Regolamentazione giuridica dei numeri di fattura
Spesso troverete la risposta nella legge. Qui: Legge sul Iva, ovvero il paragrafo 14, il “Regolamento per la fatturazione”. (http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)
Il quarto paragrafo regola cosa deve essere riportato sulla fattura. Abbiamo spiegato questo nel paragrafo relativo alle informazioni obbligatorie sulla fattura.
Il quarto comma definisce lo stesso numero di fattura: “(…) un numero sequenziale composto da una o più serie di numeri emesso una sola volta dall’emittente della fattura per identificare la fattura (numero di fattura)”.
Facciamo luce su questo testo.
Numero della fattura: semplice e univoco
In sostanza: la creatività è bella, ma non deve necessariamente essere vissuta con il numero della fattura. Soprattutto quando si scrivono molte fatture, si può facilmente confondere.
Più semplice è il numero della fattura, meglio è.
È meglio non preoccuparsi dei numeri delle fatture (https://debitoor.de/lexikon/rechnungsnummer) e poterli tenere facilmente sotto controllo.
Consiglio: Mantieni il numero della fattura semplice!
Partiamo dal primo numero. Se disponi di due intervalli numerici, puoi scegliere una serie di numeri pari, ad esempio 2,4,6,... e una serie di numeri dispari, ad esempio 1,3,5,...
Salta il numero della fattura?
Il buon consiglio è ‘no’. Il numero deve essere sequenziale. Pertanto, è necessario evitare lacune e grandi salti nel numero della fattura. Altrimenti, è necessario dimostrare di non aver “eliminato” una fattura e di avere tutte le transazioni sul proprio conto bancario. Se un pagamento in arrivo non è previsto da una fattura, si può accusare di evasione fiscale.
Nella pratica questo ha due vantaggi:
1. È facile per l’ufficio delle imposte e non è necessario porre domande inutili
2. Non è necessario spiegare nulla all’ufficio delle imposte.
Chi vuole discuterne con l'ufficio delle imposte?
Una caratteristica unica per i numeri delle fatture
Ogni fattura può essere emessa una sola volta. Poiché il numero della fattura, come appena appreso, deve essere riportato sulla fattura in conformità alla normativa sull’imposta sul valore aggiunto, pertanto non può essere univoco.
Il principio dell’unicità ha la massima importanza nella giurisprudenza.
E andiamo onesti: chi non vorrebbe essere unico?
Il problema con il libro degli ordini scaduti
Una parola lunga: "Invoice Output Book"; è disciplinata dall'articolo 238 del Codice del commercio (http://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__238.html).
Scusate, un altro passaggio giuridico. Ma secondo questo, “(…), ogni imprenditore (…) è tenuto a tenere registri e a rendere evidenti nelle stesse le sue operazioni commerciali e la situazione dei suoi beni secondo i principi della corretta contabilità. (…) ”
Insomma: È necessario elencare tutte le fatture e conservare le copie originali.
Importante: I principi di archiviazione prevedono l’obbligo di conservazione delle fatture per un periodo di 10 anni.
Libro di fatture in corso di scadenza e numero della fattura?
Nel libro degli ordini di pagamento in uscita, è utile, pratico e chiaro utilizzare solo un numero di fattura consecutivo.
Non si mischiano voi, il vostro contabile e l’ufficiale delle imposte. Le buone vibrazioni sono sempre buone. Inoltre, l’articolo 238 HBG definisce addirittura che un terzo deve poter consultare rapidamente i vostri documenti.
Se il controllo richiede un’eternità, vale a dire un tempo irragionevole, l’ufficio delle imposte consiglierà di ricominciare da capo e di porre domande sgradevoli. Non cercavate di truccare qualcosa, vero? Purtroppo, una risposta negativa non basta.
Regola generale: Osservate la vostra contabilità attraverso gli occhi di un funzionario dell’imposta sul reddito.
Qual è il numero di fattura utile oggi?
Torna alla fine. La piccola digressione vi aiuterà certamente a rispondere alla domanda iniziale in modo migliore.
Un numero di fattura ragionevole è facile da ricordare. Non c'è spazio per una creatività eccessiva.
Tuttavia, alla fine devi decidere per te stesso cosa sia giusto da fare.
Ad esempio, se hai solo 5 clienti e il tuo programma fornisce diversi intervalli numerici, puoi anche utilizzare le lettere come prefisso.
Esemplare di numeri di fattura creativi
Per il cliente “apple” si potrebbe scrivere AP-1 data. E per il cliente “window”: FE-1 data.
* La cosa principale: * Non siate confusi.