Die Koordination interunternehmensbezogener Beziehungen (IC) wird sowohl auf Unternehmens- als auch auf Konzernebene immer wichtiger. Sie stellt oft eine ernsthafte Engpassgründung bei der Erstellung der Finanzberichte dar. So muss es nicht sein. Wenn die Koordinationsprozesse und die vorangehenden IC-Prozesse optimiert werden, wird nicht nur der Abschlussprozess schneller, sondern auch die Qualität der Finanzdaten steigt.
Die Realität zeigt, dass die Koordination und Konsolidierung der internen Serviceverbindungen innerhalb der Gruppe häufig ein wesentliches Engpass bei der Erstellung der Finanzberichte in den Finanzabteilungen darstellt.
Erhebliche Kapazitäten sind sowohl auf individueller als auch auf Konzernebene oft mit der Klärung von IC-Unterschieden verknüpft, die entstehen. Diese könnten anderweitig genutzt werden, um Mehrwert zu schaffen. Die zunehmende Bedeutung des IC-Reconciliation-Prozesses im Kontext der Erstellung der Finanzberichte ist auf eine Reihe externer Faktoren zurückzuführen.
Zu diesen Faktoren gehören beispielsweise zunehmend vernetzte internationale Wertschöpfungsketten, die zu einer hohen Zahl von IC-Transaktionen oder Übernahmen führen und zu heterogenen Systemlandschaften sowie unterschiedlichen Kontenplänen und Buchungsprozessen führen. Andere Treiber sind die zunehmende Komplexität von Geschäftsmodellen und der zunehmende Druck auf die Finanzmärkte, um Unternehmensstrukturen schnell zu schließen. Die immer höheren Qualitätsanforderungen an die konsolidierten Finanzberichte stellen CFOs zudem vor Herausforderungen bei der IC-Rekonfiguration.
Die vorherrschenden internen Strukturen und Prozesse erfüllen in der Praxis oft nicht das Ziel von konsolidierten Finanzberichten, die schnell, kostengünstig und qualitativ hochwertig erstellt werden. Insbesondere treten folgende Schwächen auf:
- Keine klare Definition der Gruppenweiten IC-Prozessregeln
- Handbuch und ineffizienter Koordinationsprozess der internen Dienstvermittlungsbeziehungen
- Mangel an Transparenz hinsichtlich bestehender Unterschiede und deren Ursachen sowie die Einhaltung bereits festgelegter Regeln
- Heterogene Systemlandschaften ohne ausreichende Vernetzung und Integration der Vor- und Nachverarbeitungssysteme
CFOs müssen die Rechnungsabwicklung automatisieren
Um den komplexen Herausforderungen gerecht zu werden, sollten die Verantwortlichen die Entstehung von Interoperabilitätsunterschieden entgegenwirken, indem sie die Prozesse optimieren, die den eigentlichen Koordinierungsprozess vorantreiben, und die entstehenden Unterschiede in einem automatisierten Koordinierungsprozess dennoch effektiv klären.
Die Schaffung effektiver und effizienter IC-Prozesse erfordert einen integrierten, ganzheitlichen Ansatz mit vordefinierten und klar definierten Prozessen und Regeln für die upstream-IC-Prozesse in der gesamten Gruppe: die Bestellabwicklung, die Rechnungsstellung, die Versandabwicklung und die Buchung sowie die Zahlungsabwicklung. Darüber hinaus bietet die effiziente Gestaltung der IC-Rekonfiguration die Einführung einer Softwarelösung, die einen erheblichen Beitrag zur Beschleunigung des Rekonfigurationsprozesses durch nahezu automatische Rekonfiguration mit Transaktionswährung leistet. Zusammengesetzt mit kontinuierlicher Überwachung kann das Unternehmen sicherstellen, dass die vorgeschriebenen Regeln und Vorschriften ordnungsgemäß eingehalten werden.
Die genannten Maßnahmen helfen CFOs dabei, das Optimierungspotenzial im Rahmen von Fast Close oder Quality Close zu nutzen und so den Schließvorgang zu beschleunigen und die Qualität der Finanzdaten deutlich zu verbessern.
