En este artículo, abordamos la cuestión de qué conocimientos básicos se necesitan en contabilidad para poder afrontar la vida cotidiana como autónomo de forma relajada. Te mostramos cómo puedes aprender contabilidad y los conceptos básicos en cinco pasos y sin mucho esfuerzo.
¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad registra y analiza todas las transacciones de pago dentro de una empresa. El término proviene de la práctica anterior de registrarlas en forma manuscrita y clasificadas según las recibos. Hoy en día, las soluciones de software o los sistemas informáticos se utilizan principalmente para este propósito. Con su ayuda, los pagos de salarios y sueldos, los ingresos y los gastos, los estados financieros y otras tareas contables pueden completarse rápidamente.
¿Por qué es importante la contabilidad para usted?
Las personas que ejercen la actividad por cuenta propia, los emprendedores y también los trabajadores independientes no deciden a favor o en contra de la contabilidad, sino que están legalmente obligados a hacerlo. Sin embargo, de diferentes maneras, ya que se hace una distinción entre:
- Contabilidad sencilla (autónomos, pequeños empresarios, los llamados “comerciantes menores”)
- Contabilidad doble (empresas con un determinado volumen de negocios o una determinada forma jurídica, los llamados “Vollkaufleute”)
- Contabilidad cameralística (especialmente común en las autoridades públicas, que tienen que trabajar con presupuestos asignados)
La obligación de mantener registros financieros se aplica en principio a todos los comerciantes comerciales de acuerdo con el artículo 238 del Código de Comercio alemán (HGB). Además, se estipula que la contabilidad debe ser de tal naturaleza que “permita a un tercero experto obtener una visión general de las transacciones comerciales y de la situación de la empresa en un plazo razonable. Debe ser posible rastrear las transacciones comerciales desde su origen hasta su procesamiento”.”
El término “comerciante”, al que se refieren los requisitos legales, puede entenderse aquí en un sentido más amplio. Esto se debe a que cualquier persona que actúe comercialmente y genere cierta renta se considera comerciante. Además, existen otras leyes en vigor. Por ejemplo, las de la ley de impuestos sobre la renta o el código tributario, que estipulan quién tiene la obligación de mantener registros y en qué forma.
Pero incluso si estas leyes no existieran, también es importante que los propietarios de pequeñas empresas, los trabajadores independientes y las startups obtengan una visión general de si y cómo va el negocio y cómo se puede optimizar desde el principio. Y esa es exactamente la tarea de la contabilidad también.
5 pasos para convertirse en un profesional de la contabilidad
Ya sea que haga la contabilidad usted mismo o la delegue a alguien más, siempre vale la pena ocuparse de los aspectos básicos para evitar errores. Desafortunadamente, no es raro que los freelancers o los trabajadores por cuenta propia se den cuenta demasiado tarde de que
Los gastos y los ingresos no están en una relación beneficiosa entre sí.
No cumplen con los requisitos legales y, por lo tanto, tienen que esperar deudas fiscales o altas penalizaciones y cargos atrasados.
Así que aunque el tema pueda parecer un poco aburrido, con la orientación adecuada y un software que te ahorre el trabajo rutinario, seguramente aprenderás rápidamente los conceptos básicos de contabilidad. ¡Existen programas adaptados a ti, como software de contabilidad para PYMES, autónomos y más!
Paso 1: Clarifica los conceptos básicos
Como se mencionó al principio, el legislador distingue entre la obligación de llevar registros contables de entrada única y de entrada doble. En el sentido más estrecho, solo se puede describir como contabilidad la contabilidad de entrada doble.
Los siguientes están obligados a llevar un registro de transacciones en un solo documento:
- Los trabajadores independientes, independientemente de la cantidad de sus ventas y beneficios. La inclusión está regulada por el artículo 18 del EStG.
- Empresarios pequeños según el §19 UStG.
La contabilidad de doble entrada es obligatoria para
- Empresas y profesionales con un volumen de negocios anual de 600.000 € o más o un beneficio anual de 60.000 € o más.
- Empresas que, debido a su forma jurídica, deben estar inscritas en el registro mercantil.
Los autónomos que alcanzan niveles comparables de ingresos o volumen de negocios también pueden comprometerse voluntariamente a llevar un registro contable de doble entrada y preparar el balance correspondiente. Esto se debe a que la contabilidad de balanceo ofrece ventajas en algunos casos, como en el caso de la depreciación o valoración de los activos.
Si desea registrarse en el registro mercantil como autónomo, puede solicitarlo de forma voluntaria. Sin embargo, ello implica la obligación de llevar un registro contable doble.
Pero primero, volvamos al tema básico. La primera pregunta es, sin duda, ¿Cuál es exactamente la diferencia entre la contabilidad de entrada única y la de entrada doble?
Contabilidad sencilla mediante la declaración de ingresos (EÜR)
Con una contabilidad sencilla, básicamente no tienes que hacer nada más que recopilar diligentemente las facturas y comparar tus ingresos y gastos. Sin embargo, todo esto debe hacerse de una forma comprensible para los demás. Incluso con una contabilidad sencilla, debes organizar bien tu sistema de archivo y crear un sistema transparente para asignar números de factura y asignar recibos.
También es necesario saber qué gastos se pueden deducir del ingreso para determinar el beneficio anual. Si se aplica el impuesto sobre las ventas, también se debe determinar qué tasa de impuesto se aplicará: normalmente el 19% para los bienes y servicios y el 7% para los alimentos y los servicios creativos que generan derechos de autor.
Al final del año, se genera la declaración de superávit de ingresos y se añade a la declaración de impuestos sobre la renta. Lo que queda en el lado de los créditos al final es el beneficio obtenido. No se requiere una balance de activos ni un inventario.
Contabilidad de doble entrada: asignación de cuentas y conciliación.
La contabilidad de doble entrada es más complicada, pero aún así es comprensible incluso para los no expertos. Toda transacción comercial de su empresa debe registrarse en las cuentas y asignarse a una cuenta. La asignación de cuenta determina en qué cuenta debe registrarse la transacción comercial. Puede asignar de antemano el documento contable con un sello o pegatina informático. Sobre la base de los datos de la asignación inicial de la cuenta, el departamento de contabilidad sabe a qué cuenta debe ser asignado el documento. Para ello, el departamento de contabilidad requiere los siguientes datos del documento de envío:
- Fecha de publicación y número de publicación
- Número del documento y fecha
- Publicar texto
- Importe
Además de la asignación de cuentas, la contabilidad de doble entrada también incluye la preparación de una declaración de resultados y un balance.
Las cuentas de inventario representan los valores existentes.
Las distintas cuentas que establece para su contabilidad incluyen cuentas de inventario y cuentas de resultados. Las cuentas de inventario representan los activos activos y pasivos de su empresa. Por ejemplo, se registran aquí el efectivo en poder, los activos fijos, el terreno, la maquinaria, el inventario y similares. Los valores positivos se registran como activos, las obligaciones (por ejemplo, los préstamos que deben ser reembolsados) como pasivos. La comparación sirve de base para la balance anual.
Los estados de ganancias y pérdidas registran los beneficios y pérdidas resultantes de las transacciones empresariales
Los estados de pérdidas y ganancias ponen el carro por delante del caballo. Aquí, la ganancia (ventas, ingresos) de las actividades empresariales se compara con los gastos necesarios (gastos). La comparación muestra si y qué ganancias o pérdidas ha obtenido la empresa durante el año fiscal.
Así que como regla general, puede recordar lo siguiente: las cuentas de acciones muestran los activos de una empresa como acciones corrientes. Las cuentas de ganancias y pérdidas proporcionan información sobre los beneficios y pérdidas generados por las transacciones comerciales.
¡Consejo!
Sin embargo, lo que no debería hacer un principiante es crear usted mismo un sistema de este tipo ahora mismo. En este caso, la inversión en un software de contabilidad vale la pena. Esto se debe a que solo tiene que introducir cada transacción comercial una vez y el software la asigna automáticamente a las respectivas cuentas.