen Büro stehen echte Kontaktpersonen und Mitarbeiter, die die Aufgaben der Bürokommunikation übernehmen. Aber wozu ist das ganze überhaupt? Soll ich wirklich eine Geschäftsadresse mieten? Und ist das nicht viel zu teuer?
Prägnanter Auftritt durch das virtuelle Büro
Vor allem profitieren die Unternehmen von einer repräsentativen Firmenadresse mit Ihrem Firmenlogo an der Tür. Unternehmen haben nun die Möglichkeit, beispielsweise ihre Post dort zu versenden. So können Mitarbeiter für die Rezeption eingesetzt werden, die Pakete oder Briefe entgegennehmen und den Unternehmer direkt informieren, wenn bestimmte Sendungen eingegangen sind. Dies kann auch die Dokumentenverwaltung erleichtern.
Der Vorteil: Für den Kunden ist das Unternehmen stets erreichbar – per E-Mail, Telefon oder sogar persönlich. Daher ist es in diesem Sinne nicht unbedingt ein unsichtbarer Bürostandort. Ein virtueller Assistent kümmert sich um die Post, d. h. die digitale Postweiterleitung, die Sekretariatsdienstleistungen und den Telefondienst. Je nach Ihren Bedürfnissen und Wünschen.
Einzelne Telefonnummern
Wenn Sie eine Büroadresse mieten möchten, können Sie gleichzeitig auch eine individuelle Telefonnummer erhalten. Mit oder ohne Telefondienst. Auf diese Weise werden callSie von einem professionellen Mitarbeiter beantwortet und entsprechend bearbeitet. Je nach Wunsch werden Termine vereinbart und wichtige Informationen weitergeleitet. Dies reduziert die Arbeitsbelastung des Unternehmensgründers erheblich.
Dienstleistungen eines virtuellen Büros
Die Dienstleistungen, die Sie zusammen mit einem virtuellen Büro nutzen können, können entweder im Bereich der Kommunikation oder durch die Bereitstellung von Räumlichkeiten angeboten werden.
Rezeption und Telefonie
Die Sekretariats- oder Telefondienstleistung kann eine ganze Abteilung in einem Unternehmen besetzen. Wer dies nicht leisten kann, kann diese Aufgabe einer externen Ansprechperson übergeben. Diese Person ist daher ausschließlich für die Abwicklung callund Bearbeitung der Anfragen verantwortlich. Ein virtueller Assistent hingegen arbeitet unabhängig von seinem Homeoffice und bedient Ihre Kunden.
Anrufen Center
Die Aufgaben eines anrufen Zentrums ähneln im Prinzip denen eines Recepcionists. Allerdings kann ein anrufen Zentrum eine größere Anzahl an Mitarbeitern bereitstellen, sodass mehrere anrufenAufgaben gleichzeitig erledigt werden können.
Sprachnachricht – elektronische Anrufbeantworter
Es ist verständlich, wenn Sie Ihre Kunden selbst telefonisch bedienen möchten und diese Aufgabe nicht einem Fremden delegieren möchten. Ein elektronisches Anrufbeantworter ist im Vergleich günstiger und speichert dort die callAnrufe und Nachrichten. Je mehr callAnrufe es jedoch gibt, desto schwieriger wird es, alle schnell zu beantworten.
Verleihen Sie sich eine virtuelle Geschäftsadresse
Die Vorteile einer seriösen Geschäftsadresse wurden bereits erläutert. Mit einer guten Adresse können Sie Ihren Kunden einen positiven Eindruck vermitteln. Mit Geschäftspartnern kann dies tatsächlich einen Unterschied machen. Sie könnten aus diesem Grund Ihre Firma wählen – was bei einer anderen Adresse vielleicht nicht der Fall gewesen wäre. Virtuelle Büros bieten Ihnen eine Adresse an, die Sie zu Ihrem Vorteil nutzen können.
Kundenservice per Telefon
Was wäre, wenn nur die wirklich relevanten und wichtigen callAnrufe an Sie weitergeleitet würden? Dies ist auch bei der externen Kundenbetreuung möglich. Diese Form der Telefonbetreuung entlastet das Unternehmen.
Digitaler Poster-Erweiterung
An diesem Punkt öffnet ein externer Dienstleister Ihre E-Mails, scannt sie und lädt sie anschließend auf einen Cloud-Server hoch. Auf diese Weise haben alle Mitarbeiter, die auf die relevanten Dokumente zugreifen müssen, alles in digitaler Form zur Verfügung. Wenn Sie es vorziehen, Ihre E-Mails per Post zugestellt zu bekommen, können Sie diese Weiterleitung auch wählen. So sparen Sie sich die täglichen Papierarbeiten und das Sortieren der Post.
Von der Rezeption bis zum Notar
Es ist auch möglich, eine Rezeptionistin einzustellen, die Kunden direkt empfängt und deren Anfragen bearbeitet. So könnte eine solche Person die Identitätskontrollen durchführen und Waren oder Dokumente im Auftrag ausgeben, mehr als nur die Hilfe eines virtuellen Büros. Ein Notar könnte auch vor Ort anwesend sein, je nach Bedarf.
Ist ein virtuelles Büro sinnvoll?
Brauche ich wirklich eine virtuelle Firmenadresse und sollte ich mir und meinen Kunden ein virtuelles Büro mieten? Diese Fragen müssen natürlich individuell beantwortet werden und natürlich geht es auch um Geld. Start-ups und Gründer neuer Unternehmen haben in der Anfangsphase normalerweise keine feste Unternehmenszentrale mit entsprechenden Räumlichkeiten. Schließlich kostet die Einrichtung eines Büros, die langfristige Miete oder die Renovierung viel Geld. Aus diesem Grund wird diese Arbeit oft auf die lange Bank geschoben. Besonders in der Anfangsphase eines Unternehmens ist es jedoch wichtig, wie man sich präsentiert. Die Aufnahme wichtiger Geschäftskunden in einem Homeoffice ist in der Regel keine seriöse Option.
Darüber hinaus könnten diejenigen, die ein virtuelles Büro mieten, langfristig auch Kosten für ein echtes Büro sparen. Die Einrichtung und Ausrüstung sind bereits im virtuellen Büro enthalten und in der Regel sind die Räume so ausgestattet, dass sie seriös und hochwertig wirken. Ein weiterer Vorteil ist die permanente Zugänglichkeit. So können junge Gründer verschiedene callKosten auf dem privaten Festnetz sparen und professionelles und privates Leben besser trennen und so ein gutes Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben gewährleisten.
Wer im Ausland arbeitet, könnte ebenfalls von einem virtuellen Büro profitieren. Häufig haben Unternehmen, die im Ausland tätig sind, das Problem, nicht seriös zu wirken. Das passiert bei einer gemieteten Geschäftsadresse nicht. Die ständige Zugänglichkeit und die zuverlässige Organisation wirken bei den Kunden ernsthaft und sind in vielen Situationen entscheidend. Zum Beispiel, wenn der Kunde nicht mehr von einer ausländischen Telefonnummer abgelenkt wird.
Vorteile und Nachteile einer virtuellen Geschäftsadresse
Ein virtuelles Büro bietet einige Vorteile, aber es gibt auch einige Nachteile. Daher sollte jedes Unternehmen individuell entscheiden, ob die Miete eines virtuellen Büros sinnvoll ist.
Vorteile der virtuellen Büroadresse
- Das virtuelle Büro bietet Schutz vor Datenschutzverletzungen
- Minimierung des finanziellen Risikos
- Kein Bedarf nach eigener Büroräumensuche oder Büromaterialien/Neubau
- Telefon- und Postdienst inbegriffen
- Inklusive Sekretariatsleistungen
- Verwendung der Räumlichkeiten für Besprechungen oder wichtige Termine
- Seriöse Ausstrahlung des Unternehmens garantiert
- Ständige Verfügbarkeit für Kunden möglich
- Geringere Kosten für die Miete im Vergleich zum Besitz eines Büros
Nachteile einer virtuellen Firmenadresse
- Schlechte Reputation aufgrund der Verwechslung zwischen Briefkästenunternehmen und Briefkästenunternehmen
- Die Mitarbeiter in virtuellen Büros könnten das Unternehmen nicht angemessen vertreten.
Den richtigen Mitarbeitern zu finden, ist leider nie einfach. Das Vertrauen in Fremde zu verlassen, um die Vertretung Ihres Unternehmens zu übernehmen, ist nicht immer eine gute Idee – auch in Bezug auf das Reputationsmanagement. Unternehmen müssen also damit umgehen und das virtuelle Büropersonal detailliert instruieren. Dies kann über Besprechungen geschehen oder per Telefonkonferenzen. Viele Anbieter bieten mittlerweile jedoch sehr professionelle Mitarbeiter an, sodass Sie hier zunächst Ihre eigene Meinung bilden sollten. Und: Aufgrund der zunehmenden Nachfrage nach dieser Büroform wächst auch die Akzeptanz in der Geschäftswelt. Immer weniger Menschen verbinden das virtuelle Büro mit einem fragwürdigen Postfachdienstleister.
Die Nutzung eines virtuellen Büros – worauf sollte ich achten?
Wenn Sie ein virtuelles Büro mieten möchten, sollten Sie sich die individuellen Leistungen der Anbieter ansehen und die Preise vergleichen. Vor allem sollten Sie sicherstellen, dass der Anbieter eine gewisse Flexibilität bietet. Das bedeutet, dass die Vertragsdauer für das Büro so flexibel wie möglich ist und in der besten Fall jederzeit beendet werden kann. Dies ist ein wichtiger Punkt, insbesondere für Unternehmen, die sich noch in der Anfangsphase befinden. Denn junge Gründer wissen in diesem Moment noch nicht, wie sich das Unternehmen entwickeln wird.
Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter sowohl Komplettpakete als auch variablen Kosten anbietet. Zum Beispiel berechnen einige Anbieter pro 15 Minuten Sekretariats- und Telefondienstleistungen. Hier wäre es besser, keine Pauschalgebühr zu zahlen, sondern nach Verbrauch zu bezahlen. Gute Anbieter stellen auf Anfrage ein individuelles Angebot bereit. Dieses sollte so individuell wie möglich an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst sein. Sie können selbst im Voraus die verschiedenen Modelle kennenlernen und die beste Option vor Vertragsabschluss ermitteln.
Natürlich sollten Sie auch das Angebot im Allgemeinen in Betracht ziehen. Die üblichen Leistungen können manchmal durch bestimmte Extras oder Sonderangebote ergänzt werden. Schließlich müssen sich auch die Anbieter selbst im Wettbewerb abheben, um auf dem Markt bestehen zu können. Einige Anbieter bieten beispielsweise einen zusätzlichen Concierge-Service an. Zum Beispiel organisiert der Concierge wichtige Tickets für eine exklusive Veranstaltung oder organisiert die Catering-Verpflegung für Ihre Veranstaltung. Es ist auch möglich, dass er einen Tisch in einem exklusiven Restaurant reserviert, wenn Sie eine Firmenfeier oder ein Geschäftsessen planen.
Die perfekte Outsourcing-Lösung?
Absolut, denn es ist nicht umsonst, dass virtuelle Büros in der deutschen Wirtschaft immer beliebter werden. Immer mehr werden die Standarddienstleistungen um weitere und moderne Lösungen der Bürodienstleistungen ergänzt. All dies erleichtert das tägliche Büroalltag. Der Vorteil: Man kann sich stärker auf die wichtigen Aufgaben in seinem Unternehmen konzentrieren. Ohne die langwierigen Büroaufgaben, die Zeit kosten und zusätzliche Personal erfordern. Viele Aufgaben können nun extern erledigt werden, sodass sie schnell und effizient erledigt werden können.
Fazit
Suchen Sie nach einer innovativen und modernen Bürolösung? Dann könnte das virtuelle Büro – das sogenannte „Virtual Office“ – die perfekte Lösung sein. Auf diese Weise erhalten selbst kleine Unternehmen ohne eigene Hauptbüro eine prestigeträchtige Geschäftsadresse und praktische Zusatzleistungen. Je nach Ihren Bedürfnissen können Büroleistungen individuell gebucht werden, was wiederum Platz für die wichtigen Dinge im Unternehmen schafft. Das virtuelle Büro bietet maximale Flexibilität, Prestige und mehr Zeit. Wenn Sie richtig vergleichen, können Sie die Bürolösung sogar billiger erhalten als bei einem eigenen Büro. Besonders für junge Gründer bietet dies die Möglichkeit, professionell zu wirken, indem man Teil der virtuellen Bürogemeinschaft wird.
Ein virtuelles Büro mit einer virtuellen Firmenadresse verbessert das Gesamteindruck des Unternehmens. Moderne Besprechungsräume unterstützen wichtige Geschäftstreffen. Wer jetzt eine Adresse mieten möchte, hat nun eine große Auswahl. Und nicht nur in Deutschland, sondern weltweit. All dies hat längst nichts mehr mit der Gründung einer Briefkastenfirma zu tun. Vielmehr ist das Konzept des virtuellen Büros mittlerweile Teil der Geschäftswelt.