Haben Sie schon einmal eine interne Prüfung durchgeführt? Wenn Ihnen diese Bezeichnung die Hände schütteln lässt, sollten Sie sich im Voraus erkundigen, ob Sie Ihre Pflichten erfüllt haben. Aber wann ist Geldmanagement verpflichtend? Und was bedeutet Geldmanagement?
Das erwartet Sie heute:
- Neue Vorschriften im Bereich des Geldmanagements
- Wie sieht ein ordnungsgemäßer Geldmanagement aus?
- Verpflichtung zur Erstellung eines Kassenbuchs bei der Berechnung des Ertragsüberschusses
- Verfahren zur Erfassung im Bereich der Geldverwaltung – Kassenregister
- Aufbewahrung und Einreichung von Unterlagen
- Kontrolle des Bargelds – wie verhalte ich mich richtig?
- Fazit
Neue Vorschriften im Bereich des Geldmanagements
Wer ein bargeldintensives Geschäft betreibt, muss sich gut mit Steuerthemen auskennen. Andernfalls könnte das Finanzamt schnell eintreffen und Kontrollen durchführen. So war es zumindest seit 2018 der Fall. Die jüngste Vergangenheit zeigt, dass strengere Kontrollen definitiv an der Tagesordnung sind. Dies basiert auf den folgenden Fakten: “Gesetz zur Gewährleistung vor Manipulationen an digitalen Grunddatensätzen”. Lassen Sie uns genauer auf das Gesetz eingehen:
Seit Ende 2016 besteht laut Gesetz die Möglichkeit, individuelle Aufzeichnungen zu führen. Dies bedeutet, dass alle Geschäftsbeziehungen individuell erfasst werden müssen. Darüber hinaus müssen diese auch für einen angemessen festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden. Im Jahr 2018 wurde dem Finanzamt die Möglichkeit eingeräumt, unangekündigte Kontrollen zur Kontrollprüfung der Kassensysteme durchzuführen. In diesem Prozess werden die Kassendaten ausgelesen und anschließend ausgewertet. Diese neue Regelung gilt bis heute und Unternehmer müssen solche Kontrollen erwarten.
Ab Januar 2020 tritt eine weitere Regelung in Kraft. Damit müssen alle elektronischen Datenerfassungsanlagen eine Sicherheitsausrüstung besitzen. Diese muss zertifiziert und technisch geprüft sein. Die Komponenten des Systems sind der Sicherheitsmodul, ein Speichermedium und eine digitale Schnittstelle. Der Hintergrund dafür ist, dass alle Aufzeichnungen nicht später geändert werden können. Nach der Registrierung bleiben sie sicher im System gespeichert.
Zudem müssen Kunden bei der Nutzung elektronischer Kassen einen Beleg für die Zahlungstransaktion erhalten. Obwohl dies in den meisten Unternehmen bereits integriert ist, war dies bisher nicht verpflichtend. Wenn ein Unternehmen eine solche elektronische Kasse erhält, muss sie registriert und bei der zuständigen Steuerbehörde gemeldet werden. Und dies gilt für die korrekte Nummer und den korrekten Typ. Die Art der Kassenführung bleibt jedoch von der Änderung des Gesetzes unberührt. Daher kann der Unternehmer weiterhin offene Ladengeschäftskassen betreiben. Eine Kombination aus der offenen Ladengeschäftskasse und der elektronischen Kasse ist ebenfalls zulässig.
Wie sieht ein ordnungsgemäßer Geldmanagement aus?
Die Einnahmen und Ausgaben müssen täglich erfasst werden. Diese Regelung ist entsprechend neu; zuvor wurden von den Steuerbehörden Ausnahmen akzeptiert. Nun ist die tägliche Erfassung von Einnahmen und Ausgaben obligatorisch. Selbst wenn die Geldtransaktionen nur einen kleinen Teil des Umsatzes ausmachen. Buchungen der Geldumsätze könnten daher bereits am nächsten Tag oder nach der Ferienpause durchgeführt werden.
Kassahandhabung mit individuellen Aufzeichnungen
Die einzelnen Geschäftsvorgänge werden jeweils in die folgenden Kategorien unterteilt: Einnahmen, die Inhalt der Transaktion, und das Name von die Unternehmen. In der Regel müssen in einigen Branchen die Einnahmen in der Einzelnummernform ausgewiesen werden. Beispielsweise in der Hotellerie und im Hotelgewerbe, in Autowerkstätten, in Gaststätten und Cateringbetrieben, bei allen Freiberuflern und Handwerkern sowie in der Taxifirma. Hierbei erfüllen Unternehmer grundlegende Pflichten. So unterliegen Hotelbetreiber der Registrierungspflicht, damit die Gäste identifiziert werden können. Autowerkstätten müssen ihre Gewährleistungs- und Nachbetreuungspflichten erfüllen.
Ausnahmen von der individuellen Erfassung der Kassenapparate
Für Einzelhandelsbetriebe, die Waren mit geringem Wert verkaufen, Es sind keine individuellen Aufzeichnungen über Geschäftsgewinne erforderlich. Schließlich werden die einzelnen Produkte verkauft unbestimmte Zahlen und zu nicht identifizierbare Personen. Dies bezieht sich auf Einzelhandelsgeschäfte, die beispielsweise Lebensmittel oder Schreibwaren verkaufen. Auch Marktstände oder Tabakläden fallen in diese Kategorie. Allerdings: Geschäftsaufwendungen, private Einlagen und private Auszahlungen müssen weiterhin gemäß den individuellen Aufzeichnungsanforderungen behandelt werden. Die Ausnahme gilt nur für kassenzinhende Einkünfte.
Änderungen müssen erkennbar sein
Eine einzelne oder gesammelte Aufzeichnung darf unter keinen Umständen geändert werden. Dies würde die Rückverfolgbarkeit des ursprünglichen Inhalts verhindern. In der Regel müssen jedoch alle Änderungen rückverfolgbar sein. Wenn jedoch Eingaben geändert werden müssen, muss die ursprüngliche Aufzeichnung weiterhin rückverfolgbar sein. Darüber hinaus muss die Änderung erkennbar sein, wenn sie vorgenommen wurde.
Verpflichtung zur Erstellung eines Kontos für Einnahmen und Überschüsse
In einigen Unternehmen werden die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens durch Ergebnisbuch. Allerdings sind diese nicht verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Der Grund: In der EÜR gibt es keine Bestandsbuchhaltung und daher auch kein Kassenbuch.
Dennoch gibt es Unternehmen mit EÜR, die den Vorschriften entsprechen müssen. Verpflichtung zur Erfassung von Bargeld. Dies gilt insbesondere für bargeldintensive Unternehmen. Sie müssen über ein detailliertes Konto und ein genau geführtes Kassenbuch verfügen. Der Grund dafür ist, dass in diesen Fällen die Einnahmen ausschließlich aus bargeldbezogenen Transaktionen stammen. Daher sind diese Einnahmen auch Grundlage für die Umsatzsteuerberechnung. Für diese Berechnung sind präzise Aufzeichnungen erforderlich. Die Aufbewahrungspflicht für die Kassenbuchhaltung gilt daher auch hier.
Wenn Unternehmen mit EÜR kein Kassenbuch führen, müssen die Quittungen natürlich weiterhin geführt werden. Wenn Sie eine Kassenanlage verwenden, haben Sie in der Hand immer nummerierte Quittungen. Was passiert, wenn ich keine Quittungen habe? Dann hat das Finanzamt das Recht, den Betrag der Quittungen zu schätzen. Schätzungen des Finanzamtes erfolgen nicht zwangsläufig zugunsten des Unternehmern.
Verfahren zur Datenerfassung in der Kassenführung – Kassensysteme.
Wenn Sie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung einhalten möchten, müssen Sie Änderungen vornehmen, nachdem die Transaktionen verzeichnet wurden. Falls die Wahl auf eine EDV-Buchhaltung fällt, müssen Sie eine Sicherheitsvorrichtung installieren. Diese erkennt Änderungen oder Löschungen und verhindert die Durchführung dieser Vorgänge. Änderungen müssen mit Angabe des Datums protokolliert werden.
Die Geldverwaltung mit dem Cash-Report
Hierbei handelt es sich unter anderem um einen “offenen Ladengeschäftskassensystem”. Das bedeutet, dass hier kein Kassensystem (elektronisches Kassensystem) verwendet wird. In der Praxis nimmt der Verkäufer das Geld seines Kunden entgegen und legt es in die Kassensystem. Der Kunde erhält seine Änderung. Am Ende des Tages wird das Kassensystem überprüft. Hier werden lediglich die Geldbeträge gezählt. Anschließend muss ein Kassenergebnis erstellt werden.
Wie erstelle ich einen Kassenbericht? Nach Geschäftsschluss wird der Kassenbestand ermittelt. Der Gesamtbetrag wird im Kassenbericht als Anfangswert eingetragen. Da die Schließung des Vorjahres nun ebenfalls berücksichtigt werden muss, wird dieser vom aktuellen Kassenbestand abgezogen. Falls private Auszahlungen vorgenommen oder Geld in die Bank überwiesen wurde, muss dies in Form eines Quittungsbelegs nachgewiesen werden. Sollte ein Gutschein fehlen, muss der Nutzer eigene Quittungen erstellen.
Nicht zuletzt kann ein Zähldokument die Genauigkeit der Angaben bestätigen. Die Person, die die Kassenanlage betreibt, muss die Zählung unterschreiben (mit Datum und Namen). Die Zeit der Zählung muss ebenfalls angegeben werden.
Die Geldverwaltung mit Kassenbüchern aus Vorlagen.
Kassensysteme Sie können auch mit Kassendokumenten erstellt werden. Diese sind in bestimmte Programme verschiedener Anbieter integriert. Es ist jedoch wichtig, dass diese den gesetzlichen Anforderungen entsprechen:
- Alle Geschäftsbeziehungen sind in Bezug auf ihren Ursprung und ihre Entwicklung nachvollziehbar.
- Alle Geschäftseinnahmen, alle Geschäftsausgaben, Einzahlungen und Auszahlungen werden erfasst.
- Alle Geschäftsbeziehungen sind dokumentiert und geordnet
Die Eingaben erfolgen am selben Tag und spätestens am folgenden Tag in deutscher Sprache. Es ist wichtig, die Bruttobeträge in Euro aufzuführen. Außerdem sind leere Zeilen im Kassenbuch nicht zulässig. Ebenso sind keine Eingaben mit Bleistift oder unleserliche Angaben zulässig. Änderungen müssen unterschrieben sein.
Kassahandhabung mithilfe von Kassenautomaten
In den letzten Jahren sind callcomputergestützte Kassensysteme beliebt geworden. Diese elektronischen Kassensysteme erfassen automatischcall alle Einnahmen und Ausgaben. Gleichzeitig verfügen sie über unterschiedliche Speicherplätze, sodass einzelne Verkäufe an verschiedenen Stellen gespeichert werden können. Am Schluß des Geschäftsbetriebs werden die entsprechenden Speicherplätze abgerufen. Der Kassierer muss nur diese Auszüge ausdrucken. Die so genannte call Z-Rechnung, die Anschließend wird der Tagesschein mit einer Auswertung des Nullwert-Zählers gedruckt. Die folgenden Informationen sind im Tagesbericht enthalten:
- Firmenname
- Datum
- Die Zeit des anrufen
- Zahlfolge von Z-Nummern
- Kundennummer
- Umbuchungen
- Rückkehr
- Bezahlmethoden
- Abhebungen
- Mitarbeiter- oder Segmentberichte
- Andere Bewertungen oder Finanzberichte
Kassensystemverwaltung mit PC-System
PC-basierte Kassensysteme verfügen selbstverständlich je nach Größe des Festplattenraums über unbegrenzte Speicherkapazität. Dies ist praktisch, wenn das Unternehmen alle Eingaben jahrelang speichern möchte. In der Praxis kommt dies ebenfalls vor und wird häufig eingesetzt.
Aufbewahrung und Einreichung von Unterlagen
Transaktionen werden überwiegend per Kassenschalter abgewickelt, wenn die Umsätze durch ständige Kundenwechsel generiert werden. Zahlungen erfolgen jedoch nicht nur in bar, sondern auch per Kreditkarte oder SEPA-Lastschrifteinzug. Diese Transaktionen und Aufzeichnungen müssen außerdem für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden. In der Regel handelt es sich dabei um eine Frist von 10 Jahre. Die Aufbewahrung erfolgt entweder als Buchhaltungsbeleg oder in Form anderer Aufzeichnungen.
Kassendokumente
Die individuelle Aufzeichnung der Waren ist nicht erforderlich, wenn die Produkte geringer Wert sind. Es ist jedoch erforderlich, Kassenstreifen, Verkaufsbelege, Quittungen und andere Begleitdokumente zu führen.
Hinweis
Wenn die Ergebnisse am selben Geschäftstag in ein Kassenbuch eingetragen werden, denken viele Unternehmer nicht daran, Notizen dazu zu führen. Dies wäre jedoch nützlich, wenn Kontofehler Diese Fehler wurden durch eine Prüfung entdeckt. Mithilfe von Notizen kann der Unternehmer verstehen, wie das entsprechend kalkulierte Ergebnis am Tag X zustande kam.
Digitale Aufzeichnungen für bargeldbezogene Transaktionen
Die Aufzeichnungen über Bargeldtransaktionen, die durch das Datenverarbeitungssystem erstellt werden, müssen stets über die Aufbewahrungsfrist zugänglich und einsehbar sein. Es sollte auch möglich sein, die Daten maschinell zu analysieren und sie einfach zu lesen.
Kontrolle des Bargelds – wie verhalte ich mich richtig?
In der Zwischenzeit müssen Unternehmer damit rechnen, dass die Steuerbehörde jederzeit plötzlich vor ihrer Tür erscheint – und zwar sogar unangekündigt! Diese können völlig selbstständig eine Kontoführung durchführen, die dann auch dokumentiert werden callkann. Kassen-Nachschau (Kontrolle des Bargeldes). Für die Steuerbehörde bedeutet diese Gesetzesänderung, dass es möglich wird, Abweichungen schneller zu klären. Aber wie verhalte ich mich, wenn plötzlich ein Prüfer an die Ladenstür klopft?
Vor allem sollte der Prüfer natürlich auf die gleiche Weise behandelt werden wie die Kunden, die täglich mit ihm in Kontakt kommen. Schließlich erledigen diese Personen nur ihre Arbeit. Aber: Fragen Sie jedenfalls nach dem Prüfbericht. Service Karten ausstellen und den Namen und die Kontaktdaten des Inspektors notieren. Unternehmer haben in jedem Fall das Recht dazu und sollten dieses auch in Anspruch nehmen. Und jetzt?
Fragen Sie den Wirtschaftsprüfer nach etwas Geduld. Grundsätzlich nicht ohne die Zustimmung des Steuerberaters. Kassendaten. Sie können ihn über den Besuch des Wirtschaftsprüfers informieren und ihn fragen, ob er für die Kontoführung vor Ort sein könnte. Da es sich natürlich um unangekündigte Kontrollen handelt, ist es etwas Glück erforderlich, wenn der Steuerberater eine halbe Stunde später vor Ort sein soll.
Wenn der Steuerberater nicht Zeit hat, müssen Sie dem Buchhalter die Möglichkeit geben, auf die Kassenanlage zuzugreifen. Er erstellt dann Auszüge und bewertet die Daten, wenn er die Kassenanlage liest. Sie sollten genau die gleichen Auszüge behalten, die der Buchhalter mitnimmt. Warum? Wenn der Buchhalter Mängel entdeckt, ist es einfacher, darauf zu reagieren, da Sie die gleichen Dokumente vorliegen.
Achtet auf Betrug!
Gut zu wissen: Eine Kontrollprüfung kostet nichts und der Prüfer darf keine Gebühren für mögliche Fehler verlangen. Steuerrückstände Zahlungen. Sollte er dies tun, informieren Sie die Polizei umgehend. Prüfer, die vom Finanzamt entsandt werden, verlangen keine Geldsumme. Andernfalls können Sie davon ausgehen, dass es sich um eine Betrugsmasche handelt. Leider kommt es in der Praxis zu solchen Fällen, und viele Menschen fallen weiterhin in sie hinein.
Ursachen für Fehler bei der Kontoführung
Wenn das Finanzamt Fehler bei der Geldverwaltung feststellt, kann es die Einnahmen und Ausgaben schätzen. Wenn die Schwere der Mängel jedoch gering ist, wird dies nicht sofort zu einer extremen Maßnahme führen. Typische Fehler Dennoch sollte man sie kennen, um sie zu vermeiden:
- Die Kontokorrentbewegungen werden versehentlich zweimal oder fehlerhaft erfasst.
- Rechnungen werden verloren
- Einträge ohne Gutscheine
- Privatabhebungen ohne Quittung
- Nicht zeitgerechte Aufzeichnung der Kontobuchtransaktionen
- Unleserliche Einträge
- Ein End-of-Day-Lieferschein wird nicht geführt (gilt für elektronische Kassen)
- Schweres Geld wurde vergessen, es zu zählen (auch Münzfertigung genannt).
- Unkoordinierte hohe Kontokapazitäten über mehrere Monate hinweg
- Negativer Kassenbestand
- Lesbare Datendateien
- Wichtige Aufzeichnungen fehlten oder wurden nicht rechtzeitig geführt.
- Kontoguthaben wurden immer aufgerundet oder abgerundet angezeigt.
- Die Kassensoftware ist nicht zertifiziert
Wenn Fehler gefunden werden, hängt das natürlich immer vom Einzelfall ab. Wer keine ordentlichen Kassenbücher führt, kann im schlimmsten Fall mit einer Geldstrafe rechnen. Strafsteuerverfahren. Andere Sanktionen sind ebenfalls denkbar.
Fazit
In Deutschland ist die Aufzeichnung der Bargeldbestände obligatorisch. Nach der neuen Gesetzgebung kann das Finanzamt unangekündigte Kontrollen durchführen. Es lohnt sich daher bereits frühzeitig, sich mit dem Thema obligatorischen Bargeldbuchs und der ordnungsgemäßen Geldverwaltung auseinanderzusetzen. Auf diese Weise können Fehler im Allgemeinen vermieden und Prüfungen bestehen bleiben. Die Art der Bargeldbuchhaltung, die am besten zu einem Unternehmen passt, kann individuell festgelegt werden. Die EDP-Variante ist jedoch mittlerweile weit verbreitet und etabliert.