Rechtliche Regelung der Rechnungsnummern
In der Regel findet man die Antwort im Gesetz. Hier: Einkommensteuergesetz, nämlich Absatz 14, der “Standard für die Ausstellung von Rechnungen”. (http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)
Der vierte Absatz regelt, was auf einer Rechnung enthalten sein muss. Dies haben wir im Artikel über die Pflichtangaben auf einer Rechnung erläutert.
In Satz vier wird dieselbe Rechnungsnummer definiert: “(…) eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die von dem Rechnungsaussteller einmal zur Identifizierung der Rechnungsnummer (Rechnungsnummer) ausgegeben wird (…)”.
Lassen Sie uns diesen Text aufklären.
Rechnungsnummer: einfach und einzigartig
Grundsätzlich: Kreativität ist schön, sollte aber nicht zwangsläufig mit der Rechnungsnummer ausgelebt werden. Besonders wenn man viele Rechnungen schreibt, kann man schnell verunsichert werden.
Je einfacher die Rechnungsnummer, desto besser.
Es ist am besten, wenn Sie sich nicht mit den Rechnungsnummern (https://debitoor.de/lexikon/rechnungsnummer) beschäftigen und sie einfach nachverfolgen können.
Tipp: Halten Sie Ihre Rechnungsnummer einfach!
Beginnen Sie mit der ersten Zahl. Wenn Sie zwei Zahlenbereiche zur Verfügung haben, können Sie eine Zahlengruppe mit einer gleichen Anzahl von Zahlen auswählen, z. B. 2,4,6,... und eine Zahlengruppe mit einer ungleichen Anzahl von Zahlen, z. B. 1,3,5,...
Nummer der Rechnung überspringen?
Die gute Empfehlung lautet ‘Nein’. Die Zahlenzahl muss aufeinanderfolgend sein. Daher sollten Sie Lücken und große Sprünge im Faktura-Nummer-Format vermeiden. Andernfalls müssen Sie nachweisen, dass Sie keine Rechnung “gelöscht” haben und dass Sie alle Transaktionen auf Ihrem Bankkonto haben. Wenn eine Zahlungseingangsbuchung nicht durch eine Rechnung abgedeckt wird, können Sie bestraft werden wegen Steuerhinterziehung.
In der Praxis hat dies zwei Vorteile:
1. Es ist für die Steuerbehörde einfach und sie muss keine unnötigen Fragen stellen.
2. Sie müssen sich vor der Steuerbehörde nicht erklären.
Wer möchte das mit der Steuerbehörde besprechen?
Einzigartiges Feature für die Rechnungsnummern
Jede Rechnung darf nur einmal ausgestellt werden. Da die Rechnungennummer gemäß dem Umsatzsteuerrecht in der Rechnung enthalten sein muss, kann sie folglich nur einmalig sein.
Das Prinzip der Einzigartigkeit hat in der Rechtsprechung höchste Priorität.
Und seien wir ehrlich: Wer möchte nicht einmalig sein?
Das Problem mit dem auslaufenden Rechnungsbuch
Ein langer Wortlaut: „Invoicing Output Book“ ist in § 238 des Handelsgesetzbuches geregelt (http://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__238.html).
Entschuldigung, wieder ein juristischer Passus. Aber laut diesem Artikel ist “(…) jeder Geschäftsmann (…) verpflichtet, Bücher zu führen und seine Geschäftsbeziehungen sowie die Vermögensverhältnisse zu diesen nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung darzulegen.”
Kurz gesagt: Sie sollten alle Ihre Rechnungen aufnehmen und diese mit Originalen sichern.
Wichtig: Die Archivierungsprinzipien legen die Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen mit einer Gültigkeitsdauer von 10 Jahren fest.
Auslaufende Rechnungssammlung und Rechnungsnummer?
Im ausgehenden Rechnungsbuch ist es hilfreich, praktisch und übersichtlich, wenn man nur eine aufeinanderfolgende Rechnungsnummer verwendet.
Sie, Ihr Buchhalter und der Steuerbeamte dürfen nicht miteinander in Berührung kommen. Gute Gefühle sind immer gut. Außerdem definiert § 238 HBG sogar, dass ein Dritter schnell auf Ihre Unterlagen zugreifen muss.
Wenn die Überprüfung eine unzumutbare Dauer in Anspruch nimmt, also eine unzumutbare Zeitspanne, wird das Finanzamt empfehlen, von vorne anzufangen und unangenehme Fragen zu stellen. Sie haben also nicht versucht, etwas zu umgehen, oder? Leider reicht eine “Nein”-Beantwortung nicht aus.
Allgemeines Prinzip: Betrachten Sie Ihre Buchhaltung mit den Augen eines Steuerbeamten.
Was ist eine nützliche Rechnungsnummer heute?
Zurück an die Spitze. Diese kleine Abwechslung wird Ihnen sicherlich dabei helfen, die ursprüngliche Frage besser zu beantworten.
Eine angemessene Rechnungsnummer ist einfach zu erstellen. Es gibt keinen Platz für übertriebene Kreativität.
Dennoch müssen Sie am Ende selbst entscheiden, was Sinn macht.
Wenn Sie beispielsweise nur 5 Kunden haben und Ihr Programm mehrere Zahlenbereiche anbietet, können Sie auch Buchstaben als Vorkürzung verwenden.
Beispiel für kreative Rechnungennummern
Für den Kunden “apple” könnte man die DATUM-Eigenschaft AP-1 verwenden. Für den Kunden “window” könnte man die DATUM-Eigenschaft FE-1 verwenden.
* Das Wichtigste: * Verwirr dich nicht.