In qualità di cliente finale, voi ne siete ovviamente a conoscenza: l’imposta sul valore aggiunto, che quando si acquistano prodotti o servizi – solitamente in misura del 7 o del 19% – viene aggiunta al prezzo netto di vendita. Naturalmente, le aziende non devono trattenere questa imposta ma devono risolverla presso l’ufficio delle imposte. A fronte di ciò, tuttavia, possono recuperare l’imposta di acquisto, ovvero l’imposta sul valore aggiunto sulle fatture in arrivo, presso le autorità fiscali.
Tuttavia, invece di trasferire la differenza tra l’imposta sul valore aggiunto e l’imposta sul valore aggiunto all’ufficio delle imposte una volta al termine della dichiarazione annuale di imposta sul valore aggiunto, gli imprenditori devono effettuare pagamenti alle autorità fiscali più volte durante l’anno in base alla cosiddetta notifica anticipata dell’imposta sul valore aggiunto.
Lo scenario è semplice: l’ufficio delle imposte si tutela contro i mancati pagamenti attraverso le possibili insolvenze delle società tramite la registrazione preannuale dell’IVA e, allo stesso tempo, ha un vantaggio di tasso d’interesse rispetto a un pagamento annuale. L’imprenditore, a sua volta, beneficia di una maggiore sicurezza di pianificazione, poiché non deve trasferire “improvvisamente” l’importo totale elevato all’ufficio delle imposte dopo l’anno civile.
Chi deve presentare la dichiarazione anticipata di IVA?
Poiché la presentazione del rendiconto anticipato dei dati fiscali comporta un certo tempo e denaro, come imprenditore si dovrebbe valutare se non sia opportuno indicare all’inizio sul proprio conto fiscale l’imposta sul valore aggiunto. In tal caso, si parla di imprenditore individuale.
Per poter beneficiare della cosiddetta normativa per le piccole imprese, il limite di fatturato di 22.000 euro all'anno non deve essere superato. Scoprite sulla nostra pagina sulla normativa per le piccole imprese quando può essere opportuno rinunciare alla normativa per le piccole imprese e alla dichiarazione dei redditi anticipata anche con una bassa performance commerciale.
Se non si è titolare di un’attività commerciale, ma appartiene a un gruppo professionale con un’attività specifica, come descritto all’articolo 4 della legge sulle imposte di vendita, non è necessario dichiarare l’imposta di vendita registrando l’imposta di vendita presso l’ufficio delle imposte. Un esempio ben noto sono i trattamenti curativi nel campo della medicina umana, come da medici, naturopati o fisioterapisti. In linea di principio, non si troverà alcuna imposta di vendita sulle fatture di questi gruppi professionali.
Per tutte le altre società, non c'è altra soluzione che registrarsi in anticipo per l'IVA: è obbligatorio per legge dichiarare regolarmente l'IVA presso l'ufficio delle imposte.
Periodo di pre-registrazione: effettuare la registrazione IVA anticipata mensilmente o trimestralmente?
Non è titolare di un'attività commerciale o ha un lavoro esentato dall'IVA? Allora ora è necessario verificare con quale frequenza è necessario presentare la dichiarazione di imposta sul valore aggiunto alle autorità fiscali ogni anno.
Per le start-up la situazione giuridica è molto chiara: nei primi due anni è necessario presentare la dichiarazione dei redditi anticipati ogni mese. Solo dal 1° gennaio 2021 i nuovi imprenditori potranno presentare la notifica anticipata dell’imposta sul valore aggiunto su base trimestrale.
Se avete superato con successo i primi due anni come imprenditore, potete passare a un rendimento trimestrale prima dell’imposta su base imponibile su richiesta. Tuttavia, ciò è possibile solo se il cosiddetto fardello fiscale sulle vendite dell’anno precedente non supera i 7.500 EUR. In qualità di fondatore, dovete verificarlo attentamente, poiché questo può significare risparmiare molto lavoro. La seguente tabella fornisce una buona panoramica dei limiti applicabili per ciascun periodo di pre-registrazione:
| Fatturazione dell'anno precedente | Periodo di pre-registrazione |
| > 7.500 Euro | mensile |
| 1.000 – 7.500 Euro | trimestrale |
| < 1.000 Euro | annualmente |
Per calcolare il carico fiscale relativo alle imposte sui beni e servizi dell’anno precedente, calcolate semplicemente l’imposta di valore aggiunto sui vostri ordini in arrivo, deducendo l’imposta di valore aggiunto dai vostri ordini in uscita.
È molto interessante notare, a proposito, che con importi molto bassi inferiori a 1.000 euro, la dichiarazione dei redditi anticipata nel nuovo anno può essere completamente omessa e la presentazione della dichiarazione di imposta sulle vendite al termine dell’anno è sufficiente.
Termini per la dichiarazione anticipata dell’imposta sul valore aggiunto 2020 con e senza proroga permanente
Se il rendiconto IVA deve essere presentato trimestralmente o mensilmente, il termine per la presentazione del rendiconto IVA è sempre il 10 del mese successivo alla fine del periodo di preiscrizione.
Se avete richiesto l’estensione del periodo di permanenza, avete anche un altro mese per presentare la notifica preventiva. La seguente tabella mostra un esempio delle date concrete di presentazione. Il periodo di pre-registrazione corrisponde al mese o al trimestre di attività commerciale.
Termini per i periodi di pre-registrazione 2019 e 2020.
| Periodo di pre-registrazione | Termine per la presentazione della domanda | Termine di presentazione con proroga della durata |
|---|---|---|
| Termine per la presentazione delle domande per i clienti che pagano mensilmente | ||
| Novembre 2019 (mensilmente) |
10.12.2019 | 10.01.2020 |
| Dicembre 2019 (mensilmente) |
10.01.2020 | 10.02.2020 |
| Gennaio 2020 | 10.02.2020 | 10.03.2020 |
| Febbraio 2020 | 10.03.2020 | 10.04.2020 |
| ecc. … | … | … |
| Dicembre 2020 | 10.01.2021 | 10.02.2021 |
| Termine per la presentazione delle domande per i clienti che pagano trimestralmente | ||
| Quarto trimestre 2019 (quindicali) |
10.01.2020 | 10.02.2020 |
| 1. trimestre 2020 (quindicali) |
10.04.2020 | 10.05.2020 |
| 2° trimestre 2020 | 10.07.2020 | 10.08.2020 |
| 3° trimestre 2020 | 10.10.2020 | 10.11.2020 |
| Quarto trimestre 2020 | 10.01.2021 | 10.02.2021 |
Se il termine per la dichiarazione dei dati fiscali anticipati cade nel fine settimana o in un giorno festivo, il termine viene automaticamente posticipato al giorno lavorativo successivo.
Qualsiasi azienda può richiedere senza giustificazione un’estensione a lungo termine all’ufficio delle imposte e questa viene solitamente accettata. Per farlo, presentate la domanda elettronicamente all’ufficio delle imposte tramite Elster entro il 10 febbraio se avete un periodo di preiscrizione mensile e entro il 10 aprile se avete un periodo di preiscrizione trimestrale. Se avviavate la vostra attività durante l’anno, il 10° giorno del mese è il termine entro il quale avete presentato la dichiarazione IVA per la prima volta.
Per ottenere l’accettazione della proroga del periodo di imposta, è necessario inoltre effettuare un pagamento anticipato speciale pari all’uno per cento del carico dell’IVA dell’anno precedente, oltre alla domanda. Questo pagamento anticipato speciale verrà quindi dedotto dall’ultimo rendiconto pre-imposta dell’anno. Con questo pagamento anticipato speciale, l’ufficio delle imposte si assicura anche contro possibili inadempienze di pagamento.
Hai perso il termine per presentare la dichiarazione di imposta sul valore aggiunto?
Avete avuto molto da fare e avete mancato il termine per registrarsi all'IVA? Allora potrebbe essere necessario pagare un supplemento per il ritardo fino al 10% dell'imposta sul valore aggiunto. Inoltre, se il pagamento arriva troppo tardi all'ufficio delle imposte, può essere applicata una penalità aggiuntiva di 1% per ogni mese o parte di mese. Tuttavia, pagando tramite bonifico bancario, avrete a disposizione un periodo di grazia di tre giorni.
Con vendite modeste, tali multe sono comunque gestibili, ma non fanno una buona impressione sulle autorità fiscali. Un'audizione fiscale può comportare diversi reati.
By the way: Even if you have not generated sales relevant to VAT in a pre-registration period, you are still obliged to submit a pre-registration. In this case, don’t be surprised if a warning letter is suddenly on your table.
Advance sales tax registration via ELSTER: how it works
Entrepreneurs are obliged to electronically transfer the VAT return – using ELSTER software from the German tax authorities. In the following, you will find out exactly how this works and what you should pay special attention to when filling in the advance tax return using Elster.
Log in to Elster, download the certificate and install the software
The Elster software exists in two different versions: You can either access Elster directly via your browser or download the Elster software onto your computer. We recommend downloading the software, as this allows you to work on your sales tax pre-registration even without Internet access and the likelihood of data loss is lower.
If you have not yet registered for Elster, visit the website www.elster.de and carry out the registration using the ELSTER Basis procedure. To do this, you have to provide some personal data such as your identification number or tax number so that Elster can identify you.
After confirming your email address, you will receive mail from the tax authorities in the next few days. The activation code contained in the post is for the final activation of your account and enables you to download a pfx file: your personal authentication certificate. In this context, you must now also choose a PIN, which you will need later in connection with the certificate. Make a note of both the PIN and the location of the certification file – in the future, they will both be used to identify your transmissions via ELSTER.
Now you are ready to go: You can now download and install the Elster software free of charge before you then go to the next step to pre-register sales tax.
Complete the ELSTER form correctly
Start the Elster software and open the form for the advance tax return. In the first step, you provide general information about your company and the tax office responsible for you. You then have to decide on the pre-registration period for which you would like to submit the current VAT pre-registration.
Many of the following form fields sound extremely complicated, but most of them are not relevant for many people starting up a business and do not need to be filled out. We concentrate and therefore below on the most important information when registering sales tax via ELSTER:
- Taxable sales (page 1): Under the heading “Taxable Sales”, two fields are particularly relevant for a large number of start-ups: taxable sales at the tax rate of 7% and taxable sales at the tax rate of 19%. Enter all of the net sales generated by you with the 7 or 19% are taxed and do not specify cents.
- Deductible input tax amounts (page 2): Now it is your turn to take your incoming invoices: In the field “Input tax amounts from invoices from other companies […]”, most entrepreneurs can enter the input tax from invoices that they themselves have paid to suppliers or service providers. The left-field serves the net invoice amount, the right field should be filled with the corresponding sales tax.
Now you are almost there: Carry out the automatic plausibility check and then send your pre-sales tax return to the tax office stating your PIN and the location of the certificate.
Very important: After sending the VAT return, print out the transfer log or save it in a safe place in order to be on the safe side with any later complaints.
Target or actual taxation?
A topic that is often neglected when registering sales tax among founders should be briefly mentioned here again: the question of the target and actual taxation.
In contrast to the actual taxation, in the case of the target taxation, the invoice date of an outgoing invoice issued by the entrepreneur is the day on which the sales tax officially flowed. Accordingly, this date must also be regarded as relevant for the pre-registration for sales tax when allocating sales to the respective pre-registration period.
However, if an entrepreneur pays tax in accordance with the actual taxation, the advance tax return does not apply to the invoice date of the outgoing invoice but the actual cash flow – i.e. the date of arrival of the money on your own account. With actual taxation, the entrepreneur, therefore, has an interesting advantage that he should take advantage of.
Incidentally, the type of taxation is irrelevant for incoming invoices: as soon as an incoming invoice is recorded, it can also be sent to the tax office by pre-registering VAT.
And when do you decide on the type of taxation? As a business founder, you have the choice between actual or target taxation when filling out the questionnaire for tax registration, If one of the following criteria is met, the actual taxation can be applied for:
- The sales projected for the calendar year will probably not exceed 500,000 euros in the year of foundation
- The entrepreneur is not obliged to double-entry bookkeeping – i.e. accounting
- The founder is a member of a free profession
Corrected VAT pre-registration: correct errors
It is not uncommon for you to notice that a voucher has been forgotten only after you have submitted your VAT registration or the tax advisor indicates incorrect registration. For this purpose, Elster offers a corrected advance tax return, which allows the correct data to be re-transmitted to the tax office.
To do this, simply put a cross under “Corrected registration” in Elster, fill out the Elster form as usual and send it. But beware: A correction of the VAT registration can be viewed from a legal point of view as self-declaration not to provide corrected registration with incorrect information again, as this may have far-reaching consequences.
The annual sales tax return summarizes all advance sales tax returns
The sales tax return, sometimes also referred to as the annual sales tax return is ultimately nothing other than the summary of all sales tax returns made in one year. Any corrections must also be incorporated here, for example, if invoices are forgotten or receipts from employees are submitted too late. Make sure that there are no other inconsistencies between the information in your advance VAT returns and the annual VAT return. Such errors quickly become apparent to the tax authorities and can lead to a tax audit.
The sales tax return as well as the advance sales tax returns are transferred to the tax office by magpie and must be submitted electronically by May 31 of the following year at the latest. An extension of the submission deadline until September 30 can be approved by the tax office upon request.
What many do not know: Even small entrepreneurs who have made use of the small business regulation are obliged to submit a VAT return, even if You have not included the sales tax on your invoices. The submission of the sales tax return via Elster does not involve any great effort for small business owners since, in addition to general information about the company, only the sales from the last two years have to be stated.
Do not make the advance tax return yourself? Two alternatives
Finally, the question arises as to whether it is not possible to save the work of pre-registering VAT, including the VAT return, bypassing it on to a tax advisor or by having accounting software take over this task.
A tax advisor is certainly the most convenient solution, no question. If the latter already takes over the bookkeeping for you and you have to pass on all receipts every month anyway, then you should actually think about the Submit advance sales tax return. The additional costs are limited here since, in addition to the accounting, there is hardly any time for the tax consultant.
If you have done your bookkeeping by hand until now and have maintained your receipts in Excel spreadsheets, but do not want to spend the money on the tax consultant, an accounting program can be a sensible solution. Good accounting software – whether on your PC or directly in the cloud – nowadays usually has an interface to Elster, so that the advance sales tax return and later the sales tax return can be transferred to the tax office without additional costs. And this without any real additional effort, provided that you have carried out your bookings with the software correctly from the start.