Dans cet article, nous abordons la question de la connaissance de base dont vous avez besoin en comptabilité pour pouvoir vivre votre vie quotidienne comme un indépendant en toute sérénité. Nous vous montrons comment vous pouvez apprendre les bases de la comptabilité en cinq étapes et sans beaucoup d’efforts.
Qu’est-ce que la comptabilité ?
Les systèmes de comptabilité enregistrent et analysent toutes les transactions de paiement au sein d’une entreprise. Le terme provient de la pratique antérieure consistant à les enregistrer sur papier, manuscrit et classés selon les reçus. Aujourd’hui, des solutions logicielles ou des systèmes informatiques sont principalement utilisés à cette fin. Grâce à eux, les paiements de salaires et de rémunérations, les revenus et les dépenses, les bilans de paie et d’autres tâches comptables peuvent être effectués rapidement.
Pourquoi l'audit est-il important pour vous ?
Les personnes exerçant une activité indépendante, les entrepreneurs et également les travailleurs indépendants ne décident pas pour ou contre la tenue de livres comptables ; ils sont légalement tenus de le faire. Cependant, de différentes manières, car une distinction est faite entre :
- Simple comptabilité (travailleurs indépendants, petites entreprises, les soi-disant “ petits commerçants ”)
- livraison de données comptables à double entrée (entreprises ayant un chiffre d’affaires ou une forme juridique déterminés, les soi-disant “ Vollkaufleute ”)
- la comptabilité cameraliste (surtout courante dans les administrations publiques, qui doivent travailler avec des budgets alloués)
L’obligation de tenir des comptes s’applique en principe à tous les commerçants conformément à l’article 238 du Code allemand des sociétés (HGB). Il est également stipulé que la tenue des livres doit être de nature à permettre à un tiers compétent d’obtenir un aperçu des opérations commerciales et de la situation de l’entreprise dans un délai raisonnable. Il doit être possible de retracer l’origine et le déroulement des opérations commerciales.“
Le terme “ commerçant ”, auquel se réfèrent les exigences légales, peut être compris ici dans un sens plus large. C’est parce que toute personne agissant en affaires qui génère un certain revenu est considérée comme commerçant. De plus, d’autres lois sont en vigueur. Par exemple, celles de la loi sur l’impôt sur le revenu ou du code fiscal, qui prescrivent qui est tenu de tenir des comptes et sous quelle forme.
Mais même si ces lois n’existaient pas, il est également important pour les propriétaires de petites entreprises, les travailleurs indépendants et les start-ups de disposer d’une vue d’ensemble de la performance de leurs activités et de savoir comment les optimiser dès le départ. Et c’est précisément le rôle de la comptabilité.
5 étapes pour devenir un professionnel de la comptabilité
Que vous fassiez vous-même la comptabilité ou que vous la déléguez, il est toujours utile de se familiariser avec les bases pour éviter les erreurs. Malheureusement, il arrive souvent que les indépendants ou les travailleurs indépendants ne réalisent tardivement que
Les dépenses et les revenus ne sont pas liés entre eux d'une manière profitable.
Ils ne respectent pas les exigences légales et doivent donc s’attendre à des dettes fiscales ou à des paiements supplémentaires élevés ainsi qu’à des frais de retard.
Ainsi, même si le sujet peut sembler un peu technique, avec la bonne guidance et un logiciel qui vous libère du travail routinier, vous maîtriserez rapidement les bases de la comptabilité. Il existe des programmes adaptés à vos besoins, tels que des logiciels de comptabilité pour les PME, les indépendants et bien plus encore !
Première étape : clarifier les bases
Comme mentionné au début, le législateur distingue entre la tenue de livres de comptabilité simple et de double entrée. Dans le sens étroit, seule la tenue de livres de comptabilité double entrée peut réellement être décrite comme la comptabilité.
Les personnes suivantes sont tenues de tenir un livre de comptabilité à entrée unique
- Les travailleurs indépendants, quelle que soit la valeur de leurs ventes et de leurs bénéfices. La liste des personnes concernées est régie par l’article 18 du EStG.
- Les petits entrepreneurs selon le § 19 UStG.
La comptabilité à double entrée est obligatoire pour
- Les entreprises et les artisans ayant un chiffre d'affaires annuel de 600 000 € ou plus ou un bénéfice annuel de 60 000 € ou plus.
- Les sociétés qui, en raison de leur forme juridique, doivent être inscrites au registre du commerce.
Les indépendants qui atteignent des niveaux de revenus ou de chiffre d'affaires comparables peuvent également s'engager volontairement à utiliser la comptabilité à double entrée et la préparation du bilan qui s'y rapporte. C'est parce que la comptabilité de bilan offre des avantages dans certains cas, comme dans le cas de la dépréciation ou de la valorisation des actifs.
Si vous souhaitez être enregistré au registre du commerce en tant que freelance, vous pouvez le faire volontairement. Cependant, vous vous engagez alors dans l’obligation d’une comptabilité double.
Mais d'abord, revenons aux fondamentaux. La première question est certainement la suivante : quelle est exactement la différence entre la comptabilité en une entrée et celle en deux entrées ?
Simple tenue de livres grâce au bilan d'exercice (EÜR)
Avec une comptabilité simple, vous n’avez essentiellement qu’à collecter soigneusement les reçus et à comparer vos revenus et vos dépenses. Cependant, tout cela doit se faire de manière compréhensible pour les non-professionnels. Même avec une comptabilité simple, il faut bien organiser votre système de fichiers et mettre en place un système transparent pour assigner les numéros de facture et répartir les reçus.
Vous devez également savoir quelles dépenses vous pouvez déduire de vos revenus pour déterminer votre bénéfice annuel. Si vous êtes soumis à l’impôt sur les ventes, il y a également la question de la taxe à appliquer – généralement 19% pour les biens et services et 7% pour les aliments et les services créatifs qui génèrent des droits d’auteur.
À la fin de l'année, vous créez alors la déclaration de surplus d'activité et la soumettez à votre déclaration d'impôts sur le revenu. Ce qui reste sur le côté des crédits à la fin est votre bénéfice. Un bilan d'actifs ou un inventaire n'est pas requis.
Traitement comptable à double entrée : affectation des comptes et équilibrage des comptes.
La comptabilité à double entrée est plus complexe, mais néanmoins compréhensible même pour les non-professionnels. Chaque transaction commerciale de votre entreprise doit être enregistrée dans les comptes et attribuée à un compte. L’attribution de compte détermine le compte auquel la transaction commerciale doit être enregistrée. Vous pouvez préassigner le document comptable avec un tampon ou un autocollant informatique. Sur la base des données de l’attribution initiale du compte, le service comptable sait à quel compte le document doit être enregistré. À cette fin, le service comptable nécessite les données suivantes du document de saisie :
- Date de publication et numéro de publication
- Numéro du document et date
- Publier du texte
- Montant
Outre l’attribution des comptes, la comptabilité à double entrée comprend également la préparation d’un état des résultats et d’un bilan.
Les comptes d'inventaire représentent les valeurs existantes.
Les différents comptes que vous créez pour votre comptabilité comprennent des comptes d’inventaire et des comptes de résultat. Les comptes d’inventaire représentent les actifs actifs et passifs de votre entreprise. Par exemple, les liquidités, les immobilisations corporelles, les terrains, les machines, les stocks et autres sont enregistrés ici. Les valeurs positives sont enregistrées en tant que actifs, les passifs (par exemple, les prêts à rembourser) en tant que passifs. Ces comparaisons constituent la base de la balance annuelle.
Les comptes de profit et de perte enregistrent les bénéfices et les pertes découlant des transactions commerciales
Les comptes de profit et de perte placent le chariot avant le cheval. Ici, les revenus (ventes, recettes) issus des activités commerciales sont comparés aux dépenses nécessaires (frais). Cette comparaison indique si et quels bénéfices ou pertes l’entreprise a réalisés au cours de l’exercice.
Ainsi, en règle générale, vous pouvez vous souvenir de ceci : les comptes de stocks indiquent les actifs d'une société sous forme de stocks courants. Les comptes de profit et de perte fournissent des informations sur les bénéfices et les pertes découlant des transactions commerciales.
Conseil !
Cependant, ce que vous ne devriez pas faire en tant que non-professionnel, c’est de créer vous-même un tel système aujourd’hui. Ici, l’investissement dans un logiciel de comptabilité est intéressant. C’est parce que vous n’avez besoin d’entrer que sur une seule transaction pour que le logiciel les attribue automatiquement aux comptes correspondants.