Si lo solicitan los antiguos empleados o la Agencia de Empleo, los empleadores deben emitir un certificado de empleo. El certificado de empleo es un documento que contiene, entre otras cosas, información sobre el trabajo realizado por el empleado, cuándo comenzó y terminó, la razón de la rescisión y el monto de los salarios. La Agencia Federal de Empleo (BA) exige el certificado de empleo para decidir sobre el derecho a recibir prestaciones de desempleo o prestaciones temporales. La obligación de emitir el certificado de empleo está estipulada en el artículo 312 del SGB 3.
No más certificados de empleo en papel
Hasta ahora, los empleadores pueden enviar el certificado de empleo a la BA en formato papel. Desde 2014 también existe la opción voluntaria de utilizar el “procedimiento BEA” (“BEA: Bescheinigungen elektronisch annehmen”).
A partir del 1 de enero de 2023, Según la BA, La transmisión digital será obligatoria para todas las empresas, Independientemente del tamaño o la industria. En consecuencia, los siguientes certificados ya no se pueden enviar en formato papel, sino solo electrónicamente:
- certificado de empleo
- Certificado de empleo de la UE
- Certificado de ingresos adicionales
La base legal para la nueva obligación es la Ley de Enmienda del SGB IV, versión 7. Además, a partir del 1 de enero de 2023, Los empleados ya no tendrán derecho a objetar, explica la BA. Esto significa que los empleados ya no podrán oponerse a la transmisión de datos por medios electrónicos. Por su parte, el empleador no tiene obligación de informar a sus antiguos empleados sobre la transmisión digital de sus datos. Los empleados afectados deberían recibir el impreso directamente de la agencia de empleo.
¿Cómo funciona la transmisión de BEA?
Según la BA, los empleados pueden utilizar su propio software de gestión de nóminas contabilidad para transmitir el certificado de empleo, siempre que este lo respalde. La revista del empleador de la BA – Factor A – explica cómo los empleadores pueden comprobar si esto es así: “Utilice esto” enlace a la subpágina en GVK-ag.de, seleccione gestión de nóminas programas en la sección ‘Tipo de programa’ y, en la sección de resumen de los módulos, marque la casilla ‘Certificados de empleo electrónicos de la Agencia Federal de Empleo (procedimiento BEA)’. Ahora consulte la lista para ver si su software está incluido.”
La agencia de empleo recomienda ponerse en contacto con el proveedor del software si su propio software de gestión de nóminas contabilidad no soporta BEA. Alternativamente, los empleadores tendrían la opción de enviar los certificados a través de un Versión estándar gratuita de la seguridad social en Internet (sv.net/standard (give-ag.de).
¿Hay alguna excepción a esta obligación?
Según la agencia de empleo, aún es posible presentar certificados en papel para los contratos de trabajo que finalicen el 31 de diciembre de 2022.
¿Qué sucede si el empleador comete errores al llenar el formulario?
Los empleadores pueden rellenar el certificado y enviarlo de nuevo a la agencia de empleo si cometen errores en su contenido, explica la BA. En este caso, el empleado debería recibir una notificación del cambio.
A continuación, en la tabla, encontrará las preguntas más frecuentes.
| Pregunta | Respuesta | |
| El servicio de BEA existe desde 2014. ¿Qué cambiará el 1 de enero de 2023? |
Ahora los certificados deben presentarse electrónicamente; la presentación en formato papel ya no es posible. Como parte de la digitalización progresiva del mundo laboral, a partir del 1 de enero de 2023, debido a la 7ª enmienda de la Ley SGB IV, el uso del proceso digital es obligatorio. |
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| ¿En qué casos se utiliza BEA? |
La empresa solo tiene que transmitir los datos para el certificado de empleo si el empleado o el BA lo solicita. Al transmitir y utilizar estos datos ya digitalizados, el proceso de solicitud de prestaciones de desempleo y, por lo tanto, la concesión de las mismas, se puede llevar a cabo de forma más rápida. |
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| ¿Qué sucede con el derecho del empleado a oponerse a la transmisión de datos por medios electrónicos? |
A partir del 1 de enero de 2023, la obligación de los empleadores de proporcionar información y el derecho de los empleados a oponerse a la transmisión electrónica dejarán de aplicarse. |
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| Como empleador, ¿debo entregar el certificado al empleado? |
No, los empleados reciben el certificado del BA. Esto también elimina las dudas sobre el paradero del certificado de empleo, ya que los empleados reciben una copia directamente del BA. |
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| ¿Cómo se puede realizar la presentación electrónica? |
Muchos gestión de nóminas programas ofrecen una función correspondiente. Alternativamente, se puede utilizar la aplicación sv.net. |
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| ¿Cómo puedo saber si mi gestión de nóminas software ya soporta la transmisión electrónica certificada de los certificados de empleo? |
Utilice este enlace para ir a la subpágina en gkv-ag.de , Seleccione los programas de gestión de nóminas contabilidad en la sección “Tipo de programa” y marque “Certificados de empleo electrónicos de la Agencia Federal de Empleo (procedimiento BEA)” en la descripción de los módulos. Ahora consulte la lista para ver si su software está incluido. |
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| ¿Qué puedo hacer si no uso software de gestión de nóminas contabilidad o mi software no soporta el proceso? |
Puede utilizar la ayuda de completación electrónica sv.net . Además, si informe al fabricante de su gestión de nóminas software de que necesita utilizar BEA, este podrá incorporar esta función en una futura versión. |
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| Me gustaría utilizar sv.net para el procedimiento de BEA. ¿Necesito la versión Premium de pago para ello? |
La presentación de certificados de empleo en el marco de BEA es posible con la versión estándar gratuita de sv.net. Una visión general de las demás funciones de sv.net/standard y sv.net/comfort se puede encontrar en esta página en la sección “Descripción del producto”. |
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| ¿Todavía puedo presentar el certificado de empleo en formato papel? | A partir del 1 de enero de 2023 solo será posible la transmisión digital. Esto ahorra dinero como empleador: en costos de creación, impresión y envío, así como tiempo, ya que se puede esperar menos solicitudes de la parte empleadora. Para los contratos de trabajo que finalizaron el 31 de diciembre de 2022, sigue siendo posible presentar la solicitud en papel. |
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| ¿La obligación de presentar certificados electrónicamente se aplica a todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector de actividad? | Sí, la obligación se aplica a todos los contratos de trabajo que terminen el 1 de enero de 2023. Tampoco existe una prórroga temporal. Para los contratos de trabajo que finalizaron antes del 31 de diciembre de 2022, los certificados pueden presentarse en formato papel. Sin embargo, en estos casos también se recomienda la transmisión electrónica, ya que aporta muchas ventajas, como ahorros de tiempo y costes y una menor vulnerabilidad a los errores. |
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| ¿Has sido suficientemente testada BEA con antelación? | Este proceso se utiliza de forma voluntaria desde 2014 y se ha desarrollado continuamente desde entonces. Actualmente está muy extendido entre las empresas en Alemania. |
¿Dónde pueden encontrar los empleadores el apoyo de BEA?
La Asociación de Administradores de Empresas recomienda ponerse en contacto con el fabricante del producto si tiene preguntas sobre su propio software de gestión de nóminas contabilidad. Las preguntas sobre la ayuda para el llenado del formulario electrónico de sv.net se responderán. por el soporte SV-Meldeportal (sucesor de sv.net).La BA también ha creado un Centrala de asistencia de BEA. Es gratuito y puede ser contactado al 0800/4555527.