Il existe de nombreuses raisons événements qui peuvent retarder la création d’une GmbH ou d’une UG : une entrée tardive au registre du commerce ou une longue attente pour obtenir le numéro fiscal sont deux exemples. Cependant, de nombreuses retards typiques peuvent être évités si l’on connaît leurs causes.
Le nom de l'entreprise demandée n'est pas accepté.
Avec chaque inscription au registre du commerce, il est possible que le nom de l’entreprise soit rejeté par le tribunal local pour diverses raisons.
Chaque nom d’entreprise doit respecter les exigences formelles et différencier suffisamment de ses noms existants. Une telle refusation non seulement prolongera votre phase de démarrage, mais entraînera également des frais supplémentaires auprès du notaire, car ce dernier devra modifier les statuts de l’entreprise, certifier et déposer de nouveau l’inscription auprès du registre du commerce. Il est donc fortement recommandé de faire un contrôle gratuit auprès de l’IHK concernant le nom de l’entreprise. Bien que l’évaluation positive de l’IHK ne garantisse pas une garantie absolue d’admission au registre du commerce, elle offre néanmoins une sécurité.
L’objet de l’entreprise est rejeté
Si l’objet de votre société n’est pas clairement défini, le tribunal de district peut refuser votre enregistrement. Par conséquent, formulez l’objet de votre société le plus clairement possible ; en cas de non-conformité, une nouvelle rencontre avec un notaire doit être organisée, ce qui peut entraîner des frais supplémentaires.
La procédure d’enregistrement contient des erreurs formelles
En principe, vous pouvez vous-même rédiger la déclaration auprès du registre du commerce avant que le notaire ne vous en informe. Si les exigences formelles de la déclaration auprès du registre du commerce ne sont pas respectées, cela peut également entraîner un rejet par le tribunal de district. Les statuts peuvent également contenir des erreurs formelles ou des clauses inadmissibles. À cet égard, chaque statut doit être rédigé professionnellement par un avocat et ensuite vérifié.
L’examen de l’entreprise par l’IHK est retardé
Dans certaines circonstances, il peut arriver que l’IHK responsable soit surchargé et que vous deviez attendre un peu plus longtemps pour obtenir l’évaluation. N’oubliez cependant pas de faire votre auto-évaluation auprès de l’IHK ! Si la Chambre de commerce et d’industrie classe votre nom souhaité comme acceptable, vous augmenterez considérablement les chances que le tribunal de district partage cette évaluation.
L’approbation reste en attente
Certaines subventions ne sont accordées qu'aux entreprises qui ne sont pas encore enregistrées au registre du commerce. Il est donc absolument nécessaire de reporter l'inscription auprès du notaire et l'enregistrement au registre du commerce jusqu'à ce que cette demande de financement soit définitivement traitée. Sinon, vous pourriez vous disqualifier pour le bénéfice de cette subvention en inscrivant votre entreprise au registre du commerce.
Désorganisation dans la procédure de nomination du notaire
De nombreux scénarios peuvent entraîner un retard dans l’organisation de votre rendez-vous auprès du notaire pour la certification des statuts et l’inscription au registre du commerce. Par exemple, il arrive toujours que le rendez-vous soit reporté en raison d’une maladie, etc., ou que le notaire désigné ne réponde pas. De plus, les délais de réponse des rendez-vous disponibles dépendent fortement de la région. Si la densité de notaires dans votre district est très faible, il peut être intéressant de prendre rendez-vous auprès d’un notaire dans la ville la plus proche.
Dans l’idéal, les fondateurs devraient donc envisager de trouver un rendez-vous auprès d’un notaire commun dès que possible, afin que tous les actionnaires, y compris les administrateurs, puissent être présents. Si les fondateurs ne peuvent pas se rendre ensemble à un rendez-vous auprès d’un notaire en raison de la distance géographique, plusieurs rendez-vous auprès de différents notaires dans différentes villes peuvent être convenus avec les fondateurs présents sur place. Dans un tel cas, le document original des statuts sera transmis au prochain notaire et ne sera certifié qu’à la fin. Ce processus peut considérablement allonger le démarrage d’une entreprise, surtout si des complications liées à la livraison surviennent. En revanche, les associés peuvent autoriser des représentants, de sorte que seul le directeur général soit présent lors du rendez-vous auprès du notaire.
Les documents nécessaires à l’organisation de l’audience auprès du notaire ne sont pas disponibles
Si le notaire n’a pas tous les documents nécessaires à la date prévue, les statuts ne peuvent pas être authentifiés. Il convient également de vérifier la date d’émission des documents, car dans certains cas ils ne peuvent pas être plus anciens de six semaines. Les documents envoyés à l’avance pour être signés à l’étranger ou qui doivent être délivrés et certifiés à l’étranger sont particulièrement longs à préparer.
La présence du notaire doit être assurée ou le formulaire doit être soumis au notaire à l’avance :
- Édits de statuts ou procès-verbaux types vérifiés par un avocat, chacun comprenant un nom de société vérifié par la Chambre de l'industrie et du commerce et un objectif d'entreprise clairement énoncé
- Documents d’identité de tous les associés et directeurs généraux
- Représentation des partenaires : pouvoirs notariés
- Si des sociétés étrangères sont impliquées : Documents supplémentaires (selon le pays, la délivrance de ces documents peut prendre beaucoup de temps ; il est donc conseillé de les demander suffisamment à l’avance)
- Possiblement. Apostille / légalisation de documents tels que les pouvoirs notariés établis à l’étranger (informez-vous à l’avance de la réglementation en vigueur dans le pays concerné).
Le notaire refuse l’authentification
Un notaire peut refuser de certifier un acte lors de l’acte de nomination si certaines formalités ou autres exigences ne sont pas remplies :
- Les documents originaux ne sont pas disponibles
- Tous les managers ne sont pas présents
- Au moins l'un des fondateurs ne parle pas couramment l'allemand et il n'y a pas d'interprète juré présent.
- Le notaire refuse la présence d’un interprète
- car il n'est pas juré
- car il est lié à un fondateur ou a un intérêt économique dans l’entreprise
- Selon l’avis du notaire, le nom de l’entreprise ou l’objet de l’entreprise n’ont aucune chance d’être inscrit au registre du commerce.
- Les statuts ne sont pas conformes aux règles légales car B. a été créé sans avis juridique ni sans modification rapide.
Les courriers adressés à l'entreprise ne sont pas livrés.
Après la notarisation réussie auprès du notaire, votre GmbH existe comme une société “ en cours de création ”. Cela signifie que votre adresse postale doit être accessible par courrier à partir de ce moment-là. Si vous n’effectuez pas le marquage de votre boîte aux lettres à l’adresse de votre société à partir de ce moment-là, vous ne pourrez plus recevoir des courriers en tant que société : l’accusé de réception de la Justizkasse pour l’inscription au registre du commerce, les documents du notaire ou le numéro d’identification fiscale ne pourront pas être envoyés. Cela retardera non seulement la phase de démarrage, mais dans le pire des cas, peut également entraîner l’annulation de votre inscription au registre du commerce.
Documents manquants lors de l’entretien à la banque
De nombreux documents sont nécessaires pour ouvrir un compte d’entreprise, que vous devez apporter avec vous lors de votre rendez-vous à la banque. Si vous n’êtes pas citoyen allemand et souhaitez ouvrir un compte d’entreprise, vous trouverez ici un aperçu des informations les plus importantes.
Capital manquant au jour de la banque
Pour ouvrir le compte d’entreprise, le capital social doit être payé d’un montant minimum de 50% €. En même temps, chaque associé doit verser au moins 25% de sa contribution normale. Sans preuve de ce dépôt, le processus de création de l’entreprise ne pourra pas être terminé.
La preuve du paiement du capital social ne sera pas reconnue
Après avoir déposé le capital social sur le compte d’entreprise, vous devez soumettre un document à un notaire en tant que preuve. Assurez-vous absolument que ce document soit une attestation de réception ou une déclaration de banque. Le simple versement d’un chèque n’est pas suffisant pour confirmer une opération de transfert.
Tous les données pertinentes doivent également être incluses :
- Propriétaire du compte
- Montant de l'apport de capital social sans frais préalables
- équilibre
Seul lorsqu’il dispose de cette preuve, le notaire peut soumettre l’inscription au registre du commerce.
La facture du registre des entreprises ne sera pas payée
Après la réception de votre inscription au registre du commerce, vous recevrez une facture du bureau. Si cette dernière n’est pas payée rapidement, votre inscription au registre du commerce pourrait être retardée. Cela peut arriver, par exemple, si la facture ne peut pas être livrée. Il arrive également à plusieurs reprises que la facture soit payée, mais qu’aucun objectif précis n’a été précisé dans le transfert.
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Un employé du registre des entreprises en vacances ou surchargé de travail
Cela peut également se produire au tribunal compétent, le traitement de la demande de registre prenant plus de temps que prévu en raison du congé des employés ou du grand nombre de demandes de registre simultanées.
Demandes de la juridiction de district (renouvelées) pour l’examen de la dénomination sociale par l’IHK
Selon le tribunal local compétent, le tribunal peut demander une évaluation de la société par l’IHK après la présentation de la demande. Dans certains cas, cette procédure est pratiquée malgré l’existence déjà d’un avis.
Les documents nécessaires à l’enregistrement de l’entreprise sont incomplets
Pour enregistrer votre GmbH en tant qu’entreprise, divers documents sont requis : Outre la notification d’enregistrement du tribunal local, il existe, par exemple, une licence d’entreprise pour les activités commerciales nécessitant une autorisation ou un permis de séjour, des documents typiques que l’autorité doit obtenir. Il est donc conseillé de vérifier à l’avance quels documents sont nécessaires pour l’enregistrement dans votre cas. Selon l’activité, vous pouvez demander conseil auprès de BaFin, de la Chambre des métiers, de la Chambre de commerce, etc.
Désorganisation dans la rencontre avec le conseiller fiscal
Votre GmbH ne peut pas émettre des factures sans numéro d’imposition, donc l’enregistrement de votre société constitue un point important. Avant de vous enregistrer auprès des autorités fiscales en utilisant le questionnaire de déclaration d’imposition, vous devriez discuter de toutes les données pertinentes avec votre conseiller fiscal. Cela crée également votre bilan d’ouverture, que vous soumettez électroniquement à l’administration fiscale après avoir soumis le questionnaire. Souvent, les fondateurs ne prennent pas en compte que la préparation d’un rendez-vous avec un consultant fiscal prend généralement plusieurs semaines.
Le traitement par l’administration fiscale est retardé
Si l’administration fiscale est surchargée ou que vos informations dans le questionnaire de déclaration d’impôts sont ambiguës, la délivrance de votre numéro fiscal et/ou de votre numéro de TVA sera retardée.
Cette liste ne fait que mentionner quelques-uns des principaux motifs de retard dans la réussite d’une entreprise création d’entreprise en Allemagne et n’est pas exhaustive.
