La coordinación de las relaciones interempresariales (IC) se vuelve cada vez más importante tanto a nivel de la empresa individual como del grupo. A menudo constituyen un serio obstáculo en la preparación de los estados financieros. No tiene por qué ser así. Si se optimizan los procesos de coordinación y los procesos de IC previos a la presentación de los estados financieros, no solo se agiliza el proceso de cierre sino que también se mejora la calidad de los datos financieros.
La realidad muestra que la coordinación y consolidación de las relaciones de servicio dentro del grupo suelen constituir un importante obstáculo en la preparación de los estados financieros en los departamentos financieros.
A menudo, las capacidades importantes se ven comprometidas tanto a nivel individual de la empresa como a nivel de grupo debido a la necesidad de aclarar las diferencias entre los sistemas de información de contabilidad que se producen. Estas capacidades podrían ser utilizadas en otros ámbitos para aportar valor añadido. La creciente importancia del proceso de conciliación de la información de contabilidad en el contexto de la preparación de los estados financieros se debe a varios factores externos.
Estos factores incluyen, por ejemplo, cadenas de valor internacionales cada vez más interconectadas que conducen a un elevado número de transacciones o adquisiciones de CI que resultan en paisajes de sistemas heterogéneos, así como diferentes diagramas de cuentas y procesos contables. Otros factores son la creciente complejidad de los modelos de negocio y la creciente presión sobre los mercados financieros para la rápida liquidación de empresas. Las exigencias de calidad cada vez mayores para los estados financieros consolidados también plantean desafíos para los CFO en lo que respecta a la conciliación de CI.
Las estructuras y procesos interempresariales prevalecientes a menudo no cumplen en la práctica el objetivo de presentar estados financieros consolidados rápidos, económicos y de alta calidad. En particular, se presentan las siguientes deficiencias:
- No hay una definición clara de los reglamentos de proceso de IC a nivel de grupo.
- Proceso de coordinación manual e ineficiente de las relaciones de servicio dentro del grupo
- Ausencia de transparencia respecto de las diferencias existentes y sus causas, así como el cumplimiento de las normas ya definidas
- Paisajes de sistemas heterogéneos sin suficiente conexión e integración entre los sistemas de arriba y abajo
Los CFOs deben automatizar los procesos de conciliación
Para enfrentar los complejos desafíos, los responsables deben contrarrestar la aparición de diferencias en las interacciones comunicativas optimizando los procesos que preceden al proceso de coordinación real y aún así aclarar de manera efectiva las diferencias emergentes en un proceso de coordinación automatizado.
La creación de procesos de IC efectivos y eficientes requiere un enfoque integrado y holístico, con procesos y reglas predeterminados y claramente definidos a nivel de todo el grupo para los procesos de IC iniciales: ordenación, facturación, envío y reserva, así como procesamiento de pagos. Además, el diseño eficiente de los procesos de conciliación de IC ofrece la introducción de una solución de software que aporta una contribución significativa al acelerar el proceso de conciliación mediante una conciliación casi automatizada con los documentos en la moneda de las transacciones. Complementado con un monitoreo continuo, la empresa puede garantizar que se apliquen adecuadamente las normas y regulaciones prescritas.
Las medidas mencionadas ayudan a los CFO a aprovechar el potencial de optimización en el proceso de Fast Close o Quality Close, acelerando así el proceso de cierre y mejorando significativamente la calidad de los datos financieros.
