Was ist ein elektronisches Arbeitszeugnis und wie funktioniert es in Deutschland?

Wenn dies von ehemaligen Arbeitnehmern oder der Arbeitsagentur verlangt wird, müssen die Arbeitgeber ein Zeugnis ausstellen. Arbeit. Das Arbeitszeugnis ist ein Formular, das unter anderem Informationen über die von dem Arbeitnehmer ausgeführten Arbeiten, den Beginn und das Ende der Arbeitszeit sowie den Grund für die Kündigung enthält und die Höhe des Gehalts anzeigt. Die Bundesagentur für Arbeit (BA) benötigt das Arbeitszeugnis, um zu entscheiden, ob Anspruch auf Arbeitslosenleistungen oder Übergangsleistungen besteht. Die Verpflichtung zur Ausstellung eines Arbeitszeugnisses ist in § 312 SGB 3 festgelegt.

Keine Papierzertifikate mehr

Bislang können Arbeitgeber das Arbeitszeugnis in Papierform an die BA senden. Seit 2014 gibt es außerdem die freiwillige Möglichkeit, das “BEA-Verfahren” (“BEA: Bescheinigungen elektronisch annehmen”) zu nutzen.

Ab dem 1. Januar 2023, laut der BA, Digitale Übertragung wird für alle Unternehmen verpflichtend sein, Unabhängig von Größe oder Branche. Daher können die folgenden Zertifikate nicht mehr in Papierform, sondern nur elektronisch versendet werden:

Arbeitszeugnis
EU-Arbeitszeugnis
Zusätzliches Einkommensnachweis

Die rechtliche Grundlage für die neue Verpflichtung ist das 7. SGB-IV-Veränderungsgesetz. Darüber hinaus, ab dem 1. Januar 2023, Die Arbeitnehmer werden nicht mehr das Recht haben, Einwände zu erheben, So erklärt die BA. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer nicht länger Einspruch gegen die elektronische Datenübertragung einlegen können. Für den Arbeitgeber besteht wiederum keine Verpflichtung, seine ehemaligen Arbeitnehmer über die digitale Übertragung ihrer Daten zu informieren. Betroffene Arbeitnehmer sollten die Druckausgabe direkt von der Personalagentur erhalten.

Wie funktioniert die BEA-Übertragung?

Laut der BA können die Mitarbeiter ihre eigene lohn- und gehaltsabrechnung Buchhaltungsoftware verwenden, um Übermitteln Sie das Arbeitszeugnis, sofern es die BEA unterstützt. Das Magazin des BA-Arbeitgebers – Factor A – erklärt, wie Arbeitgeber herausfinden können, ob dies der Fall ist: “Nutzen Sie das.“ Link zur Unterseite auf GVK-ag.de, wählen Sie unter ‘Programmtyp’ lohn- und gehaltsabrechnung Programme aus und aktivieren Sie im Überblick der Module die Option ‘Elektronische Arbeitszeugnisse der Bundesagentur für Arbeit (BEA-Verfahren)’. Sieh nun in der Liste nach, ob Ihre Software dabei enthalten ist.”

Die Personalagentur empfiehlt, den Softwareanbieter zu kontaktieren, falls Ihre eigene lohn- und gehaltsabrechnung Buchhaltungsumgebung BEA nicht unterstützt. Alternativ hätten Arbeitgeber die Möglichkeit, die Zertifikate über eine kostenlose Standardversion der Sozialversicherung im Internet (sv.net/standard (give-ag.de).

Gibt es Ausnahmen von dieser Verpflichtung?

Laut der Personalagentur ist es weiterhin möglich, Papierzertifikate für Arbeitsverhältnisse einzureichen, die bis zum 31. Dezember 2022 enden.

Was passiert, wenn der Arbeitgeber beim Ausfüllen des Formulars Fehler macht?

Arbeitgeber können das Zertifikat erneut ausfüllen und es an die Arbeitsagentur zurücksenden, falls sie bei der Inhalteinhaltung Fehler gemacht haben, erklärt die BA. In diesem Fall sollte der Arbeitnehmer über die Änderung informiert werden.

Im Folgenden finden Sie die häufigsten Fragen in der Tabelle.

Frage		Antwort
Der Dienst von BEA existiert seit 2014. Was wird sich am 1. Januar 2023 ändern?		Die Bescheinigungen müssen nun elektronisch eingereicht werden; die Einreichung in Papierform ist dann nicht mehr möglich. Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung der Arbeitswelt ist die Nutzung des digitalen Verfahrens ab dem 1. Januar 2023 aufgrund des 7. SGB IV-Gesetzesverfassungsgesetzes verpflichtend.
In welchen Fällen wird BEA eingesetzt?		Ihr Unternehmen muss die Daten für das Arbeitszeugnis nur dann übermitteln, wenn der Arbeitnehmer oder der BA dies verlangt. Durch die Übermittlung und Nutzung dieser bereits digitalisierten Daten kann die Bearbeitung des Antrags auf Arbeitslosenunterstützung und damit die Auszahlung der Leistungen schneller durchgeführt werden.
Was geschieht mit dem Recht des Mitarbeiters, sich der elektronischen Datenauslieferung zu widersetzen?		Ab dem 1. Januar 2023 gelten die Pflicht der Arbeitgeber zur Bereitstellung von Informationen und das Recht der Arbeitnehmer, der elektronischen Übermittlung zu widersprechen, nicht mehr.
Muss ich als Arbeitgeber das Zertifikat an den Arbeitnehmer übergeben?		Nein, die Mitarbeiter erhalten das Zertifikat von der BA. Dies eliminiert auch Anfragen über den Ort der Veröffentlichung des Arbeitszeugnisses, da die Mitarbeiter eine Kopie direkt von der BA erhalten.
Wie kann die elektronische Einreichung erfolgen?		Viele lohn- und gehaltsabrechnung Programme bieten eine entsprechende Funktion an. Alternativ kann die Anwendung sv.net verwendet werden.
Wie kann ich herausfinden, ob meine lohn- und gehaltsabrechnung Software die zertifizierte elektronische Übertragung von Arbeitszeugnissen bereits unterstützt?		Verwenden Sie diesen Link, um zur Unterseite zu gelangen. gkv-ag.de , Wählen Sie unter “Programmtyp” die entsprechenden lohn- und gehaltsabrechnung Buchhaltungssoftware aus und aktivieren Sie in der Übersicht der Module die Option “Elektronische Arbeitszeugnisse der Bundesagentur für Arbeit (BEA-Verfahren)”. Sieh nun in der Liste nach, ob Ihre Software dabei enthalten ist.
Was kann ich tun, wenn ich keine lohn- und gehaltsabrechnung Buchhaltungsprogramme benutze oder mein Softwareprogramm den Vorgang nicht unterstützt?		Sie können die elektronische Hilfslösung nutzen sv.net . Außerdem können Sie, wenn Sie dem Hersteller Ihrer lohn- und gehaltsabrechnung Software Ihre Notwendigkeit, BEA zu verwenden, mitteilen, diese Funktion in einer zukünftigen Version integrieren.
Ich möchte die sv.net-Software für das BEA-Verfahren verwenden. Brauche ich dazu die kostenpflichtige Comfort-Version?		Die Einreichung von Arbeitszeugnissen im Rahmen von BEA ist mit der kostenlosen Standardversion von sv.net möglich. Eine Übersicht über die weiteren Funktionen von sv.net/standard und sv.net/comfort finden Sie auf dieser Seite im Bereich “Produktbeschreibung”.
Kann ich das Arbeitszeugnis weiterhin in Papierform einreichen?		Ab dem 1. Januar 2023 ist nur eine digitale Übermittlung möglich. Dies spart Ihnen als Arbeitgeber Kosten für die Erstellung, den Druck und die Zustellung sowie Zeit, da weniger Anfragen der BA zu erwarten sind. Für Arbeitsverhältnisse, die bis zum 31. Dezember 2022 beendet wurden, bleibt die Möglichkeit, die Bewerbung in Papierform einzureichen.
Gilt die elektronische Übermittlung von Zertifikaten auch für alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche?		Ja, die Pflicht gilt für alle Arbeitsverhältnisse, die nach dem 1. Januar 2023 beendet werden. Es gibt auch keine Übergangsfrist. Für Arbeitsverhältnisse, die vor dem 31. Dezember 2022 beendet wurden, können die Bescheinigungen in Papierform eingereicht werden. In diesen Fällen wird jedoch auch eine elektronische Übermittlung empfohlen, da dies viele Vorteile mit sich bringt, wie Zeit- und Kostenersparnis sowie eine geringere Fehleranfälligkeit.
Ist BEA bereits ausreichend getestet worden?		Der Prozess wird seit 2014 auf freiwilliger Basis eingesetzt und wurde seither kontinuierlich weiterentwickelt. Er ist mittlerweile in Deutschland bei Unternehmen weit verbreitet.

Wo können Arbeitgeber Unterstützung von BEA erhalten?

Die BA empfiehlt, sich bei Fragen zu Ihrer eigenen lohn- und gehaltsabrechnung Buchhaltungssoftware an den Produkthersteller zu wenden. Fragen zu den Hilfen zum elektronischen Formular-Ausfüllen von sv.net werden beantwortet. durch die SV-Meldeportal-Support (Nachfolger von sv.net).Die BA hat außerdem eine Belebung der BEA-Hotline. Das ist kostenlos und kann unter der Nummer 0800/4555527 erreicht werden.