Simplemente alquilas una prestigiosa dirección comercial en un edificio emblemático ubicación y aportas a tu empresa un impulso de imagen gracias a sus ventajas competitivas. Pero ¿vale realmente la pena? ¿Dónde puedo alquilar una oficina virtual? ¿Cuáles son las ventajas de utilizar una oficina virtual?
Aquí tienes lo que puedes esperar hoy:
- ¿Qué es una oficina virtual?
- Servicios de una oficina virtual
- ¿Valen la pena las oficinas virtuales?
- Ventajas y desventajas de una dirección de negocio virtual
- Alquilar una oficina virtual: ¿Qué debo tener en cuenta?
- ¿La solución de outsourcing perfecta?
- Conclusión
¿Qué es una oficina virtual?
Se refiere a una dirección de oficina virtual o a una oficina comercial alquilada en la que no se trabaja de forma permanente. Por lo tanto, no se trata de un espacio físico de oficina, sino de una solución flexible con ventajas significativas. El concepto del despacho virtual surgió en la década de los 90. Si pensamos en una dirección de correo o una empresa de correo postal en este momento, nos equivocamos. Tras el despacho virtual, se ofrecen propiedades a veces serias y absolutamente presentables. Además, están situadas idealmente en direcciones igualmente presentables. Además, por supuesto, se pueden contratar allí empleados profesionales, que están siempre disponibles para sus clientes. Y todo ello sin que usted tenga que estar presente en el propio despacho.
Así que no se trata de una dirección falsa. Tras la oficina virtual se encuentran personas de contacto reales y empleados que se encargan de las tareas de comunicación de la oficina. Pero ¿para qué sirve todo esto, de hecho? ¿Debería alquilar realmente una dirección comercial? ¿No sería demasiado caro?
Aspecto de prestigio gracias a la oficina virtual
En primer lugar, por supuesto, la empresa se beneficia de una dirección corporativa con la insignia de la propia empresa colgada en la puerta. Las empresas ahora tienen la opción, por ejemplo, de que su correo se gestione allí. De esta manera, se pueden contratar empleados para la recepción, quienes aceptan paquetes o cartas e informan directamente al emprendedor cuando lleguen ciertos envíos. Esto también puede facilitar la gestión de documentos.
La ventaja: Para el cliente, la empresa siempre está disponible, tanto por correo como por teléfono o incluso en persona. Por lo tanto, en ese sentido no se trata necesariamente de una oficina invisible. Un asistente virtual se encarga del servicio postal, es decir, la redirección de correo digital, el servicio de secretaria y el servicio telefónico. Dependiendo de sus necesidades y deseos.
Número de teléfono individual
Si desea alquilar una dirección de oficina, también puede obtener al mismo tiempo un número de teléfono individual. Con o sin servicio telefónico incluido. De esta manera, callsus llamadas serán atendidas por un empleado profesional y tramitadas de acuerdo a sus necesidades. De acuerdo con sus deseos, se coordinarán las citas y se enviarán las informaciones importantes. Esto representa una reducción enorme en la carga de trabajo para el emprendedor.
Servicios de una oficina virtual
Los servicios que puede utilizar junto con una oficina virtual pueden ser en el ámbito de la comunicación o mediante la provisión de locales.
Recepción y telefonía
El servicio de secretariado o el servicio telefónico puede cubrir todas las necesidades de un empleado de una empresa. Aquellos que no puedan hacerlo pueden delegar esta tarea en una persona externa. Esta persona será la única responsable de recibir cally procesar las solicitudes. Por su parte, un asistente virtual trabaja independientemente desde su oficina en casa y atiende a sus clientes.
Llamar Centro
Las funciones de un llamar centro son en principio similares a las de un recepcionista. Sin embargo, un llamar centro puede emplear un número mayor de empleados para que varios llamarcasos puedan ser atendidos simultáneamente.
Mensaje de voz – máquina de contestar llamadas electrónica
Es comprensible que quieras atender a tus clientes por teléfono tú mismo y no quieras delegar esta tarea a un extraño. Una máquina de contestar electrónicas es más barata en comparación y almacena los callmensajes allí. Sin embargo, cuanto mayor sea el número de callmensajes, más difícil será atenderlos todos rápidamente después.
Alquila una dirección de negocio virtual
Ya se han explicado los beneficios de tener una dirección comercial de confianza. Con una buena dirección, puedes dejar una buena impresión en tus clientes. Con los socios comerciales, esto puede realmente marcar la diferencia. Pueden elegir tu empresa por esta razón, algo que podría no haber ocurrido con una dirección diferente. Las oficinas virtuales te proporcionan una dirección que puedes utilizar a tu favor.
Servicio de atención al cliente por teléfono
¿Qué pasaría si solo se contactaran con los clientes más relevantes e importantes call? Esto también es posible con el servicio de atención al cliente externo. Esta forma de servicio telefónico reduce la presión sobre la empresa.
Extensión del póster digital
En este punto, un proveedor de servicios externos abre su correo, lo escanea y luego lo sube a un servidor en la nube. De esta manera, todos los empleados que necesitan acceder a los documentos relevantes tienen todo en formato digital. Si prefiere que su correo le llegue por correo postal, también puede optar por esta forma de envío. Y así ahorrará el papeleo diario y la clasificación de correo.
De recepcionista a notario
También es posible contratar a un recepcionista que reciba directamente a los clientes y gestione sus solicitudes. De esta manera, dicha persona podría realizar verificaciones de identidad y distribuir bienes o documentos en nombre de la empresa, además de servir como asistente virtual. También podría estar presente un notario en el lugar, según sea necesario.
¿Valen la pena los servicios de una oficina virtual?
¿Realmente necesito una dirección virtual de empresa y debería alquilar un despacho virtual para mí y mis clientes? Estas preguntas deben, por supuesto, ser respondidas individualmente y, por supuesto, también se trata de dinero. Las empresas en fase inicial y los fundadores de nuevas empresas normalmente no disponen al principio de una sede fija con locales adecuados. Después de todo, invertir en un despacho implica una inversión considerable en su instalación, alquiler a largo plazo o remodelación. Por esta razón, esta tarea suele tener un segundo plano. Pero especialmente durante la fase inicial de una empresa, es importante cómo se presenta. Recibir a clientes importantes en un despacho propio no suele ser una opción viable.
Además, quienes alquilan una oficina virtual también podrían ahorrar en el largo plazo en el costo de una oficina física. Los muebles y el equipo ya están incluidos en la tarifa del espacio de trabajo virtual y, por lo general, las salas están equipadas de manera que parezcan serias y de alta calidad. Otra ventaja es la accesibilidad permanente. De esta manera, los jóvenes fundadores ahorran varios callgastos en la línea telefónica privada y pueden separar mejor la vida profesional de la personal, manteniendo así un buen equilibrio entre la vida laboral y personal.
Aquellos que trabajan en el extranjero también podrían beneficiarse de una oficina virtual. A menudo, las empresas que operan en el extranjero tienen el problema de no parecer serios. Esto no ocurre con una dirección comercial alquilada. La constante accesibilidad y la organización fiable parecen seriedad ante los clientes y son cruciales en muchas cosas. Por ejemplo, cuando el cliente deja de tener problemas debido a un número extranjero.
Ventajas y desventajas de una dirección de negocio virtual
Un servicio de oficina virtual tiene algunas ventajas, pero también tiene algunas desventajas. Por lo tanto, cada empresa debe considerar individualmente si alquilar un espacio de oficina virtual es una opción viable.
Ventajas de la dirección de la oficina virtual
- La oficina virtual proporciona protección de la privacidad
- Minimización del riesgo financiero
- No hay necesidad de buscar un espacio propio ni de adquirir equipo o renovar el espacio.
- El servicio telefónico y postal está incluido
- Incluidas las funciones de secretaria
- Utilización de los locales para reuniones o citas importantes
- Una imagen seria de la empresa garantizada
- Disponibilidad constante para los clientes
- Menores costos de alquiler en comparación con la compra de un espacio de oficina
Desventajas de una dirección virtual de empresa
- Malas reputaciones debido a la confusión entre las empresas de correo tradicional y las empresas de correo tradicional
- El personal de la oficina virtual podría no representar adecuadamente a la empresa.
Encontrar personal bueno no siempre es fácil. Dejar la representación de tu propia empresa a personas desconocidas no siempre es una buena idea – tampoco en términos de gestión de reputación. Por eso, las empresas tienen que lidiar con esto e instruir al personal del despacho virtual en detalle. Esto podría hacerse mediante reuniones informativas, o bien mediante llamadas de conferencia. Sin embargo, muchos proveedores ahora ofrecen personal muy profesional, así que primero deberías formarte una opinión sobre esto. Y: debido a la creciente demanda de este método de despacho, también está creciendo la aceptación en el mundo empresarial. Cada vez son menos los que relacionan el despacho virtual con una empresa dudosa de servicios de correo.
Alquilar una oficina virtual: ¿Qué debo tener en cuenta?
Si quieres alquilar una oficina virtual, deberías analizar los beneficios individuales de los proveedores y comparar los precios. Sobre todo, asegúrate de que el proveedor pueda ofrecer cierta flexibilidad. Esto significa que el periodo de contrato para la oficina sea lo más flexible posible y, en el mejor de los casos, pueda ser rescindido en cualquier momento. Este es un punto importante, especialmente para las empresas que aún están en fase de inicio. Después de todo, los jóvenes fundadores aún no saben en este momento cómo se desarrollará la empresa.
Compruebe que el proveedor ofrezca tanto paquetes completos como costos variables. Por ejemplo, algunos proveedores cobran por servicios de secretaria y teléfono por 15 minutos. En este caso, sería mejor no tener que pagar un monto fijo sino pagar según el uso. Los buenos proveedores ofrecerán una cotización individual bajo petición. Esto debería adaptarse lo más posible a las necesidades de la empresa. Usted mismo puede conocer los diferentes modelos con antelación y encontrar la mejor oferta antes de firmar un contrato de alquiler.
Por supuesto, también deberías echar un vistazo a la oferta en general. A veces, los servicios habituales pueden complementarse con ciertos extras o servicios especiales. Después de todo, los propios proveedores también tienen que destacarse entre sí para sobrevivir en el mercado. Por ejemplo, algunos ofrecen un servicio adicional de Concierge. Por ejemplo, el concierge reserva los boletos para un evento exclusivo o organiza la restauración para tu evento. También es posible que reserve una mesa en un restaurante exclusivo si estás organizando una cena de empresa o un almuerzo de negocios.
¿La solución de outsourcing perfecta?
Sin duda, porque no es para nada para nada lo que las oficinas virtuales están ganando cada vez más popularidad en el mundo empresarial alemán. Cada vez más, se están añadiendo a los servicios estándar otras y más modernas soluciones de outsourcing de servicios de oficina. Todo esto facilita la vida cotidiana en la oficina. La ventaja: Puede concentrarse más en lo importante en su empresa. Sin las tediosas tareas de oficina que consumen tiempo y requieren personal adicional. Muchas tareas ahora pueden ser externalizadas para que puedan completarse de forma rápida y eficiente.
Conclusión
¿Está buscando una solución de oficina innovadora y moderna? Entonces, el servicio de oficina virtual podría ser la solución perfecta. De esta manera, incluso las pequeñas empresas que no tienen su propio espacio físico obtienen una dirección de negocios prestigiosa y servicios adicionales prácticos. Dependiendo de sus necesidades, los servicios de oficina se pueden reservar individualmente, lo que nuevamente crea espacio para las cosas importantes en la empresa. El servicio de oficina virtual le ofrece la máxima flexibilidad, prestigio y más tiempo. Si lo compara adecuadamente, puede obtener la solución de oficina aún más económica que si tuviera su propio espacio físico. Especialmente para los fundadores jóvenes, esta es una oportunidad para mostrar una imagen profesional al convertirse en parte de la comunidad de oficinas virtuales.
Un servicio de oficina virtual con una dirección comercial virtual mejora la imagen corporativa general. Las salas de reuniones modernas facilitan las reuniones empresariales importantes. Ahora cualquiera que desee alquilar una dirección tiene una amplia selección. Y no solo en Alemania, sino también en todo el mundo. Todo esto ya hace mucho tiempo dejó de tener nada que ver con la apertura de una empresa con buzón postal. En cambio, el concepto de oficina virtual se ha convertido en parte del mundo empresarial.