Zunächst werden wir Ihnen daher zeigen, welche Formalitäten Sie bei Rechnungsunterlagen beachten müssen.
Bei der Prüfung eingehender Rechnungen sollten Sie nicht den Mut haben, die Lücken zu füllen. Und im Interesse Sie selbst und Ihrer Geschäftspartner gilt das Gleiche für Ihre eigenen Rechnungsformulare.
Die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben für Rechnungspapiere
Die Liste der obligatorischen Rechnungsdaten finden Sie in § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Für die Anerkennung eines Geschäftsdokuments als Rechnung durch die Finanzbehörde sind die folgenden Komponenten erforderlich:
- Name und Adresse der Aufführungsgruppe,
- Name und Adresse des Empfängers der Dienstleistung,
- Datum der Lieferung oder des Dienstes,
- Die Menge und Beschreibung der gelieferten Produkte oder die Art und der Umfang der angebotenen Dienstleistungen,
- alle Nettobeträge unter Berücksichtigung der Steuersätze und
- die zu zahlenden Steuermengen,
- der Ausstellungsdatum (= Datum der Rechnung),
- eine eindeutige Rechnungsnummer und
- die Steuernummer oder die Mehrwertsteuerrückvergütungsnummer des Ausstellers.
Die Angaben zu Ihrem eigenen (10) Bankkonto oder einer anderen Zahlungsart sind nicht verpflichtend, aber im eigenen Interesse sind sie meist unverzichtbar: Schließlich muss der Schuldner wissen, wie die Rechnungssumme bezahlt werden soll. Weitere aussagekräftige freiwillige Abrechnungsinformationen finden Sie auf der nächsten Seite.
Eine für die Steuerbehörden geeignete Rechnung sieht beispielsweise folgendermaßen aus:
