In questo articolo esaminiamo la questione di quali conoscenze di base occorrono in ambito contabile per poter affrontare la quotidianità come imprenditore in modo rilassato. Ti mostriamo come puoi imparare a gestire la contabilità e acquisire le nozioni di base in cinque passaggi e senza troppi sforzi.
Cos'è la contabilità?
La contabilità registra e analizza tutte le operazioni di pagamento all'interno di un'azienda. Il termine deriva dalla precedente pratica di registrarle in forma cartacea, a mano e organizzate secondo le ricevute. Oggi, soluzioni software o sistemi informatici vengono utilizzati principalmente per questo scopo. Con loro, i pagamenti di stipendi e salari, i redditi e le spese, i bilanci e altre attività contabili possono essere completati rapidamente.
Perché l'attività contabile è importante per voi?
Le persone che esercitano l'attività lavorativa autonomamente, gli imprenditori e anche i liberi professionisti non decidono a favore o contro la tenuta della contabilità, ma sono legalmente obbligati a farlo. Tuttavia, in modi diversi, poiché viene effettuata una distinzione tra:
- fatturazione semplice (libero professionisti, piccoli imprenditori, i cosiddetti “piccoli commercianti”)
- contabilità a doppia iscrizione (società con un certo fatturato o forma giuridica, detti “Vollkaufleute”)
- Contabilità cameralistica (soprattutto diffusa nelle pubbliche amministrazioni, che devono operare con budget assegnati)
L’obbligo di tenuta dei registri di contabilità nasce in linea di principio per ogni commerciante dal § 238 del Codice Civile tedesco (HGB). Qui, è inoltre previsto che la tenuta dei registri sia di tale natura “che possa fornire a un terzo esperto una panoramica delle operazioni commerciali e della situazione dell’azienda entro un periodo di tempo ragionevole. È necessario poter tracciare le operazioni commerciali nella loro origine e nella loro elaborazione.”
Il termine “commerciante”, cui si riferiscono i requisiti legali, può essere inteso in senso più ampio. Questo perché qualsiasi persona che agisce in modo commerciale e genera un certo reddito è considerata un commerciante. Inoltre, sono in vigore altre leggi. Ad esempio, quelle del diritto dell’imposta sul reddito o del codice fiscale, che stabiliscono chi è obbligato a tenere contabilità e in che forma.
Ma anche se queste leggi non esistessero, è importante per i proprietari di piccole imprese, i liberi professionisti e le start-up avere una panoramica sull’andamento dell’attività e su come essa possa essere ottimizzata fin dall’inizio. E questo è esattamente il compito della contabilità.
5 passi per diventare un professionista dell’area contabile
Se si fa la contabilità da soli o si delegare, vale sempre la pena occuparsi delle basi per evitare errori. Purtroppo, non è raro che i liberi professionisti o gli autonomi si rendano conto troppo tardi che
Le spese e i redditi non sono in relazione vantaggiosa tra loro.
Non rispettano i requisiti legali e pertanto devono aspettarsi debiti fiscali o pagamenti aggiuntivi elevati e penali di mora.
Quindi, anche se il tema può sembrare un po’ noioso, con la giusta guida e un software che ti libera dal lavoro di routine, avrai sicuramente la possibilità di affinare rapidamente le tue conoscenze di base dell’economia aziendale. Esistono programmi su misura per te, come il software di contabilità per PMI, liberi professionisti e altro ancora!
Passo 1: Clarificare i concetti fondamentali
Come già accennato all'inizio, il legislatore distingue tra la tenuta di un registro di entrate e di uscite e quella di un registro di entrate e uscite. In senso stretto, solo la tenuta di un registro di entrate e uscite può effettivamente essere definita contabilità.
I seguenti sono obbligati a tenere un registro contabile a semplice entità.
- I liberi professionisti, indipendentemente dal volume delle loro vendite e dei loro profitti. Chi è incluso è disciplinato dal § 18 EStG.
- Piccoli imprenditori ai sensi dell'articolo 19 UStG.
La tenuta di un registro contabile a doppia entrata è obbligatoria per
- Società e commercianti con un fatturato annuo di 600.000 € o più o un profitto annuo di 60.000 € o più.
- Le società che, a causa della loro forma giuridica, devono essere iscritte nel registro delle imprese.
I liberi professionisti che raggiungono livelli di guadagno o di fatturato comparabili possono anche impegnarsi volontariamente a utilizzare la contabilità a doppia voce e la relativa elaborazione del bilancio. Ciò avviene perché la contabilità a bilancio offre vantaggi in alcuni casi, come ad esempio nell’ammortamento o nella valutazione degli asset.
Se desiderate essere registrati presso il registro delle imprese come liberi professionisti, potete richiedere tale registrazione volontariamente. Tuttavia, ciò comporta l’obbligo di tenuta di un registro contabile a doppia iscrizione.
Ma prima andiamo alla base delle cose. La prima domanda è certamente: qual è esattamente la differenza tra la contabilità a singolo e a doppio registro?
Contabilità semplice tramite conto economico (EÜR)
Con una semplice contabilità, praticamente non devi fare altro che raccogliere diligentemente le ricevute e confrontare i tuoi guadagni e le tue spese. Tuttavia, tutto questo deve avvenire in una forma comprensibile agli estranei. Anche con una semplice contabilità, è necessario organizzare bene il sistema di archiviazione e sviluppare un sistema trasparente per assegnare i numeri delle fatture e assegnare le ricevute.
È inoltre necessario sapere quali spese si possono dedurre dal reddito per determinare il profitto annuale. Se si è soggetti all’imposta sulle vendite, bisogna anche decidere quale aliquota applicare: di solito il 19% per i beni e i servizi e il 7% per i prodotti alimentari e i servizi creativi che generano diritti d’autore.
Alla fine dell'anno, si crea quindi la dichiarazione sul surplus di entrate e si aggiunge alla dichiarazione dei redditi. Ciò che rimane sul lato del credito alla fine è il profitto. Non è richiesto un bilancio patrimoniale o un inventario.
Contabilità a doppia entità: assegnazione degli account e bilanciamento.
La contabilità a doppia voce è più complessa, ma comunque comprensibile anche per i non addetti ai lavori. Ogni operazione aziendale della vostra azienda deve essere registrata nei conti e assegnata a un conto. L’assegnazione del conto determina in quale conto deve essere registrata un’operazione aziendale. È possibile assegnare in anticipo il documento contabile con un timbro o un adesivo informatico. Sulla base dei dati dell’assegnazione iniziale del conto, il reparto contabile sa a quale conto deve essere registrato il documento. A tal fine, il reparto contabile richiede i seguenti dati da un documento di invio:
- Data di pubblicazione e numero di pubblicazione
- Numero del documento e data
- Pubblicazione di testo
- Importo
Oltre all’assegnazione dei conti, la contabilità a doppia iscrizione comprende anche la preparazione di una dichiarazione dei risultati finanziari e di un bilancio.
I libri titoli rappresentano i valori esistenti
Le diverse voci di bilancio che stabilite per la vostra contabilità includono le voci relative agli inventari e ai risultati di gestione. Le voci relative agli inventari rappresentano i beni attivi e passivi della vostra azienda. Per esempio, i fondi disponibili, i beni fisici, il terreno, le macchine, gli inventari e simili vengono registrati qui. I valori positivi vengono registrati come beni, i passività (ad esempio, i prestiti da restituire) come passività. La comparazione costituisce la base della bilancia annuale.
I conti di profitto e perdita registrano i profitti e le perdite derivanti dalle operazioni commerciali
I conti di profitto e perdita mettono il carro davanti al cavallo. Qui, il reddito (vendite, ricavi) delle attività aziendali viene confrontato con le spese necessarie (investimenti). Il confronto indica se e quali profitti o perdite l'azienda ha realizzato nell'esercizio finanziario.
In linea di massima, potete ricordarvi quanto segue: i conti patrimoniali riportano gli attivi di un'azienda come scorte correnti. I conti di profitto e perdita forniscono informazioni sui profitti e sulle perdite derivanti dalle operazioni aziendali.
Suggerimento!
Cosa non dovresti fare come persona non specializzata, tuttavia, è inventare da soli un sistema del genere ora. In questo caso vale la pena investire in un software di contabilità. Questo perché dovrai inserire ogni transazione aziendale una sola volta e il software le assocerà automaticamente ai rispettivi account.