¿Cómo contratar empleados en Alemania sin necesidad de constituir una empresa alemana?

Representante Permanente Alemania

Introducción

Si tiene clientes en Europa o quiere contratar empleados locales, puede ser útil establecer una representación permanente en Alemania. Un Representante Permanente (PR) es una persona que representa a su empresa principal en un territorio específico. La designación de un representante individual es obligatoria por ley y debe estar registrada ante las autoridades fiscales.

Si tiene clientes en Europa o quiere contratar empleados locales, puede ser útil establecer una representación permanente en Alemania.

Una empresa extranjera (sin presencia local) puede establecer una representación permanente sin tener que constituir una entidad jurídica. Esto significa que la empresa extranjera no está sujeta al derecho corporativo alemán, lo que simplifica enormemente las cosas. Además, si contrata empleados locales y los paga en Alemania, es posible que las leyes laborales de su país no se apliquen; sin embargo, esto debe discutirse con cada empleado individualmente antes de que se incorpore a su equipo. También tiene derecho a contratar contratistas independientes, como abogados o contables, que trabajen de forma independiente en nombre de su empresa mientras reciben sueldo de esa misma empresa (y, por lo tanto, no serán gravados dos veces).

Un representante individual es responsable del cumplimiento de la normativa.

Como representante permanente, usted es responsable del cumplimiento de las obligaciones tributarias y de las instituciones de seguridad social de Alemania. Esto no significa que sea empleado de la empresa ni miembro de su consejo de administración. No es necesario que sea ciudadano alemán; basta con registrarse en Alemania como representante individual de una entidad jurídica extranjera o una sociedad. Siempre y cuando se cumplan los requisitos para ser nombrado para este puesto, no es necesario tener experiencia laboral previa ni conocimientos del derecho fiscal alemán ni de las normas de seguridad social.

Representante Permanente – Establecimiento Permanente

El término “establecimiento permanente” no está definido en la ley. Sin embargo, está definido en el Modelo de Convenio Fiscal de la OCDE en el artículo 5(1)(a) y (b). La Directiva de la Unión Europea también lo define en el artículo 2(1)(a).

No se requiere ninguna entidad jurídica

El representante no necesita ser una persona jurídica. El representante es legalmente responsable de las actividades empresariales del principal y debe estar registrado y asegurado.

La designación de un representante individual es exigida por la ley.

La designación de un representante individual es obligatoria por ley. Esto se aplica incluso si la empresa no tiene ventas en Alemania o solo vende sus productos en el extranjero. La excepción es cuando su empresa no tiene actividades comerciales con clientes alemanes y, por lo tanto, no lleva a cabo ninguna actividad comercial en Alemania (ver más abajo).

La designación de un representante permanente no tiene sentido para las pequeñas empresas que no tienen ningún volumen de negocios en Alemania, o que están activas en el extranjero pero no tienen ningún contacto con los clientes en Alemania. En tales casos, es suficiente nombrar como agente general a una persona jurídica con responsabilidad limitada en representación de los intereses de su empresa (Gesellschaftergeschäftsführer).

Funciones del Representante Permanente

La representación pública debe estar registrada y asegurada.
El representante de comunicación debe ser un ciudadano alemán y estar disponible para las autoridades fiscales.
El representante de la empresa debe actuar en nombre del cliente en todos los asuntos relacionados con la actividad empresarial o profesional de este último en Alemania. También puede representar a otras empresas o particulares si estos le han autorizado para ello y puede demostrar dicha autorización con una copia del documento de poder notarial (Unterschriftprotokoll).
Además, un individuo no puede representar más de tres empresas o personas al mismo tiempo sin permiso especial de la autoridad competente (Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten). ¡Esta norma se ha introducido porque hubo casos en los que una misma persona representaba hasta 30 empresas diferentes!

El representante debe estar registrado y asegurado

El representante debe estar registrado y asegurado.
El representante debe tener una dirección local.
El representante debe tener un número de teléfono local.
El representante debe tener una cuenta bancaria local a su nombre (no de la empresa) desde la que recibir sus pagos, incluso si el dinero se deposita en otra cuenta más adelante.
Deberá estar registrado ante la administración fiscal para efectos de la impuesta de impuestos sobre la renta en Alemania, incluso si durante el primer año de actividad allí no se generan ingresos en Alemania (probablemente también deberá presentar una declaración anual a esa administración).

Formalidades para la inscripción del Representante Permanente (PR)

El representante de comunicación debe tener un documento de identidad válido o un pasaporte.
También debe tener en su poder el permiso de residencia, que debe ser expedido por las autoridades alemanas o por las de otro Estado miembro del Espacio Schengen si el titular de la tarjeta de residencia no reside en Alemania.
Si trabajas para una empresa con sede en Alemania, debes obtener una licencia de trabajo de la autoridad local.
Todos los demás extranjeros que deseen permanecer en Alemania a largo plazo necesitan un visado de entrada, que solo se puede obtener en cualquier consulado alemán en el extranjero antes de llegar a Alemania. Al llegar al aeropuerto de Frankfurt, todos los extranjeros deben registrarse con la policía dentro de los tres días siguientes a la entrada en Alemania. La falta de cumplimiento de esta obligación puede dar lugar a la iniciación de procedimientos de deportación contra ellos, que pueden durar hasta tres meses antes de que se puedan completar y hacer cumplir en los casos en que estas personas no cumplan con este requisito establecido por las leyes de inmigración alemanas vigentes actualmente, en su forma enmendada desde octubre de 2011, cuando entraron en vigor nuevas regulaciones relativas a estos asuntos que afectan a todas las personas que ingresan en cualquier país de la UE, incluso Suiza, aunque tiene sus propias leyes de inmigración separadas relativas a los extranjeros que se quedan allí durante más de seis meses sin haber obtenido previamente permiso previa de las autoridades suizas durante su visita allí.”

Gastos para establecer una agencia de relaciones públicas en Alemania o Europa

Los costos para establecer una representación permanente en Alemania, Europa o la UE varían dependiendo de muchos factores. Los más importantes son:

El tamaño de su empresa. Cuanto mayor sea el tamaño de su empresa, más probable es que sea así.
Tipo de industria/sector en el que usted opera su negocio (por ejemplo, servicios financieros, automotriz o telecomunicaciones). En cuanto a este factor, existen diferentes tipos de modelos de financiación y por lo tanto no es posible ofrecer una visión general exhaustiva aquí. Sin embargo, en general, las empresas que operan en sectores de alta tecnología necesitan más dinero que las tradicionales debido a que requieren equipos y tecnologías más avanzados – como los desarrolladores de software que pueden ayudarles a desarrollar soluciones de software en lugar de simplemente externalizar estas necesidades al extranjero como podría hacer algunas otras industrias (por ejemplo, la manufactura).

Un Representante Permanente solo puede representar a su principal en un territorio específico.

Un Representante Permanente solo puede representar a su principal en un territorio específico. Esto significa que es la única persona que puede firmar contratos en nombre de la empresa y no puede actuar en nombre de otra empresa sin el permiso explícito de su principal. La ley también establece que cada Representante Permanente debe estar registrado ante la cámara de comercio de Alemania o Europa, según el lugar donde ha sido nombrado para representar a su empresa.

También existen requisitos adicionales en materia de seguro, como la obligación de tener una póliza de responsabilidad profesional que cubra todos los riesgos asociados a su función como Representante Permanente (esto puede incluir cualquier autoridad o poder que tenga sobre terceros).

Conclusión

Si desea registrar a su representante permanente ante las autoridades de Alemania, deberá presentar una solicitud.

Le aconsejamos que consulte a un especialista independiente para obtener asesoramiento sobre si una sucursal permanente es adecuada para su empresa. También le podrán indicar qué pasos deben seguirse para establecer una oficina representativa en Alemania y Europa.