Heutzutage kann kein Unternehmen ohne eine Mindeststandardisierung der Vertragsbedingungen arbeiten. Andernfalls müssten Vertriebsabteilungen und Management für jede Transaktion jedes Vertragsstück neu verhandeln. Außerdem würde dies zu einer recht großen Vielfalt unterschiedlicher Vertragsansprüche und -verpflichtungen auch für das gleiche Produkt oder die gleiche Dienstleistung führen. Für die Geschäftsführung wäre es sehr schwierig, in jedem Kundenkonto herauszufinden, was tatsächlich hinsichtlich der fälligen Zahlungsfrist, der Lieferbedingungen, des Risikotransferes, der Haftung, des anzuwendenden Rechts, des Gerichtsstandes und des Kündigungsschlusses vereinbart ist.
Die Verwendung von Standardbedingungen (Allgemeine Geschäftsbedingungen – AGB) verkürzt die Verhandlungen mit Kunden und Lieferanten erheblich und macht sie sogar überflüssig. Daher können Verträge schneller abgeschlossen werden, wenn bereits vorab formulierten Bedingungen zugrunde gelegt werden. Darüber hinaus können bestimmte Klauseln dazu verwendet werden, die Risiken für den Emittenten der Bedingungen zu begrenzen.
Darüber hinaus bietet die Verwendung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen jeder Unternehmen die Möglichkeit, Lücken im gesetzlichen Rahmen zu schließen und individuelle, maßgeschneiderte Rechtsbestimmungen zu erlassen. So bietet das deutsche Zivilrecht beispielsweise nur Bestimmungen für eine begrenzte Anzahl von Vertragsarten, wie etwa Verträge über den Kauf von Waren, Kreditverträge und Verträge über Dienstleistungen. Für diese Arten gibt das Gesetz detaillierte Bestimmungen bezüglich der Wirksamkeit, fehlerhafter Leistung, Kündigung usw. Für Vertragsarten, die nicht gesetzlich geregelt sind (z. B. Factoring, Franchise und Leasing), fehlen solche Bestimmungen, was zu erheblichen Unsicherheiten für jede Vertragspartei führt. Unternehmen können daher solche Risiken und Unsicherheiten durch die Verwendung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen mindern und das Rechtssystem auch an ihre Produktions-, Liefer- oder Verkaufsabläufe anpassen.
Um von den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu profitieren, fallen Unternehmen in einen rechtlichen Rahmen, der im deutschen Bürgerlichen Gesetzbuch festgelegt ist. Gesetzliche Vorschriften halten Allgemeine Geschäftsbedingungen für ungültig, wenn sie nicht mit dem gesetzlichen Rahmen übereinstimmen. Klauseln in Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die als “ungerecht”, “unvernünftig” oder “unklar” gelten, sind ungültig und nicht Bestandteil des Vertrags. Das Bürgerliche Gesetzbuch schreibt außerdem vor, dass die Klauseln in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen transparent sein müssen und je schwerer die Klausel ist, desto deutlicher muss sie der anderen Partei mitgeteilt werden. Folglich müssen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen ausreichend klar sein, damit die andere Partei alle darin enthaltenen Rechte und Pflichten verstehen kann. Wenn eine Klausel nicht klar ist, werden die Gerichte in der Regel die Interpretation anwenden, die für den Nutzer am wenigsten günstig ist.
Beispielsweise wäre die Klausel in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen in dem folgenden Fall nicht gültig: Ein Handwerker kauft eine Maschine. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Verkäufers enthalten in kleinen Buchstaben auch eine Vereinbarung über die Instandhaltung der Maschine. – Ein solches “verstecktes” Wortlaut ist ungültig.
Die rechtlichen Anforderungen ändern sich stetig, da Gerichte häufig Urteile erlassen und zahlreiche Fälle im Zusammenhang mit der Gültigkeit der Allgemeinen Geschäftsbedingungen anhängig sind. Unternehmen sollten daher ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen im Hinblick auf die aktuelle Gesetzgebung und die Gerichtsbarkeit überprüfen.
