¿Alguna vez ha realizado una auditoría interna? Si te salen las manos de sudor al oir esa palabra, es mejor que antes de empezar verifiques si has cumplido tus obligaciones. Pero ¿cuándo es obligatorio el control de efectivo? ¿Qué significa el control de efectivo?
Esto es lo que te espera hoy:
- Nuevos reglamentos en el ámbito de la gestión de efectivo
- ¿Cómo se ve un buen manejo de los recursos financieros?
- Obligación de llevar un libro de caja con el cálculo del superávit de ingresos
- Medios de registro en la gestión de efectivo – sistemas de registro de efectivo
- Conservación y presentación de registros
- Inspección en efectivo – ¿cómo debo comportarme correctamente?
- Conclusión
Nuevos reglamentos en el ámbito de la gestión de efectivo
Todo aquel que dirige un negocio que invierte mucho dinero en efectivo debe estar muy familiarizado con los aspectos fiscales. De lo contrario, la administración fiscal podría llegar a hacer un control rápido y llevar a cabo una investigación. Al menos, así ha sido desde 2018. El pasado reciente muestra que los controles más estrictos son definitivamente la norma. Esto se basa en los siguientes datos: “Ley de protección contra la manipulación de registros básicos digitales”. Vamos a ver la ley al respecto:
Desde finales de 2016, la ley prevé la gestión individual de los registros. Esto significa que todas las transacciones empresariales deben registrarse individualmente. Además, estas deben mantenerse durante un período de tiempo apropiadamente determinado. En 2018, la administración fiscal tuvo la posibilidad de realizar controles sin previo aviso para inspeccionar los registros de contabilidad. En este proceso, se leen los datos de los registros de contabilidad y posteriormente se evalúan. Este nuevo procedimiento se mantiene hasta el día de hoy y los empresarios deben estar preparados para recibir estos controles.
A partir de enero de 2020, entrará en vigor otra normativa. Por lo tanto, todos los sistemas de grabación electrónica deberán contar con un dispositivo de seguridad. Este dispositivo deberá ser certificado y sometido a pruebas técnicas. Los componentes del sistema son el módulo de seguridad, un medio de almacenamiento y una interfaz digital. La razón de esto es que todos los registros no pueden ser modificados posteriormente. Una vez registrados, permanecen almacenados de forma segura en el sistema.
Además, al utilizar cajeros automáticos electrónicos, los clientes deben recibir una factura de la transacción de pago. Aunque esto ya está integrado en la mayoría de las empresas, hasta ahora no era obligatorio. Si una empresa recibe un cajero automático electrónico, debe registrarse y informar al departamento fiscal correspondiente. Y este es el número y el tipo correctos. Sin embargo, el tipo de gestión del cajero automático se mantiene sin cambios por la modificación de la ley. Por lo tanto, el empresario puede seguir utilizando cajeros automáticos de tienda abierta. La combinación de cajeros automáticos de tienda abierta y cajeros automáticos electrónicos también es permitida.
¿Cómo se ve un buen manejo de los recursos financieros?
Las entradas y salidas de efectivo deben registrarse diariamente. Esta norma es nueva; anteriormente, las autoridades fiscales aceptaban excepciones. Ahora, la grabación diaria de ingresos y gastos es obligatoria. Incluso si las transacciones en efectivo representan solo una pequeña parte de las ventas. Hasta ahora, las reservas de efectivo podrían ser realizadas tanto el día siguiente como después de las vacaciones.
Gestión de efectivo con registros individuales
Las transacciones comerciales individuales se dividen en cada caso en los siguientes Ingresos, el contenido de la transacción, y el nombre de el empresa. En general, en algunas industrias, los recibos en efectivo deben ser detallados. Por ejemplo, en la industria hotelera y de alojamiento, en las talleres de reparación de automóviles, en los restaurantes y establecimientos de restauración, para todos los trabajadores independientes y artesanos, así como en la industria de los taxis. Los empresarios cumplen aquí con aspectos básicos de diversas obligaciones. Por lo tanto, los operadores de hoteles están sujetos a la obligación de registrarse, de manera que los huéspedes deben ser identificados. Los talleres de reparación de automóviles deben cumplir con sus obligaciones de garantía y atención postventa.
Excepciones a la grabación individual de los registros de caja
Para establecimientos minoristas que venden productos de bajo valor, No se requieren registros individuales de las facturas comerciales. Después de todo, los productos individuales se venden en números indeterminados y a Personas no identificables. Esto se refiere a tiendas minoristas que venden alimentos o artículos de papelería, por ejemplo. Las carpas de mercado o las tiendas de tabaco también se incluyen en esta categoría. Sin embargo: los gastos empresariales, los depósitos personales y los retiros personales aún deben tratarse de acuerdo con el requisito de registro individual. La excepción se aplica únicamente a los recibos en efectivo.
Los cambios deben ser reconocibles
Un dato individual o recopilado no puede ser modificado bajo ninguna circunstancia. Esto haría que el contenido original ya no pudiera ser rastreado. Sin embargo, como regla general, todos los cambios deben ser rastreables. Sin embargo, si es necesario realizar cambios en los datos, el contenido original debe seguir siendo rastreable. Además, debe ser reconocible cuando se realice el cambio.
Obligación de llevar un libro de caja para la cuenta de ingresos y excedentes
En algunas empresas, los ingresos y los gastos de una empresa se determinan mediante Cuenta de superávit de ingresos. Sin embargo, estos no están obligados a mantener un libro de caja. La razón: dentro del EÜR no existen cuentas de existencias y, por lo tanto, no existe una cuenta de caja.
No obstante, existen empresas con EÜR que tienen que cumplir con la normativa europea. Obligación de registro de efectivo. Esto es especialmente cierto para las empresas que manejan mucho dinero en efectivo. Deben tener una contabilidad detallada y un libro de contabilidad bien mantenido. La razón es que en estos casos la facturación proviene exclusivamente de transacciones en efectivo. Por lo tanto, estas ventas también sirven como base para el cálculo del impuesto sobre las ventas. Para este cálculo, se requieren registros precisos. Por lo tanto, también se aplica aquí el requisito de llevar registros contables.
Si las empresas con EÜR no mantienen un libro de caja, los recibos deben de ser, por supuesto, conservados. Si utiliza un registro de caja, terminará con recibos numerados consecutivamente en su mano. ¿Qué sucede si no tengo recibos? Entonces el ayuntamiento tiene derecho a estimar el monto de los recibos en efectivo. Las estimaciones del ayuntamiento no se hacen necesariamente a favor del empresario.
Medios de registro en la gestión de efectivo – sistemas de registro de efectivo.
Si quieres cumplir con los principios de una contabilidad adecuada, debes realizar cambios después de publicar la transacción. Si la decisión recae en la contabilidad EDP, entonces debes instalar un dispositivo de seguridad. Este detectará los cambios o eliminaciones y impedirá la operación. Los cambios deben registrarse con la indicación de la fecha.
La gestión de efectivo con el informe de efectivo
En este punto, estamos hablando, entre otras cosas, de un “registro de caja de un almacén abierto”. Esto significa que aquí no se utiliza ningún registro de caja (registro electrónico de caja). En la práctica, el vendedor recibe el dinero del cliente y lo ingresa en el registro de caja. El cliente recibe su cambio. Al final del día, el registro de caja se revisa. En este caso, solo se contabilizan los fondos en efectivo. Posteriormente, se debe generar un informe de caja.
¿Cómo se genera un informe de caja registradora? Tras el cierre de la actividad comercial, se determina el saldo de caja. El total se ingresa en el informe de caja como importe inicial. Dado que el saldo de cierre del día anterior también debe incluirse, se lo deduce del saldo de caja del día actual. Ahora se debe presentar una prueba en forma de recibo si se han realizado retiros privados o se ha llevado dinero al banco. Si falta un vale, el usuario debe preparar sus propios vales.
Por último, pero no por ello menos importante, un registro de contabilidad puede ayudar a confirmar la exactitud de la información. La persona que mantiene el registro de contabilidad debe firmar (con fecha y nombre) el conteo. También debe indicarse la hora del conteo.
La gestión de efectivo con libros de caja a partir de plantillas.
Registros de la caja registradora También se pueden realizar utilizando libros de registro de caja. Estos están integrados en ciertos programas de diversos proveedores. Sin embargo, es importante que cumplan con los requisitos legales:
- Todas las transacciones comerciales están rastreables en cuanto a su origen y desarrollo.
- Se registran todos los ingresos empresariales, todas las partidas de gastos empresariales, los depósitos y los retiros.
- Todas las transacciones comerciales están documentadas y ordenadas
Las anotaciones se realizan el mismo día y, al más tardar, el día siguiente, en alemán. Es importante indicar los importes brutos en euros. Por cierto, no se permiten líneas en blanco en el libro de caja ni anotaciones realizadas con lápiz o ilegibles. Los cambios deben estar firmados.
Gestión de efectivo con la ayuda de los cajeros automáticos
Los cajeros automáticos informáticos se han vuelto populares en los últimos años. Estos cajeros electrónicos registran automáticamentecall todos los ingresos y gastos. Al mismo tiempo, tienen diferentes memorias para que las ventas individuales puedan almacenarse en diferentes ubicaciones. Al final del día de trabajo, se recuperan las memorias correspondientes. El cajero solo tiene que imprimirlo. La recibo Z so-call called, el Posteriormente se imprime un recibo al final del día con una impresión del contador de cero. La siguiente información se encuentra en el informe diario:
- Nombre de la empresa
- fecha
- Hora de la llamar
- Número Z consecutivo
- Número del cliente
- Reservas de reversión
- Devoluciones
- Métodos de pago
- Retiradas
- Informes de mercadería o de división
- Otros informes de evaluación o financieros
Gestión de la caja registradora con sistema informático
Las cajas registradoras basadas en PC tienen una memoria ilimitada, dependiendo de la capacidad del disco duro, por supuesto. Esto es conveniente si la empresa quiere almacenar todas las entradas durante años. Esto también se produce en la práctica y suele utilizarse con frecuencia.
Conservación y presentación de registros
Las transacciones se realizan predominantemente mediante un registro de ventas si las ventas se generan a través de clientes que cambian constantemente. Sin embargo, los pagos se realizan no solo en efectivo sino también mediante tarjeta de crédito o Pago directo SEPA. Estas transacciones y registros también deben mantenerse durante un cierto período de tiempo. En general, este período es de 10 años. La retención se realiza como comprobante contable o como otros registros.
Registros en efectivo
La grabación individual de los bienes no es necesaria si los productos tienen un valor bajo. Sin embargo, deben conservarse las cintas registradoras de ventas, los recibos y otros documentos justificativos.
Nota
Si los resultados se ingresan en un libro de contabilidad en el mismo día laboral, muchos emprendedores no consideran necesario llevar registros en este sentido. Sin embargo, esto sería útil si Deficiencias de efectivo se descubrieron a través de una auditoría. Mediante notas realizadas, el empresario podría entender cómo se llegó al resultado correspondiente registrado el día X.
Registros digitales para transacciones en efectivo
Los registros de transacciones en efectivo creados por el sistema de procesamiento de datos deben estar siempre disponibles y visibles durante el período de retención. También debería ser posible evaluar los datos mediante máquinas y leerlos fácilmente.
Inspección en efectivo – ¿cómo debo comportarme correctamente?
Mientras tanto, los empresarios deben esperar que la administración fiscal aparezca de repente en su puerta en cualquier momento. ¡Y hasta sin avisar! Estos pueden realizar de forma completamente individual una auditoría de efectivo, que puede ser callrealizada de forma remota. Kassen-Nachschau (Inspección en efectivo). Para la administración fiscal, este cambio de ley tiene como objetivo permitir que las discrepancias puedan ser aclaradas más rápidamente. ¿Pero ¿cómo debo comportarme si un auditor de repente golpea la puerta de la tienda?
En primer lugar, el auditor debe, por supuesto, ser tratado de la misma manera que los clientes lo son día a día. Después de todo, estas personas solo están cumpliendo su trabajo. Pero: En cualquier caso, solicite ver el servicio Recopile un documento y anote el nombre del inspector y sus datos de contacto. Los empresarios tienen derecho a ello en cualquier caso y deben aprovecharse de él. ¿Y ahora qué?
Pídale al auditor que tenga un poco de paciencia. ¿Con qué fundamento? Sin el consentimiento del asesor fiscal, no quiere dar información. Datos de taquilla. Puedes informarle sobre la visita del auditor y preguntarle si podría estar presente durante la inspección de los fondos. Por supuesto, como estas son inspecciones no anunciadas, requiere un poco de suerte que el asesor fiscal esté presente media hora más tarde.
Si el asesor fiscal no tiene tiempo, hay que dejar que el auditor acceda a la caja registradora. Él hará copias y evaluará los datos cuando lea la caja registradora. Debes conservar exactamente las mismas copias que el auditor lleva consigo. ¿Por qué? Si el auditor encuentra alguna deficiencia, es más fácil actuar en consecuencia porque tienes los mismos documentos.
¡Cuidado con las estafas!
Es bueno saber: una inspección en efectivo no cuesta nada y el auditor no tiene derecho a exigir honorarios por posibles problemas. deudas fiscales Pagos. Si lo hace, debe informar inmediatamente a la policía. Los auditores enviados por la oficina fiscal no piden dinero. De lo contrario, puede suponerse que se trata de una estafa. Desafortunadamente, estos casos ocurren en la práctica y muchas personas siguen cayéndoles en ellas.
Fuentes de errores en la auditoría de efectivo
Si la administración fiscal detecta errores en la gestión de los fondos, puede estimar los ingresos y los gastos. Sin embargo, si el alcance de las deficiencias es pequeño, no llegará inmediatamente a extremos extremos. Errores típicos Sin embargo, debería conocerse para evitarlas:
- Los movimientos de efectivo se registran accidentalmente dos veces o incorrectamente.
- Se pierden los recibos
- Entradas sin vales
- Retiros privados sin recibo
- No registro oportuno de las transacciones del libro de caja
- Entradas ilegibles
- No se guarda un recibo al final del día (aplicable a los cajeros automáticos electrónicos)
- Se olvidó de contar el dinero en efectivo (también llamado moneda).
- Salidas de efectivo elevadas e incoherentes durante varios meses
- Saldo de caja negativo
- Archivos de datos no legibles
- Se perdieron registros importantes o no se mantenían a tiempo.
- Los saldos en efectivo siempre se mostraban redondeados hacia arriba o hacia abajo.
- El software de caja registradora no está certificado
Si se detectan errores, por supuesto, siempre dependerá del caso individual. Los que no mantienen libros de contabilidad adecuados pueden, en el peor de los casos, ser amenazados con Procedimientos fiscales penales. También son concebibles otras sanciones.
Conclusión
En Alemania, mantener un registro de efectivo adecuado es obligatorio. De acuerdo con la nueva legislación, la administración fiscal puede realizar controles sin previo aviso. Por lo tanto, vale la pena abordar la cuestión de los libros de contabilidad obligatorios y la gestión adecuada del efectivo desde una etapa temprana. De esta manera, se pueden evitar generalmente errores y superar las auditorías. El tipo de contabilidad de efectivo que mejor se adapta a una empresa se puede decidir de forma individual. Sin embargo, la variante EDP ya es muy común y establecida.