Hai mai fatto un controllo interno? Se ti si mettono le mani sudate solo al pensiero di questo termine, è meglio verificare in anticipo se hai adempiuto ai tuoi obblighi. Ma quando è obbligatorio il cash management? E cosa significa cash management?
Ecco cosa vi aspetta oggi:
- Nuovi regolamenti nel settore della gestione dei contanti
- Come si fa a gestire correttamente i soldi?
- Obbligo di registrazione dei dati nel registro contabile con il calcolo del superamento del margine di profitto
- Strumenti di registrazione nella gestione del denaro contante – sistemi di registratore di cassa
- Conservazione e presentazione dei documenti
- Controlli in contanti – come comportarmi correttamente?
- Conclusione
Nuovi regolamenti nel settore della gestione dei contanti
Chi gestisce un'attività ad alto volume di liquidità deve essere molto preparato in materia fiscale. Altrimenti, l'ufficio delle imposte potrebbe arrivare tempestivamente e effettuare controlli. In ogni caso, questo è stato il caso fin dal 2018. Il recente passato dimostra che i controlli più rigorosi sono sicuramente all'ordine del giorno. Questo è dovuto al fatto che “Legge per la tutela contro la manipolazione dei registri digitali fondamentali”. Vediamo la normativa in proposito:
Dal fine del 2016 la legge prevede la tenuta di registri individuali. Ciò significa che tutte le operazioni commerciali devono essere registrate individualmente. Inoltre, questi documenti devono essere conservati per un periodo di tempo adeguatamente determinato. Nel 2018 l’ufficio fiscale ha potuto effettuare controlli senza preavviso per ispezioni dei registri contabili. In questo processo, i dati dei registri contabili vengono letti e successivamente analizzati. La nuova procedura è in vigore fino ad oggi e gli imprenditori devono aspettarsi tali controlli.
A partire da gennaio 2020 entrerà in vigore un altro regolamento. Pertanto, tutti i sistemi di registrazione elettronica dovranno essere dotati di un dispositivo di sicurezza. Questo dispositivo dovrà essere certificato e sottoposto a test tecnici. I componenti del sistema sono il modulo di sicurezza, un supporto di archiviazione e un'interfaccia digitale. La ragione di ciò è che tutti i registri non potranno essere modificati in seguito. Una volta registrati, rimangono salvati in modo sicuro nel sistema.
Inoltre, quando si utilizzano registratori di cassa elettronici, i clienti devono ricevere una ricevuta della transazione di pagamento. Sebbene questo sia già integrato nella maggior parte delle aziende, fino ad oggi non era obbligatorio. Se una società acquista un registratore di cassa elettronico, deve essere registrata e comunicata all’ufficio fiscale competente. E questo vale per il numero e il tipo corretti. Tuttavia, il tipo di gestione del registratore di cassa rimane invariato rispetto al cambiamento della normativa. Pertanto, l’imprenditore può continuare a utilizzare registratori di cassa per negozi aperti. L’utilizzo di un registratore di cassa aperto in combinazione con un registratore di cassa elettronico è anche consentito.
Come si fa a gestire correttamente i soldi?
Le operazioni di cassa devono essere registrate quotidianamente. Questa norma è nuova rispetto al passato, in cui le eccezioni erano accettate dalle autorità fiscali. Ora l’iscrizione giornaliera dei redditi e delle spese è obbligatoria. Anche se le operazioni di cassa rappresentano solo una piccola parte delle vendite. Le scritture relative ai volumi di cassa potrebbero essere effettuate finora, quindi anche il giorno successivo o dopo la vacanza.
Gestione dei fondi con registrazioni individuali
Le singole operazioni commerciali sono suddivise in ciascun caso nelle seguenti categorie: Entrate, il contenuto della transazione, e il nome di il azienda. In generale, in alcune industrie è necessario registrare le entrate in contanti. Ad esempio, nell’industria alberghiera e ricettiva, nei negozi di riparazione di automobili, nei ristoranti e nei servizi di catering, per tutti i liberi professionisti e gli artigiani, nonché nell’industria dei taxi. Gli imprenditori rispettano qui i requisiti fondamentali di varie obbligazioni. Pertanto, gli operatori alberghieri sono soggetti all’obbligo di registrazione, in modo che gli ospiti possano essere identificati. I negozi di riparazione di automobili devono rispettare gli obblighi di garanzia e assistenza post-vendita.
Esclusioni dalla registrazione individuale dei registratori di cassa
Per i punti vendita che vendono prodotti di basso valore, Non sono richiesti i registri individuali delle fatture commerciali. Dopo tutto, i singoli prodotti vengono venduti in numeri indeterminati e a Persone non identificabili. Si tratta di negozi al dettaglio che vendono cibo o articoli per ufficio, per esempio. Anche i chioschi di mercato o i negozi di tabacco rientrano in questa categoria. Tuttavia: le spese aziendali, i depositi personali e i prelievi personali devono comunque essere trattati conformemente all’obbligo di registrazione individuale. L’eccezione vale solo per i ricevimenti in contanti.
I cambiamenti devono essere riconoscibili
Un dato individuale o un registro raccolto non può essere modificato in alcun caso. Ciò renderebbe il contenuto originale irriconoscibile. Tuttavia, in linea di massima, tutti i cambiamenti devono essere rintracciabili. Se tuttavia è necessario apportare modifiche ai dati, il contenuto originale deve rimanere comunque riconoscibile. Inoltre, i cambiamenti devono essere riconoscibili anche dopo la loro effettuazione.
Obbligo di registrazione dei dati nel registro contabile per il conto delle entrate e degli utili
Le entrate e le spese di un'azienda sono determinate in alcuni casi da conto del surplus di entrate. Tuttavia, questi non sono obbligati a tenere un registro contabile. Il motivo: all'interno dell'EÜR non esistono contabilità di magazzino e quindi non esiste un registro contabile.
Tuttavia, ci sono aziende con EÜR che devono conformarsi alle disposizioni della Obbligo di registrazione in contanti. Questo è particolarmente vero per le aziende che svolgono attività con un elevato volume di operazioni in contanti. Devono disporre di un registro dettagliato e accuratamente tenuto delle operazioni in contanti. La ragione di ciò è che in questi casi le entrate derivano esclusivamente da operazioni in contanti. Pertanto, queste entrate sono anche la base per il calcolo dell’imposta sul valore aggiunto. Per questo calcolo sono necessarie registrazioni precise. La necessità di tenuta di registri per la contabilità in contanti si applica pertanto anche in questo caso.
Se le aziende con EÜR non mantengono un registro contabile, i ricevuti devono ovviamente essere comunque conservati. Se si utilizza un registratore di cassa, si finisce con ricevute numerate in ordine sequenziale in mano. E cosa succede se non si hanno ricevute? Allora l’ufficio delle imposte ha il diritto di stimare l’ammontare dei ricevuti in contanti. Le stime dell’ufficio delle imposte non sono necessariamente a favore dell’imprenditore.
Strumenti di registrazione nella gestione dei contanti – sistemi di cassa registratore.
Se si desidera rispettare i principi della corretta contabilità, è necessario apportare modifiche dopo aver effettuato la registrazione dei movimenti. Se la scelta ricade su una contabilità EDP, è necessario installare un dispositivo di sicurezza. Questo rileverà i cambiamenti o le cancellazioni e impedirà l’operazione. I cambiamenti devono essere registrati con l’indicazione della data.
La gestione dei liquidi con il report sui liquidi
In questo caso si parla, tra l’altro, di un “cassa aperto”. Ciò significa che non viene utilizzato alcun registratore di cassa (registratore elettronico di cassa). In pratica, il venditore accetta i soldi del cliente e li inserisce nel registratore di cassa. Il cliente riceve il resto. Alla fine della giornata, il registratore di cassa viene controllato. In questo caso, vengono conteggiati solo i fondi in contanti. Successivamente, deve essere elaborato un rapporto contabile.
Come si crea un report della cassa? Dopo il closing dell’attività, viene determinato il saldo in contanti. Il totale viene inserito nel report della cassa come importo iniziale. Poiché il saldo di chiusura del giorno precedente deve ora essere anche incluso, questo viene sottratto al saldo in contanti del giorno in corso. È necessario fornire una prova in forma di ricevuta se sono state effettuate prelievi privati o se sono state effettuate operazioni di prelievo in banca. In caso di mancata presenza di un voucher, l’utente deve preparare i propri voucher.
Non da ultimo, un registro di conteggio può contribuire a confermare l’accuratezza delle informazioni. La persona che tiene il registro di cassa deve firmare (con data e nome) il conteggio. È inoltre necessario indicare l’ora del conteggio.
La gestione dei liquidi con i registri contabili a partire da modelli.
Registri della cassa registratore Possono essere realizzati anche utilizzando i registri della cassa. Questi sono integrati in alcuni programmi di diversi fornitori. Tuttavia, è importante che questi rispettino i requisiti legali:
- Tutte le transazioni commerciali sono tracciabili in relazione alla loro origine e allo sviluppo.
- Sono registrate tutte le entrate aziendali, tutte le spese aziendali, i depositi e i prelievi.
- Tutte le transazioni commerciali sono documentate e organizzate
Le annotazioni vengono effettuate lo stesso giorno e, al più tardi, il giorno successivo e in tedesco. È importante riportare i valori lordi in euro. A proposito, non sono consentite le righe bianche nel registro contabile. Allo stesso modo, non sono consentite annotazioni fatte con matita o inchiostri indecifrabili. Le modifiche devono essere firmate.
Gestione dei fondi in contanti con l'aiuto dei registratori di cassa
I registratori di cassa computerizzati so-called sono diventati popolari negli ultimi anni. Questi registratori elettronici registrano automaticamentecall tutti i ricavi e le spese. Allo stesso tempo, dispongono di diverse memorie in modo che le singole vendite possano essere archiviate in diversi punti. Alla chiusura dell’attività, le rispettive memorie vengono recuperate. Il cassiere non deve fare altro che stamparle. La ricevuta so-called Z, il Successivamente viene stampato il ricevimento di fine giornata con la stampa del contatore di zero. Le seguenti informazioni possono essere trovate nella relazione giornaliera:
- Nome dell'azienda
- data
- Ora dell'chiama
- Numero Z consecutivo
- Numero cliente
- Prenotazioni di rovesciamento
- Ritorno
- Modalità di pagamento
- Prelievi
- Relazioni sui prodotti o sulle divisioni
- Altre valutazioni o rapporti finanziari
Gestione della cassa con sistema PC
I registratori di cassa basati su PC dispongono di una memoria illimitata, a seconda della dimensione del disco rigido, ovviamente. Ciò è conveniente se l'azienda desidera archiviare tutte le entrate per anni. Ciò avviene anche nella pratica e viene spesso utilizzato.
Conservazione e presentazione dei documenti
Le operazioni sono prevalentemente effettuate tramite registratore di cassa se le vendite sono generate da clienti in continuo cambiamento. Tuttavia, i pagamenti avvengono non solo in contanti ma anche tramite carta di credito o Prelievo SEPA diretto. Queste operazioni e i relativi registri devono essere conservati per un certo periodo di tempo. In genere, questo periodo è di 10 anni. La conservazione avviene sotto forma di voucher contabile o in altro formato.
Registri contabili
La registrazione individuale dei beni non è necessaria se i prodotti hanno un valore basso. Tuttavia, devono essere conservati i fogli di cassa, gli scontrini, le ricevute e altri documenti comprovanti.
Nota
Se i risultati vengono registrati in un registro contabile nello stesso giorno lavorativo, molti imprenditori non pensano di tenere appunti in proposito. Tuttavia, questo sarebbe utile se Difetti di liquidità Sono state rivelate da un audit. Con l’aiuto di appunti, l’imprenditore potrebbe riuscire a capire come sia arrivato al risultato corrispondente registrato il giorno X.
Documenti digitali per le operazioni in contanti
I registri delle operazioni in contanti generati dal sistema di elaborazione dei dati devono essere sempre disponibili e consultabili durante il periodo di conservazione. Inoltre, è opportuno poter valutare i dati mediante strumenti automatizzati e leggerli facilmente.
Controlli in contanti – come comportarmi correttamente?
Nel frattempo, gli imprenditori devono aspettarsi che l'ufficio delle imposte si presenti improvvisamente alla loro porta in qualsiasi momento e anche senza preavviso! Questi ultimi possono effettuare un audit contabile completamente in autonomia, che può essere calleffettuato anche in forma anonima. Kassen-Nachschau (Controlli in contanti). Per l'ufficio delle imposte, questo cambiamento della legge consente di chiarire più rapidamente le discrepanze. Ma come comportarsi se un revisore di solito non si fa notare nella vetrina del negozio?
Innanzitutto, l'auditor dovrebbe naturalmente essere trattato allo stesso modo in cui i clienti vengono trattati quotidianamente. Dopo tutto, queste persone stanno solo svolgendo il loro lavoro. Ma: in ogni caso, chiedete di vedere servizio prelevate la carta e annotate il nome e i recapiti dell’ispettore. Gli imprenditori hanno il diritto di farlo in ogni caso e dovrebbero farne uso. E ora?
Chiedete all'auditor un po' di pazienza. Per quali motivi? Senza il consenso del consulente fiscale, non si deve rivelare nulla. Dati di incassi. Puoi informarlo della visita dell’auditor e chiedergli se potrebbe essere presente sul posto durante l’ispezione dei contanti. Naturalmente, poiché si tratta di ispezioni non previste, occorre un po’ di fortuna affinché l’esperto fiscale sia presente mezz’ora dopo.
Se il consulente fiscale non ha tempo, è necessario consentire all’auditor di accedere alla cassa registrata. Il suo compito sarà quello di effettuare delle stampe e valutare i dati durante la lettura della cassa registrata. È necessario conservare esattamente le stesse stampe che l’auditor porterà con sé. Perché? Se l’auditor riscontra delle carenze, è più facile reagire in quanto si dispone delle stesse informazioni.
Fate attenzione alle truffe!
Informazione utile: un controllo contabile non costa nulla e l'auditor non è autorizzato a richiedere alcun compenso per possibili verifiche. arretrati fiscali pagamenti. Se dovesse farlo, informi immediatamente la polizia. Gli ispettori inviati dall’ufficio delle imposte non chiedono soldi. In alternativa, si può presumere che si tratti di una truffa. Purtroppo, tali casi si verificano nella pratica e molte persone continuano a cadere in esse.
Fonti di errori nell'audit dei pagamenti in contanti
Se l’ufficio delle imposte riscontra errori nella gestione dei fondi, può stimare i redditi e le spese. Se, tuttavia, l’entità delle carenze è piccola, non arriverà immediatamente all’estremo. Errori tipici Tuttavia, è necessario conoscerle per evitarle:
- I movimenti di contanti vengono registrati accidentalmente due volte o in modo errato.
- Le ricevute vengono perse
- Inserzioni senza voucher
- Prelievi privati senza ricevuta
- Non registrazione tempestiva delle operazioni del registro contabile
- Inserzioni non leggibili
- Non viene conservato un ricevimento al termine della giornata lavorativa (valido per i registratori di cassa elettronici)
- Gli oggetti di metallo duro erano stati dimenticati per il conteggio (chiamati anche monete).
- Saldo di cassa elevato e incoerente per diversi mesi
- Saldo negativo di cassa
- File di dati non leggibili
- Registri importanti erano mancanti o non mantenuti in tempo.
- I saldi in contanti erano sempre riportati arrotondati verso l'alto o verso il basso.
- Il software per registratore di cassa non è certificato
Se si riscontrano errori, naturalmente, tutto dipende dal caso specifico. Chi non tiene un registro dei contanti può, nel peggiore dei casi, essere messo in pericolo. Procedure fiscali penali. Sono possibili altre sanzioni.
Conclusione
In Germania è obbligatorio tenere un registro dei contanti accurato. Secondo la nuova normativa, l’ufficio delle imposte può effettuare controlli senza preavviso. Pertanto, è bene affrontare la questione dei registri dei contanti obbligatori e della gestione dei contanti in modo adeguato fin dall’inizio. In questo modo, generalmente si possono evitare errori e superare le verifiche. Il tipo di contabilità dei contanti più adatto a un’azienda può essere deciso caso per caso. Tuttavia, la variante EDP è ormai molto diffusa e consolidata.