Si les anciens employés ou l’Agence pour l’emploi le demandent, les employeurs doivent délivrer un certificat de emploi. Le certificat de travail est un formulaire qui contient, entre autres choses, des informations sur le travail effectué par l’employé, le début et la fin de cette activité ainsi que la raison de la cessation de travail et le montant des salaires. L’Agence fédérale pour l’emploi (BA) exige le certificat de travail pour décider de l’octroi des prestations de chômage ou de l’allocation de transition. L’obligation d’émettre un certificat de travail est prévue à l’article 312 du SGB 3.
Pas de certificats de travail papier plus
Jusqu’à présent, les employeurs pouvaient envoyer le certificat de travail au BA sous forme papier. Depuis 2014, il existe également la possibilité volontaire d’utiliser la procédure “ BEA ” (“ BEA : Accepter électroniquement les certificats ”).
À compter du 1er janvier 2023, Selon la BA, La transmission numérique sera obligatoire pour toutes les entreprises, Indépendamment de la taille ou de l’activité économique. Conformément à cela, les certificats suivants ne peuvent plus être envoyés sur support papier, mais uniquement électroniquement :
- certificat d'emploi
- Certificat d'emploi de l'UE
- Certificat de revenus supplémentaires
La base juridique de cette nouvelle obligation est la loi de modification du 7e SGB IV. En outre, à partir du 1er janvier 2023, Les salariés n’auront plus le droit de s’opposer, explique la BA. Cela signifie que les employés ne peuvent plus s’opposer à la transmission électronique de leurs données. De leur côté, l’employeur n’est pas tenu d’informer ses anciens employés de la transmission numérique de leurs données. Les employés concernés devraient recevoir le document imprimé directement de l’agence d’emploi.
Comment fonctionne la transmission BEA ?
Selon la BA, les employés peuvent utiliser leur propre logiciel de gestion de la paie comptabilité transmettre le certificat de travail, à condition qu’il soit conforme à BEA. Le magazine du patron de la BA – Factor A – explique comment les employeurs peuvent vérifier si c’est le cas : “ Utilisez ceci » lien vers la sous-page sur GVK-ag.de, sélectionnez les gestion de la paie programmes sous ‘ Type de programme ’ et cochez dans l’aperçu des modules ‘ Certificats de travail électronique de l’Agence fédérale pour l’emploi (procédure BEA)’. Puis, recherchez dans la liste pour voir si votre logiciel est inclus.”
L'agence d'emploi recommande de contacter le fournisseur de logiciels si votre logiciel de gestion de la paie comptabilité actuel ne prend pas en charge BEA. En outre, les employeurs disposeraient de la possibilité de soumettre les certificats via un système électronique. Version standard gratuite de l'assurance sociale sur Internet (sv.net/standard (give-ag.de).
Y-a-t-il des exceptions à cette obligation ?
Selon l’agence d’emploi, il est toujours possible de présenter des certificats papier concernant les relations de travail qui prendront fin le 31 décembre 2022.
Et si l'employeur commettait des erreurs lors de l'établissement du formulaire ?
Les employeurs peuvent remplir à nouveau le certificat et le renvoyer à l'agence d'emploi si ils commettent des erreurs dans sa rédaction, explique la BA. Dans ce cas, le salarié devrait recevoir une notification de la modification.
Vous trouverez ci-dessous dans le tableau les questions les plus fréquemment posées, les FAQ.
| Question | Réponse | |
| Le service BEA existe depuis 2014. Qu’y a-t-il qui changera le 1er janvier 2023 ? |
Les certificats doivent désormais être soumis électroniquement ; la présentation sous forme papier n’est plus possible. Dans le cadre de la numérisation progressive du monde du travail, l’utilisation du processus numérique est obligatoire à compter du 1er janvier 2023, conformément à la 7ème modification de la loi SGB IV. |
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| Dans quels cas est-ce que BEA est utilisé ? |
Votre entreprise n’a besoin de transmettre les données nécessaires au certificat de travail que si l’employé ou l’agent de placement le demande. En transmettant et en utilisant ces données déjà numérisées, le traitement de la demande d’allocations chômage et donc l’attribution des prestations peut être effectué plus rapidement. |
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| Que se passe-t-il quant au droit de l’employé à s’opposer à la transmission électronique de données ? |
À compter du 1er janvier 2023, l’obligation pour les employeurs de fournir des informations et le droit des salariés d’objecter à la transmission électronique ne seront plus applicables. |
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| En tant qu’employeur, dois-je remettre le certificat au salarié ? |
Non, les employés reçoivent le certificat de la BA. Cela élimine également les interrogations concernant l’endroit où se trouve le certificat de travail, car les employés reçoivent une copie directement de la BA. |
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| Comment peut-on soumettre les documents électroniquement ? |
De nombreux gestion de la paie programmes proposent une fonction correspondante. En outre, l’application sv.net peut être utilisée. |
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| Comment puis-je savoir si mon gestion de la paie logiciel prend déjà en charge la transmission électronique certifiée des certificats de travail ? |
Utilisez ce lien pour accéder à la sous-page suivante gkv-ag.de , Dans l’aperçu des modules, sélectionnez les programmes de gestion de la paie comptabilité sous “ Type de programme ” et cochez “ Certificats électroniques d’emploi de l’Agence fédérale pour l’emploi (procédures de la BEA) ”. Vérifiez maintenant dans la liste si votre logiciel est inclus. |
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| Que puis-je faire si je n’utilise pas de logiciel de gestion de la paie comptabilité ou si mon logiciel ne prend pas en charge ce processus ? |
Vous pouvez utiliser l’aide électronique de fin de phrase sv.net . De plus, si vous indiquez à l’éditeur de votre gestion de la paie logiciel que vous avez besoin d’utiliser BEA, celui-ci pourra intégrer cette fonctionnalité dans une future version. |
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| Je voudrais utiliser sv.net pour la procédure BEA. Dois-je avoir la version Premium payante pour cela ? |
La soumission des certificats de travail dans le cadre de BEA est possible avec la version standard gratuite de sv.net. Un aperçu des autres fonctionnalités de sv.net/standard et sv.net/comfort est disponible sur cette page, dans la zone “ Description du produit ”. |
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| Puis-je encore soumettre le certificat de travail sur support papier ? | À compter du 1er janvier 2023, seule la transmission numérique sera possible. Cela vous permet d’économiser : en termes de coûts de création, d’impression et d’envoi, ainsi que de temps, car on peut s’attendre à moins de demandes de la part des BA. Pour les relations de travail qui ont pris fin le 31 décembre 2022, la possibilité de soumettre la demande sur papier reste disponible. |
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| L’obligation de soumettre les certificats électroniquement s’applique-t-elle à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité ? | Oui, cette obligation s’applique à tous les contrats de travail qui prendront fin après le 1er janvier 2023. Il n’existe également aucune disposition relative à une période de transition. Pour les contrats de travail qui ont pris fin avant le 31 décembre 2022, les certificats peuvent être présentés sous forme papier. Toutefois, dans ces cas, une transmission électronique est également recommandée, car elle présente de nombreux avantages, tels que des économies de temps et de coûts ainsi qu’une moindre vulnérabilité aux erreurs. |
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| La BEA a-t-elle été suffisamment testée à l'avance ? | Ce processus est utilisé de manière volontaire depuis 2014 et a été continuellement développé depuis lors. Il est désormais bien établi parmi les entreprises en Allemagne. |
Où les employeurs peuvent-ils trouver du soutien de BEA ?
Le BA recommande de contacter le fabricant du produit si vous avez des questions concernant votre propre logiciel de gestion de la paie comptabilité. Les questions concernant l’utilisation du formulaire électronique sv.net seront répondues. par le support SV-Meldeportal (successeur de sv.net).La BA a également créé un Ligne d'assistance de BEA. Cela est gratuit et peut être obtenu au numéro 0800/4555527.