Si affitta semplicemente un prestigioso indirizzo commerciale in una zona strategica sede e si dà al proprio business un impulso di immagine grazie ai suoi vantaggi competitivi. Ma vale davvero la pena? Dove è possibile affittare un ufficio virtuale? E quali sono i vantaggi dell’utilizzo di un ufficio virtuale?
Ecco cosa potete aspettarvi oggi:
- Cos'è un ufficio virtuale?
- Servizi di un ufficio virtuale
- Un ufficio virtuale vale la pena?
- Vantaggi e svantaggi di un indirizzo aziendale virtuale
- Affittare un ufficio virtuale – cosa devo tenere presente?
- La soluzione perfetta per l’outsourcing?
- Conclusione
Cos'è un ufficio virtuale?
Si tratta di un indirizzo ufficio virtuale o di un ufficio commerciale affittato in cui non si lavora permanentemente. Non si tratta quindi di uno spazio fisico di lavoro, ma di una soluzione flessibile con vantaggi significativi. Il concetto dell’ufficio virtuale nasce negli anni ’90. Se vi ricordate un indirizzo postale o una società di posta elettronica, vi sbagliate. Dietro l’ufficio virtuale, offrono spesso proprietà davvero interessanti e di qualità. Inoltre, sono situati idealmente in luoghi ugualmente presentabili. Inoltre, naturalmente, possono essere assunti dei collaboratori professionali che sono sempre disponibili per i vostri clienti. E tutto questo senza che tu debba essere presente fisicamente in ufficio.
Quindi non si tratta di un falso indirizzo. Dietro la sede virtuale ci sono persone di contatto reali e dipendenti che si occupano delle attività di comunicazione aziendale. Ma a cosa serve tutto questo, in fin dei conti? Devo davvero affittare un indirizzo commerciale? E non è troppo costoso?
Apparecchiatura prestigiosa grazie all'ufficio virtuale
Innanzitutto, ovviamente, l'azienda beneficia di un indirizzo rappresentativo con il proprio logo aziendale appeso alla porta. Le aziende ora hanno la possibilità, ad esempio, di affidare la gestione della posta a questa sede. In questo modo, i dipendenti possono occuparsi della reception, accettare pacchi o lettere e informare direttamente l'imprenditore quando arrivano determinati invii. Ciò può anche facilitare la gestione delle documentazioni.
Il vantaggio: Per il cliente, l'azienda è sempre disponibile, sia via posta, telefono o anche di persona. Pertanto, in questo senso non si tratta necessariamente di un ufficio invisibile. Un assistente virtuale si occupa della posta, ovvero della spedizione digitale, del servizio di segreteria e del servizio telefonico. A seconda delle vostre esigenze e dei vostri desideri.
Numero di telefono individuale
Se desiderate affittare un ufficio, potete anche ottenere contemporaneamente un numero di telefono personale. Con o senza servizio telefonico incluso. In questo modo, callle vostre richieste vengono risposte da un dipendente qualificato e gestite di conseguenza. In base alle vostre esigenze, vengono organizzate le appuntamenti e vengono inoltrate le informazioni importanti. Questo rappresenta una notevole riduzione della vostra attività lavorativa.
Servizi di un ufficio virtuale
I servizi che è possibile utilizzare insieme a un ufficio virtuale possono riguardare la comunicazione o la fornitura di locali.
Accoglienza e telefonia
Il servizio di segreteria o il servizio telefonico può integrare un dipendente all'interno di un'azienda. Chi non è in grado di svolgere questo compito in aggiunta potrebbe affidarlo a una persona esterna. Questa persona è quindi esclusivamente responsabile della ricezione calle della gestione delle richieste. Un assistente virtuale, invece, lavora indipendentemente dal proprio ufficio e serve i clienti dell'azienda.
Chiama Centro
Le mansioni di un chiama centro sono in linea di principio simili a quelle di un receptionist. Tuttavia, un chiama centro può occupare un numero maggiore di dipendenti, in modo da poter gestire contemporaneamente diversi chiamaincarichi.
Voicemail – registratore telefonico elettronico
È comprensibile voler servire i clienti al telefono e non voler delegare questa attività a un estraneo. Un risponditore automatico elettronico è più economico e memorizza i callmessaggi. Tuttavia, più i callmessaggi sono numerosi, più sarà difficile servirli tutti rapidamente in seguito.
Affitta un indirizzo aziendale virtuale
I benefici di un indirizzo aziendale affidabile sono già stati spiegati. Con un indirizzo affidabile, potrete lasciare un'impressione positiva sui vostri clienti. Con i partner commerciali, questo può davvero fare la differenza. Possono scegliere la vostra azienda proprio per questo motivo, cosa che potrebbe non accadere con un altro indirizzo. Gli uffici virtuali vi offrono un indirizzo che potete sfruttare a vostro vantaggio.
Servizio clienti per telefono
E se solo i messaggi più pertinenti e importanti callvenissero inviati direttamente al cliente? Questo è possibile anche con il servizio clienti esterno. Questo tipo di servizio telefonico riduce la pressione sul cliente.
Estensione del poster digitale
In questo caso, un servizio esterno apre la vostra posta, la scansiona e la carica su un server cloud. In questo modo, tutti i dipendenti che hanno bisogno di accedere ai documenti pertinenti hanno tutto in formato digitale. Se preferite ricevere la posta per posta, potete anche scegliere questa modalità di spedizione. In questo modo, eviterete la necessità di compilare quotidianamente i moduli e di organizzare la posta.
Dall'addetto alla reception al notaio
È anche possibile impiegare un receptionist che riceva direttamente i clienti e gestisca le loro richieste. In questo modo, tale persona potrebbe effettuare controlli d’identità e distribuire beni o documenti per conto dei clienti, oltre a fornire un supporto per un ufficio virtuale. Un notaio potrebbe inoltre essere presente sul posto, se necessario.
Vale la pena avere un ufficio virtuale?
Ho davvero bisogno di un indirizzo aziendale virtuale e dovrei affittare un ufficio virtuale per me e per i miei clienti? Queste domande devono essere naturalmente risposte individualmente e, naturalmente, riguardano anche i costi. Le start-up e i fondatori di nuove imprese di solito non dispongono all'inizio di una sede fissa dell'azienda con adeguati locali. Dopo tutto, è molto costoso aprire un ufficio, affittarlo a lungo termine o ristrutturarlo. Per questo motivo, questo lavoro viene spesso trascurato. Soprattutto durante la fase iniziale di una società, è importante come essa si presenta. Ricevere importanti clienti aziendali in un ufficio privato di solito non è una scelta seria.
Inoltre, chi affitta un ufficio virtuale potrebbe anche risparmiare a lungo termine sui costi di un ufficio reale. Gli arredi e le attrezzature sono già inclusi nell’offerta dell’ufficio virtuale e, di solito, le camere sono arredate in modo da apparire sofisticate e di alta qualità. Un altro vantaggio è l’accessibilità permanente. In questo modo i giovani fondatori risparmiano diversi callcosti rispetto al proprio ufficio fisso e possono distinguere meglio la vita professionale dalla vita privata, mantenendo così un buon equilibrio tra lavoro e vita privata.
Chi lavora all'estero potrebbe anche trarre beneficio da un ufficio virtuale. Spesso le aziende che operano all'estero hanno il problema di non apparire affidabili. Questo non accade con un indirizzo commerciale affittato. L'accessibilità costante e l'organizzazione affidabile sembrano affidabili agli occhi dei clienti e sono fondamentali in molte cose. Per esempio, quando il cliente non è più scoraggiato da un numero estero.
Vantaggi e svantaggi di un indirizzo aziendale virtuale
Un servizio di ufficio virtuale ha alcuni vantaggi, ma anche alcuni svantaggi. Pertanto, ogni azienda dovrebbe valutare individualmente se affittare un ufficio virtuale sia conveniente.
Vantaggi dell'indirizzo ufficio virtuale
- L'ufficio virtuale offre protezione della privacy
- Minimizzazione del rischio finanziario
- Non è necessario cercare un ufficio o acquistare attrezzature o ristrutturare gli spazi
- Servizio telefonico e postale incluso
- Sono inclusi i servizi di segreteria
- Utilizzo dei locali per riunioni o incontri importanti
- Presentazione seria dell'azienda garantita
- Disponibilità costante per i clienti
- Riduzione dei costi di affitto rispetto all’acquisto di un ufficio
Svantaggi di un indirizzo aziendale virtuale
- Reputazione negativa a causa della confusione tra le società di posta tradizionale e le società di posta tradizionale
- Il personale dell'ufficio virtuale potrebbe non rappresentare adeguatamente l'azienda
Trovare personale qualificato non è purtroppo mai facile. Lasciare la rappresentanza della propria azienda a persone estranee non è sempre una buona idea – anche in termini di gestione della reputazione. Pertanto, le aziende devono affrontare questo aspetto e istruire dettagliatamente il personale dell’ufficio virtuale. Ciò può avvenire tramite briefing o tramite conferenze telefoniche. Tuttavia, molti provider offrono ormai personale molto professionale, quindi è bene formare una propria opinione in merito. Inoltre: a causa della crescente richiesta di questo metodo di ufficio, anche l’accettazione nel mondo degli affari sta crescendo. Sempre meno persone associano l’ufficio virtuale a una società di posta scadente.
Affittare un ufficio virtuale – cosa devo tenere presente?
Se desiderate affittare un ufficio virtuale, dovete valutare i singoli vantaggi dei diversi fornitori e confrontare i prezzi. Soprattutto, assicuratevi che il fornitore possa offrire una certa flessibilità. Ciò significa che il periodo contrattuale dell’ufficio sia il più flessibile possibile e, nel migliore dei casi, possa essere risolto in qualsiasi momento. Questo è un aspetto importante, soprattutto per le aziende ancora in fase di avviamento. Dopo tutto, i giovani fondatori non sanno ancora in questo momento come si svilupperà l’azienda.
Assicuratevi che il fornitore offra sia pacchetti completi, ma anche costi variabili. Ad esempio, alcuni fornitori applicano un prezzo per i servizi di segreteria e telefonia per ogni 15 minuti. In questo caso sarebbe meglio non dover pagare un prezzo fisso, ma pagare in base all’utilizzo. I buoni fornitori forniranno un preventivo individuale su richiesta. Questo dovrebbe essere personalizzato il più possibile alle esigenze dell’azienda. Potete informarvi in anticipo sui diversi modelli e trovare l’offerta migliore prima di firmare un contratto di affitto.
Naturalmente, è necessario anche guardare l’offerta nel suo complesso. I servizi standard possono talvolta essere completati da alcuni extra o servizi speciali. Dopo tutto, anche i fornitori stessi devono distinguersi tra loro per sopravvivere sul mercato. Pertanto, alcuni fornitori offrono un servizio aggiuntivo di Concierge. Per esempio, il concierge organizza i biglietti per un evento esclusivo o organizza la ristorazione per il vostro evento. È anche possibile che prenoti un tavolo in un ristorante esclusivo se state organizzando una cena aziendale o un pranzo di lavoro.
La soluzione perfetta per l’outsourcing?
Sì, perché non è per niente che gli uffici virtuali stanno diventando sempre più popolari nel mondo degli affari tedeschi. Sempre più spesso vengono aggiunte alle prestazioni standard altre e moderne soluzioni di outsourcing dei servizi di ufficio. Tutto questo rende la vita lavorativa quotidiana più facile. Il vantaggio: si può concentrare maggiormente sulle cose importanti della propria azienda. Senza le noiosi compiti di ufficio che consumano tempo e richiedono personale aggiuntivo. Molte attività ora possono essere affidate a terze parti, così da poter essere svolte in modo rapido ed efficiente.
Conclusione
State cercando una soluzione d’ufficio innovativa e moderna? Allora l’ufficio virtuale potrebbe essere la soluzione perfetta. In questo modo, anche le piccole aziende senza un proprio ufficio principale possono ottenere un indirizzo commerciale prestigioso e servizi aggiuntivi pratici. A seconda delle vostre esigenze, i servizi d’ufficio possono essere prenotati singolarmente, il che consente di dedicare più tempo alle attività aziendali più importanti. L’ufficio virtuale offre la massima flessibilità, prestigio e più tempo. Se confrontate correttamente, potete ottenere la soluzione d’ufficio anche più economica rispetto a quanto sarebbe il caso con un ufficio propriamente costruito. Soprattutto per i giovani fondatori, questa è un’opportunità per acquisire un aspetto professionale entrando a far parte della comunità dell’ufficio virtuale.
Un servizio di ufficio virtuale con un indirizzo aziendale virtuale migliora l’immagine complessiva dell’azienda. Le moderne sale riunioni favoriscono le importanti riunioni aziendali. Chi desidera affittare un indirizzo ha ora una vasta scelta. E non solo in Germania, ma anche in tutto il mondo. Tutto ciò ha ormai cessato di avere alcun rapporto con l’apertura di una società con ufficio postale. Al contrario, il concetto di ufficio virtuale fa ormai parte del mondo degli affari.