Regulación legal de los números de factura
A menudo la respuesta se encuentra en la ley. Aquí: Ley de Impuesto sobre las Ventas, concretamente el artículo 14, el “Plano de emisión de facturas”. (http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)
El cuarto párrafo regula qué debe figurar en la factura. Hemos explicado eso en el artículo sobre la información obligatoria en la factura.
El cuarto párrafo define el mismo número de factura: “(…) un número consecutivo con una o más series de números que se emite una vez por el emisor de la factura para identificar la factura (número de factura)”.
Vamos a desentrañar este texto.
Número de factura: simple y único
En resumen: la creatividad es hermosa, pero no debería necesariamente verse reflejada en el número de factura. Especialmente cuando se escriben muchas facturas, se puede llegar a confundirse rápidamente.
Cuanto más simple sea el número de la factura, mejor.
Es mejor que no te preocupes por los números de facturas (https://debitoor.de/lexikon/rechnungsnummer) y puedas seguirlos fácilmente.
Consejo: ¡Mantén el número de tu factura simple!
Comencemos con el número uno. Si disponemos de dos rangos numéricos, podríamos elegir una serie de números pares, es decir, 2, 4, 6,... y una serie de números impares, es decir, 1, 3, 5,...
¿Oigo el número de la factura?
El buen consejo es ‘no’. El número debe ser consecutivo. En consecuencia, debe evitarse que haya brechas o grandes saltos en el número de la factura. De lo contrario, deberá demostrar que no ha “eliminado” una factura y que tiene todas las transacciones en su cuenta bancaria. Si un pago recibido no está incluido en una factura, puede ser acusado de evasión fiscal.
En la práctica esto tiene dos ventajas:
1. Es fácil para la administración fiscal y no hay que hacer preguntas innecesarias
2. No tienes que explicarte ante la administración fiscal.
¿Quién quiere discutir esto con la administración fiscal?
Algo único para los números de facturas
Cada factura solo se puede emitir una vez. Dado que el número de factura, como se ha aprendido anteriormente, debe figurar en la factura de acuerdo con la ley de impuestos sobre las ventas, por lo tanto solo puede ser único.
El principio de la unicidad tiene máxima prioridad en la jurisprudencia.
Y vamos siendo sinceros, ¿quién no quiere ser único?
El asunto de la hoja de facturas vencida
Una palabra larga: Libro de facturación; está regulado en el artículo 238 del Código Comercial (http://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__238.html).
Lo siento, otra referencia legal. Pero según esto, “(…), todo empresario (…) está obligado a llevar libros y a hacer visibles en ellos sus transacciones comerciales y la situación de sus activos, de acuerdo con los principios de una contabilidad adecuada. (…) ”
En resumen: Deberías listar todas tus facturas y respaldarlas con originales.
Importante: Los principios de la archivación estipulan la obligación de retener las facturas durante un período de 10 años.
¿Libro de facturas y número de factura anterior?
En el libro de facturas que se va a imprimir, es útil, práctico y claro si solo se utiliza un número de factura consecutivo.
No se mezclan tú, tu contador y el funcionario fiscal. Las buenas vibraciones siempre son buenas. Además, el §238 HBG incluso establece que un tercero debe poder examinar rápidamente tus documentos.
Si el proceso de verificación tarda una eternidad, es decir, un tiempo excesivo, la administración tributaria recomendará que comiences de nuevo y formule preguntas desagradables. No intentaste estafar nada, ¿verdad? Desafortunadamente, una respuesta negativa no es suficiente.
Regla general: Considere su contabilidad a través de los ojos de un fiscal.
¿Cuál es ahora un número de factura útil?
Volviendo al principio. Esta pequeña digresión seguramente te ayudará a responder mejor a la pregunta inicial.
Un número de factura razonable es fácil de encontrar. No hay lugar para una creatividad excesiva.
Sin embargo, al final, tienes que decidir por ti mismo qué es lo que tiene sentido.
Por ejemplo, si solo tiene 5 clientes y su programa ofrece varios rangos numéricos, también podría usar letras como prefijo.
Ejemplo de números de factura creativos
Para el cliente “apple” se podría escribir AP-1 fecha. Y para el cliente “window”: FE-1 fecha.
* Lo principal: * No se confunda.