Se sei un fondatore, un freelance o un lavoratore autonomo che si occupa della contabilità da solo, potresti ritrovarti rapidamente sopra le tue capacità senza alcuna formazione. In seguito, dovrai cercare con fatica ciò di cui hai bisogno. Eppure, in qualche modo, hai sempre paura di sbagliare e finire nei guai con l’ufficio delle imposte?
In questo articolo esploreremo la questione di quali conoscenze di base sono necessarie in ambito contabile per poter affrontare la vita quotidiana come un lavoratore autonomo in modo rilassato. Ti mostreremo come puoi imparare la contabilità e acquisire le nozioni di base in cinque semplici passaggi e senza troppi sforzi.
Cosa ti aspetta oggi:
- Cos'è la contabilità?
- Perché l'attività contabile è importante per voi?
- In 5 passi per diventare un professionista della contabilità
Cos'è la contabilità?
I registri contabili analizzano tutto Pagamento Le operazioni all'interno di un'azienda. Il termine deriva dalla precedente pratica di registrare tali informazioni in forma cartacea, a mano, e organizzate secondo i documenti. Oggi, per questo scopo vengono prevalentemente utilizzate soluzioni software o sistemi informatici. Con loro è possibile completare rapidamente i pagamenti dei salari e delle retribuzioni, le entrate e le spese, i bilanci e altre attività contabili.
Perché la tenuta della contabilità è importante per voi?
Le persone che esercitano l'attività lavorativa autonomamente, gli imprenditori e anche i liberi professionisti non decidono per o contro la tenuta della contabilità, sono semplicemente persone. legalmente obbligati a farlo. Tuttavia, in modi diversi, poiché viene fatta una distinzione tra i due.
- contabilità a singola entità (libero professionisti, piccoli imprenditori, i cosiddetti “piccoli commercianti”)
- contabilità a doppia iscrizione (società con un certo fatturato o forma giuridica, detti “Vollkaufleute”)
- Contabilità cameralistica (soprattutto diffusa nelle pubbliche amministrazioni, che devono operare con budget assegnati).
L'obbligo di tenuta di contabilità deriva fondamentalmente dalla §238 del Codice Civile tedesco (HGB) per ogni commerciante. Qui è inoltre previsto che la contabilità sia tale da “dare a un terzo esperto una visione d’insieme delle operazioni aziendali e della situazione dell’azienda nel corso di un periodo di tempo ragionevole. È necessario poter tracciare le operazioni aziendali fino alla loro origine e alla loro elaborazione.”
Il termine “commerciante”, cui si riferiscono i requisiti legali, può essere inteso in senso più ampio. Questo perché qualsiasi persona che agisce in modo commerciale e genera un certo reddito è considerata un commerciante. Inoltre, sono in vigore altre leggi. Ad esempio, quelle del diritto fiscale sulle entrate o del codice fiscale, che stabiliscono chi è obbligato a tenere registri e in che forma.
Ma anche se queste leggi non esistessero, è importante per i proprietari di piccole imprese, i liberi professionisti e le start-up avere una panoramica sull’andamento dell’attività e su come essa possa essere ottimizzata fin dall’inizio. E questo è esattamente il compito della contabilità.
5 passi per diventare un professionista dell’area contabile
Se si fa la contabilità da soli o si delegare, vale sempre la pena occuparsi delle basi per evitare errori. Purtroppo, non è raro che i liberi professionisti o gli autonomi si rendano conto troppo tardi che
- Le spese e i redditi non sono in relazione vantaggiosa tra loro.
- non rispettano i requisiti legali e pertanto è previsto l'accertamento di debiti fiscali o di pagamenti supplementari elevati e di penali di mora.
Quindi, anche se il tema può sembrare un po’ noioso, con la giusta guida e un software che svolga il lavoro di routine per te, anche tu riuscirai sicuramente a imparare velocemente le basi della contabilità.
Passo 1: Clarificare i concetti fondamentali
Come già accennato all'inizio, il legislatore distingue tra l'obbligo per i singoli e doppio Contabilità. In senso stretto, solo la contabilità a doppia iscrizione può essere effettivamente definita contabilità.
I seguenti sono tenuti a tenere registri di entrata e uscita
- I liberi professionisti, indipendentemente dal volume delle loro vendite e dei loro profitti. Chi è incluso è disciplinato dal § 18 EStG.
- Piccoli imprenditori ai sensi dell'articolo 19 UStG.
La tenuta di un registro contabile a doppia entrata è obbligatoria per
- Imprese e commercianti con un fatturato annuo di 600.000 € o più o un profitto annuo di 60.000 € o più.
- Le società che, in virtù della loro forma giuridica, devono essere iscritte nel registro delle imprese.
I liberi professionisti che raggiungono livelli di guadagno o di fatturato comparabili possono anche impegnarsi volontariamente a utilizzare la contabilità a doppia voce e la relativa elaborazione del bilancio. Ciò avviene perché la contabilità a bilancio offre vantaggi in alcuni casi, come ad esempio nell’ammortamento o nella valutazione degli asset.
Se desiderate essere registrati come liberi professionisti presso il registro delle imprese, potete richiedere questo servizio volontariamente. Tuttavia, ciò comporta l’obbligo di tenere un registro contabile a doppia compilazione.
Ma prima andiamo alla base delle cose. La prima domanda è certamente: qual è esattamente la differenza tra la contabilità a singolo e a doppio registro?
Contabilità semplice tramite conto economico (EÜR)
Con una semplice contabilità, praticamente non devi fare altro che raccogliere diligentemente le ricevute e confrontare i tuoi guadagni e le tue spese. Tuttavia, tutto questo deve avvenire in una forma comprensibile agli estranei. Anche con una semplice contabilità, è necessario organizzare bene il sistema di archiviazione e sviluppare un sistema trasparente per assegnare i numeri delle fatture e assegnare le ricevute.
È inoltre necessario sapere quali spese si possono dedurre dal reddito per determinare il profitto annuale. Se si è soggetti all’IVA, c’è anche la questione della tariffa fiscale da applicare: di solito è del 19% per i beni e i servizi e del 7% per i prodotti alimentari e i servizi creativi che generano diritti d’autore.
Alla fine dell'anno, si prepara quindi la dichiarazione dei redditi e si aggiunge alla dichiarazione dei redditi. Ciò che rimane sul lato del credito alla fine è il profitto. Non è richiesto un bilancio patrimoniale o un inventario.
Contabilità a doppia entità: assegnazione dei conti e preparazione del bilancio
La contabilità a doppia voce è più complessa, ma comunque comprensibile anche per i non addetti ai lavori. Tutti La transazione commerciale della vostra attività deve essere registrata in contabilità e attribuita a un account. L'assegnazione dell'account è il momento in cui si decide quale account utilizzare per inviare una transazione aziendale. È possibile pre-assegnare il documento di invio con un timbro o un adesivo EDP. In base ai dati della pre-assegnazione, viene creato il registro contabile e il reparto contabile sa a quale account deve essere inviato il documento. Il reparto contabile ha bisogno delle seguenti informazioni dal documento di invio:
- Data di pubblicazione e numero di pubblicazione
- Numero del documento e data
- Pubblicazione di testo
- importo
Oltre all'assegnazione dei conti, la contabilità a doppia iscrizione comprende anche la preparazione della dichiarazione dei risultati finanziari e del bilancio.
I libri titoli rappresentano i valori esistenti
Le diverse voci di bilancio che si configurano per la contabilità includono le voci relative agli inventari e ai rendiconti di gestione. Le voci relative agli inventari rappresentano i beni attivi e passivi della vostra azienda. Per esempio, i fondi in cassa, i beni fisici, il terreno, le macchine, gli inventari e simili vengono registrati qui. I valori positivi vengono registrati come beni, i passività (per esempio, i prestiti da restituire) come passività. L’ammontare compensativo costituisce la base della bilancia annuale.
I conti di profitto e perdita registrano i profitti e le perdite derivanti dalle operazioni aziendali
I conti di profitto e perdita mettono il carro davanti al cavallo. Qui, il reddito (vendite, ricavi) delle attività aziendali viene confrontato con le spese necessarie (spese). Il confronto indica se e quali profitti o perdite l'azienda ha realizzato nell'esercizio finanziario.
In linea di massima, potete ricordarvi quanto segue: i conti patrimoniali riportano gli attivi di un'azienda come scorte correnti. I conti di profitto e perdita forniscono informazioni sui profitti e sulle perdite derivanti dalle operazioni aziendali.
Cos’è un registro contabile e cosa fa?
Uno dei punti fondamentali nell’assegnazione degli account è il cosiddetto registro delle pubblicazioni. Questo documento chiarisce:,
- quale tipo di transazione commerciale deve essere registrata
- Su quali conti deve essere effettuata l'iscrizione
Ogni transazione commerciale deve essere registrata su due conti e registrata nel sistema. debito e sulla credito Se il conto cambia da debito a credito dipende dal tipo di conto:
- Conti di inventario: Attività e Capitale
- Conti di reddito: spese e reddito.
Esempio: Hai acquistato un tavolo al prezzo di 430 euro. L'importo compare sul lato debito perché si tratta di attrezzatura aziendale. Allo stesso tempo, l'importo compare sul lato credito come importo di fatturazione nella cassa.
Le voci dell'inventario includono tutte le voci del bilancio. Tuttavia, viene effettuata una distinzione tra attività e passività. conti.
Conti patrimoniali
Questi possono essere beni strumentali come attrezzature per ufficio o automobili, oppure crediti derivanti da servizi e consegne. Qui è importante ricordare che gli accantonamenti sono contabilizzati in debito e i trasferimenti in conto corrente.
Conti di passività
L'opposto è vero per i conti di passività. In questi casi, gli aggionterii vengono contabilizzati nel conto di credito e i passaggi in conto di debito vengono effettuati nel conto di passività. I conti di passività possono essere, ad esempio, i prestiti, il capitale sociale o le obbligazioni nei confronti dei fornitori.
Si consiglia di conservare sempre il documento appropriato per ogni invio. Solo in casi eccezionali, come le spese di manutenzione del conto, non è previsto alcun documento per gli invii.
Cosa è e come si crea una dichiarazione dei profitti e delle perdite?
Per il freelance l’EÜR è come la dichiarazione dei profitti e delle perdite per il trader. Come parte della contabilità annuale fornisce informazioni sulle componenti del proprio nome: sui profitti e sulle perdite della propria attività.
Per la loro determinazione, il sistema contabile prevede una distinta voce di conto economico e di gestione (P&L). account, in cui vengono inseriti tutti i dati relativi alle spese e ai redditi dei conti economici. La chiusura del conto economico è contabilizzata tramite il conto patrimoniale.
Il conto P&L può quindi essere una semplice comparazione tra crediti e debiti. Ciò viene poi definito come una suddivisione per forma di conto. Sul lato debitore vengono riportate tutte le spese dei conti di profitto e perdita, mentre sul lato creditore appaiono i profitti e le entrate dei conti di entrate. Alternativamente, è possibile registrare e calcolare i profitti e le perdite in modo cronologico.
Inoltre, viene fatto una distinzione tra la natura del metodo delle spese e quello del costo di vendita. metodo del costo totale, Le unità di produzione vengono utilizzate per calcolare i redditi e le spese. metodo del costo di vendita, Le unità vendute sono il fattore decisivo per il calcolo.
Quindi hai diverse possibilità per creare il tuo P&L. Tuttavia, per mantenere i risultati comparabili, devi scegliere una di queste opzioni per diversi anni.
Riassumendo, il processo per creare il tuo P&L è il seguente:
- stabilire i conti di profitto e perdita (ricavi e spese)
- registrazione e pubblicazione delle relative operazioni commerciali (ad esempio affitti o canoni di locazione, vendite, redditi da interessi)
- trasferimento al P&L
- Calcolo del saldo per reddito e spese
Il equilibrio è la differenza tra debito e credito. L'ammontare del saldo per le spese è riportato sul lato debitorio della dichiarazione dei risultati finanziari. L'ammontare del saldo per i proventi è riportato sul lato credito. Dalla comparazione finale degli importi, è possibile quindi verificare se l'azienda abbia registrato profitti o perdite nell'esercizio finanziario precedente in relazione alle sue operazioni commerciali.
Come si crea un bilancio e cos'è?
Le relazioni finanziarie annuali di un'azienda sono costituite dalla dichiarazione dei risultati finanziari e dalla bilancia patrimoniale. Il conto economico viene riportato nella bilancia patrimoniale annuale come componente del patrimonio netto.
Il bilancio è suddiviso in attività e passività. Gli attivi sono tutti gli asset, compresi i fondi propri o i crediti. Le passività sono asset di capitale (debito e azioni) e passività. Entrambi questi elementi sono anche indicati come inventario. I dettagli su quali elementi sono inclusi e come prepararli sono regolati nella §266 HGB.
Per poter effettuare la contabilità, è quindi necessario registrare accuratamente tutti i valori dell’esercizio in corso. Inoltre, è necessario effettuare un inventario, ovvero confrontare il stock reale di beni con lo stock previsto.
Inoltre, come parte del processo contabile.
- chiudere i conti di contabilità a doppia entità alla data del bilancio.
- conciliare i beni e le passività con i risultati dell’inventario.
- Sono determinati i costi anticipati e i redditi differiti.
- creato degli accantonamenti.
Gli accrual sono passività che si verificheranno nel prossimo futuro, ma il cui importo non è ancora noto.
Passo 2: Conoscere e considerare GoBD
L’abbreviazione GoBD fa riferimento ai “principi per la tenuta e la conservazione ordinata di libri, registri e documenti in formato elettronico nonché per l’accesso ai dati” come previsto dal legislatore. Questi principi sono stati recentemente promulgati nel 2014 poiché la tenuta della contabilità oggi avviene quasi sempre elettronicamente e non più a mano.
Il concetto di contabilità è stato pertanto esteso esplicitamente nei nuovi regolamenti per includere la gestione elettronica dei rispettivi dati e dei bilanci. Inoltre, le aziende devono ora anche rispettare l’obbligo di conservare le ricevute e i documenti pertinenti se li archivia in formato elettronico.
Come in precedenza, il contribuente è l'unico responsabile dell'esecuzione e della conservazione corretta. In termini contabili, deve inoltre rispettare una serie di norme. principi per tutta la durata dei periodi di conservazione dei documenti. Si tratta di:
- Tracciabilità e verificabilità
- verità, chiarezza e registrazione continua
- completezza
- accuratezza
- Pubblicazione e registrazione tempestive
- ordine
- Immutabilità relativamente agli inserimenti e ai documenti.
Il Ministero federale delle Finanze ha elencato in dettaglio ciò che ciò significa in una lettera del 2014.
Passo 3: Debito e tassazione effettiva
Se la vostra attività autonoma non rientra nella normativa relativa alle piccole imprese, siete tenuti a applicare un prezzo. imposta sul valore aggiunto sul vostro prodotto o servizio. È necessario comunicarlo regolarmente all'ufficio delle imposte. La frequenza di tale comunicazione dipende da due fattori:
- l'ammontare dell'imposta sul valore aggiunto riscosso, e
- se avete scelto la tassazione con bonifico o la tassazione reale, o quale di questi metodi di tassazione è obbligatorio utilizzare.
L'importo dell'imposta sul valore aggiunto riscosso determina se puoi pagarla
- una volta alla fine dell'anno (fino a 1.000 €),
- diverse volte alla fine di ogni trimestre (fino a 7.500 €) o
- mensile (oltre 7.500 €).
Questo può essere problematico se, ad esempio, nel caso in cui una fattura riporti un importo elevato di IVA e questo non venga pagato fino al trimestre successivo, ciò può creare problemi. Pertanto, le aziende e i liberi professionisti che non superano determinati limiti di fatturato hanno la possibilità di optare per la tassazione in conto corrente o in fattura.
Imposizione fiscale sui debiti
Se si sceglie la tassazione con bonifico, ciò significa che la data di fatturazione e la data di scadenza dell’imposta dovuta coincidono con la stessa data. Se è necessario presentare la dichiarazione anticipata di IVA alla fine di ogni trimestre e emettere una fattura il 30 marzo, ciò significherebbe che l’IVA sulla fattura è ancora dovuta nel primo trimestre e deve essere pagata all’ufficio delle imposte. Anche se il pagamento viene effettivamente ricevuto in seguito.
Imposizione effettiva
La situazione è diversa per la tassazione effettiva. Se l'importo dovuto nel nostro esempio non viene ricevuto sul conto aziendale prima del 14 aprile, l'imposta sul valore aggiunto inclusa in esso non sarà dovuta fino alla fine del secondo trimestre.
Se si opta per una tassazione effettiva, il flusso di cassa viene preso in considerazione per le vendite e quindi per i ricavi. L’imposta sul valore aggiunto è dovuta solo al momento del pagamento da parte del cliente. Per gli acquisti e quindi per le spese, è possibile richiedere la detrazione dell’imposta sul valore aggiunto al momento dell’acquisto. Anche in questo caso, il momento del pagamento non viene considerato.
L'ufficio delle imposte concede la tassazione effettiva solo su richiesta.
- membri delle professioni liberali
- persone indipendenti che non sono obbligate a tenere contabilità doppia
- società le cui vendite sono inferiori a 600.000 € (al 01.01.2020) all'anno
Passo 4: Crea offerte e conferme di ordine
Una parte importante del lavoro dei liberi professionisti e dei fornitori di servizi consiste nella creazione di offerte. In essa è necessario specificare almeno:
- il tipo e la portata del servizio fornito
- l'inizio e la fine del servizio
- un prezzo totale o una tariffa oraria che vi verrà addebitata
- Termini di pagamento e consegna
- il tasso di imposta sul valore aggiunto che vi verrà applicato
oltre alle altre informazioni importanti che sono rilevanti in relazione alla vostra offerta. Un riferimento ai vostri termini e condizioni o al luogo di esecuzione può anche essere utile.
Per consentirvi di rispondere rapidamente alle richieste degli interessati, è meglio creare una struttura di offerta che possa essere adattata in modo flessibile. Ricordate tuttavia che le offerte che non riportano alcuna indicazione della loro natura non vincolante o di un termine di scadenza sono vincolanti. Pertanto, è meglio includere frasi come “tutte le offerte sono senza garanzia” o “l’offerta è valida fino al DATO”.
Per rendere la vostra offerta più attraente per i clienti, non dovete formularla troppo succinto e prestare attenzione a un design accattivante. Questo è particolarmente vero se lavorate nel campo creativo. Inoltre, dovete chiarire al cliente su cosa si basa la vostra offerta, ad esempio un supporto eccellente anche dopo l’esecuzione dell’ordine. Oppure una ricerca e un’analisi approfondite delle sue esigenze particolari prima dell’esecuzione dell’ordine.
Non dimenticate infine che potreste incorrere in costi per le chiamate telefoniche, la stampa, l'acquisto di immagini o le spese di spedizione; includetele nella pianificazione dell'offerta.
Se il cliente accetta l’offerta, viene concluso un contratto vincolante. Idealmente, è opportuno riassumere i termini del contratto nella conferma dell’ordine. Inoltre, è sempre opportuno inviare una conferma scritta dell’ordine (anche come allegato file) se sono stati stipulati solo accordi verbali in precedenza o se voi o il cliente avete apportato modifiche all’offerta originariamente inviata.
Passo 5: Scrivi una fattura professionale
Sebbene non ci siano praticamente requisiti legali per la forma della lettera di offerta, questa è diversa per il fattura. Per evitare di incorrere in problemi sia per voi che per i vostri clienti, è necessario assicurarsi che tutte le informazioni obbligatorie siano incluse. Ciò include:
- Nome e indirizzo dell'emittente della fattura
- Nome e indirizzo del destinatario del servizio
- Il numero di identificazione dell’imposta sul valore aggiunto per le imprese soggette all’imposta sul valore aggiunto. Nel caso di società esentate dall’IVA, il numero di identificazione personale e una nota che non è stata applicata alcuna imposta sul valore aggiunto ai sensi dell’articolo 19 UStG.
- Data della fattura e numero di fattura successiva
- Data di consegna, data di esecuzione o data o periodo del servizio
- Tipo e quantità del prodotto o ambito/durata del servizio
- Informazioni sui prezzi (importo netto, imposta sul valore aggiunto e importo lordo totale)
- Riferimento all'obbligo di tenuta di registri, qualora la fattura sia soggetta a normative fiscali.