In diesem Artikel gehen wir auf die Frage ein, welche grundlegenden Kenntnisse im Bereich der Buchhaltung erforderlich sind, um im Alltag als selbstständiger Unternehmer entspannt umgehen zu können. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in fünf Schritten und ohne großen Aufwand lernen können, sich mit Buchhaltung zu beschäftigen und die Grundlagen zu erlernen.
Was ist Buchhaltung?
Die Buchhaltung verzeichnet und analysiert alle Zahlungsströme innerhalb eines Unternehmens. Der Begriff stammt aus der früheren Praxis, diese in Buchform zu verzeichnen, handschriftlich zu notieren und nach Rechnungen zu sortieren. Heute werden dazu hauptsächlich Softwarelösungen oder IT-Systeme eingesetzt. Mithilfe dieser können Lohn- und Gehaltszahlungen, Einnahmen und Ausgaben, Bilanzendarstellungen und andere Buchhaltungstätigkeiten schnell erledigt werden.
Warum ist die Buchhaltung für Sie wichtig?
Selbstständige, Unternehmer und auch Freiberufler entscheiden nicht für oder gegen die Buchhaltung; sie sind gesetzlich dazu verpflichtet. Allerdings in unterschiedlicher Weise, da eine Unterscheidung zwischen:
- einfache Buchhaltung (Freiberufler, kleine Unternehmer, sogenannte “kleine Händler”)
- Doppelte Buchführung (Unternehmen mit einem bestimmten Umsatz oder einer bestimmten Rechtsform, sogenannte “Vollkaufleute”)
- Kameralistische Buchhaltung (vor allem bei öffentlichen Behörden, die mit zugewiesenen Budgets arbeiten müssen)
Die Pflicht zur Buchhaltung ergibt sich grundsätzlich für jeden Gewerbetreibenden aus § 238 des Handelsgesetzbuches (HGB). Hier ist zusätzlich festgelegt, dass die Buchhaltung derart gestaltet sein muss, “dass sie einem Sachverständigen eine Übersicht über die Geschäftsvorgänge und die Lage der Gesellschaft innerhalb einer angemessenen Frist vermitteln kann. Es muss möglich sein, die Geschäftsvorgänge in ihrer Herkunft und Verarbeitung nachzuverfolgen.”
Der Begriff “Händler”, auf den die gesetzlichen Anforderungen Bezug nehmen, kann hier in einem weiteren Sinne verstanden werden. Dies liegt daran, dass jede Person, die im geschäftlichen Bereich tätig ist und einen gewissen Einkommen erwirtschaftet, als Händler gilt. Darüber hinaus gelten andere Gesetze. Zum Beispiel die Gesetze des Einkommensteuergesetzes oder des Steuerkodexes, die festlegen, wer verpflichtet ist, Buchhaltung zu führen und in welcher Form.
Aber selbst wenn diese Gesetze nicht existierten, ist es auch wichtig für Kleinunternehmer, Freiberufler und Start-ups, einen Überblick darüber zu erhalten, ob und wie das Geschäft läuft und wie es von vornherein optimiert werden kann. Und genau das ist die Aufgabe der Buchhaltung.
5 Schritte, um ein Buchhaltungsfachmann zu werden
Ob Sie die Buchhaltung selbst erledigen oder sie an einen externen Dienstleister delegieren, es lohnt sich immer, die Grundlagen zu erledigen, um Fehler zu vermeiden. Leider ist es nicht ungewöhnlich, dass Freiberufler oder Selbstständige erst zu spät erkennen, dass
Ausgaben und Einkünfte stehen nicht in einem profitablen Verhältnis zueinander.
Sie erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht, weshalb sie mit Steuerschulden oder hohen zusätzlichen Gebühren und Fälligkeitsgebühren rechnen müssen.
Auch wenn das Thema zunächst etwas langweilig erscheinen mag, mit der richtigen Anleitung und Software, die die Routinearbeit von Ihnen abnimmt, werden Sie schnell die Grundlagen der Buchhaltung erlernen können. Es gibt Programme, die speziell auf Sie zugeschnitten sind, wie z. B. Buchhaltungssoftware für KMU, Freiberufler und mehr!
Schritt 1: Die Grundlagen klären
Wie bereits erwähnt, unterscheidet sich der Gesetzgeber bei der Pflicht zur Einzel- und Zweistufigen Buchführung. Im engeren Sinne kann nur die Zweistufige Buchführung als Buchhaltung bezeichnet werden.
Folgende Personen sind verpflichtet, eine Einzelbuchhaltung zu führen:
- Selbstständige, unabhängig von der Höhe ihrer Umsätze und Gewinne. Wer davon ausgenommen ist, ist in § 18 EStG geregelt.
- Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
Doppelte Buchhaltung ist obligatorisch für
- Unternehmen und Handwerker mit einem Jahresumsatz von 600.000 € oder mehr oder einem Jahresgewinn von 60.000 € oder mehr.
- Unternehmen, die aufgrund ihrer Rechtsform in das Handelsregister eingetragen sein müssen.
Freelancer, die vergleichbare Einnahmen- oder Umsatzzahlen erzielen, können sich auch freiwillig einer doppelten Buchführung und der dazugehörigen Bilanzerstellung verpflichten. Dies liegt daran, dass die Bilanzbuchhaltung in einigen Fällen Vorteile bietet, beispielsweise bei der Abschreibung oder Bewertung von Vermögenswerten.
Wenn Sie sich als Freiberufler im Handelsregister registrieren möchten, können Sie dies freiwillig beantragen. Allerdings verpflichten Sie sich dann zur Doppelbuchhaltung.
Aber zunächst einmal zurück zu den Grundlagen: Die erste Frage lautet sicherlich: Was genau ist der Unterschied zwischen der Einzel- und der Doppelbuchhaltung?
Einfache Buchhaltung über die Gewinn- und Verlustrechnung (EÜR)
Mit einfacher Buchhaltung muss man im Grunde nur fleißig Rechnungen sammeln und Einkommen und Ausgaben vergleichen. Alles in einer Form, die für Außenstehende verständlich ist. Selbst mit einfacher Buchhaltung muss man das Dateisystem gut sortieren und ein transparentes System für die Zuordnung von Rechnungsnummern und der Zuordnung von Rechnungen entwickeln.
Sie müssen außerdem wissen, welche Ausgaben Sie von Ihrem Einkommen abziehen können, um Ihren Jahresgewinn zu ermitteln. Wenn Sie Umsatzsteuer zahlen müssen, gibt es auch die Frage, welche Steuersatzart anzuwenden ist – üblicherweise 19% für Waren und Dienstleistungen und 7% für Lebensmittel und kreative Dienstleistungen, die Urheberrechte schaffen.
Am Ende des Jahres erstellen Sie dann die Gewinnüberschussrechnung und fügen sie Ihrer Einkommensteuererklärung hinzu. Was am Ende auf der Kreditseite übrig bleibt, ist Ihr Gewinn. Eine Bilanz der Vermögenswerte oder eine Bestandsaufnahme sind nicht erforderlich.
Doppelte Buchhaltung: Kontenzuordnung und Bilanzierung.
Die doppelte Buchführung ist komplizierter, aber auch Laien verständlich. Jede Geschäftsvorgang Ihrer Firma muss in den Buchhaltungsdatenbanken erfasst und einem Konto zugeordnet werden. Die Kontoverknüpfung bestimmt, zu welchem Konto eine Geschäftsvorgang gebucht werden soll. Sie können das Buchhaltungsdokument mit einem Stempel oder einem Computeraufkleber voreingeben. Auf der Grundlage der Daten der ursprünglichen Kontoverknüpfung weiß die Buchhaltungsabteilung, zu welchem Konto das Dokument gebucht werden soll. Hierfür benötigt die Buchhaltungsabteilung die folgenden Daten aus einem Buchungsvorgang:
- Datum der Veröffentlichung und Veröffentlichungsnummer
- Dokumentnummer und Datum
- Texten posten
- Betrag
Neben der Kontenzuordnung umfasst die doppelseitige Buchführung auch die Erstellung eines Gewinn- und Verlustrechnungsberichts sowie eines Bilanzbuchs.
Bestandsrechnungen repräsentieren bestehende Werte
Die verschiedenen Konten, die Sie für Ihre Buchhaltung festlegen, umfassen Bestandskonten und Gewinn- und Verlustrechnungen. Die Bestandskonten repräsentieren die aktiven und passiven Vermögenswerte Ihres Unternehmens. Hier werden beispielsweise Bargeld auf Lager, Anlagevermögen, Grund und Boden, Maschinen, Bestände und Ähnliches erfasst. Positive Werte werden als Vermögenswerte und Verbindlichkeiten (z. B. Kredite, die zurückgezahlt werden müssen) als Verbindlichkeiten ausgewiesen. Die Vergleichszusammensetzung bildet die Grundlage der Jahresbilanz.
Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung verzeichnen Gewinne und Verluste aus Geschäftsvorgängen
Die Gewinn- und Verlustrechnung stellt die Dinge in die richtige Perspektive. Hier wird der Ertrag (Umsatz, Erlöse) aus den Geschäftstätigkeiten mit den notwendigen Aufwendungen (Ausgaben) verglichen. Die Vergleichung zeigt, ob und welche Gewinne oder Verluste das Unternehmen im Geschäftsjahr erzielt hat.
Somit können Sie als Faustregel nachzuvollziehen: Aktienkonten zeigen die Aktiva eines Unternehmens als aktuelle Bestände an. Die Gewinn- und Verlustrechnung liefert Informationen über Gewinne und Verluste aus Geschäftsverbindlichkeiten.
Hinweis!
Was Sie als Laien jedoch nicht tun sollten, ist, jetzt selbst solches ein System zu entwickeln. Hier lohnt sich die Investition in eine Buchhaltungsprogrammierung. Das liegt daran, dass Sie nur einmal jede Geschäftsvorgang eingeben müssen und das Programm diese dann automatisch den entsprechenden Konten zuordnet.