Comment embaucher des employés en Allemagne sans avoir besoin de créer une société allemande ?

Représentant permanent Allemagne

Introduction

Si vous avez des clients en Europe ou souhaitez recruter des employés locaux, il peut être utile de créer une représentation permanente en Allemagne. Un Représentant permanent (RP) est une personne qui représente son entreprise principale sur un territoire spécifique. La nomination d’un représentant individuel est obligatoire en vertu de la loi et doit être enregistrée auprès des autorités fiscales.

Si vous avez des clients en Europe ou souhaitez recruter des employés locaux, il peut être utile de créer une représentation permanente en Allemagne.

Une société étrangère (sans présence locale) peut créer une représentation permanente sans avoir à constituer une entité juridique. Cela signifie que cette société étrangère n’est pas soumise au droit des sociétés allemand, ce qui simplifie considérablement les choses. De plus, si vous embauchez des employés locaux et les payez en Allemagne, il est possible que les lois du travail de votre pays d’origine ne s’appliquent pas – bien que cela doit être discuté individuellement avec chaque employé avant son intégration à votre équipe. Vous avez également le droit d’embaucher des entrepreneurs indépendants – tels que des avocats ou des comptables – qui travaillent indépendamment pour votre entreprise tout en étant rémunérés par cette même entreprise (et ne seront donc pas imposés deux fois).

Un représentant individuel est responsable du respect des règles

En tant que représentant permanent, vous êtes responsable du respect des règles fiscales et des réglementations sociales appliquées par les autorités fiscales allemandes et les organismes d’assurance sociale. Cela ne signifie pas que vous êtes un employé de l’entreprise ou un membre de son conseil d’administration. Vous n’êtes pas obligé d’être un citoyen allemand ; il suffit que vous vous inscriviez en Allemagne en tant que représentant individuel d’une personne morale ou d’un partenariat étranger. Tant que les conditions requises pour occuper ce poste sont remplies, il n’est pas nécessaire d’avoir une expérience professionnelle préalable ni de maîtriser le droit fiscal allemand et les réglementations en matière d’assurance sociale.

Représentant permanent – Établissement stable

Le terme “établissement stable” n’est pas défini par la loi. Cependant, il est défini dans la Convention fiscale modèle de l’OCDE à l’article 5(1)(a) et (b). La directive de l’Union européenne le définit également à l’article 2(1)(a).

Pas besoin d'entité juridique

Le représentant n’est pas tenu d’être une personne morale. Le représentant est légalement responsable des activités commerciales du principal et doit être enregistré et assuré.

La nomination d’un représentant individuel est obligatoire en vertu de la loi.

Le mandat d’un représentant individuel est obligatoire en vertu de la loi. Cela s’applique même si l’entreprise n’a pas de chiffre d’affaires en Allemagne ou ne vend que ses produits à l’étranger. L’exception concerne les cas où l’entreprise n’a aucune activité commerciale avec des clients allemands et ne fait donc pas d’activité commerciale en Allemagne du tout (voir ci-dessous).

La nomination d’un représentant permanent n’a aucun sens pour les petites entreprises qui n’ont pas de chiffre d’affaires en Allemagne, ou qui sont actives à l’étranger mais n’ont aucun contact avec les clients en Allemagne. Dans de tels cas, il suffit de nommer une personne morale à responsabilité limitée comme agent général pour les intérêts de votre entreprise (Gesellschaftergeschäftsführer).

Responsabilités du Représentant permanent

La publicité doit être enregistrée et assurée.
Le PR doit être un résident allemand et disponible aux fins fiscales.
Le PR doit agir au nom du principal dans toutes les affaires relatives aux activités commerciales ou professionnelles de cette personne en Allemagne. Il peut également représenter d’autres sociétés ou personnes si ces derniers l’autorisent à cet effet et peut prouver cette autorisation avec une copie du document de procuration (Unterschriftprotokoll).
De plus, une personne ne peut représenter plus de trois sociétés ou personnes à la fois sans autorisation spéciale de l’autorité compétente (Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten). Cette règle a été instaurée car il y avait des cas où une seule personne représentait jusqu’à 30 sociétés différentes !

Le représentant doit être enregistré et assuré

Le représentant doit être enregistré et assuré.
Le représentant doit avoir une adresse locale.
Le représentant doit disposer d'un numéro de téléphone local.
Le représentant doit disposer d’un compte bancaire local en son nom (non celui de l’entreprise) afin de recevoir vos paiements, même si l’argent est versé sur un autre compte par la suite.
Il/elle doit être enregistré auprès de l'administration fiscale en matière d'impôts sur le revenu allemand, même si aucune activité n'est générée en Allemagne au cours de cette première année d'activité (vous devrez probablement également soumettre un rapport annuel à cette administration).

Formalités pour l’enregistrement du Représentant permanent (RP)

Le PR doit être en possession d'une carte d'identité ou d'un passeport valide.
Il/elle doit également être en possession de son permis de séjour, qui doit être délivré par les autorités allemandes ou celles d’un autre État membre du Schengen si le PR n’y réside pas.
Si vous êtes employé par une entreprise basée en Allemagne, vous devez obtenir une licence d’emploi auprès de votre autorité locale.
Tous les autres ressortissants étrangers souhaitant séjourner en Allemagne à long terme doivent obtenir un visa d’entrée, qui ne peut être obtenu que dans un consulat allemand à l’étranger avant leur arrivée en Allemagne. À leur arrivée à l’aéroport de Francfort, tous les étrangers sont tenus de s’inscrire auprès de la police dans un délai de trois jours après leur arrivée en Allemagne – le non-respect de cette obligation peut entraîner l’ouverture d’une procédure d’expulsion contre eux, qui peut prendre jusqu’à trois mois avant d’être finalisée et appliquée. Les personnes ne remplissant pas cette obligation prévue par les lois d’immigration allemandes en vigueur aujourd’hui, telles qu’elles sont amendées depuis octobre 2011, peuvent être expulsées : elles ne peuvent entrer en Allemagne que s’ils obtiennent d’abord une autorisation préalable des autorités suisses concernant toute personne séjournant dans un pays de l’UE, y compris la Suisse, même si celle-ci dispose de ses propres lois d’immigration spécifiques concernant les étrangers séjournant dans un pays de l’UE pendant plus de six mois sans avoir préalablement obtenu une autorisation préalable des autorités suisses lors de leur visite dans ce pays. ”

Coûts de création d’une entreprise de relations publiques en Allemagne ou en Europe

Les coûts liés à la création d’une représentation permanente en Allemagne, en Europe ou à l’échelle de l’UE varient en fonction de nombreux facteurs. Les plus importants sont les suivants :

La taille de votre entreprise. Plus votre entreprise est importante, plus elle sera probablement grande.
Type d’industrie/secteur dans lequel vous exercez votre activité (par exemple, services financiers, automobile ou télécommunications). En ce qui concerne ce facteur, il existe différents types de modèles de financement et il n’est donc pas possible d’offrir un aperçu exhaustif ici. Cependant, en général, les entreprises qui opèrent dans les secteurs high-tech ont besoin de plus d’argent que les entreprises traditionnelles, car elles nécessitent des équipements et des technologies plus avancés – comme les développeurs de logiciels qui peuvent les aider à développer des solutions logicielles plutôt que de simplement externaliser ces besoins à l’étranger comme certains autres secteurs pourraient le faire (par exemple, la fabrication).

Un Représentant permanent ne peut représenter que son principal dans un territoire spécifique.

Un Représentant permanent ne peut représenter que son principal dans un territoire spécifique. Cela signifie qu’il est la seule personne habilitée à signer des contrats au nom de l’entreprise et qu’il ne peut agir pour une autre entreprise sans l’autorisation explicite de son principal. La loi stipule également que chaque Représentant permanent doit être enregistré auprès de la chambre de commerce en Allemagne ou en Europe, selon l’endroit où il a été désigné pour représenter son entreprise.

Il existe d'autres exigences en matière d'assurance, telles que l'obligation d'avoir une assurance responsabilité professionnelle couvrant tous les risques liés à votre fonction de Représentant permanent (cela peut inclure toute autorité ou pouvoir que vous détenez sur des tiers).

Conclusion

Si vous souhaitez enregistrer votre représentant permanent auprès des autorités allemandes, vous devez soumettre une demande.

Nous vous conseillons de contacter un spécialiste indépendant pour vous éclairer quant à savoir si une telle démarche établissement stable est adaptée à votre entreprise. Il pourra également vous indiquer les étapes à suivre pour créer un bureau de représentation en Allemagne et en Europe.

Comment recruter des employés en Allemagne sans avoir besoin de créer une société allemande ?