Wie kann man in Deutschland Mitarbeiter einstellen, ohne eine deutsche Gesellschaft einzurichten?

Ständiger Vertreter Deutschland

Einleitung

Wenn Sie Kunden in Europa haben oder lokale Mitarbeiter einstellen möchten, kann es sinnvoll sein, eine ständige Vertretung in Deutschland einzurichten. Ein ständiger Vertreter (PR) ist eine Person, die das Hauptunternehmen in einem bestimmten Gebiet repräsentiert. Die Ernennung eines individuellen Vertreters ist gesetzlich vorgeschrieben und muss bei den Steuerbehörden registriert werden.

Wenn Sie Kunden in Europa haben oder lokale Mitarbeiter einstellen möchten, kann es sinnvoll sein, eine ständige Vertretung in Deutschland einzurichten.

Eine ausländische Firma (ohne lokale Präsenz) kann eine ständige Vertretung gründen, ohne eine juristische Person einzurichten. Dies bedeutet, dass die ausländische Firma nicht unter das deutsche Gesellschaftsrecht fällt, was die Angelegenheiten erheblich vereinfacht. Darüber hinaus ist es möglich, dass die Arbeitsgesetze Ihres Heimatlandes nicht gelten, wenn Sie lokale Mitarbeiter einstellen und diese in Deutschland bezahlen. Dies muss jedoch vor jeder Einbindung der Mitarbeiter individuell mit jedem einzelnen Mitarbeiter besprochen werden. Sie haben außerdem das Recht, unabhängige Auftragnehmer – wie etwa Anwälte oder Buchhalter – einzustellen, die eigenständig für Ihr Unternehmen arbeiten und dabei von demselben Unternehmen bezahlt werden (und daher nicht doppelt besteuert werden).

Ein einzelner Vertreter ist für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich.

Als ständiger Vertreter sind Sie für die Einhaltung der deutschen Steuerbehörden und Sozialversicherungsträger verantwortlich. Dies bedeutet nicht, dass Sie Angestellter des Unternehmens oder Mitglied des Vorstands sind. Sie müssen nicht Deutsche Staatsbürger sein; es genügt, wenn Sie sich in Deutschland als Vertreter einer ausländischen juristischen Person oder Partnerschaft registrieren. Solange die Voraussetzungen für die Ernennung zu diesem Amt erfüllt sind, ist keine vorherige Berufserfahrung oder Kenntnisse des deutschen Steuerrechts und der Sozialversicherungsbestimmungen erforderlich.

Ständiger Vertreter – Betriebsstätte

Der Begriff betriebsstätte“” ist in dem Recht nicht definiert. Er ist jedoch in der OECD-Modellsteuerkonvention in Artikel 5(1)(a) und (b) definiert. Die Richtlinie der Europäischen Union definiert diesen Begriff ebenfalls in Artikel 2(1)(a).

Keine rechtliche Person erforderlich

Der Vertreter muss keine juristische Person sein. Er ist rechtlich für die Geschäftsaktivitäten des Auftraggebers verantwortlich und muss registriert und versichert sein.

Die Ernennung eines individuellen Vertreters ist gesetzlich vorgeschrieben.

Die Bestellung eines individuellen Vertreters ist gesetzlich vorgeschrieben. Dies gilt auch dann, wenn das Unternehmen keine Umsätze in Deutschland hat oder seine Produkte nur im Ausland verkauft. Die Ausnahme besteht, wenn das Unternehmen keine kommerziellen Aktivitäten mit deutschen Kunden hat und daher überhaupt nicht in Deutschland handelt (siehe unten).

Die Ernennung eines ständigen Vertreters ist für kleine Unternehmen, die in Deutschland keine Umsätze haben oder die im Ausland tätig sind, aber keinen Kontakt zu Kunden in Deutschland haben, nicht sinnvoll. In solchen Fällen genügt es, stattdessen eine juristische Person mit beschränkter Haftung als allgemeiner Vertreter für die Interessen Ihres Unternehmens zu ernennen (Gesellschaftergeschäftsführer).

Verpflichtungen des ständigen Vertreters

Die PR muss registriert und versichert sein.
Der PR muss in Deutschland wohnhaft sein und den Steuerbehörden zur Verfügung stehen.
Der PR muss im Namen des Auftraggebers in allen Angelegenheiten handeln, die sich auf das Geschäftsbereich oder die berufliche Tätigkeit dieser Person in Deutschland beziehen. Er darf auch andere Unternehmen oder Einzelpersonen vertreten, sofern diese Kunden dies ihm autorisiert haben und dies mit einer Kopie des Vollmachtschreibens (Unterschriftprotokoll) nachweisen können.
Darüber hinaus kann eine Person nicht gleichzeitig mehr als drei Unternehmen oder Personen vertreten, ohne die besondere Genehmigung der zuständigen Behörde (Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten). Diese Regelung wurde eingeführt, weil es Fälle gab, in denen eine Person bis zu 30 verschiedene Unternehmen repräsentierte!

Der Vertreter muss registriert und versichert sein

Der Vertreter muss registriert und versichert sein.
Der Vertreter muss eine lokale Adresse besitzen.
Der Vertreter muss eine lokale Telefonnummer haben.
Der Vertreter muss über ein eigenes, lokales Bankkonto verfügen (nicht das der Firma), aus dem er Ihre Zahlungen erhalten kann, selbst wenn das Geld später in ein anderes Konto überwiesen wird.
Er/Sie sollte sich bei der Steuerbehörde für deutsche Steuersätze registrieren lassen, selbst wenn in diesem ersten Jahr des Betriebes in Deutschland keine Einnahmen erzielt werden (Sie werden wahrscheinlich auch einen Jahresbericht bei ihnen einreichen müssen).

Formale Anforderungen zur Registrierung des ständigen Vertreters (PR)

Der PR muss über eine gültige Personalausweis oder Reisepass verfügen.
Er/Sie sollte außerdem über eine Aufenthaltserlaubnis verfügen, die von den deutschen Behörden oder den Behörden eines anderen Schengen-Mitgliedstaats ausgestellt werden sollte, sofern der Drittstaatsangehörige nicht in Deutschland ansässig ist.
Wenn Sie bei einem Unternehmen arbeiten, das in Deutschland ansässig ist, müssen Sie eine Arbeitserlaubnis bei Ihrer örtlichen Behörde beantragen.
Alle anderen ausländischen Staatsangehörigen, die sich langfristig in Deutschland aufhalten möchten, benötigen ein Einreisevisum, das nur vor der Ankunft in Deutschland bei einem deutschen Konsulat im Ausland erworben werden kann. Bei der Ankunft am Flughafen Frankfurt müssen alle Ausländer innerhalb von 3 Tagen nach der Einreise in Deutschland bei der Polizei registriert werden – die Nichtregistrierung kann zur Einreiseerlaubnisverweigerung führen, die bis zu drei Monate dauern kann, bevor sie gegen diese Personen ergriffen wird, die dieses von den deutschen Einwanderungsgesetzen verlangte Verpflichtungsrecht verletzen, das derzeit in Kraft ist und seit Oktober 2011 geändert wurde, als neue Vorschriften in Bezug auf diese Angelegenheiten in Kraft traten, die alle Personen betreffen, die in ein EU-Land, einschließlich der Schweiz, einreisen, selbst wenn sie eigene separate Einwanderungsgesetze für Ausländer haben, die dort länger als sechs Monate bleiben, ohne zuvor eine Genehmigung der Schweizer Behörden zu erhalten.”

Kosten für die Gründung eines PR-Unternehmens in Deutschland oder Europa

Die Kosten für die Einrichtung einer ständigen Vertretung in Deutschland, Europa oder der EU variieren je nach vielen Faktoren. Die wichtigsten davon sind:

Größe Ihres Unternehmens. Je größer das Unternehmen ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass es erfolgreich ist.
Art der Branche/des Sektors, in dem Sie Ihr Unternehmen betreiben (z. B. Finanzdienstleistungen, Automobilindustrie oder Telekommunikation). In Bezug auf diesen Faktor gibt es verschiedene Arten von Finanzierungsmodellen, weshalb es hier nicht möglich ist, einen umfassenden Überblick zu geben. Generell benötigen Unternehmen, die in Hightech-Branchen tätig sind, jedoch mehr Geld als traditionelle Unternehmen, da sie fortschrittlichere Ausrüstung und Technologien benötigen – etwa Softwareentwickler, die ihnen helfen können, Softwarelösungen zu entwickeln, anstatt diese Bedürfnisse wie andere Branchen (z. B. die Fertigungsindustrie) im Ausland auslagern zu lassen.

Ein ständiger Vertreter kann nur sein Hauptinteresse in einem bestimmten Gebiet vertreten.

Ein ständiger Vertreter kann nur im Namen seines Hauptgeschäftsführers auf einem bestimmten Gebiet vertreten sein. Dies bedeutet, dass er die einzige Person ist, die Verträge im Namen des Unternehmens unterzeichnen kann und nicht ohne ausdrückliche Genehmigung seines Hauptgeschäftsführers für ein anderes Unternehmen tätig sein darf. Die Gesetzgebung sieht außerdem vor, dass jeder ständige Vertreter bei der Handelskammer in Deutschland oder Europa registriert sein muss, je nachdem, wo er zur Vertretung seines Unternehmens eingesetzt wurde.

Bei der Versicherung gelten weitere Anforderungen, wie beispielsweise die Beaufsichtigungspflichtversicherung, die alle mit Ihrer Rolle als ständiger Vertreter verbundenen Risiken abdeckt (dies kann auch jede von Ihnen ausgeübte Autorität oder Befugnis gegenüber Dritten umfassen).

Fazit

Wenn Sie Ihren ständigen Vertreter bei den Behörden in Deutschland registrieren lassen möchten, müssen Sie eine Bewerbung einreichen.

Wir empfehlen Ihnen, sich an einen unabhängigen Fachmann zu wenden, um zu erfahren, ob eine Niederlassung für Ihr Unternehmen geeignet betriebsstätte ist. Er oder sie können Ihnen außerdem mitteilen, welche Schritte zur Einrichtung einer Repräsentanz in Deutschland und Europa erforderlich sind.

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