Se richiesto dagli ex dipendenti o dall’Agenzia per l’Impiego, i datori di lavoro devono rilasciare un certificato di lavoro. Il certificato di occupazione è un documento che contiene, tra l’altro, informazioni sul lavoro svolto dall’operatore, il momento in cui è iniziato e la fine del rapporto di lavoro, nonché l’importo dello stipendio. L’Agenzia Federale per l’Occupazione (BA) richiede il certificato di occupazione per decidere sulla concessione delle prestazioni di disoccupazione o dell’assegno di transizione. L’obbligo di rilasciare il certificato di occupazione è previsto dall’articolo 312 del SGB 3.
Niente più certificati di lavoro cartacei
Finora, i datori di lavoro potevano inviare il certificato di lavoro alla BA in formato cartaceo. Dal 2014 è inoltre disponibile l’opzione volontaria di utilizzare la “modalità BEA” (“BEA: Bescheinigungen elektronisch annehmen”).
Dal 1° gennaio 2023, secondo la BA, La trasmissione digitale sarà obbligatoria per tutte le aziende, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore industriale. Pertanto, i seguenti certificati non potranno più essere inviati in formato cartaceo, ma solo elettronicamente:
- certificato di lavoro
- Certificato di occupazione UE
- Certificato di reddito aggiuntivo
La base giuridica per l’obbligo nuovo è l’articolo 7 della SGB IV Amendment Act. Inoltre, a partire dal 1° gennaio 2023, I dipendenti non avranno più il diritto di opporsi, spiega la BA. Ciò significa che i dipendenti non potranno più opporsi alla trasmissione elettronica dei dati. Per l’azienda, invece, non è obbligata a informare i propri ex dipendenti sulla trasmissione digitale dei dati. I dipendenti interessati dovrebbero ricevere il documento cartaceo direttamente dall’agenzia di lavoro.
Come funziona la trasmissione BEA?
Secondo la BA, i dipendenti possono utilizzare il proprio software gestione delle paghe contabile per trasmettere il certificato di lavoro, a condizione che esso supporti BEA. Il magazine del mondo del lavoro della BA – Factor A – spiega come gli datori di lavoro possano verificare se ciò sia vero: “Utilizzate questo” link alla sottopagina su GVK-ag.de, selezionare i gestione delle paghe programmi nell’area ‘Tipo di programma’ e impostare nell’elenco dei moduli la casella ‘Certificati di lavoro elettronici rilasciati dall’Agenzia federale per l’occupazione (procedura BEA)’. Ora si può verificare nella lista se il software è incluso.”
L'agenzia di collocamento raccomanda di contattare il fornitore del software se il proprio sistema di gestione delle paghe contabilità non supporta BEA. In alternativa, i datori di lavoro avrebbero la possibilità di inviare i certificati tramite un servizio di posta elettronica certificata. versione standard gratuita dell'assicurazione sociale su Internet (sv.net/standard (give-ag.de).
Ci sono delle eccezioni all'obbligo?
Secondo l’agenzia per l’impiego, è ancora possibile presentare i certificati cartacei relativi ai rapporti di lavoro che si concludono entro il 31 dicembre 2022.
Cosa succede se il datore di lavoro commette errori durante la compilazione del modulo?
I datori di lavoro possono compilare nuovamente il certificato e inviarlo nuovamente all'agenzia di collocamento se commettono errori nel contenuto, spiega la BA. In questo caso, il dipendente dovrebbe ricevere una notifica della modifica.
Di seguito nella tabella sono riportate le domande più frequenti, chiamate FAQ.
| Domanda | Risposta | |
| Il servizio BEA esiste dal 2014. Cosa cambierà il 1° gennaio 2023? |
I certificati devono essere ora presentati elettronicamente; la presentazione in formato cartaceo non è più possibile. Nell'ambito della digitalizzazione progressiva del mondo del lavoro, l'utilizzo del processo digitale è obbligatorio a partire dal 1° gennaio 2023 in virtù dell'articolo 7 della Legge di emendamento SGB IV. |
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| In quali casi viene utilizzata la BEA? |
La vostra azienda deve trasmettere i dati relativi al certificato di occupazione solo su richiesta dell’interessato o del beneficiario della prestazione. Trasmettendo e utilizzando questi dati già digitalizzati, il trattamento della domanda di disoccupazione e quindi l’erogazione delle prestazioni può essere effettuato più rapidamente. |
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| Che cosa succede al diritto dell’interessato di opporsi alla trasmissione elettronica di dati? |
Dal 1° gennaio 2023 l'obbligo per i datori di lavoro di fornire informazioni e il diritto dei lavoratori di opporsi alla trasmissione elettronica non saranno più applicabili. |
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| Come datore di lavoro, devo consegnare il certificato al dipendente? |
No, i dipendenti ricevono il certificato direttamente dalla BA. Ciò elimina anche le domande sul luogo di conservazione del certificato di lavoro, poiché i dipendenti ricevono una copia direttamente dalla BA. |
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| Come si può effettuare la presentazione elettronica? |
Molti gestione delle paghe programmi offrono una funzione corrispondente. In alternativa, è possibile utilizzare l'applicazione sv.net. |
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| Come posso verificare se il mio gestione delle paghe software supporta già la trasmissione elettronica certificata dei certificati di lavoro? |
Utilizzate questo link per accedere alla sottopagina su gkv-ag.de , Nella panoramica dei moduli, selezionate i programmi gestione delle paghe contabili sotto la voce “Tipo di programma” e selezionate “Certificati di lavoro elettronici dall’Agenzia federale per l’occupazione (procedura BEA)” per verificare se il vostro software è incluso nell’elenco. |
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| Cosa posso fare se non uso un software di gestione delle paghe contabilità o il mio software non supporta il processo? |
È possibile utilizzare l'aiuto elettronico per la compilazione sv.net . Inoltre, se comunichi al produttore del tuo gestione delle paghe software che hai bisogno di utilizzare BEA, questi potrà integrare questa funzione in una futura versione. |
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| Vorrei utilizzare sv.net per la procedura BEA. Ho bisogno della versione Comfort a pagamento per questo? |
La presentazione dei certificati di lavoro nel quadro di BEA è possibile con la versione standard gratuita di sv.net. Un'overview delle altre funzioni di sv.net/standard e sv.net/comfort è disponibile su questa pagina nell'area “Descrizione del prodotto”. |
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| Posso ancora inviare il certificato di lavoro in formato cartaceo? | Dal 1° gennaio 2023 sarà possibile solo la trasmissione digitale. Questo vi consente di risparmiare come datore di lavoro: sui costi di creazione, stampa e spedizione, oltre che sul tempo, poiché si prevedono meno richieste da parte del BA. Per i rapporti di lavoro conclusi entro il 31 dicembre 2022, rimane la possibilità di presentare la domanda in formato cartaceo. |
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| L’obbligo di presentare i certificati elettronicamente si applica a tutte le aziende, indipendentemente dalla dimensione o dal settore di attività? | Sì, l’obbligo si applica a tutti i rapporti di lavoro che si concludono dopo il 1° gennaio 2023. Non è prevista inoltre alcuna proroga del periodo transitorio. Per i rapporti di lavoro conclusi prima del 31 dicembre 2022, i certificati possono essere presentati in formato cartaceo. Tuttavia, in questi casi si consiglia anche la trasmissione elettronica, poiché offre numerosi vantaggi, come tempi e costi di risparmio e una minore suscettibilità agli errori. |
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| È stata la BEA sufficientemente testata in anticipo? | Questo processo viene utilizzato su base volontaria dal 2014 e viene continuamente sviluppato. Oggi è ormai consolidato tra le aziende tedesche. |
Dove gli imprenditori possono trovare supporto da BEA?
La BA raccomanda di contattare il produttore del prodotto se avete domande riguardo al proprio software di gestione delle paghe contabilità. Le domande relative all'assistenza per la compilazione elettronica del modulo sv.net verranno risposte. dal supporto SV-Meldeportal (successore di sv.net).La BA ha inoltre istituito un Linea diretta di BEA. È gratuito e è possibile contattarlo al numero 0800/4555527.