Als Endkunde sind Sie natürlich mit dem Problem vertraut: Die Umsatzsteuer, die beim Kauf von Produkten oder Dienstleistungen – in der Regel in Höhe von 7 oder 19 Prozent – dem Nettopreis zugesetzt wird. Natürlich dürfen Unternehmen diese Steuer nicht einbehalten, sondern sie müssen sie an die Steuerbehörde weiterleiten. In der Gegenleistung können Unternehmen jedoch die Vorsteuer, d. h. die Umsatzsteuer auf die eingehenden Rechnungen, von den Steuerbehörden zurückfordern.
Statt jedoch den Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer einmal nach der Jahresumsatzsteuererklärung an die Finanzbehörde zu überweisen, müssen Unternehmer im Laufe des Jahres anhand der sogenannten Vorsteueranmeldung mehrere Male Zahlungen an die Finanzbehörden leisten.
Der Hintergrund ist einfach: Die Steuerbehörde schützt sich vor Zahlungsverzug durch die möglichen Insolvenzen von Unternehmen durch die Vorjahres-Mehrwertsteuervorlage und hat gleichzeitig einen Zinssatzvorteil gegenüber einer jährlichen Zahlung. Der Unternehmer profitiert wiederum von einer größeren Planungsunsicherheit, da er nicht “plötzlich” die hohe Gesamtsumme an die Steuerbehörde überweisen muss, nachdem das Kalenderjahr vergangen ist.
Wer muss die Vorauszahlung der Mehrwertsteuer einreichen?
Da die Einreichung der Vorsteuererklärung eine gewisse Zeit und Geld kostet, sollten Sie als Unternehmer prüfen, ob Sie nicht am Anfang die Umsatzsteuer auf Ihren eigenen Rechnungen anzeigen möchten. In diesem Fall handelt es sich um einen Kleinunternehmer.
Um die sogenannte Kleinunternehmerregelung nutzen zu können, darf der Umsatzgrenzwert von 22.000 Euro pro Jahr nicht überschritten werden. Finden Sie auf unserer Seite zur Kleinunternehmerregelung heraus, wann es sinnvoll ist, die Kleinunternehmerregelung und die Vorsteuererklärung auch bei geringer Umsatzentwicklung zu verzichten.
Wenn Sie nicht selbst Unternehmer sind, sondern einem Berufsgruppe angehören, die in § 4 des Umsatzsteuergesetzes beschrieben ist, müssen Sie die Umsatzsteuer nicht melden, indem Sie die Umsatzsteuer bei der Steuerbehörde anmelden. Als bekanntes Beispiel seien Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin zu nennen, wie sie beispielsweise von Ärzten, Naturheilkundigen oder Physiotherapeuten durchgeführt werden. In der Regel wird auf Rechnungen dieser Berufsgruppen keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
Für alle anderen Unternehmen besteht keine Möglichkeit, sich nicht vorab für die Mehrwertsteuer zu registrieren: Sie sind gesetzlich verpflichtet, die Mehrwertsteuer regelmäßig bei Ihrer Steuerbehörde zu melden.
Vorgeschriebene Registrierungsfrist: Registrieren Sie die Vorsteuer jährlich oder vierteljährlich?
Sind Sie Kleinunternehmer oder haben Sie einen Job, der von der Mehrwertsteuer befreit ist? Dann sollten Sie jetzt prüfen, wie oft Sie die Mehrwertsteuervoranmeldung jährlich bei den Steuerbehörden abgeben müssen.
Für Start-ups ist die rechtliche Situation sehr klar: Innerhalb der ersten zwei Jahre muss die Vorsteuererklärung monatlich eingereicht werden. Erst ab dem 1. Januar 2021 können neue Unternehmer die Vorsteuererklärung für den Umsatzsteuerabzug quartalsweise einreichen.
Wenn Sie die ersten zwei Jahre als Unternehmer erfolgreich überstanden haben, können Sie auf Anfrage auf eine vierteljährliche Vorsteuererklärung umsteigen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn die sogenannte Umsatzsteuerbelastung des Vorjahres nicht über 7.500 EUR liegt. Als Gründer sollten Sie dies sorgfältig prüfen, da dies viel Arbeit sparen kann. Die folgende Tabelle gibt einen guten Überblick darüber, welche Grenzwerte für welche Vorregistrierungszeiträume gelten:
| Steuerlast für das Vorjahresumsatzsteuerergebnis | Voranmeldezeitraum |
| > 7.500 Euro | monatlich |
| 1.000 – 7.500 Euro | vierteljährlich |
| < 1.000 Euro | jährlich |
Um die Umsatzsteuerbelastung des Vorjahres zu berechnen, ziehen Sie einfach die Vorsteuer aus den eingehenden Rechnungen ab, die Sie erhalten haben, von der Umsatzsteuer ab, die auf die ausgehenden Rechnungen entrichtet wurde.
Es ist übrigens sehr spannend zu sehen, dass bei sehr geringen Beträgen unter 1.000 Euro die Vorsteuererklärung im neuen Jahr ganz entfällt und die Vorlage der Umsatzsteuerrklärung nach dem Jahresende völlig ausreichend ist.
Fristen für die Vorsteuererklärung 2020 mit und ohne permanente Verlängerung
Ob die Mehrwertsteuerkontrolle vierteljährlich oder monatlich eingereicht werden muss – die Frist für die Einreichung der Mehrwertsteuerkontrolle liegt immer am 10. des folgenden Monats nach dem Ende der Vorregistrierungsfrist.
Wenn Sie die Verlängerung der Langzeitlizenz beantragt haben, haben Sie sogar noch einen weiteren Monat Zeit, um die Voranmeldung einzureichen. Die folgende Tabelle zeigt ein Beispiel für die konkreten Einreichungsfristen. Die Vorregistrierungszeit ist der jeweilige Geschäftsmonat bzw. Geschäftsquartal.
Fristen für die Voranmeldung für die Zeiträume 2019 und 2020.
| Voranmeldezeitraum | Frist für die Einreichung | Fristablauf mit Verlängerung der Dauerfrist |
|---|---|---|
| Abrechnungsfristen für monatliche Zahlungen | ||
| November 2019 (monatlich) |
10.12.2019 | 10.01.2020 |
| Dezember 2019 (monatlich) |
10.01.2020 | 10.02.2020 |
| Januar 2020 | 10.02.2020 | 10.03.2020 |
| Februar 2020 | 10.03.2020 | 10.04.2020 |
| usw. … | … | … |
| Dezember 2020 | 10.01.2021 | 10.02.2021 |
| Abrechnungsfristen für Quartalszahler | ||
| 4. Quartal 2019 (quartalsweise) |
10.01.2020 | 10.02.2020 |
| 1. Quartal 2020 (quartalsweise) |
10.04.2020 | 10.05.2020 |
| 2. Quartal 2020 | 10.07.2020 | 10.08.2020 |
| 3. Quartal 2020 | 10.10.2020 | 10.11.2020 |
| 4. Quartal 2020 | 10.01.2021 | 10.02.2021 |
Wenn der Fristablauf für die Vorsteuererklärung an einem Wochenende oder an einem Feiertag liegt, wird die Frist automatisch auf den nächsten Werktag verschoben.
Jede Firma kann ohne Begründung bei der Steuerbehörde eine Verlängerung für die Dauer von mehr als einem Jahr beantragen und wird in der Regel stets akzeptiert. Um dies zu tun, reichen Sie die Antragsunterlage elektronisch bis zum 10. Februar bei der Steuerbehörde über Elster ein, wenn Sie einen monatlichen Vorregistrierungszeitraum haben, und bis zum 10. April, wenn Sie einen vierteljährlichen Vorregistrierungszeitraum haben. Wenn Sie Ihr Unternehmen im Laufe des Jahres gründen, ist der 10. Tag des Monats der Zeitpunkt, in dem Sie zum ersten Mal eine Umsatzsteuererklärung eingereicht haben.
Um die Verlängerung der Langzeitfrist von der Steuerbehörde akzeptiert zu bekommen, müssen Sie zusätzlich zur Anmeldung auch eine Sonderzahlung in Höhe von bis zu einem Elffach der Mehrwertsteuer des Vorjahres leisten. Diese Sonderzahlung wird dann vom letzten Vorsteuerergebnis im Jahr abgezogen. Mit dieser Sonderzahlung sichert sich die Steuerbehörde zudem vor eventuellen Zahlungsrückständen.
Verpassten Sie die Frist für die Einreichung der Mehrwertsteuersatzerklärung?
Haben Sie viel zu tun gehabt und verpassten Sie die Frist zur Anmeldung für die Mehrwertsteuer? Dann muss Ihnen möglicherweise eine Verspätungsgebühr in Höhe von bis zu 10% der Mehrwertsteuer fällig werden. Darüber hinaus kann bei verspäteter Zahlung bei der Steuerbehörde ein zusätzlicher Betrag in Höhe von 1% der Mehrwertsteuer pro Monat oder einem entsprechenden Teil berechnet werden. Bei der Zahlung per Banküberweisung steht Ihnen jedoch eine dreiwöchige Nachfrist zur Verfügung.
Bei geringen Umsätzen sind solche Bußgelder noch überschaubar, aber sie hinterlassen bei den Steuerbehörden keinen guten Eindruck. Eine Steuerprüfung kann zu mehreren Straftaten führen.
Übrigens: Auch wenn Sie in einem Vorregistrierungszeitraum keine Umsatzdaten für die Mehrwertsteuer erzeugt haben, sind Sie weiterhin verpflichtet, eine Vorregistrierung einzureichen. In diesem Fall sollten Sie nicht überrascht sein, wenn Ihnen plötzlich ein Warnschreiben zugestellt wird.
Vorgeschriebene Umsatzsteuerregistrierung über ELSTER: wie es funktioniert
Unternehmer sind verpflichtet, die Mehrwertsteuerserklärung elektronisch über die Software ELSTER der deutschen Finanzbehörden zu übermitteln. In der folgenden Beschreibung erfahren Sie genau, wie dies funktioniert und worauf Sie bei der Ausfüllung der Vorsteuererklärung mithilfe von Elster besonders achten sollten.
Melden Sie sich bei Elster an, laden Sie das Zertifikat herunter und installieren Sie die Software.
Die Elster-Software gibt es in zwei verschiedenen Versionen: Sie können entweder direkt über Ihren Browser auf Elster zugreifen oder die Elster-Software auf Ihrem Computer herunterladen. Wir empfehlen die Software zu downloaden, da Sie so auch ohne Internetzugang an der Vorregistrierung für die Umsatzsteuer arbeiten können und die Wahrscheinlichkeit eines Datenverlusts geringer ist.
Wenn Sie sich noch nicht bei Elster registriert haben, besuchen Sie die Website www.elster.de und führen Sie die Registrierung nach dem ELSTER-Basisverfahren durch. Dazu müssen Sie einige persönliche Daten wie Ihre Personennummer oder Steuernummer angeben, damit Elster Sie identifizieren kann.
Nachdem Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben, erhalten Sie in den nächsten Tagen eine E-Mail von den Steuerbehörden. Der in der E-Mail enthaltene Aktivierungscode dient zur endgültigen Aktivierung Ihres Kontos und ermöglicht es Ihnen, eine pfx-Datei herunterzuladen: Ihr persönliches Authentifizierungsszertifikat. In diesem Zusammenhang müssen Sie nun auch ein PIN-Code auswählen, den Sie später im Zusammenhang mit dem Zertifikat benötigen werden. Notieren Sie sich sowohl den PIN als auch die standort Datei zur Zertifizierung – in Zukunft werden beide verwendet, um Ihre Übermittlungen über ELSTER zu identifizieren.
Nun sind Sie bereit, loszulegen: Sie können die Elster-Software nun kostenlos herunterladen und installieren, bevor Sie den nächsten Schritt zur Vorregistrierung der Umsatzsteuer unternehmen.
Füllen Sie das ELSTER-Formular vollständig aus
Starten Sie die Elster-Software und öffnen Sie das Formular für die Vorsteuererklärung. Im ersten Schritt geben Sie allgemeine Informationen über Ihr Unternehmen und die für Sie zuständige Steuerbehörde an. Anschließend müssen Sie die Vorregistrierungsfrist auswählen, für die Sie die aktuelle Mehrwertsteuervorregistrierung einreichen möchten.
Viele der folgenden Formularfelder wirken extrem kompliziert, aber die meisten davon sind für viele Menschen, die gerade erst mit dem Start eines Unternehmens beginnen, nicht relevant und müssen nicht ausgefüllt werden. Wir konzentrieren uns daher in diesem Artikel auf die wichtigsten Informationen bei der Registrierung der Umsatzsteuer über ELSTER:
- Verpflichtete Umsätze (Seite 1): Unter dem Titel “Verpflichtete Umsätze” sind zwei Felder besonders relevant für eine große Anzahl von Start-ups: Verpflichtete Umsätze bei der Steuersatzstufe 7% und Verpflichtete Umsätze bei der Steuersatzstufe 19%. Geben Sie alle Nettoumsätze an, die Sie erzielen, wobei die Steuern bei 7 oder 19% fällig sind und keine Centangaben angegeben werden.
- Abzugsfähige Eingangssteuermengen (Seite 2): Nun ist es an Ihnen, Ihre eingehenden Rechnungen zu erfassen: Im Feld “Eingangssteuermengen aus Rechnungen anderer Unternehmen […]” können die meisten Unternehmer die Eingangssteuermengen aus Rechnungen eingeben, die sie selbst an Lieferanten oder Dienstleister gezahlt haben. Das linke Feld dient der Nettobetrag der Rechnung, das rechte Feld sollte mit der entsprechenden Umsatzsteuer gefüllt werden.
Nun sind Sie fast fertig: Durchführen Sie die automatische Verifizierungsprüfung und senden Sie dann Ihre Vorsteuererklärung an die Steuerbehörde mit Ihrer PIN und dem standort Zertifikat.
Sehr wichtig: Nachdem Sie die Mehrwertsteuerrückstellung eingereicht haben, drucken Sie den Überweisungsprotokoll oder speichern Sie ihn an einem sicheren Ort, um bei eventuellen späteren Beschwerden auf der sicheren Seite zu sein.
Zielsteuersatz oder tatsächlicher Steuersatz?
Ein Thema, das bei der Registrierung der Umsatzsteuer unter den Gründer oft vernachlässigt wird, sollte hier noch einmal kurz erwähnt werden: die Frage der Ziel- und tatsächlichen Besteuerung.
Im Gegensatz zur tatsächlichen Besteuerung gilt bei der Zielbesteuerung das Fälligkeitstermin einer von dem Unternehmer ausgestellten Rechnungsformular als der Tag, an dem die Umsatzsteuer offiziell fällig wurde. Diesem Datum muss daher auch bei der Zuordnung der Verkäufe zu dem jeweiligen Vorregistrierungszeitraum für die Vorregistrierung für die Umsatzsteuer besondere Bedeutung beigemessen werden.
Wenn ein Unternehmer jedoch gemäß der tatsächlichen Besteuerung Steuern zahlt, gilt die Vorauszahlungssteuer nicht für das Rechnungsdatum der ausgegebenen Rechnung, sondern für den tatsächlichen Cashflow – d. h. den Zeitpunkt der Einlösung des Geldes auf dem eigenen Konto. Mit der tatsächlichen Besteuerung hat der Unternehmer daher einen interessanten Vorteil, den er nutzen sollte.
Übrigens ist die Art der Besteuerung für eingehende Rechnungen irrelevant: Sobald eine eingehende Rechnung erfasst wird, kann sie auch per Vorsteueranmeldung an die Steuerbehörde gesendet werden.
Und wann entscheiden Sie sich für die Art der Besteuerung? Als Unternehmensgründer haben Sie bei der Ausfüllung des Fragebogens zur Steuerregistrierung die Wahl zwischen tatsächlicher oder Zielbesteuerung. Falls einer der folgenden Kriterien erfüllt ist, kann die tatsächliche Besteuerung angewendet werden:
- Die für das Kalenderjahr prognostizierten Umsätze werden im Gründungsjahr wahrscheinlich nicht über 500.000 Euro hinausgehen.
- Der Unternehmer ist nicht verpflichtet, doppelte Buchhaltung zu führen – d. h. eine Buchhaltung
- Der Gründer ist Mitglied einer freien Berufsgruppe
Korrigierte Vorregistrierung der Mehrwertsteuer: Korrekture der Fehler
Es ist nicht ungewöhnlich, dass man erst nach der Einreichung der Mehrwertsteuer-Registrierung oder wenn der Steuerberater eine falsche Registrierung anzeigt, bemerkt, dass ein Gutschein vergessen wurde. Um dies zu verhindern, bietet Elster eine korrigierte Vorsteuererklärung an, die es ermöglicht, die korrekten Daten erneut an die Steuerbehörde zu übermitteln.
Um dies zu erreichen, füllen Sie einfach in Elster unter “Korrigierte Registrierung” den Elster-Formular aus und senden ihn dann an die zuständige Behörde. Achten Sie jedoch darauf: Eine Korrektur der Mehrwertsteuersonsteneintragung kann aus rechtlicher Sicht als Selbstauskunft gewertet werden, wonach man nicht erneut korrigierte Registrierungsdaten mitteilt, da dies weitreichende Konsequenzen haben kann.
Die jährliche Umsatzsteuervoranmeldung fasst alle vorausgegangenen Umsatzsteuervoranmeldungen zusammen.
Die Umsatzsteuervoranmeldung, die manchmal auch als Jahresumsatzsteuervoranmeldung bezeichnet wird, ist letztendlich nichts anderes als die Zusammenfassung aller Umsatzsteuervoranmeldungen eines Jahres. Alle Korrekturen müssen hier ebenfalls berücksichtigt werden, zum Beispiel falls Rechnungen vergessen werden oder Mitarbeiterbescheinigungen zu spät eingereicht werden. Stellen Sie sicher, dass es keine weiteren Unstimmigkeiten zwischen den Informationen in Ihren Vorauszahlungsangaben für die Mehrwertsteuer und der Jahresumsatzsteuervoranmeldung gibt. Solche Fehler werden von den Steuerbehörden schnell erkennbar und können zu einer Steuerprüfung führen.
Die Umsatzsteuervoranmeldung sowie die Voranmeldungen der Umsatzsteuer müssen vom Finanzamt per Magpie übermittelt werden und müssen spätestens bis zum 31. Mai des Folgejahres elektronisch eingereicht werden. Eine Verlängerung der Einreichungsfrist bis zum 30. September kann auf Antrag vom Finanzamt genehmigt werden.
Was viele nicht wissen: Selbst kleine Unternehmer, die die Kleinunternehmerregelung genutzt haben, sind verpflichtet, eine Mehrwertsteuerserklärung abzugeben, selbst wenn Sie die Umsatzsteuer nicht auf Ihre Rechnungen aufgeschlagen haben. Die Abgabe der Mehrwertsteuerserklärung über Elster erfordert für Kleinunternehmer keine großen Anstrengungen, da zusätzlich zu allgemeinen Informationen über das Unternehmen nur die Umsätze aus den letzten zwei Jahren angegeben werden müssen.
Möchten Sie die Vorsteuererklärung nicht selbst stellen? Zwei Alternativen
Schließlich stellt sich die Frage, ob es nicht möglich ist, die Arbeit der Vorregistrierung der Mehrwertsteuer zu sparen, einschließlich der Mehrwertsteuersonmeldung, indem diese an einen Steuerberater weitergeleitet oder indem eine Buchhaltungsprogramm diese Aufgabe übernimmt.
Ein Steuerberater ist sicherlich die komfortabelste Lösung. Wenn dieser letzteren die Buchhaltung bereits übernimmt und man ohnehin jeden Monat alle Rechnungen weitergeben muss, sollte man eigentlich über die Vorab-Verrechnung der Umsatzsteuer nachdenken. Die zusätzlichen Kosten sind hier gering, da neben der Buchhaltung kaum Zeit für den Steuerberater bleibt.
Wenn Sie bisher Ihre Buchhaltung manuell durchgeführt und Ihre Rechnungen in Excel-Tabellenkalkulationen geführt haben, möchten Sie aber nicht das Geld für einen Steuerberater ausgeben, kann ein Buchhaltungssoftware ein sinnvolles Mittel sein. Gute Buchhaltungssoftware – ob auf Ihrem PC oder direkt in der Cloud – verfügt heutzutage in der Regel über eine Schnittstelle zu Elster, sodass die Vorsteuererklärung und später die Umsatzsteuererklärung ohne zusätzliche Kosten an die Steuerbehörde übermittelt werden können. Und das ohne jegliche echte zusätzliche Anstrengung, vorausgesetzt, Sie haben Ihre Buchungen mit der Software von Anfang an korrekt durchgeführt.