Si vous êtes un fondateur, un freelance ou une personne indépendante qui s’occupe de la tenue de la comptabilité vous-même, vous pourriez rapidement vous retrouver à vous retrouver à bout de ressources sans formation. Vous devrez alors chercher minutieusement ce dont vous avez besoin. Pourtant, d’une manière ou d’une autre, vous avez toujours peur de faire quelque chose de mal et de vous retrouver en difficulté avec l’administration fiscale ?
Dans cet article, nous examinerons la question des connaissances de base nécessaires en comptabilité pour pouvoir vivre quotidiennement comme un indépendant en toute sérénité. Nous vous montrerons comment apprendre la comptabilité et acquérir les bases en cinq étapes et sans beaucoup d’efforts.
Qu’est-ce qui vous attend aujourd’hui :
- Qu’est-ce que la comptabilité ?
- Pourquoi l'audit est-il important pour vous ?
- En 5 étapes pour devenir un professionnel de la comptabilité
Qu’est-ce que la comptabilité ?
Les registres comptables analysent tout paiement les transactions au sein d’une entreprise. Le terme provient de la pratique antérieure consistant à les enregistrer sur papier, manuscrit et classés selon les documents. Aujourd’hui, des solutions logicielles ou des systèmes informatiques sont principalement utilisés à cette fin. Avec leur aide, les paiements de salaires et de rémunérations, les revenus et les dépenses, les bilans et d’autres tâches comptables peuvent être effectués rapidement.
Pourquoi la comptabilité est-elle importante pour vous ?
Les personnes exerçant une activité indépendante, les entrepreneurs et également les travailleurs indépendants ne décident pas pour ou contre la tenue de livres comptables ; ils sont legalement obligé de le faire. Cependant, de différentes manières, car une distinction est faite entre eux.
- livraison de factures uniques (travailleurs indépendants, petites entreprises, soi-disant “ petits commerçants ”)
- livraison de données comptables à double entrée (entreprises ayant un chiffre d’affaires ou une forme juridique déterminés, les soi-disant “ Vollkaufleute ”)
- La comptabilité cameraliste (surtout courante dans les administrations publiques, qui doivent travailler avec des budgets alloués).
L’obligation de tenir des comptes découle essentiellement de §238 du Code commercial allemand (HGB) pour tout commerçant. Ici, il est également stipulé que la tenue des livres doit être telle que “ elle permette à un tiers expert d’avoir un aperçu des transactions commerciales et de la situation de l’entreprise dans un délai raisonnable. Il doit être possible de retracer les transactions commerciales en leur provenance et leur traitement ”.”
Le terme “ commerçant ”, auquel se réfèrent les exigences légales, peut être compris ici dans un sens plus large. C’est parce que toute personne agissant dans le cadre d’activités commerciales qui génère un certain revenu est considérée comme un commerçant. De plus, d’autres lois sont en vigueur. Par exemple, celles de la loi sur l’impôt sur le revenu ou du code fiscal, qui prescrivent qui est tenu de tenir des comptes et dans quelles conditions.
Mais même si ces lois n’existaient pas, il est également important pour les propriétaires de petites entreprises, les travailleurs indépendants et les start-ups de disposer d’une vue d’ensemble de la performance de leurs activités et de savoir comment les optimiser dès le départ. Et c’est précisément le rôle de la comptabilité.
5 étapes pour devenir un professionnel de la comptabilité
Que vous fassiez vous-même la comptabilité ou que vous la déléguez, il est toujours utile de se familiariser avec les bases pour éviter les erreurs. Malheureusement, il arrive souvent que les indépendants ou les travailleurs indépendants ne réalisent tardivement que
- Les dépenses et les revenus ne sont pas en relation bénéficiaire les uns envers les autres.
- Ils ne respectent pas les exigences légales et, par conséquent, des dettes fiscales ou des frais supplémentaires élevés ainsi que des pénalités de retard sont à prévoir.
Ainsi, même si le sujet peut sembler un peu technique, avec la bonne orientation et un logiciel qui effectue le travail de routine à votre place, vous trouverez aussi très rapidement vos marques dans les bases de la comptabilité.
Première étape : clarifier les bases
Comme mentionné au début, le législateur distingue entre l'obligation pour les personnes célibataires et celle pour les personnes mariées. double la comptabilité. Dans le sens étroit, seule la comptabilité à deux entrées peut réellement être qualifiée d’exercice de la comptabilité.
Les personnes suivantes sont tenues de tenir des livres d'entrées uniques
- Les travailleurs indépendants, quelle que soit la valeur de leurs ventes et de leurs bénéfices. La liste des personnes concernées est régie par l’article 18 du EStG.
- Les petits entrepreneurs selon le § 19 UStG.
La comptabilité à double entrée est obligatoire pour
- Les entreprises et les artisans ayant un chiffre d'affaires annuel de 600 000 € ou plus ou un bénéfice annuel de 60 000 € ou plus.
- Les sociétés qui, en raison de leur forme juridique, doivent être inscrites au registre du commerce.
Les indépendants qui atteignent des niveaux de revenus ou de chiffre d'affaires comparables peuvent également s'engager volontairement à utiliser la comptabilité à double entrée et la préparation du bilan qui s'y rapporte. C'est parce que la comptabilité de bilan offre des avantages dans certains cas, comme dans le cas de la dépréciation ou de la valorisation des actifs.
Si vous souhaitez être enregistré comme indépendant au registre du commerce, vous pouvez le faire volontairement. Toutefois, vous vous engagez alors dans l’obligation d’une comptabilité double entrée.
Mais d'abord, revenons aux fondamentaux. La première question est certainement la suivante : quelle est exactement la différence entre la comptabilité en une entrée et celle en deux entrées ?
Simple tenue de livres grâce au bilan d'exercice (EÜR)
Avec une comptabilité simple, vous n’avez essentiellement qu’à collecter soigneusement les reçus et à comparer vos revenus et vos dépenses. Cependant, tout cela doit se faire de manière compréhensible pour les non-professionnels. Même avec une comptabilité simple, il faut bien organiser votre système de fichiers et mettre en place un système transparent pour assigner les numéros de facture et répartir les reçus.
Vous devez également savoir quelles dépenses vous pouvez déduire de votre revenu pour déterminer votre bénéfice annuel. Si vous êtes assujetti à la TVA, il y a également la question de la taxe à appliquer – généralement 19% pour les biens et services et 7% pour les aliments et les services créatifs qui génèrent des droits d’auteur.
À la fin de l’année, vous rédigez alors la déclaration de revenus et l’ajoutez à votre déclaration d’impôts. Ce qui reste sur le côté des crédits à la fin est votre bénéfice. Un bilan d’actifs ou un inventaire n’est pas requis.
Livraison de comptes en double : affectation des comptes et préparation du bilan
La comptabilité à double entrée est plus complexe, mais elle reste compréhensible même pour les non-professionnels. Tout Les transactions commerciales de votre entreprise doivent être enregistrées dans les livres comptables et attribuées à un compte. L’attribution d’un compte est le moment où vous décidez quel compte utiliser pour publier une transaction commerciale. Vous pouvez pré-enregistrer le document de publication avec un timbre ou un autocollant EDP. En fonction des données de la pré-enregistrement, un enregistrement de comptabilité est créé et le service comptable sait à quel compte le document doit être publié. Le service comptable a besoin des informations suivantes concernant un document de publication :
- Date de publication et numéro de publication
- Numéro du document et date
- Publier du texte
- montant
Outre l’attribution des comptes, la comptabilité à double entrée comprend également la préparation d’un état des résultats et d’un bilan.
Les comptes d'inventaire représentent les valeurs existantes.
Les différents comptes que vous créez pour votre comptabilité comprennent les comptes de stocks et les comptes de résultat. Les comptes de stocks représentent les actifs actifs et passifs de votre entreprise. Par exemple, les liquidités, les immobilisations corporelles, les terrains, les machines, les stocks et autres éléments y sont enregistrés. Les valeurs positives sont enregistrées en tant que actifs, les passifs (par exemple, les prêts à rembourser) en tant que passifs. Les paiements compensatoires constituent la base de la balance annuelle.
Les comptes de profit et de pertes enregistrent les bénéfices et les pertes découlant des transactions commerciales.
Les comptes de profit et de perte placent le chariot devant le cheval. Ici, le revenu (ventes, chiffre d’affaires) des activités commerciales est comparé aux dépenses nécessaires (frais). Cette comparaison indique si et quelle profit ou perte l’entreprise a réalisé au cours de l’exercice.
Ainsi, en règle générale, vous pouvez vous souvenir de ceci : les comptes de stocks indiquent les actifs d'une société sous forme de stocks courants. Les comptes de profit et de perte fournissent des informations sur les bénéfices et les pertes découlant des transactions commerciales.
Qu’est-ce qu’un registre comptable et qu’est-ce qu’il fait ?
L’un des éléments fondamentaux de l’attribution d’un compte est le soi-disant registre de publication. Il précise :,
- Quel type de transaction commerciale doit être enregistré ?
- sur quels comptes l’inscription doit être effectuée
Chaque transaction commerciale doit être enregistrée dans deux comptes et enregistrée dans le système. débit et sur crédit Le fait que le compte soit en solde ou en déficit dépend du type de compte :
- Compte des stocks : actifs et capital
- Compte des revenus : dépenses et revenus.
Exemple : Vous avez acheté un tableau au prix de 430 euros. Le montant apparaît sur la ligne de débit car il s’agit d’un équipement professionnel. En même temps, le montant apparaît sur la ligne de crédit sous forme d’inscription dans le registre de caisse.
Les comptes d'inventaire comprennent tous les éléments figurant dans la balance des paiements. Cependant, une distinction est établie entre les actifs et les passifs. les comptes.
Compte d'actifs
Ces éléments peuvent être des actifs corporels tels que les équipements de bureau ou les voitures, ou des créances liées à des prestations ou des livraisons. Il convient de noter ici que les acquisitions sont comptabilisées en solde négatif et les cessions en solde positif.
Compte des passifs
Le contraire est vrai pour les comptes de passifs. Ici, les additions sont enregistrées dans la rubrique crédit et les radiations dans la rubrique débit. Les comptes de passifs peuvent être, par exemple, des prêts, des capitaux propres ou des dettes envers les fournisseurs.
Il faut toujours conserver le document correspondant à une transaction. Seuls dans des cas exceptionnels, comme les frais de maintenance du compte, il n’y a pas de reçu pour les transactions.
Qu’est-ce que c’est et comment créer un état des bénéfices et pertes ?
Ce que représente la déclaration de résultat pour le freelance, c’est ce que représente la déclaration de situation financière pour le commerçant. Dans le cadre de la comptabilité annuelle, elle fournit des informations sur les éléments de votre entreprise : les bénéfices et les pertes de votre entreprise.
Pour leur détermination, le système de comptabilité fournit un compte de résultat distinct. compte, dans laquelle toutes les données relatives aux dépenses et aux revenus des comptes de résultat sont enregistrées. La clôture du compte de résultat est enregistrée sur le compte du fonds propres.
Le compte de résultat peut donc être une simple comparaison de crédits et de deversements. Cela se nomme alors une ventilation par forme de compte. Sur la partie débit, toutes les dépenses des comptes de résultat apparaissent, sur la partie crédit, les bénéfices et les recettes des comptes de revenus. De plus, vous pouvez noter et calculer les bénéfices et pertes chronologiquement.
De plus, une distinction est faite entre la méthode de la méthode des coûts et la méthode de la méthode des coûts de vente. Méthode du coût total, Dans le système de production, les unités de production sont utilisées pour calculer les revenus et les dépenses. Méthode du coût des ventes, Les unités vendues sont le facteur de calcul décisif.
Ainsi, vous disposez de différentes possibilités pour calculer votre P&L. Cependant, vous devez choisir l’une d’entre elles pendant plusieurs années afin de maintenir des résultats comparables.
En résumé, le processus de création de votre P&L est le suivant :
- créer les comptes de profit et de pertes (revenus et dépenses)
- inscription et publication des transactions commerciales correspondantes (par exemple loyers ou honoraires de location, ventes, revenus d’intérêts)
- transfert au P&L
- Calcul de l'équilibre entre les revenus et les dépenses
Le équilibre c’est la différence entre le solde débiteur et le solde créditeur. Le montant du solde des dépenses est inscrit sur le côté débit du bilan. Le montant du solde des revenus est inscrit sur le côté crédit. À partir de la comparaison définitive des solde, on peut alors déterminer si l’entreprise a réalisé des bénéfices ou des pertes au cours de l’exercice financier précédent en raison de ses transactions commerciales.
Comment créer un bilan et qu’est-ce que c’est ?
Les états financiers annuels d'une société comprennent la situation financière et le bilan des actifs. Le compte de résultat figure dans le bilan annuel en tant que composante du fonds de roulement.
Le bilan est divisé en actifs et les passifs. Les actifs sont tous les actifs, y compris les liquidités ou les créances. Les passifs sont des actifs de capitaux (dettes et actions) et des passifs. Ces deux éléments sont également appelés inventaire. Leur inclusion détaillée et la manière dont ils doivent être préparés sont régis par §266 HGB.
Pour pouvoir effectuer la comptabilité, il est donc nécessaire de noter soigneusement toutes les valeurs de l’exercice financier en cours. De plus, il est désormais nécessaire d’effectuer un inventaire, c’est-à-dire de comparer le stock réel des actifs avec le stock cible.
De plus, dans le cadre du processus de comptabilité.
- fermer les comptes de comptabilité à double entrée à la date de la balance des paiements.
- réconcilier les actifs et les passifs avec les résultats de l’inventaire.
- Les dépenses prépayées et les revenus différés sont déterminés.
- création d'accumulations.
Les créances sont des passifs qui seront engagés dans un avenir prévisible, mais dont le montant n'est pas encore connu.
Étape 2 : Connaître et prendre en considération le GoBD
L’abréviation GoBD fait référence aux “ principes relatifs à la tenue et à l’archivage ordonnés des livres, des dossiers et des documents sous forme électronique ainsi qu’à l’accès aux données ” stipulés par le législateur. Ces principes ont été promulgués récemment en 2014 car la comptabilité n’est aujourd’hui guère effectuée à la main mais plutôt électroniquement.
Le concept de comptabilité a donc été explicitement étendu dans les nouvelles réglementations pour inclure le traitement électronique des données et des bilans correspondants. De plus, les entreprises remplissent désormais leur obligation de conserver les relevés et les documents pertinents lorsqu’elles les archivent sous forme électronique.
Comme précédemment, le contribuable est seul responsable de l’exécution et de l’entreposage adéquats. En matière de comptabilité, il doit également respecter un certain nombre de règles. Principes pendant toute la durée des périodes de conservation des documents. Ces périodes concernent :
- Traceabilité et vérifiabilité
- vérité, clarté et enregistrement continu
- complète
- exactitude
- Publiés et enregistrés à temps
- ordre
- Inaltériabilité des données et des documents.
Le ministère fédéral des Finances a détaillé ce qui était prévu dans une lettre en 2014.
Étape 3 : Débit et taxation effective
Si votre activité indépendante n’est pas régie par la réglementation des petites entreprises, vous êtes obligé de facturer. impôts sur les ventes sur vos produits ou services. Vous devez le signaler régulièrement à l’administration fiscale. La fréquence de cette notification dépend de deux facteurs :
- le montant de l'impôt sur les ventes collecté, et
- Que vous ayez opté pour la déduction ou la taxation réelle, ou quelle méthode de taxation vous êtes obligé d’utiliser.
Le montant de l'impôt sur les ventes collecté détermine si vous pouvez le payer.
- une fois à la fin de l'année (jusqu'à 1 000 €),
- plusieurs fois à la fin de chaque trimestre (jusqu'à 7 500 €) ou
- mensuel (plus de 7 500 €).
Cela peut être problématique si, par exemple, vous indiquez un montant élevé de TVA sur une facture à la fin d’un trimestre qui n’est pas payé avant le trimestre suivant. Par conséquent, les entreprises et les travailleurs indépendants qui ne dépassent pas certains seuils de ventes ont la possibilité de choisir le paiement par prélèvement ou la taxation réelle.
Fiscalité à la carte
Si vous choisissez la taxation par débit, cela signifie que la date d’émission de la facture et la date d’imposition de l’impôt tombent le même jour. Si vous devez soumettre votre déclaration anticipée de TVA à la fin de chaque trimestre et émettre une facture le 30 mars, cela signifie que la TVA figurant sur la facture est encore due au premier trimestre et doit être payée à l’administration fiscale. Même si le paiement est effectivement reçu plus tard.
Fiscalité réelle
La situation est différente pour la taxation proprement dite. Si le montant dû dans notre exemple n’est pas crédité sur votre compte professionnel avant le 14 avril, la taxe sur les ventes y incluse ne sera due qu’à la fin du deuxième trimestre.
Si vous optez pour une taxation réelle, le flux de trésorerie est pris en compte pour les ventes et donc les revenus. L’impôt sur les ventes n’est due que lors du paiement par le client. Pour les achats et donc les dépenses, vous pouvez demander un crédit d’impôt lors de l’achat. Ici encore, le moment du paiement n’est pas pris en compte.
L'administration fiscale accorde la taxation effective uniquement sur demande.
- Membre des professions libérales
- les personnes exerçant une activité indépendante qui ne sont pas tenues de tenir des comptes de double comptabilité
- des entreprises dont les ventes sont inférieures à 600 000 € (au 01.01.2020) par an
Étape 4 : Créer des offres et des confirmations d’achat
Une partie importante du travail des freelances et des prestataires de services consiste à rédiger des propositions commerciales. Dans cette étape, vous devez indiquer au moins :
- le type et la portée du service fourni
- Le début et la fin du service
- un prix total ou un tarif horaire que vous facturerez
- Conditions de paiement et de livraison
- le taux d’impôts sur les ventes que vous appliquerez
ainsi que d’autres informations importantes liées à votre offre. Une référence à vos conditions générales ou au lieu de livraison peut également être utile.
Pour vous permettre de répondre rapidement aux demandes des clients intéressés, il est préférable de créer un modèle d’offre qui puisse être adapté de manière flexible. N’oubliez cependant pas que les offres qui ne contiennent aucune indication de leur caractère non contraignant ou un délai sont contraignantes. Il est donc préférable d’inclure des formulations telles que “ toutes les offres sont sans garantie ” ou “ l’offre est valable jusqu’au DATE ”.
Pour rendre votre offre attrayante pour les clients, vous ne devriez pas la présenter de manière trop concise et vous devez veiller à un design attrayant. Ceci est particulièrement important si vous travaillez dans le secteur créatif. De plus, vous devez indiquer clairement au client sur quoi repose votre offre, par exemple un excellent support après la livraison de l’ordre. Ou encore une recherche et une analyse approfondies de ses besoins spécifiques avant la livraison de l’ordre.
Enfin, n'oubliez pas que vous pourriez devoir supporter des frais liés aux appels téléphoniques, à l'impression, à l'achat d'images ou au transport – incluez-les dans votre planification financière.
Si le client accepte l’offre, un contrat est conclu. De préférence, vous devez résumer les conditions du contrat dans une confirmation de commande. Vous devez également toujours envoyer une confirmation écrite de la commande (également possible en tant que fichier annexé) si seules des conventions verbales ont été conclues préalablement ou si vous ou le client avez apporté des modifications à l’offre initialement envoyée.
Étape 5 : Écrivez une facture professionnelle
Bien que les exigences légales concernant la forme de la lettre d’offre soient quasiment inexistantes, celle-ci est différente pour les facture. Pour éviter d’endommager vous-même et vos clients, il vous faut veiller à ce que toutes les informations obligatoires soient fournies. Cela inclut :
- Nom et adresse de l’émetteur de la facture
- Nom et adresse du destinataire du service
- Le numéro d’identification de la taxe sur les ventes pour les entreprises assujetties à cette taxe. Dans le cas des sociétés exemptées de la TVA, le numéro d’identification personnel et une note indiquant que la TVA n’a pas été acquittée conformément à l’article 19 de la UStG.
- Date de facturation et numéro de facture consécutif
- Date de livraison, date d’exécution ou date ou période de la prestation de service
- Type et quantité du produit ou portée/durée du service
- Informations sur les prix (montant net, taxe sur la vente et montant brut total)
- Référence à l’obligation de tenir des registres, si la facture est soumise à des réglementations fiscales.