Buchhaltung – So erstellen Sie einen One-Stop-Shop für Ihr Unternehmen

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Allgemeine Informationen zum OSS-Verfahren

Das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) ist eine Sonderregelung im Hinblick auf die Mehrwertsteuer, die sich an inländische Unternehmen richtet. Ab dem 01.07.2021 können registrierte Unternehmen zentral beim Bundeszentralamt für Steuern Meldungen über die von der Sonderregelung betroffenen Transaktionen abgeben.

Welche Geschäftsbeziehungen sind betroffen?

Das OSS-Verfahren richtet sich an Unternehmen, die ihren Sitz in Deutschland haben und in anderen EU-Ländern kostenpflichtige Dienstleistungen für Privatpersonen erbringen oder grenzüberschreitende Fernabsatz von Waren innerhalb der EU durchführen.

Was bedeutet ein intra-gemeinschaftlicher Fernabsatz?

Ein grenzüberschreitender Fernabsatz ist die Lieferung von Waren an eine Privatperson in einem anderen EU-Land.

Wie funktioniert die Befreiung für kleinere Unternehmen?

Für den grenzüberschreitenden Fernabsatz bis zum 01.07.2021 hatte jedes EU-Land seine eigenen Liefergrenzen, die nur Lieferungen in das jeweilige Land umfassten. Seit dem 01.07.2021 gilt für die Befreiung gemäß dem OSS-Verfahren nur ein einheitlicher EU-Liefergrenzwert von 10.000,00 EUR.

Für die Anwendung der Befreiung müssen die folgenden drei Bedingungen erfüllt sein:

• Das Lieferunternehmen hat seinen Sitz in nur einem EU-Mitgliedstaat.
• Der erzielte Umsatz umfasst Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienste sowie Dienstleistungen, die per elektronischen Weg oder im Rahmen grenzüberschreitender Fernabsatz erbracht werden.
• Der Gesamtumsatz der unter Ziffer 2 genannten Verkäufe beträgt im laufenden Kalenderjahr und im Vorjahr weniger als 10.000,00 EUR.

Welche Mehrwertsteuersatzangabe ist auf den Rechnungen zu finden?

Wenn Sie die oben beschriebene Ausnahme nutzen, können Ihre Rechnungen mit dem Deutsche Umsatzsteuer. Nur so viel: Die Meldung erfolgt über Ihre Vorab-Steuerrückerstattung.

Wenn Sie die Liefergrenze von 10.000,00 EUR netto überschreiten oder von vornherein beschließen, die Befreiung nicht zu nutzen, führen Sie stets Ihre Rechnungen mit der Mehrwertsteuersatz des Ziellandes aus, wenn die Lieferungen an Privatpersonen erfolgen.

Die richtige Art und Weise, Distanzverkäufe in der Buchhaltung zu behandeln.

In diesem Absatz gehen wir davon aus, dass Sie bereits die EU-Liefergrenze von 10.000,00 EUR netto überschritten haben oder dass Sie freiwillig die Anwendung der Befreiungsregel abgelehnt haben. Im Folgenden werden verschiedene Steuersituationen dargestellt. Die hier ausgewählten Ländernamen dienen lediglich als Beispiele. In den Beispielen ist Deutschland als das Land angegeben, in dem das Unternehmen ansässig ist. Polen und Frankreich sind Beispiele für alle EU-Länder.

Die unterschiedlichen Meldepflichten für die Mehrwertsteuer

Da der Umsatz aus der Lieferung steuerpflichtig ist, wo die Lieferung endet, ist Ihr Umsatz aus dem Fernabsatz in dem Land, in dem Sie liefern, mit der Mehrwertsteuer belegt. Wie Sie die zu zahlende Umsatzsteuer jedoch melden müssen, hängt jedoch von verschiedenen Faktoren ab. Für die Buchhaltung ist es wichtig, Steuerfragen klar zu unterscheiden. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, für jeden der folgenden Steuerfälle einen separaten Umsatzzähler zu erstellen. Die hier genannten Posteingangsnummern stammen aus SKR03. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der Posteingangsnummern auch in SKR04.

Szenario 1: Lieferung aus Deutschland nach Deutschland

Hier spielt es keine Rolle, ob die Lieferung an eine Privatperson (B2C) oder an ein Unternehmen (B2B) erfolgt. Die Verkäufe unterliegen der deutschen Mehrwertsteuer Deutsche Umsatzsteuer und werden in der Vorab-Momssteuererklärung dem deutschen Finanzamt gemeldet.

Szenario 2: Lieferung aus Deutschland nach Polen an eine Privatperson

In diesem Fall endet die Lieferung in Polen und ist daher mit der polnischen Mehrwertsteuer zu belegen. Die Verkäufe werden anhand des neu eingeführten OSS-Verfahrens gemeldet. Eine Einnahmenrechnung für diese Verkäufe könnte beispielsweise die Einnahmen PL/OSS (8322 I 4322)* sein und auf dem Referenzkonto Verkäufe/Einnahmen Lieferungen an Privatpersonen in einem anderen EU-Land (8320 I 4320)* basieren.
*(SKR03 | SKR04)

Szenario 3: Lieferung aus Deutschland nach Polen an ein Unternehmen

Diese Transaktion ist eine intra-gemeinschaftliche Lieferung. Wenn Sie die Umsatzsteuer-ID Ihres Kunden kennen und diese auf der Rechnung angeben, wird die Steuerlast von Ihnen auf den Empfänger der Dienstleistung übertragen. Sie erheben keine Umsatzsteuer und verweisen auf das “Reverse-Charge”-Verfahren. Sie melden diesen Umsatz dennoch an der Steuerbehörde als Teil Ihrer zusammenfassenden Meldung in Deutschland. Sie erfassen diesen Umsatz im Rahmen Ihrer Umsatzsteuermeldung in Deutschland unter der Nummer “Umsatzsteuer” (8125 I 4125)*. Weitere Informationen zu intra-gemeinschaftlichen Lieferungen finden Sie in unserem Steuer-Wiki.
*(SKR03 | SKR04)

Szenario 4: Lieferung aus Polen nach Polen

Wenn Sie ein Lager in einem anderen EU-Land haben oder einen Fulfillment-Dienstleister nutzen, der Ihre Waren in einem anderen EU-Land lagert und von dort aus versendet, müssen Sie in diesem Land die Mehrwertsteuer anmelden. Da es in diesem Beispiel keine grenzüberschreitende Warenbewegung gibt, sind die Verkäufe in Polen mit polnischer Mehrwertsteuer steuerpflichtig. Wie in Szenario 1 gilt auch hier: Es ist irrelevant, ob die Lieferung an eine Privatperson oder eine Firma erfolgt. Der Bericht wird in der lokalen polnischen Vorsteuererklärung abgegeben. Beispielweise könnte der Umsatzposten „Revenues PL/PL“ (8332 I 4332)* lauten und sich auf dem Steuerformular „Sales/Revenues Deliveries to Private Taxable in Other EU Country“ (8320 I 4320) stützen.
*(SKR03 | SKR04)

Szenario 5: Lieferung aus Polen nach Frankreich an eine Privatperson

In diesem Fall endet die Lieferung in Frankreich und ist daher mit der französischen Mehrwertsteuer zu belegen. Die Verkäufe werden in Deutschland nach dem neu eingeführten OSS-Verfahren gemeldet. Eine Umsatzrechnung für diese Verkäufe könnte beispielsweise die Umsatzrechnung FR/OSS (8321 I 4321)* und auf der Grundlage des Vorlageneintrags Umsatz/Verkäufe Lieferungen an Privatpersonen in einem anderen EU-Land (8320 I 4320) sein.
*(SKR03 | SKR04)

Szenario 6: Lieferung aus Polen nach Frankreich an ein Unternehmen

Wie bereits in Szenario 4 erläutert, müssen Sie aufgrund des Außenlagers in einem anderen EU-Land eine Mehrwertsteuerregistrierung vornehmen. Dennoch handelt es sich bei dieser Transaktion um eine steuerfreie intra-gemeinschaftliche Lieferung, wobei die Steuerlast auf den Leistungsempfänger übertragen wird. Die Rechnung muss daher von Ihnen in Nettobetrag ausgefertigt werden und die Rückvergütungsvorgabe angeführt sein. Sie müssen die Transaktion außerdem in der Rechnungsstellung in Polen melden. Zum Beispiel könnte das entsprechende Posteingangskonto B2B PL (8222 I 4222)* lauten.
*(SKR03 | SKR04)

Übersicht der verschiedenen Steuerfälle

Die angegebene Kontonummer ist nur als Richtwert zu verstehen. Bitte konsultieren Sie Ihren Steuerberater. Falls bereits Kontonummern vergeben wurden, kann es zu Schwierigkeiten bei der Datenübertragung kommen.

Veröffentlichung von Umsatzsteuern aus anderen EU-Ländern

Aktuell ist es in der Buchhaltungssoftware nur möglich, die Eingaben Deutsche Umsatzsteuer direkt in den Buchungsaufbau zu übertragen. Daher stellen Sie sicher, dass Sie in jedem Fall die Eingaben mit ausländischem Mehrwertsteuersatz ohne Steuer angeben.

Abbildung 1: Die Veröffentlichung einer Geschäftsabwicklung aus Szenario 5 ohne Steuern.

Sobald Sie alle Verkäufe für einen Zeitraum ausgewiesen haben, können Sie die in dem jeweiligen EU-Land fällig gewordene Umsatzsteuer berechnen und diese anschließend im Bereich “Erweiterte Einstellungen” erneut veröffentlichen. Dazu müssen Sie die Ergebnisse der BWA bewerten –Wirtschaftliche Analyse (Geschäftserhebung) der einzelnen Verkaufsberichte (siehe Abbildung 2). Die Summe entspricht den Bruttoumsätzen im jeweiligen Land. Wenn Sie diese Summe nun durch (100 + entsprechende Mehrwertsteuersatz) dividieren und dann mit diesem Mehrwertsteuersatz multiplizieren, erhalten Sie die im jeweiligen EU-Land fällige Mehrwertsteuer.

In diesem Beispiel beträgt die Rechnung (4.641,00 EUR / (100 + 20)) x 20 = 773,50 EUR. Anschließend werden die fälligen Mehrwertsteuern im Bereich “Erweitert” gegenüber dem Mehrwertsteuersatz der Lieferungen in dem anderen EU-Land (1767 I 3817)* (siehe Abbildung 3) ausgewiesen.

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Geschäftsauswertung vom 01.09.2020 bis 30.09.2020

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Die gezeigte BWA wurde am 26. April 2022 um 10:01 Uhr erstellt.

Die Postingsdaten in der Detailansicht der Konten werden dynamisch abgerufen, indem auf das jeweilige Postingskonto geklickt wird. Die Summe der einzelnen Postingsdaten kann daher vom im Konto angezeigten Gesamtbetrag abweichen, falls Sie dennoch innerhalb des ausgewählten Evaluierungszeitraums Postings der Generationen der BWA vornehmen.

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Umsatz

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8321; Erlöse FR/OSS

8322; Erlöse PL/OSS                                                                                                    545,00 Euro

8400; Umsatz 19%                                                                                                         2453,45 Euro

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TOTAL                                                                                                                                7639,45 Euro

Abbildung 2: Anzeige der Veröffentlichungsabschlusserträge FR/OSS(8321) in BWA

Abbildung 3: Übertragung der Verrechnung der Umsatzsteuer

Hinweis: Verwenden Sie den letzten Tag des gemeldeten Quartals als Veröffentlichungstermin für die Überweisung der Umsatzsteuer, um die Gesamtsummen des folgenden Quartals nicht zu verfälschen.

Auswertung der Daten und Meldung an den BZSt

Um über den One-Stop-Shop-Verfahren zu melden, benötigen Sie die fällige Umsatzsteuer und die Nettoumsätze für jedes Land, in dem Sie im Berichtszeitraum Umsätze erzielt haben.

Bewertung durch Buchhaltungssoftware

Sobald Sie Ihre Daten wie oben beschrieben vorbereitet haben, können Sie sowohl den Nettoumsatz als auch die fällige Mehrwertsteuer direkt aus dem Kontoauszug ablesen Summen- und Saldenliste. Der Unterschied zwischen dem End- und dem Anfangsaldo im Berichtszeitraum ist der Nettoumsatz für das jeweilige Land. Die fällige Umsatzsteuer sollte als letzte Eingabe aufgeführt werden und in dem vorherigen Feld bereits berechnet worden sein. Der in unserem Beispiel zu berichtende Nettoumsatz beträgt 3.867,50 EUR und die fällige Mehrwertsteuer beträgt 773,50 EUR (siehe Abbildung 4).

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Listen mit Summen und Salden von 09.01.2020 bis 09.30.2020

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Abbildung 4: Rechnungsblatt nach Überweisung der Umsatzsteuer

Auswertung aus Ihrem Warenwirtschaftssystem, Ihrem Rechnungsdokument oder Ihrem Fulfillment-Management-Tool.

In der Regel sollten Ihr Warenwirtschaftssystem, Ihr Rechnungsdokument oder Ihr Fulfillment-Management-Tool Ihnen eine Möglichkeit bieten, OSS-relevante Umsätze zu bewerten. Die Informationen darüber, aus welchem Land die Lieferung erfolgt und welche Umsatzsteuerrate auf der Rechnung angegeben ist, erhalten Sie direkt von uns. Wenn Sie Billbee verwenden, können Sie hier nachlesen, wie Sie die OSS-Daten bewerten können.

Berichterstattung an das Bundeszentralamt für Steuern

Formulare im Rahmen des OSS-Verfahrens werden elektronisch über das Onlineportal des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) übermittelt. Eine Schnittstelle für Anträge wie BuchhaltungsButler ist noch nicht verfügbar. Die Steuererklärung für das OSS-Verfahren wird vierteljährlich bis Ende des Monats nach dem Ende des Quartals eingereicht.

Tipps und Tricks in der Buchhaltungssoftware

Diese beiden Tipps beziehen sich auf die Veröffentlichung der verschiedenen Steuerfälle und bieten sowohl ein höheres Maß an Automatisierung bei der Veröffentlichung als auch eine Verringerung des Fehlerpotenzials.

Verwenden Sie Automatisierungsregeln über Codes

Wenn Sie die Layoutoptionen Ihrer Rechnungen anpassen können, empfiehlt es sich, für jeden Steuersatz einen individuellen “Code” im Textkörper der Rechnung zu platzieren. Anschließend können Sie diese Codes als Kriterien für die Automatisierungsregeln festlegen. Auf diese Weise werden Ihre auslieferten Rechnungen automatisch erstellt.

Automatisierungsregeln und -codes können folgendermaßen aussehen:

AUTOMATISCHE BUCHUNG

Definieren Sie Workflows, die Ihre Buchhaltung weiter automatisieren.

Importieren von A/R-Rechnungen über den CSV-Import

Wenn Ihr Enterprise Resource Planning-System oder Ihr Rechnungsstellungssystem die Exportfunktion für ausgehende Rechnungen in Form von Postings ermöglicht, können Sie die oben beschriebenen Postingskonten bereits in dem upstreamen System speichern und Ihre ausgehenden Rechnungen auf diese Weise in Form von Kundenpostings an AccountingButler übergeben. Die Importfunktion für Postingskonten haben wir in unserer Knowledgebase beschrieben.

Wichtige Informationen: Bitte beachten Sie, dass keine Dokumentbilder auf diese Weise übertragen werden. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Gutscheine bereits auf dem upstream System auf auditorisch unbedenkliche Weise gespeichert sind.

Outlook

Die Inkraftsetzung des OSS-Verfahrens hat keine direkten Änderungen in der Buchhaltungsabwicklung zur Folge gehabt. Nur die Senkung und Zusammenführung der Liefergrenzen in einen einzigen EU-weiten Liefergrenzwert bedeutet, dass mehr Unternehmen als zuvor Steuerpflichtigeumsätze im Ausland erheben und melden müssen.

Wichtige Informationen: Bitte beachten Sie, dass das Thema des One-Stop-Shops in hohem Maße auf das Umsatzsteuerrecht angewendet wird. Nach §6 StBerG sind wir nur in begrenztem Umfang dazu berechtigt, Unterstützung zu leisten. Für Anfragen, die über den Inhalt dieses Wissensstandartartikels hinausgehen, wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.