Ci sono molti fattori eventi che possono ritardare l’avvio di una GmbH o di un UG: l’entrata tardiva nel registro delle imprese o l’attesa prolungata per l’ottenimento del numero fiscale sono solo due esempi. Tuttavia, molti dei ritardi tipici possono essere evitati se si conoscono le cause.
Il nome dell'azienda richiesto è stato rifiutato
Con ogni registrazione nel registro delle imprese, è possibile che il nome dell'azienda venga respinto dal tribunale locale per vari motivi.
Ogni nome societario deve soddisfare i requisiti formali e differire in modo sufficiente dai nomi esistenti. Un tale rifiuto non solo prolunga la fase iniziale dell’attività, ma comporta anche costi aggiuntivi per il notaio, poiché quest’ultimo dovrà modificare gli statuti sociali, certificare e nuovamente presentare la registrazione presso il registro delle imprese. Pertanto, è altamente consigliata una verifica gratuita presso l’IHK relativa al nome societario. Sebbene una valutazione positiva da parte dell’IHK non garantisca una garanzia assoluta di ammissione al registro delle imprese, offre comunque una sicurezza.
L'oggetto della società è respinto
Se l’oggetto della vostra società non è chiaramente definito, il tribunale distrettuale può rifiutare la vostra registrazione. Pertanto, formulate l’oggetto della società nel modo più chiaro possibile; altrimenti sarà necessario concordare un nuovo appuntamento presso un notaio, per il quale potrebbero essere applicate tariffe aggiuntive.
La registrazione contiene errori formali
In linea di principio, è possibile redigere da soli la domanda di iscrizione nel registro delle imprese prima che il notaio lo comunichi. Se non sono rispettati i requisiti formali per l’iscrizione nel registro delle imprese, ciò può anche portare alla sua rigettazione da parte del tribunale distrettuale. Inoltre, gli statuti possono contenere errori formali o clausole non ammissibili. In questo caso, ciascun statuto deve essere redatto professionalmente da un avvocato e quindi verificato.
L'esame dell'azienda presso l'IHK è stato rinviato
In determinate circostanze può accadere che la competente IHK sia sovraccarica e che tu debba aspettare un po’ di più per l’esame. Tuttavia, non dovresti saltare la verifica volontaria presso l’IHK! Se la Camera di Commercio e Industria classifica il nome desiderato come non pregiudizievole, aumenti significativamente le probabilità che il tribunale distrettuale condivida questa valutazione.
La concessione dell'approvazione è ancora in fase di esame.
Alcuni finanziamenti sono concessi solo alle società che non sono ancora registrate presso il registro delle imprese. Pertanto, è assolutamente necessario attendere la data dell’appuntamento presso il notaio e la registrazione presso il registro delle imprese fino a quando tale richiesta di finanziamento non sarà stata definitivamente elaborata. Altrimenti, si rischia di essere squalificati dalla possibilità di beneficiare della sovvenzione attraverso l’iscrizione nel registro delle imprese.
Ritardo nell'appuntamento presso il notaio
Molti scenari possono comportare un ritardo nell’appuntamento presso il notaio per la notarizzazione degli statuti e la registrazione presso il registro delle imprese. Ad esempio, può accadere sempre che l’appuntamento debba essere rinviato a causa di malattie ecc., oppure che il notaio desiderato non si presenti. Inoltre, i tempi di attesa per gli appuntamenti disponibili presso i notai dipendono fortemente dalla regione. Se la densità dei notai nel vostro distretto è molto bassa, può essere utile fissare un appuntamento presso un notaio nella città più vicina.
In linea di massima, i fondatori dovrebbero quindi pensare a trovare un appuntamento presso un notaio comune il più presto possibile, in cui tutti gli azionisti, compresi i dirigenti, possano essere presenti. Se i fondatori non sono in grado di partecipare insieme a un appuntamento presso un notaio a causa della distanza geografica, è possibile concordare con i rispettivi fondatori presenti in loco diversi appuntamenti presso notai in diverse città. In tal caso, il documento originale degli statuti sarà inviato al prossimo notaio e verrà certificato solo alla fine. Un procedimento del genere può significativamente allungare il processo di avviamento dell’attività, soprattutto se dovessero insorgere complicazioni nella consegna. In alternativa, i soci possono autorizzare dei rappresentanti, in modo che solo il direttore generale debba essere presente all’appuntamento presso il notaio.
I documenti per l'appuntamento presso il notaio non sono disponibili
Se il notaio non dispone di tutti i documenti necessari alla data concordata, gli statuti non potranno essere autenticati. È inoltre necessario prestare attenzione alla data di emissione dei documenti, poiché in alcuni casi questi non possono essere più vecchi di sei settimane. I documenti inviati in anticipo per la firma all’estero o che devono essere emessi e certificati all’estero sono particolarmente dispendiosi in termini di tempo.
L'appuntamento presso il notaio deve essere presente o deve essere inviato in anticipo al notaio:
- Prospetto statutario o minuta di assemblea provvista di firma di un avvocato, ciascuna delle quali riporta il nome dell’azienda verificato dalla Camera di Commercio e un obiettivo aziendale ben definito
- Documenti d'identità di tutti i soci e dei dirigenti
- rappresentazione dei partner: procuratori notariati
- Se sono coinvolte società straniere: documenti aggiuntivi (a seconda del paese, possono richiedere molto tempo per essere rilasciati, quindi è bene presentarli in tempo utile)
- Possibile. Apostillazione/legalizzazione di documenti come i procuratori generati all'estero (informarsi preventivamente esattamente quali normative esistono attualmente per il paese in questione)
Il notaio declina l’autenticazione
Un notaio può rifiutarsi di certificare un atto durante l’appuntamento notarile se determinate formalità o altri requisiti non sono rispettati:
- I documenti originali non sono disponibili
- Non tutti i manager sono presenti
- Almeno uno dei fondatori non parla fluentemente tedesco e non è presente un interprete ufficiale.
- Il notaio declina l'assistenza di un interprete
- perché non è giurato
- perché è legato a un fondatore o ha un interesse economico nell'azienda
- Secondo il parere del notaio, il nome della società o l’oggetto sociale non presentano alcuna possibilità di iscrizione nel registro delle imprese.
- Gli statuti non sono conformi alla legge perché B. è stato creato senza consulenza legale o modificato in breve tempo.
La posta inviata all'azienda non è consegnabile
Dopo la notarizzazione con successo presso il notaio, la vostra GmbH esiste come società “in fase di costituzione”. Ciò significa che da questo momento in poi il vostro indirizzo aziendale dovrà essere raggiungibile per posta. Se da questo momento in poi non segnate la vostra casella di posta corrispondentemente presso l’indirizzo aziendale, non potrete ricevere posta in qualità di società: l’fattura della Justizkasse per l’iscrizione nel registro delle imprese, i documenti notarili o il numero fiscale non potranno essere inviati. Ciò non solo ritarda la fase di avviamento, ma nel peggiore dei casi può anche portare alla cancellazione dal registro delle imprese.
Documenti mancanti all'appuntamento presso la banca
Per aprire un conto aziendale sono necessari numerosi documenti che è necessario portare con voi all’appuntamento presso la banca. Se non siete cittadini tedeschi e desiderate aprire un conto aziendale, qui troverete una panoramica delle informazioni più importanti.
Importo in capitale mancante alla data di chiusura del conto
Per aprire il conto aziendale, il capitale sociale deve essere versato in misura minima di 50% euro. Allo stesso tempo, ogni socio deve versare almeno 25% euro del suo contributo periodico. Senza la prova di questo versamento, il processo di costituzione dell’azienda non potrà essere completato.
La prova del pagamento del capitale sociale non sarà riconosciuta
Dopo aver depositato il capitale sociale sul conto aziendale, è necessario presentare al notaio un documento come prova. Assicuratevi di avere con voi un documento di ricevuta o una ricevuta bancaria. Confermare il trasferimento non è sufficiente.
Sono inoltre necessari tutti i dati pertinenti:
- Proprietario dell'account
- Importo di capitale sociale versato senza prelievo
- Equilibrio
Solo quando il notaio dispone di tali prove può presentare la registrazione presso il registro delle imprese.
La fattura del registro delle imprese non verrà pagata
Dopo la registrazione presso il registro delle imprese, riceverete una fattura dal servizio. Se non verrà pagata tempestivamente, l’iscrizione nel registro delle imprese potrebbe essere ritardata. Ciò può accadere, ad esempio, se la fattura non può essere consegnata. Inoltre, capita sempre più spesso che la fattura sia stata pagata, ma non sia stata specificata una precisa destinazione.
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Il dipendente del registro delle imprese in ferie o sovraccarico di lavoro
Può anche accadere presso il tribunale distrettuale competente che la registrazione richieda più tempo del previsto poiché i dipendenti sono in ferie o vi sono un gran numero di registrazioni contemporaneamente.
Richieste del tribunale distrettuale (rinnovate) per l’esame della denominazione della società da parte dell’IHK
A seconda del tribunale locale competente, il tribunale può richiedere una valutazione della denominazione della società da parte dell’IHK dopo la presentazione della domanda. In alcuni casi, ciò viene fatto nonostante l’opinione già disponibile.
Documenti per la registrazione aziendale incompleti
Per registrare la vostra GmbH come azienda sono richiesti vari documenti: oltre alla notifica di registrazione presso il tribunale locale, sono necessari, ad esempio, un’autorizzazione commerciale per le attività che richiedono approvazione o un permesso di soggiorno, documenti tipici che l’autorità richiede. Pertanto, verificate in anticipo quali documenti sono necessari per la registrazione nel vostro caso. A seconda dell’attività, potete rivolgervi a BaFin, alla Camera di Commercio, alla Camera di Industria, ecc.
Ritardo nell’appuntamento con il consulente fiscale
La vostra GmbH non può emettere fatture senza un numero di identificazione fiscale, quindi la registrazione della vostra società rappresenta un traguardo importante. Prima di registrare la vostra GmbH presso le autorità fiscali utilizzando il questionario per la registrazione fiscale, dovete discutere tutti i dati rilevanti con il vostro consulente fiscale. Ciò creerà anche il bilancio di apertura, che dovete inviare elettronicamente all’ufficio fiscale dopo aver inviato il questionario. Spesso, i fondatori non tengono conto del fatto che la preparazione di un appuntamento con un consulente fiscale richiede solitamente diverse settimane.
Il trattamento da parte dell'ufficio fiscale è ritardato
Se l'ufficio delle imposte è sovraccarico o le informazioni fornite nel questionario per l'iscrizione all'imposta sono ambigue, il rilascio del numero fiscale e/o dell'ID IVA verrà ritardato.
Questa lista indica solo alcuni dei principali motivi per ritardare un successo costituzione societaria in Germania e non è esaustiva.
