Come assumere dipendenti in Germania senza la necessità di costituire una società tedesca?

Repubblica Federale di Germania

Introduzione

Se avete clienti in Europa o volete assumere personale locale, potrebbe essere utile stabilire una rappresentanza permanente in Germania. Un Rappresentante Permanente (PR) è una persona che rappresenta la propria società principale in un determinato territorio. La nomina di un rappresentante individuale è obbligatoria per legge e deve essere registrata presso le autorità fiscali.

Se avete clienti in Europa o volete assumere personale locale, potrebbe essere utile stabilire una rappresentanza permanente in Germania.

Una società straniera (senza alcuna presenza locale) può stabilire una rappresentanza permanente senza dover costituire una società giuridica. Ciò significa che la società straniera non è soggetta al diritto societario tedesco, il che semplifica notevolmente le cose. Inoltre, se assumete dipendenti locali e li pagate in Germania, è possibile che le leggi sul lavoro del vostro paese non si applichino – anche se questo deve essere discusso individualmente con ciascun dipendente prima che questi si unisca al vostro team. Inoltre, avete il diritto di assumere collaboratori indipendenti – come avvocati o contabili – che lavorino in autonomia per conto della vostra azienda, mentre vengono pagati dalla stessa società (e quindi non saranno tassati due volte).

Un rappresentante individuale è responsabile della conformità

In qualità di rappresentante permanente, è vostra responsabilità il rispetto delle normative fiscali e previdenziali tedesche. Ciò non significa che siate un dipendente dell’azienda o un membro del suo consiglio di amministrazione. Non è necessario essere cittadino tedesco; è sufficiente registrarsi in Germania come rappresentante individuale di un’entità giuridica o di una società di persone estera. A patto che i requisiti per essere nominato a questo incarico siano soddisfatti, non è necessario un’esperienza lavorativa precedente o una conoscenza del diritto fiscale e delle normative previdenziali tedesche.

Rappresentante permanente – Stabile organizzazione

Il termine “stabile organizzazione” non è definito dalla legge. Tuttavia, è definito nella Convenzione fiscale modello dell’OCSE all’articolo 5(1)(a) e (b). La Direttiva dell’Unione Europea lo definisce anche all’articolo 2(1)(a).

Non è necessario un'entità giuridica

Il rappresentante non è tenuto ad avere una persona giuridica. Il rappresentante è legalmente responsabile delle attività commerciali del principale e deve essere registrato e assicurato.

La nomina di un rappresentante individuale è obbligatoria per legge.

La nomina di un rappresentante individuale è obbligatoria per legge. Ciò vale anche se l’azienda non ha alcun fatturato in Germania o vende i propri prodotti solo all’estero. L’eccezione riguarda i casi in cui l’azienda non svolge alcuna attività commerciale con clienti tedeschi e quindi non svolge affatto attività commerciale in Germania (vedi sotto).

La nomina di un rappresentante permanente non ha senso per le piccole aziende che non hanno alcun fatturato in Germania o che sono attive all’estero ma non hanno alcun contatto con i clienti in Germania. In questi casi, è sufficiente nominare una persona giuridica a responsabilità limitata come agente generale per gli interessi della propria azienda (Gesellschaftergeschäftsführer).

Obblighi del Rappresentante Permanente

La pubblicità deve essere registrata e assicurata.
Il PR deve essere un residente tedesco e disponibile alle autorità fiscali.
Il PR deve agire per conto del cliente in tutte le questioni relative alle attività commerciali o professionali di quest’ultimo in Germania. Può inoltre rappresentare altre società o persone se queste hanno autorizzato tale azione e può dimostrarlo con una copia del documento di delega (Unterschriftprotokoll).
Inoltre, un individuo non può rappresentare più di tre società o persone contemporaneamente senza il permesso speciale dell’autorità competente (Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten). Questa regola è stata introdotta perché c’erano casi in cui una sola persona rappresentava fino a 30 diverse società!

Il rappresentante deve essere registrato e assicurato

Il rappresentante deve essere registrato e assicurato.
Il rappresentante deve avere un indirizzo locale.
Il rappresentante deve avere un numero di telefono locale.
Il rappresentante deve avere un conto bancario locale a suo nome (non della società) da cui ricevere i vostri pagamenti, anche se il denaro viene poi trasferito su un altro conto.
Deve essere registrato presso l'ufficio delle imposte per fini fiscali tedeschi, anche se durante il primo anno di attività non si genera alcun reddito dalla Germania (probabilmente sarà necessario presentare anche una dichiarazione annuale all'ufficio delle imposte).

Formalità per la registrazione del Rappresentante Permanente (PR)

Il PR deve essere in possesso di un documento d’identità valido o di un passaporto.
Deve inoltre essere in possesso del permesso di soggiorno, che deve essere rilasciato dalle autorità tedesche o da quelle di un altro Stato membro dello spazio Schengen se il richiedente non risiede in Germania.
Se sei un lavoratore subordinato presso un'azienda con sede in Germania, è necessario ottenere una licenza di lavoro presso l'autorità locale.
Tutti gli altri cittadini stranieri che desiderano soggiornare a lungo in Germania devono disporre di un visto d’ingresso che può essere ottenuto solo presso qualsiasi consolato tedesco all’estero prima dell’arrivo in Germania. Al momento dell’arrivo all’aeroporto di Francoforte, tutti gli stranieri sono tenuti a registrarsi presso la polizia entro 3 giorni dall’arrivo in Germania – il mancato rispetto di tale obbligo può comportare l’avvio di procedimenti di espulsione nei loro confronti, che possono richiedere fino a tre mesi prima che siano completati e applicati a coloro che non soddisfano tale requisito previsto dalle leggi sull’immigrazione tedesche attualmente in vigore, come modificate dal ottobre 2011, quando sono entrati in vigore nuove disposizioni in materia di questi aspetti che riguardano tutti coloro che entrano in un qualsiasi paese dell’UE, anche se questo paese ha le proprie leggi sull’immigrazione separate relative ai cittadini stranieri che vi soggiornano per un periodo superiore ai sei mesi senza prima aver ottenuto il permesso delle autorità svizzere durante la loro permanenza in loco.”

I costi per la creazione di un ufficio PR in Germania o in Europa

I costi per la costituzione di una rappresentanza permanente in Germania, in Europa o nell'UE variano in base a molti fattori. I più importanti sono:

La dimensione della vostra azienda. Più grande è la dimensione della vostra azienda, più alta è la probabilità che sia così.
Tipo di settore in cui si opera (ad esempio, servizi finanziari, automotive o telecomunicazioni). In relazione a questo fattore, esistono diversi tipi di modelli di finanziamento e pertanto non è possibile fornire una panoramica esaustiva qui. Tuttavia, in linea generale, le aziende che operano nei settori high-tech necessitano di più fondi rispetto alle aziende tradizionali poiché necessitano di attrezzature e tecnologie più avanzate – come ad esempio gli sviluppatori di software che possono aiutarle a sviluppare soluzioni software piuttosto che affidarsi a terzi per soddisfare queste esigenze come potrebbero fare alcune altre industrie (ad esempio, nel settore manifatturiero).

Un Rappresentante Permanente può rappresentare solo il proprio principale in un determinato territorio.

Un Rappresentante Permanente può rappresentare il proprio principale solo in un determinato territorio. Ciò significa che è l’unica persona autorizzata a firmare contratti per conto dell’azienda e non può agire per conto di un’altra società senza l’esplicito consenso del proprio principale. La legge prevede inoltre che ogni Rappresentante Permanente debba essere registrato presso la Camera di Commercio in Germania o in Europa, a seconda del luogo in cui è stato incaricato di rappresentare la propria azienda.

Ci sono ulteriori requisiti in materia di assicurazione, come l'obbligo di stipulare un'assicurazione per la responsabilità professionale che copra tutti i rischi associati al ruolo di Rappresentante Permanente (questo può includere qualsiasi autorità o potere che detti nei confronti di terzi).

Conclusione

Se desiderate registrare il vostro rappresentante permanente presso le autorità tedesche, è necessario presentare una domanda.

Vi consigliamo di contattare un esperto indipendente per ricevere consigli sulla possibilità di avvalersi di stabile organizzazione un’agenzia per la rappresentanza commerciale nel vostro business. Essi potranno inoltre indicarvi quali passi devono essere intrapresi per avviare un ufficio di rappresentanza in Germania e in Europa.