Avez-vous déjà été soumis à un audit interne ? Si vous vous mettez les mains à trembler à l’idée de cette expression, il vaut mieux vérifier à l’avance si vous avez rempli vos obligations. Mais quand est-il obligatoire de gérer les liquidités ? Et que signifie la gestion des liquidités ?
Voici ce qui vous attend aujourd'hui :
- Nouveaux règlements dans le domaine de la gestion des liquidités
- Comment se passe une bonne gestion des liquidités ?
- Obligation de tenue d'un livre de caisse pour le calcul des excédents d'exploitation
- Méthodes de comptabilisation dans la gestion des liquidités – systèmes de caisse enregistreuse
- Conservation et dépôt des documents
- Contrôle en espèces – comment faire pour agir correctement ?
- Conclusion
Nouveaux règlements dans le domaine de la gestion des liquidités
Tout entrepreneur ayant une activité exigeant un encaissement de fonds doit être parfaitement au fait des questions fiscales. Sinon, l’administration fiscale pourrait très bien venir vous interroger et procéder à des contrôles. Ce n’est pas moins vrai depuis 2018. Le passé récent montre que des contrôles plus stricts sont certainement d’actualité. C’est ce qui s’en dégage. “ Loi de protection contre la manipulation des données numériques fondamentales ”. Examinons la législation en la matière :
Depuis la fin de 2016, la loi prévoit la tenue de registres individuels. Cela signifie que toutes les transactions commerciales doivent être enregistrées individuellement. De plus, ces données doivent également être conservées pendant une période de temps spécifiquement déterminée. En 2018, l’administration fiscale a été autorisée à effectuer des contrôles inopinés visant l’inspection des caisses enregistreuses. Dans le cadre de cette procédure, les données des caisses enregistreuses sont lues et ensuite analysées. Cette nouvelle procédure est en vigueur jusqu’à aujourd’hui et les entrepreneurs doivent s’attendre à de telles contrôles.
À partir de janvier 2020, une nouvelle réglementation entrera en vigueur. Ainsi, tous les systèmes d’enregistrement électronique devront être dotés d’un dispositif de sécurité. Ce dernier doit être certifié et soumis à des tests techniques. Les éléments du système sont le module de sécurité, un support de stockage et une interface numérique. Cette réglementation s’explique par le fait que tous les enregistrements ne peuvent pas être modifiés ultérieurement. Une fois enregistrés, ils restent sécurisés dans le système.
En outre, lorsque l’on utilise des caisses enregistreuses électroniques, les clients doivent recevoir un reçu de la transaction de paiement. Bien que cela soit déjà intégré dans la plupart des entreprises, cela n’a jusqu’à présent pas été obligatoire. Si une entreprise dispose d’une telle caisse enregistreuse électronique, elle doit être enregistrée et déclarée auprès du bureau fiscal compétent. Et ce numéro et ce type de caisse enregistreuse sont les correcteurs. Cependant, le type de gestion des caisses enregistreuses reste inchangé par la modification de la loi. Ainsi, l’entrepreneur peut continuer à utiliser des caisses enregistreuses en libre-service. L’association de la caisse enregistreuse en libre-service avec la caisse enregistreuse électronique est également permise.
Comment se passe une bonne gestion des liquidités ?
Les recettes et les paiements en espèces doivent être enregistrés quotidiennement. Cette réglementation est donc nouvelle ; auparavant, les autorités fiscales acceptaient des exceptions. Maintenant, l’enregistrement quotidien des revenus et des dépenses est obligatoire. Même si les transactions en espèces ne représentent qu’une petite partie des ventes. Les encaissements pourraient donc être effectués jusqu’à présent également le lendemain ou après les vacances.
Gestion des liquidités grâce à des enregistrements individuels
Les transactions commerciales individuelles sont divisées dans chaque cas en revenus, le contenu de l’opération, et le Nom de le entreprise. En général, dans certaines industries, les recettes en espèces doivent être détaillées. Par exemple, dans l’industrie hôtelière et de l’hébergement, dans les ateliers de réparation automobile, dans les restaurants et établissements de restauration, pour tous les travailleurs indépendants et artisans, ainsi que dans l’industrie des taxis. Les entrepreneurs respectent ici les aspects fondamentaux de diverses obligations. Ainsi, les exploitants d’hôtels sont soumis à l’obligation de s’enregistrer, afin que les clients soient identifiés. Les ateliers de réparation automobile doivent respecter leurs obligations en matière de garantie et de suivi après-vente.
Exceptions à l'enregistrement individuel des caisses enregistreuses
Pour les établissements de commerce de détail qui vendent des articles de faible valeur, Aucun enregistrement individuel des recettes commerciales n'est requis. Après tout, les produits individuels sont vendus dans des des nombres indéfinis et à Personnes non identifiables. Cela concerne les magasins de détail qui vendent des produits alimentaires ou des articles de papeterie, par exemple. Les stands de marché ou les magasins de tabac font également partie de cette catégorie. Cependant : les frais de fonctionnement, les dépôts privés et les retraits privés doivent toujours être traités conformément à la règle d’enregistrement individuelle. L’exception s’applique uniquement aux recettes en espèces.
Les changements doivent être perceptibles
Un enregistrement individuel ou collectif ne peut être modifié en aucun cas. Cela rendrait le contenu original irrévocable. En règle générale, cependant, toutes les modifications doivent être réitérables. Toutefois, si des modifications doivent être apportées, le contenu original doit rester réitérable. De plus, il doit être reconnaissable lorsque la modification a été effectuée.
Obligation de tenue d'un livre de caisse pour le compte des recettes et du solde excédentaire
Les recettes et les dépenses d'une entreprise sont déterminées dans certaines entreprises par Compte des excédents de recettes. Cependant, ces derniers n’ont pas l’obligation de tenir un livre de caisse. La raison en est que l’EÜR ne dispose pas de comptes de stocks et, par conséquent, de compte de caisse.
Néanmoins, il existe des entreprises qui sont soumises à l’EÜR et doivent y se conformer. obligation de tenue de registres financiers. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises à forte charge de trésorerie. Elles doivent disposer d’un compte détaillé et d’un livre de caisse parfaitement tenue. La raison en est que les recettes dans ces cas sont issues exclusivement de transactions en espèces. Ainsi, ces recettes constituent également la base du calcul de la taxe sur la vente. Pour ce calcul, des registres précis sont nécessaires. La nécessité de tenir des registres dans le cadre de la comptabilité en espèces s’applique donc également ici.
Si les entreprises ayant un EÜR ne tiennent pas de livre de caisse, les reçus doivent bien sûr être conservés. Si vous utilisez un comptoir de caisse, vous finirez par avoir des reçus numérotés de manière consécutive dans vos mains. Et que se passe-t-il si je n’ai pas de reçus ? Le service fiscal pourra alors estimer le montant des recettes en espèces. Les estimations du service fiscal ne sont pas nécessairement faites en faveur de l’entrepreneur.
Méthodes de comptabilisation dans la gestion des liquidités – systèmes de caisse enregistreuse.
Si vous souhaitez respecter les principes de la comptabilité correcte, vous devez apporter des modifications après la publication des relevés. Si vous optez pour une comptabilité électronique, vous devez installer un dispositif de sécurité. Ce dernier détectera les modifications ou les effacements et empêchera l’opération. Les modifications doivent être enregistrées avec l’indication de la date.
La gestion des liquidités avec le rapport de trésorerie
À ce stade, nous parlons notamment d’un “ comptoir de caisse ouvert ”. Cela signifie que là n’est pas utilisé de comptoir de caisse (compte-rendu électronique). En pratique, le vendeur accepte l’argent de son client et le met dans le comptoir de caisse. Le client reçoit son change. À la fin de la journée, le comptoir de caisse est vérifié. Dans ce cas, seules les sommes en espèces sont comptées. Par la suite, un rapport financier doit être établi.
Comment créer un rapport de caisse ? Après la fermeture des bureaux, le solde est calculé. Le total est enregistré dans le rapport de caisse comme montant initial. Comme le solde de la veille doit désormais être également inclus, ce montant est déduit du solde de la journée en cours. Si des retraits privés ont été effectués ou de l’argent a été déposé à la banque, une preuve doit être fournie sous forme de reçu. Si un bon est manquant, l’utilisateur doit préparer ses propres bons.
Enfin, un registre de comptage peut aider à confirmer l’exactitude des informations. La personne qui tient le registre doit signer (avec date et nom) le relevé de compte. L’heure du relevé doit également être indiquée.
La gestion des liquidités grâce aux carnets de caisse issus de modèles prédéfinis.
Fichiers de registre du caissier Ces formulaires peuvent également être remplis à l’aide de livres de caisse. Ils sont intégrés à certains logiciels de différents fournisseurs. Toutefois, il est important que ces derniers respectent les exigences légales :
- Toutes les transactions commerciales sont traçables en ce qui concerne leur origine et leur développement.
- Tous les revenus d’entreprise, toutes les dépenses d’entreprise, les dépôts et les retraits sont enregistrés.
- Toutes les transactions commerciales sont documentées et organisées
Les écritures sont effectuées le même jour et au plus tard le jour suivant en allemand. Il est important d’indiquer les montants bruts en euros. Par ailleurs, les lignes blanches dans le livre de caisse ne sont pas autorisées. De même, les écritures ne doivent pas être faites à l’encre ou être illisibles. Les modifications doivent être signées.
Gestion des liquidités grâce aux caisses enregistreuses
Les caisses enregistreuses callinformatisées sont devenues populaires ces dernières années. Ces caisses enregistreuses électroniques enregistrent automatiquementcall tous les revenus et les dépenses. En même temps, elles disposent de différentes mémoires permettant de stocker les données relatives à chaque vente dans des endroits différents. À la fin de la journée de travail, les données correspondantes sont récupérées. Le caissier n’a qu’à les imprimer. Les reçus Z callinformatisés, le Un reçu de fin de journée avec une copie du compteur de zéroage est ensuite imprimé. Les informations suivantes peuvent être trouvées dans le rapport quotidien :
- Nom de l'entreprise
- date
- L'heure de l'événement appeler
- Numéro Z consécutif
- Numéro du client
- Réservez des billets en retour
- Remboursement
- Méthodes de paiement
- Retraits
- Rapports de produits ou de divisions
- Autres évaluations ou rapports financiers
Gestion de caisse avec système informatique
Les comptoirs informatiques sont dotés d'une mémoire illimitée, en fonction de la taille du disque dur, bien sûr. Cela est pratique si l'entreprise souhaite conserver toutes les données pendant des années. Cela se produit également en pratique et est souvent utilisé.
Conservation et dépôt des documents
Les transactions sont principalement effectuées via un comptoir de caisse si les ventes sont générées par des clients changeants constamment. Cependant, les paiements ne se font pas uniquement en espèces mais aussi par carte de crédit ou Débit SEPA. Ces transactions et ces enregistrements doivent également être conservés pendant une certaine période. Généralement, cette période est de 10 ans. La conservation se fait soit sous forme de chèques de comptabilité, soit sous forme d'autres documents.
Fiches de paie
La tenue d’un registre individuel des marchandises n’est pas nécessaire si les produits sont de faible valeur. Toutefois, des feuilles de caisse, des relevés de vente, des reçus et d’autres documents justificatifs doivent être conservés.
Note
Si les résultats sont enregistrés dans un livre de caisse le même jour, de nombreux entrepreneurs ne pensent pas à tenir des carnets de notes à cet effet. Cependant, cela serait utile si insuffisances de liquidités Ces écarts ont été révélés lors d’un audit. Grâce à des notes prises, l’entrepreneur pourra comprendre comment ils se sont produits et pourquoi le résultat correspondant a été enregistré le jour X.
Dossiers numériques pour les transactions en espèces
Les enregistrements des transactions en espèces créés par le système de traitement des données doivent toujours être disponibles et consultables pendant la période de conservation. Il devrait également être possible d’évaluer les données automatiquement et de les lire facilement.
Contrôle en espèces – comment faire pour agir correctement ?
Entre-temps, les entrepreneurs doivent s'attendre à ce que l'administration fiscale apparaisse soudainement à leur porte à tout moment, et même de manière inattendue ! Ces derniers peuvent réaliser eux-mêmes une vérification des comptes, qui peut s'callavérer très coûteuse. Kassen-Nachschau (Contrôle en espèces). Pour l'administration fiscale, cette modification de la loi vise à permettre d'éclaircir plus rapidement les divergences constatées. Mais que dois-je faire si un auditeur frappe soudain à la porte du magasin ?
Tout d’abord, l’auditeur doit bien sûr être traité de la même manière que les clients le sont quotidiennement. Après tout, ces personnes ne font que leur travail. Mais : en tout cas, demandez de voir : service Prenez une carte et notez le nom de l’inspecteur ainsi que ses coordonnées. Les entrepreneurs ont le droit de le faire dans tous les cas et cela devrait être exercé. Et maintenant ?
Demandez à l’auditeur de faire preuve de patience. Sur quels fondements ? Sans le consentement du conseiller fiscal, vous ne voulez pas divulguer Données du box-office. Vous pouvez lui informer de la visite de l’auditeur et lui demander s’il pourrait être présent lors de l’inspection des comptes. Bien sûr, étant donné que ces inspections sont inopinées, il faut un peu de chance si l’expert-comptable doit être présent une demi-heure plus tard.
Si le conseiller fiscal n’a pas le temps, vous devez permettre à l’auditeur d’accéder au comptoir de caisse. Il fera des impressions et évaluera les données lors de la lecture du comptoir de caisse. Vous devez conserver exactement les mêmes impressions que l’auditeur prend avec lui. Pourquoi ? Si l’auditeur découvre des manquements, il sera plus facile de y réagir car vous disposerez des mêmes documents.
Attention aux arnaques !
Bon à savoir : une inspection en espèces n'entraîne aucun frais et l'auditeur n'est pas autorisé à demander des honoraires éventuels. retards de paiement de l'impôt Les paiements. Si vous devez effectuer des paiements, informez immédiatement la police. Les auditeurs envoyés par l’administration fiscale ne demandent pas d’argent. Sinon, vous pouvez considérer que c’est une fraude. Malheureusement, de tels cas surviennent en pratique et de nombreuses personnes continuent de tomber dans leurs filets.
Sources d’erreurs dans l’audit des liquidités
Si l’administration fiscale découvre des erreurs dans la gestion des fonds, elle peut estimer les revenus et les dépenses. Toutefois, si ces irrégularités sont mineures, elle ne va pas aller jusqu’au bout. Erreurs typiques Il devrait néanmoins être connu afin d'éviter ces situations :
- Les mouvements de trésorerie sont enregistrés accidentellement deux fois ou incorrectement.
- Les reçus sont perdus
- Entrées sans bons
- Retraits privés sans reçu
- Aucune enregistrement en temps opportun des opérations du livre de caisse
- Entrées non lisibles
- Un reçu de fin de journée n'est pas conservé (s'applique aux caisses électroniques)
- Les pièces d'argent étaient oubliées lors du comptage (appelées également monnaie).
- Des liquidités élevées et incohérentes pendant plusieurs mois
- Soldes négatifs en espèces
- Fichiers de données non lisibles
- Des registres importants étaient manquants ou n’étaient pas tenus à jour dans les délais.
- Les soldes en espèces étaient toujours indiqués arrondis vers le haut ou vers le bas.
- Le logiciel de caisse n'est pas certifié
Si des erreurs sont constatées, cela dépend bien sûr de chaque cas individuel. Ceux qui ne tiennent pas de livres de caisse adéquats peuvent, dans le pire des cas, être menacés d’une sanction. Processus d'impôts criminels. D’autres sanctions sont également envisageables.
Conclusion
En Allemagne, il est obligatoire de tenir un livre de caisse. Conformément à une nouvelle législation, l’administration fiscale peut procéder à des contrôles inopinés. Il est donc très utile de s’attaquer au problème des livres de caisse obligatoires et de la gestion adéquate des fonds dès le début. De cette manière, les erreurs peuvent généralement être évitées et les audits peuvent être franchis. Le type de comptabilité de caisse le plus adapté à une entreprise peut être déterminé individuellement. Cependant, la variante EDP est désormais répandue et établie.