La coordinazione delle relazioni interinterne (IC) sta diventando sempre più importante sia a livello dell’azienda individuale che a quello del gruppo. Spesso rappresentano un serio ostacolo nella preparazione dei bilanci. Non deve essere così. Se i processi di coordinamento e quelli upstream delle IC vengono ottimizzati, non solo il processo di chiusura diventa più veloce, ma anche la qualità dei dati finanziari migliora.
La realtà dimostra che la coordinazione e la consolidazione delle relazioni di servizio all'interno del gruppo spesso rappresentano un importante ostacolo nella preparazione dei bilanci nelle funzioni finanziarie.
Le considerevoli capacità sono spesso legate sia a livello individuale dell'azienda che a livello di gruppo alla chiarificazione delle differenze IC che si presentano. Queste potrebbero essere utilizzate altrove per apportare valore aggiunto. L'importanza crescente del processo di riconciliazione IC nel contesto della preparazione dei bilanci è dovuta a diversi fattori esterni.
Questi fattori includono, ad esempio, catene di valore internazionali sempre più interconnesse che portano a un elevato numero di transazioni o acquisizioni di interesse finanziario, con conseguente l’esistenza di paesaggi informatici diversi, nonché diversi schemi contabili e processi contabili. Altri fattori sono la crescente complessità dei modelli di business e la crescente pressione sui mercati finanziari per la chiusura rapida delle società. Le sempre crescenti esigenze di qualità per i bilanci consolidati pongono inoltre sfide per i CFO nella gestione della riconciliazione dei dati finanziari.
Le strutture e i processi interorganizzazionali prevalenti spesso non raggiungono in pratica l'obiettivo di presentare relazioni finanziarie consolidate rapide, economiche e di alta qualità. In particolare, si riscontrano le seguenti carenze:
- Non esiste una definizione chiara delle norme relative al processo di IC a livello di gruppo
- Processo di coordinamento manuale ed inefficiente delle relazioni di servizio all'interno del gruppo
- Mancanza di trasparenza riguardo alle differenze esistenti e alle loro cause, nonché rispetto delle regole già definite
- Paesaggi di sistemi eterogenei senza una sufficiente connessione e integrazione tra i sistemi upstream e downstream
I CFO devono automatizzare i processi di riconciliazione
Per affrontare le complesse sfide, i responsabili dovrebbero contrastare l’emergere delle differenze IC ottimizzando i processi che precedono il processo di coordinamento stesso e, allo stesso tempo, chiarire efficacemente le differenze emergenti in un processo di coordinamento automatizzato.
La creazione di processi IC efficaci ed efficienti richiede un approccio integrato e olistico, con processi e regole predeterminati e chiaramente definiti a livello di tutto il gruppo per i processi IC upstream: ordinazione, fatturazione, spedizione e prenotazione, nonché elaborazione dei pagamenti. Inoltre, la progettazione efficiente dei processi di riconciliazione IC offre l’introduzione di una soluzione software che contribuisce in modo significativo a velocizzare il processo di riconciliazione grazie a una riconciliazione quasi automatica con i documenti nella valuta della transazione. Completata da un monitoraggio continuo, l’azienda può garantire che le prescritte norme e regolamenti siano adeguatamente rispettate.
Le misure menzionate aiutano i CFO a sfruttare il potenziale di ottimizzazione nel processo di Fast Close o Quality Close, accelerando così il processo di chiusura e migliorando significativamente la qualità dei dati finanziari.
