Mehrwertsteuersatz im Jahr 2021: So meistern Sie den Rückgang auf 19 Prozent

Die Mehrwertsteuerausrichtung war prinzipiell eine gute Idee. Einerseits sollte die Nachfrage nach Waren und Dienstleistungen von privaten Kunden aufgrund der niedrigeren Preise erhöht werden. Andererseits können Unternehmer, die durch die Corona-Krise finanziell belastet sind, ihre Gewinnmarge erhöhen, sofern sie den niedrigeren Mehrwertsteuersatz nicht an die Kunden weitergeben und die alten Preise beibehalten. Die Mehrwertsteuerausrichtung ist jedoch bis Ende des Jahres beschränkt, da Bundeskanzlerin Angela Merkel eine mögliche Verlängerung abgelehnt hat. 

Auslaufdatum der Mehrwertsteuersanierung: frühzeitig mit der Planung beginnen

Selbst wenn die Mehrwertsteuersanierung nur knapp vier Monate dauern wird, sollten Unternehmer bereits heute damit beginnen, ab dem 1. Januar 2021 die richtige Mehrwertsteuersatz in ihre Rechnungen aufzunehmen.

Der derzeitige Standardsteuersatz beträgt 16 Prozent Umsatzsteuer, und der ermäßigte Steuersatz beträgt fünf Prozent. Ab dem 1. Januar 2021 müssen in den Rechnungen der Standardsteuersatz von 19 Prozent und als ermäßigter Umsatzsteuersatz der sieben Prozentsteuersatz angegeben werden.
Die folgende Vorgehensweise wird empfohlen, damit die Umstellung auf die neuen Mehrwertsteuersätze ab dem 1. Januar 2021 reibungslos funktioniert:

Empfehlung 1: Gefährdete Systeme identifizieren

Identifizieren Sie die Buchhaltungssysteme, in denen die neuen Umsatzsteuersätze ab dem 1. Januar 2021 gespeichert werden müssen (z. B. elektronische Kassensysteme, PC-Kassensysteme, Buchhaltungsprogramme, Software zur Erstellung von Rechnungen). 

Empfehlung 2: Einen Termin frühzeitig vereinbaren

Fragen Sie den Hersteller dieser Produkte nach einem Termin in einem frühen Stadium, wenn die Umstellung erfolgen kann. Der Termin sollte frühzeitig vereinbart werden, da Sie am 1. Januar 2021 nicht die einzige Unternehmerin sein werden, die Hilfe bei der Anpassung der Steuersätze für die Umsatzsteuer benötigt.

• Praktischer Tipp: Wer auf der sicheren Seite bleiben möchte, sollte in der Inbetriebnahme eine Klausel enthalten, die vor einer Zahlungsverpflichtung schützt. Anders als die Ankündigung von Bundeskanzlerin Merkel kann die Verlängerung über den 31. Dezember 2020 hinausgehen und das Datum für die Anpassung durch das Spezialunternehmen ist nicht erforderlich. Am Ende bleibt abzuwarten, wie sich die Wirtschaft nach der Corona-Krise oder infolge einer befürchteten zweiten Welle entwickeln wird.

Empfehlung 3: Öffentliche Aufträge prüfen

Teilen Sie die einzelnen Leistungen, die zum Jahreswechsel noch offen sind oder bearbeitet werden, und bestimmen Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater, wie die Rechnung aussehen soll. Hintergrund: Die neuen Umsatzsteuersätze für 2021 werden erst fällig, wenn ab dem 1. Januar 2021 eine Lieferung oder Dienstleistung (abgeschlossen) erfolgt.

• Beispiel: Sie haben im Oktober 2020 eine Bestellung von einem Kunden in Höhe von 5.000 Euro erhalten, die voraussichtlich im Januar 2021 abgeschlossen werden soll. Konsequenz: Da die Leistung im Januar 2021 als erbracht gilt, müssen Sie die Rechnung mit 19 Prozent Umsatzsteuer ausweisen.
• Variante: Sie haben im Oktober 2020 eine Bestellung von einem Kunden für einen Nettobetrag von 5.000 Euro erhalten, die im Dezember 2020 abgeschlossen werden soll. Die Rechnung wird jedoch frühestens im Januar 2021 ausgestellt. Konsequenz: Da die Leistung im Dezember 2020 als erbracht gilt, müssen Sie in der Rechnung 16 Prozent Umsatzsteuer aufweisen. Die Frist der Rechnungsstellung ist bei der korrekten Umsatzsteuer-Rate irrelevant.

Empfehlung 4: Aufgaben delegieren

Da Sie als Geschäftsinhaber andere Aufgaben wahrnehmen sollten, ist es ratsam, geeignetes Personal zu wählen, das für die Umsetzung des Endes der Mehrwertsteuersenkung zuständig ist. Es wäre am besten, zwei Mitarbeiter zu haben, damit eine Ansprechperson jederzeit zur Verfügung steht.

• Praktischer Tipp: Sorgen Sie frühzeitig für eine geeignete Schulung der ausgewählten Mitarbeiter. Auch wenn der Mehrwertsteuersatz oder der Rückfall auf 19 Prozent nicht eintritt, wie erwartet, sind spezielle Schulungskurse lohnenswert. Denn irgendwann wird der Tag kommen, an dem Sie wieder auf die 19-Prozent-Steuer oder die 7-Prozent-Steuer für den Umsatz zurückgreifen müssen. Mit der frühzeitigen Schulung Ihrer Mitarbeiter können Sie sich darauf ruhig freuen.

Seien Sie vorsichtig, wenn Sie im zweiten Halbjahr 2020 über partielle Dienstleistungen absprechen.

Wenn Sie Handwerkerleistungen an Privatkunden erbringen und eine Nettobetrag plus Umsatzsteuer vereinbart haben, werden diese Kunden verständlicherweise darauf bestehen, dass die Leistung im Jahr 2020 durchgeführt wird, damit nur 16 Prozent Umsatzsteuer fällig wird.

Wenn die vollständige Erbringung des gesamten Dienstes im Jahr 2020 nicht mehr erreicht werden kann, kann die Ausführung und Abrechnung teilweiser Dienstleistungen im Zeitraum vom 1. Juli 2020 bis zum 31. Dezember 2020 in Betracht gezogen werden. In diesem Fall ist nur 16 Prozent Umsatzsteuer für die in der zweiten Jahreshälfte 2020 erbrachten Teildienstleistungen zu zahlen, und der Privatkunde muss lediglich 19 Prozent Umsatzsteuer auf den Nettobetrag der im Jahr 2021 erbrachten Dienstleistungen zahlen.

• Praktischer Tipp: Aber Vorsicht! Bei der letzten Mehrwertsteuersenkung waren die Prüfer der Steuerbehörden auf der Suche nach ’courtesy bills“. Das sind Rechnungen, bei denen teilweise Leistungen zu einem niedrigeren Umsatzsteuersatz berechnet werden, obwohl die Voraussetzungen für die Teilleistungen nicht erfüllt waren. Also vereinbaren Sie mit privaten Kunden nur mitteilbare Leistungen, wenn die Voraussetzungen tatsächlich erfüllt sind. Andernfalls werden Sie im schlimmsten Fall bei einer späteren Prüfung durch die Steuerbehörde mit dem Unterschied zwischen der niedrigeren und der höheren Umsatzsteuerrate zurückgehalten.

Um in der Zeit vom 1. Juli 2020 bis zum 31. Dezember 2020 teilweise Dienstleistungen mit 16 Prozent Umsatzsteuer fakturiert werden zu können, müssen insbesondere die folgenden vier Voraussetzungen erfüllt sein:

• Der Teildienst muss ein wirtschaftlich definierbarer Teil einer Arbeitslieferung oder eines Arbeitsdienstes sein (ökonomische Abteillichkeit).
• Der Dienstteil, falls er Teil einer geleisteten Leistung ist, muss angenommen worden sein (separater Vertragsschluss); wenn er Teil einer Leistung ist, muss er abgeschlossen oder beendet worden sein.
• Es muss vereinbart worden sein, dass entsprechende pauschale Entgelte für Teile einer Arbeitslieferung oder einer Arbeitsleistung (separater Vertrag) zu zahlen sind.
• Die Pauschalgebühr muss separat in Rechnung gestellt werden (separale Abrechnung).