Hay muchos eventos que pueden retrasar la constitución de una GmbH o UG: una entrada tardía en el registro mercantil o una larga espera para obtener el número fiscal son solo dos ejemplos. Sin embargo, muchas de las demoras típicas pueden evitarse si se conocen las causas.
El nombre de la empresa solicitada ha sido rechazado
Con cada inscripción en el registro mercantil existe la posibilidad de que el nombre de la empresa sea rechazado por el tribunal local por diversos motivos.
Cada nombre de empresa debe cumplir los requisitos formales y diferir suficientemente de los nombres existentes. Una negativa de este tipo no solo prolonga la fase inicial de la empresa, sino que también conlleva gastos adicionales de notario, ya que el notario debe cambiar los estatutos sociales, certificar y presentar nuevamente la inscripción ante el registro mercantil. Por lo tanto, se recomienda encarecidamente una verificación gratuita de la IHK sobre el nombre de la empresa. Aunque una evaluación positiva de la IHK no garantiza una garantía absoluta de admisión al registro mercantil, proporciona sin embargo seguridad.
El objeto de la empresa es rechazado
Si el objeto de la empresa no está claramente definido, el tribunal de distrito puede denegar su registro. Por lo tanto, formule el objeto de la empresa de la manera más clara posible; de lo contrario, deberá acordarse una nueva cita con el notario, por lo que pueden aplicarse tarifas adicionales.
El registro contiene errores formales
En principio, puede diseñar usted mismo el registro mercantil antes de que el notario lo comunique. Si no se cumplen los requisitos formales para el registro mercantil, esto también puede dar lugar a una negativa por parte del tribunal de distrito. Los estatutos también pueden contener errores formales o cláusulas inadmisibles. En este sentido, cada estatuto debe redactarse profesionalmente por un abogado y luego verificarse.
El examen de la empresa por parte de la IHK se retrasa
En determinadas circunstancias, puede ocurrir que la IHK responsable esté sobrecargada y tenga que esperar un poco más para la evaluación. No obstante, no debería omitir la verificación voluntaria de la IHK. Si la Cámara de Comercio e Industria clasifica el nombre que desea como no controvertible, aumentará significativamente la probabilidad de que el tribunal de distrito comparta esta evaluación.
La aprobación aún está pendiente
Algunas subvenciones solo se conceden a empresas que aún no están registradas en el registro mercantil. Por lo tanto, definitivamente debe esperar con la cita ante el notario y la inscripción en el registro mercantil hasta que dicha solicitud de subvención haya sido procesada finalmente. De lo contrario, podría invalidarse su derecho a recibir la subvención mediante la inscripción en el registro mercantil.
Retraso en la cita con el notario
Muchos escenarios pueden provocar que la cita con el notario para la autenticación de los estatutos y la inscripción en el registro mercantil se demore. Por ejemplo, siempre puede ocurrir que la cita tenga que ser pospuesta debido a una enfermedad, etc., o que el notario deseado no se presente. Además, los tiempos de espera para las citas disponibles con notarios dependen en gran medida de la región. Si la densidad de notarios en su distrito es muy baja, puede valer la pena concertar una cita con un notario en la ciudad más cercana.
Idealmente, los fundadores deberían pensar en concertar una cita conjunta con el notario lo antes posible, en la que todos los accionistas, incluidos los administradores, puedan estar presentes. Si los fundadores no pueden asistir a la cita conjunta debido a la distancia geográfica, pueden concertar varias citas con notarios en diferentes ciudades. En tal caso, el documento original de los estatutos será enviado al próximo notario y solo se certificará al final. Este proceso puede prolongar significativamente el inicio de una empresa, especialmente si surgen complicaciones en la entrega. Alternativamente, los socios pueden autorizar a representantes para que solo el administrador presente se presente en la cita con notario.
Los documentos para la cita ante notario no están disponibles
Si el notario no tiene todos los documentos necesarios en la fecha acordada, los estatutos sociales no podrán ser autenticados. También debe tener en cuenta la fecha de emisión de los documentos, ya que en algunos casos pueden no tener más de seis semanas de antigüedad. Los documentos enviados con antelación para su firma en el extranjero o que deben ser emitidos y certificados allí son particularmente onerosos en tiempo.
La cita ante el notario debe estar presente o debe ser presentada con antelación al notario:
- Proyecto de estatutos o acta de sesión revisados por un abogado, cada uno de los cuales incluye el nombre de la empresa comprobado por la Cámara de Industria y Comercio y un propósito corporativo claramente formulado
- Documentos de identidad de todos los socios y administradores
- Representación de socios: Poderes notariales
- Si están involucradas empresas extranjeras: Documentos adicionales (dependiendo del país, pueden tardar mucho tiempo en expedirlos, por lo que deberías solicitarlos con tiempo suficiente).
- Posiblemente. Apostilación / legalización de documentos como poderes notariales emitidos en el extranjero (consulte con antelación exactamente qué normativa existe actualmente para el país correspondiente).
El notario declina la autenticación
Un notario puede denegar la certificación de un estatuto durante la celebración de la cita si no se cumplen determinadas formalidades o otros requisitos:
- Los documentos originales no están disponibles
- No todos los directivos están presentes
- Al menos uno de los fundadores no habla alemán con fluidez y no hay un intérprete jurado presente.
- El notario declina la presencia del intérprete
- porque no está jurado
- porque está relacionado con un fundador o tiene un interés económico en la empresa
- Según el dictamen del notario, el nombre de la empresa o el objeto social no tienen ninguna posibilidad de inscripción en el registro mercantil.
- Los estatutos sociales no son legales porque B. fue creado sin asesoramiento jurídico ni con un cambio de última hora.
Los correos enviados a la empresa no serán entregados.
Tras la autenticación notarial exitosa, su GmbH existe como una empresa “en proceso de constitución”. Esto significa que desde ahora su dirección de correo debe estar accesible por correo postal. Si no marca su buzón de correo en la dirección de la empresa de forma correspondiente a partir de ahora, no podrá recibir correo como empresa: la factura de la Justizkasse para la inscripción en el registro mercantil, los documentos del notario o el número de identificación fiscal no podrán enviarse. Esto no solo retrasará la fase de puesta en marcha, sino que en el peor de los casos también puede dar lugar a la supresión de su empresa del registro mercantil.
Documentos perdidos en la cita en el banco
Se requieren numerosos documentos para abrir una cuenta comercial, que deberá traer con usted a la cita en el banco. Si no es ciudadano alemán y desea abrir una cuenta comercial, encontrará aquí una reseña de la información más importante.
Capital faltante en la fecha bancaria
Para abrir la cuenta comercial, el capital social debe ser pagado en un mínimo de 50% euros. Al mismo tiempo, cada socio debe aportar al menos 25% euros de su contribución habitual. Sin la prueba de este depósito, el proceso de constitución no podrá completarse.
La prueba del pago del capital social no será reconocida.
Tras depositar el capital social en la cuenta comercial, deberá presentar un documento como prueba ante el notario. Asegúrese de que este documento sea una confirmación de recepción o una copia de la cuenta bancaria. Confirmar la transferencia no es suficiente.
También deben incluirse todos los datos relevantes:
- Titular de la cuenta
- Importo pagado de capital social sin previa aportación
- Equilibrio
Solo cuando el notario tenga dicha prueba podrá presentar la inscripción al registro mercantil.
La factura del registro comercial no será pagada
Tras recibir su inscripción en el registro mercantil, recibirá una factura del registro. Si dicha factura no se paga de inmediato, su inscripción en el registro mercantil podría retrasarse. Esto puede ocurrir, por ejemplo, si la factura no se puede entregar. También sucede constantemente que la factura se paga, pero no se especifica un propósito claro en la transferencia.
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Empleado del registro comercial de vacaciones o sobrecargado
También puede suceder que en el tribunal de distrito correspondiente el procesamiento de la inscripción dure más de lo esperado debido a que los empleados están de vacaciones o hay un gran número de inscripciones simultáneas.
Solicitudes del tribunal de distrito (renovadas) para que la IHK examine la denominación de la empresa
Dependiendo del tribunal local competente, el tribunal puede solicitar una evaluación de la IHK sobre el nombre de la empresa tras presentar la solicitud. En algunos casos, esto se practica a pesar de que ya se haya emitido la opinión correspondiente.
Documentos para la inscripción comercial incompletos
Para registrar su GmbH como empresa, se requieren varios documentos: Además de la notificación de registro del tribunal local, también se necesitan, por ejemplo, una licencia de actividad para los negocios que requieren aprobación o un permiso de residencia, documentos típicos que el organismo necesita. Por lo tanto, consulte con antelación qué documentos son necesarios para el registro en su caso. Dependiendo de la industria, puede consultar con BaFin, la Cámara de Oficios Artesanos, la Cámara de Comercio, etc.
Retraso en la cita con el asesor fiscal
Su GmbH no puede emitir facturas sin un número de identificación fiscal, por lo que la inscripción de su empresa es un paso importante. Antes de registrar su GmbH ante las autoridades fiscales utilizando el cuestionario de registro fiscal, debe discutir todos los datos relevantes con su asesor fiscal. Esto también genera su balance inicial, que usted envía electrónicamente a la oficina fiscal después de enviar el cuestionario. A menudo, los fundadores no tienen en cuenta que la consulta con un asesor fiscal suele tardar varias semanas en prepararse.
El procesamiento por parte de la administración fiscal se ha retrasado
Si la administración tributaria está sobrecargada o la información que usted proporciona en el cuestionario para la inscripción en el registro tributario es ambigua, el proceso de entrega del número de identificación fiscal y/o del número de identificación de la Agencia Tributaria se retrasará.
Esta lista solo indica algunos de los motivos principales para retrasar un éxito constitución de empresas en Alemania y no es exhaustiva.
