Réglementation juridique des numéros de factures
Souvent, la réponse se trouve dans la loi. Voici : la loi sur la taxe sur la vente, à savoir le paragraphe 14, qui définit les “ règles générales pour l’émission des factures ”.http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)
Le quatrième paragraphe réglemente ce qui doit figurer sur une facture. Nous avons expliqué cela dans l’article concernant les informations obligatoires sur une facture.
Le quatrième paragraphe définit le même numéro de facture : “ (…) un numéro consécutif comportant une ou plusieurs séries de chiffres qui est délivré une seule fois par l’émetteur de la facture pour identifier cette dernière (numéro de facture) (…) ”.
Examinons ce texte.
Numéro de facture : simple et unique
En gros : la créativité est belle, mais ne doit pas forcément se traduire par un nombre d’affichages. Surtout lorsque vous rédigez beaucoup d’affichages, vous pouvez rapidement vous retrouver dans l’embarras.
Plus le numéro de facture est simple, mieux c'est.
Il est préférable de ne pas s’occuper des numéros de facture (https://debitoor.de/lexikon/rechnungsnummer) et de pouvoir facilement les garder sous contrôle.
Conseil : Gardez votre numéro de facture simple !
Commencez par le numéro un. Si vous disposez de deux plages de nombres, vous pouvez choisir une série de nombres pairs, c’est-à-dire 2,4,6,... et une série de nombres impairs, c’est-à-dire 1,3,5,...
Ouvrir le numéro de la facture ?
Le bon conseil est ‘ non ’. Le nombre doit être consécutif. Par conséquent, vous devez éviter les lacunes et les grands écarts dans le numéro de la facture. Sinon, vous devez prouver que vous n’avez pas “ supprimé ” une facture et que vous avez toutes les transactions sur votre compte bancaire. Si un paiement reçu n’est pas couvert par une facture, vous pouvez être accusé d’évasion fiscale.
En pratique, cela présente deux avantages :
1. C’est facile pour l’administration fiscale et il n’est pas nécessaire de poser des questions inutiles
2. Vous n’avez pas besoin d’expliquer vos activités à l’administration fiscale.
Qui veut discuter de cette question avec l'administration fiscale ?
Une particularité pour les numéros de factures
Chaque facture ne peut être émise qu'une seule fois. Étant donné que le numéro de facture, comme on vient de le voir, doit figurer sur la facture conformément à la loi sur la taxe de vente, il ne peut donc être unique.
Le principe de l’unicité occupe une place de premier ordre dans la jurisprudence.
Et soyons honnêtes, qui ne veut pas être unique ?
Le problème avec le livre de factures en cours de validité
Un mot long : Livret de facturation ; il est réglementé à l’article 238 du Code de commerce (http://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__238.html).
Je suis désolé, c’est encore un passage juridique. Mais selon cette disposition, “ (…) tout homme d’affaires (…) est tenu de tenir des livres et de rendre visibles dans ces derniers ses opérations commerciales ainsi que la situation de ses actifs conformément aux principes de la comptabilité correcte. (…) ”
En bref : Vous devez enregistrer toutes vos factures et les sauvegarder sous forme originale.
Important : Les principes d’archivage stipulent l’obligation de conservation des factures pendant 10 ans.
Livret de factures en cours de validité et numéro de facture ?
Dans le livre de factures en cours de validité, il est utile, pratique et clair de n’utiliser qu’un numéro de facture consécutif.
Vous, votre comptable et le fonctionnaire fiscal ne devez pas vous mélanger. Les bonnes vibrations sont toujours bonnes. De plus, l’article 238 HBG définit même que le tiers doit pouvoir consulter rapidement vos documents.
Si le contrôle prend une éternité, c’est-à-dire un temps indigne de la situation, l’administration fiscale vous recommandera de recommencer et vous posera des questions désagréables. Vous n’essayiez pas de tricher quelque chose, n’est-ce pas ? Malheureusement, une réponse négative n’est pas suffisante.
Règle de base : Regardez votre comptabilité à travers les yeux d’un contrôleur fiscal.
Quel est le numéro utile d’une facture aujourd’hui ?
Retour au début. Cette petite digression vous aidera certainement à répondre mieux à la question initiale.
Un numéro de facture raisonnable est facile à trouver. Il n’y a pas de place pour une créativité excessive.
Cependant, en fin de compte, vous devez décider pour vous-même ce qui est le plus logique.
Par exemple, si vous n'avez que 5 clients et que votre programme propose plusieurs plages de nombres, vous pourriez également utiliser les lettres comme préfixe.
Exemple de numéros de facture créatifs
Pour le client “ apple ”, vous pouvez écrire AP-1. Et pour le client “ window ” : FE-1.
* La chose principale : * Ne vous laissez pas confondre.