Es gibt viele Gründe, veranstaltungen die die Gründung einer GmbH oder UG verzögern können: Ein späte Eintragung in das Handelsregister oder eine lange Wartezeit auf die Steueridentifikationsnummer sind nur zwei Beispiele. Viele der typischen Verzögerungen lassen sich jedoch vermeiden, wenn man die Ursachen kennt.
Der angeforderte Firmenname wurde abgelehnt.
Bei jeder Eintragung im Handelsregister besteht die Möglichkeit, dass der Firmenname aus verschiedenen Gründen vom örtlichen Gericht abgelehnt wird.
Die Firmennamen müssen die formalen Anforderungen erfüllen und sich ausreichend von den bestehenden Namen unterscheiden. Eine solche Ablehnung verlängert nicht nur die Startphase, sondern verursacht auch zusätzliche Notarienvorgaben, da der Notar die Satzung ändern und die Registrierung erneut beim Handelsregister bestätigen und einreichen muss. Daher wird eine kostenlose IHK-Prüfung des Firmennamens dringend empfohlen. Obwohl eine positive IHK-Bewertung keine absolute Garantie für die Zulassung in das Handelsregister darstellt, bietet sie dennoch Sicherheit.
Das Ziel des Unternehmens wird abgelehnt
Wenn das Ziel Ihres Unternehmens nicht klar definiert ist, kann das Bezirksgericht Ihre Registrierung ablehnen. Formulieren Sie daher das Unternehmensziel so klar wie möglich, da andernfalls eine weitere Notariatsverhandlung vereinbart werden muss, wozu zusätzliche Gebühren anfallen können.
Die Registrierung enthält formale Fehler
Grundsätzlich können Sie die Registrierung im Handelsregister selbst vor der Mitteilung des Notars gestalten. Wenn formale Anforderungen der Handelsregisterregistrierung nicht erfüllt sind, kann dies auch zur Ablehnung durch das Bezirksgericht führen. Die Statuten können auch formale Fehler oder unzulässige Klauseln enthalten. In diesem Zusammenhang sollte jede Statutserstellung von einem Anwalt professionell erstellt und anschließend überprüft werden.
Die Prüfung der Firmenbezeichnung durch die IHK verzögert sich
Unter bestimmten Umständen kann es vorkommen, dass die zuständige IHK überlastet ist und Sie eine etwas längere Wartezeit für die Bewertung haben. Dennoch sollten Sie die freiwillige IHK-Prüfung nicht versäumen! Wenn die Handelskammer Ihren gewünschten Namen als unbeanstandlich einstuft, erhöhen Sie deutlich die Wahrscheinlichkeit, dass das Bezirksgericht diese Einschätzung teilen wird.
Die Genehmigung steht noch aus.
Einige Zuschüsse werden nur an Unternehmen vergeben, die noch nicht im Handelsregister eingetragen sind. Daher sollten Sie definitiv mit der Terminvereinbarung beim Notar und der Registrierung beim Handelsregister warten, bis eine solche Förderanfrage endgültig bearbeitet wurde. Andernfalls könnten Sie sich durch die Eintragung im Handelsregister für die Förderung disqualifizieren.
Verzögerung bei der Notarkontrolle
Viele Szenarien können dazu führen, dass Ihre Notariatsterminvereinbarung zur Beurkundung der Satzung und zur Eintragung im Handelsregister verzögert wird. Zum Beispiel kann es immer vorkommen, dass eine Terminvereinbarung aufgrund von Krankheit usw. verschoben werden muss oder dass die gewünschte Notarin nicht zurückmeldet. Darüber hinaus hängen die Wartezeiten für verfügbare Notariatstermine stark von der Region ab. Wenn die Notariatsdichte in Ihrer Region sehr gering ist, kann es lohnend sein, einen Termin bei einer Notarin in der nächstgelegenen Großstadt zu vereinbaren.
Idealerweise sollten Gründer daher bereits so früh wie möglich eine gemeinsame Terminvereinbarung mit dem Notar treffen, an der alle Gesellschafter, einschließlich Geschäftsführer, teilnehmen können. Falls Gründer aufgrund der geografischen Entfernung nicht gemeinsam an einer Terminvereinbarung teilnehmen können, können mehrere Notarterminen in verschiedenen Städten mit den jeweiligen Gründern vor Ort vereinbart werden. In einem solchen Fall wird das Originaldokument der Gründungsurkunde an den nächsten Notar übermittelt und erst am Ende zertifiziert. Ein solcher Prozess kann ein Start-up erheblich verkürzen, insbesondere wenn Lieferprobleme auftreten. Alternativ können die Gesellschafter Vertreter ermächtigen, sodass nur der Geschäftsführer an der Terminvereinbarung teilnehmen muss.
Dokumente für die Notarienvollmacht sind nicht verfügbar
Wenn der Notar am vereinbarten Datum nicht alle erforderlichen Dokumente vorliegt, können die Satzung nicht authentifiziert werden. Sie sollten außerdem auf das Datum der Ausstellung der Dokumente achten, da diese in einigen Fällen nicht älter als sechs Wochen sein dürfen. Dokumente, die im Voraus für Unterschriften ins Ausland gesendet werden oder dort ausgestellt und beglaubigt werden müssen, sind besonders zeitaufwändig.
Die Notarin muss anwesend sein oder die Notarin muss die Einladung im Voraus vorlegen:
- Entwürfe von Statuten oder Musterprotokolle, die von einem Anwalt geprüft wurden; jedes Dokument enthält zudem den Firmennamen, der von der Industrie- und Handelskammer überprüft wurde, sowie einen klar formulierten Unternehmenszweck
- ID-Dokumente aller Gesellschafter und Geschäftsführer
- Vertretung der Partner: Notariell beglaubigte Vollmachten
- Falls ausländische Unternehmen beteiligt sind: Zusätzliche Dokumente (je nach Land kann die Veröffentlichung dieser Dokumente eine lange Zeit in Anspruch nehmen; daher sollten Sie diese rechtzeitig beantragen)
- Vielleicht. Apostille/Legalisierung von Dokumenten wie Verträgen oder Vollmachten, die im Ausland erstellt wurden (informieren Sie sich im Voraus genau darüber, welche Regelung für das jeweilige Land derzeit gilt).
Notar lehnt Autorisierung ab
Ein Notar kann bei der Ernennung zum Notar eine Urkunde nicht zertifizieren, wenn bestimmte Formalitäten oder andere Anforderungen nicht erfüllt sind:
- Originaldokumente sind nicht verfügbar
- Nicht alle Manager sind anwesend
- Mindestens einer der Gründer spricht kein fließendes Deutsch und es gibt keinen Dolmetscher anwesend
- Notar verzichtet auf Anwesenheit eines Dolmetschers
- weil er nicht geschäftlich verheiratet ist
- weil er mit einem Gründer verwandt ist oder ein wirtschaftliches Interesse an dem Unternehmen hat
- Nach der Meinung des Notars hat der Firmenname oder das Unternehmenszweck keine Aussicht auf Eintragung im Handelsregister.
- Die Satzung ist nicht rechtlich korrekt, da B. ohne rechtliche Beratung erstellt und kurzfristig geändert wurde.
E-Mails an das Unternehmen sind nicht zugestellt.
Nach erfolgreicher Notarverifizierung als GmbH existiert Ihre GmbH bereits als Unternehmen “in der Gründung”. Das bedeutet, dass Ihre Firmenadresse ab diesem Zeitpunkt per Post erreichbar sein muss. Wenn Sie Ihre Postanschrift ab diesem Zeitpunkt nicht entsprechend an der Firmenadresse markieren, können Sie als Unternehmen keine Post empfangen: Die Justizkasse kann die Rechnung für die Eintragung im Handelsregister, die Notarkosten oder die Steueridentifikationsnummer nicht senden. Dies verzögert nicht nur die Startphase, sondern kann im schlimmsten Fall sogar zur Löschung aus dem Handelsregister führen.
Falsche Dokumente bei der Bankkontrolle
Für die Eröffnung eines Geschäftskontos sind zahlreiche Dokumente erforderlich, die Sie zur Bankterminvereinbarung mitbringen müssen. Wenn Sie nicht Deutsche Staatsbürger sind und ein Geschäftskonto eröffnen möchten, finden Sie hier eine Übersicht über die wichtigsten Informationen.
Fehlendes Kapital am Banktag
Um das Geschäftskonto zu eröffnen, muss der Grundkapitalbetrag mindestens 50% betragen. Gleichzeitig muss jeder Partner mindestens 25% seines ordentlichen Beitrags leisten. Ohne Nachweis dieses Einzahlungsbetrags kann der Gründungsprozess nicht abgeschlossen werden.
Die Bezahlung des Aktienkapitals wird nicht anerkannt.
Nachdem Sie das Grundkapital auf das Geschäftskonto eingezahlt haben, müssen Sie dem Notar ein Dokument als Nachweis übermitteln. Stellen Sie sicher, dass es sich um eine Quittung oder eine Bankabrechnung handelt. Eine Bestätigung der Überweisung reicht nicht aus.
Alle relevanten Daten müssen ebenfalls angegeben werden:
- Kontoinhaber
- Stammkapitalbetrag ohne vorherige Einzahlung
- Ausgewogenheit
Erst wenn der Notar solche Beweise vorlegt, kann er die Eintragung beim Handelsregister einreichen.
Die Rechnung aus dem Handelsregister wird nicht bezahlt.
Nach Eingang Ihrer Registrierung im Handelsregister erhalten Sie eine Rechnung aus dem Amt. Wenn diese nicht rechtzeitig bezahlt wird, kann Ihre Eintragung im Handelsregister verzögert werden. Dies kann beispielsweise dann geschehen, wenn die Rechnung nicht zugestellt werden kann. Es kommt auch immer wieder vor, dass die Rechnung bezahlt wurde, aber kein klarer Zweck in der Übertragung angegeben wurde.
Sie haben noch Fragen zur Gründung einer GmbH? * Dann ist der Rat des Gründer-Plus-Teams genau das Richtige für Sie. Sprechen Sie mit Ihrem Gründerberater!
Geschäftsregistermitarbeiter im Urlaub oder überlastet
Es kann auch bei dem zuständigen Bezirksgericht vorkommen, dass die Registrierung länger dauert, als erwartet, weil Mitarbeiter im Urlaub sind oder gleichzeitig eine große Anzahl von Registrierungen erfolgt.
Antrag des Bezirksgerichts (erneut) zur Prüfung des Firmennamens durch die IHK
Je nach zuständigem Gerichtsbezirk kann das Gericht nach der Einreichung des Antrags eine Bewertung des Firmennamens durch die IHK verlangen. In manchen Fällen wird dies auch durchgeführt, obwohl bereits eine solche Bewertung vorliegt.
Unvollständige Dokumente für die Unternehmensregistrierung
Um Ihre GmbH als Unternehmen zu registrieren, sind verschiedene Dokumente erforderlich: Neben der Registrierungsanmeldung beim Amtsgericht sind beispielsweise eine Gewerbeanmeldung für Handwerke, die Genehmigungspflichten, oder ein Aufenthaltstitel typische Dokumente, die die Behörde benötigt. Prüfen Sie daher im Voraus, welche Dokumente für Ihre Registrierung erforderlich sind. Je nach Branche können Sie sich an die BaFin, die Handwerkskammer, die Handelskammer usw. wenden.
Verzug bei der Terminvereinbarung mit dem Steuerberater
Eine GmbH kann ohne Steuernummer keine Rechnungen ausstellen, daher ist die Registrierung Ihrer Firma ein Meilenstein. Bevor Sie Ihre GmbH bei den Steuerbehörden registrieren, sollten Sie alle relevanten Daten mit Ihrem Steuerberater besprechen. Dies erstellt auch Ihre Bilanz, die Sie nach der Absendung des Fragebogens elektronisch an die Steuerbehörde übermitteln. Oft vergessen Gründer jedoch, dass die Terminvereinbarung mit einem Steuerberater in der Regel mehrere Wochen in Anspruch nimmt.
Die Bearbeitung durch die Steuerbehörde verzögert sich
Wenn die Steuerbehörde überlastet ist oder Ihre Angaben im Fragebogen zur Steuerregistrierung unklar sind, verzögert sich die Auslieferung Ihrer Steuernummer und/oder Ihrer Mehrwertsteildatennummer.
Diese Liste zeigt lediglich einige der Hauptgründe für die Verzögerung eines erfolgreichen Projekts unternehmensgründung in Deutschland, sie ist jedoch nicht abschließend.
