Si eres un emprendedor, autónomo o trabajador por cuenta propia que se encarga de la contabilidad por tu cuenta, es posible que te encuentres rápidamente con limitaciones sin formación previa. Luego, tienes que esforzarte mucho para encontrar lo que necesitas. Sin embargo, de alguna manera siempre tienes miedo de hacer algo mal y entrar en problemas con la administración fiscal.
En este artículo, analizaremos la cuestión de qué conocimientos básicos se necesitan en contabilidad para poder afrontar la vida cotidiana como autónomo de manera relajada. Te mostraremos cómo puedes aprender contabilidad y los conceptos básicos en cinco pasos y sin mucho esfuerzo.
Qué te espera hoy:
- ¿Qué es la contabilidad?
- ¿Por qué es importante la contabilidad para usted?
- En 5 pasos para convertirse en profesional de la contabilidad
¿Qué es la contabilidad?
Los registros contables analizan todo Pago transacciones dentro de una empresa. El término proviene de la práctica anterior de registrar estas en forma manuscrita y ordenada según los documentos. Hoy en día, las soluciones informáticas o los sistemas informáticos se utilizan predominantemente para este fin. Con su ayuda, los pagos salariales, los ingresos y los gastos, los estados financieros y otras tareas contables pueden completarse rápidamente.
¿Por qué es importante la contabilidad para usted?
Las personas que trabajan por cuenta propia, los empresarios y también los trabajadores independientes no deciden a favor o en contra de la contabilidad, son ellos los que la hacen. legalmente obligados a hacerlo. Sin embargo, de manera diferente, ya que se hace una distinción entre ellos.
- Contabilidad de entrada única (autónomos, pequeños empresarios, los llamados “pequeños comerciantes”)
- Contabilidad doble (empresas con un determinado volumen de negocios o una determinada forma jurídica, los llamados “Vollkaufleute”)
- Contabilidad cameralística (especialmente común en las autoridades públicas, que deben trabajar con presupuestos asignados).
La obligación de mantener registros se deriva básicamente de Art. 238 del Código Mercantil alemán (HGB) para todos los comerciantes comerciales. Aquí, además, se estipula que la contabilidad debe ser tal que “pueda proporcionar a un tercero experto una visión general de las transacciones comerciales y de la situación de la empresa en un plazo razonable. Debe ser posible rastrear las transacciones comerciales desde su origen hasta su procesamiento.”
El término “comerciante”, al que se refieren los requisitos legales, puede entenderse aquí en un sentido más amplio. Esto se debe a que cualquier persona que actúe comercialmente y genere un cierto ingreso se considera comerciante. Además, existen otras leyes en vigor. Por ejemplo, las del impuesto sobre la renta o el código tributario, que estipulan quién tiene la obligación de mantener registros y en qué forma.
Pero incluso si estas leyes no existieran, también es importante que los propietarios de pequeñas empresas, los trabajadores independientes y las startups obtengan una visión general de si y cómo va el negocio y cómo se puede optimizar desde el principio. Y esa es exactamente la tarea de la contabilidad también.
5 pasos para convertirse en un profesional de la contabilidad
Ya sea que haga la contabilidad usted mismo o la delegue a alguien más, siempre vale la pena ocuparse de los aspectos básicos para evitar errores. Desafortunadamente, no es raro que los freelancers o los trabajadores por cuenta propia se den cuenta demasiado tarde de que
- Los gastos e ingresos no están en relación beneficiosa entre sí.
- no cumplen con los requisitos legales y, por lo tanto, se pueden esperar deudas fiscales o pagos adicionales elevados y multas atrasadas.
Así que, aunque el tema pueda parecer un poco aburrido, con la orientación adecuada y un software que haga el trabajo rutinario por ti, seguramente también podrás aprender rápidamente los conceptos básicos de contabilidad.
Paso 1: Clarifica los conceptos básicos
Como se mencionó al principio, el legislador distingue entre la obligación para los solteros y doble Contabilidad. En el sentido más estrecho, solo se puede describir como contabilidad la contabilidad de doble entrada.
Los siguientes están obligados a mantener libros de entrada única
- Los trabajadores independientes, independientemente de la cantidad de sus ventas y beneficios. La inclusión está regulada por el artículo 18 del EStG.
- Empresarios pequeños según el §19 UStG.
La contabilidad de doble entrada es obligatoria para
- Empresas y profesionales con un volumen de negocios anual de 600.000 € o más o un beneficio anual de 60.000 € o más.
- Empresas que, debido a su forma jurídica, deben estar inscritas en el registro mercantil.
Los autónomos que alcanzan niveles comparables de ingresos o volumen de negocios también pueden comprometerse voluntariamente a llevar un registro contable de doble entrada y preparar el balance correspondiente. Esto se debe a que la contabilidad de balanceo ofrece ventajas en algunos casos, como en el caso de la depreciación o valoración de los activos.
Si desea registrarse como autónomo en el registro mercantil, puede solicitarlo de forma voluntaria. Sin embargo, ello implica la obligación de llevar un registro contable doble.
Pero primero, volvamos al tema básico. La primera pregunta es, sin duda, ¿Cuál es exactamente la diferencia entre la contabilidad de entrada única y la de entrada doble?
Contabilidad sencilla mediante la declaración de ingresos (EÜR)
Con una contabilidad sencilla, básicamente no tienes que hacer nada más que recopilar diligentemente las facturas y comparar tus ingresos y gastos. Sin embargo, todo esto debe hacerse de una forma comprensible para los demás. Incluso con una contabilidad sencilla, debes organizar bien tu sistema de archivo y crear un sistema transparente para asignar números de factura y asignar recibos.
También es necesario saber qué gastos se pueden deducir del ingreso para determinar el beneficio anual. Si se aplica el IVA, también se debe determinar qué tasa se aplicará: normalmente el 19% para los bienes y servicios y el 7% para los alimentos y los servicios creativos que generan derechos de autor.
Al final del año, entonces se prepara la declaración de ingresos y se añade a la declaración de impuestos sobre la renta. Lo que queda en el lado de los créditos al final es el beneficio obtenido. No se requiere una balanza de activos ni un inventario.
Contabilidad de doble entrada: asignación de cuentas y preparación de balance general
La contabilidad de doble entrada es más complicada, pero aún así es comprensible incluso para los no expertos. Cada La transacción comercial de su empresa debe registrarse en los libros de contabilidad y asignarse a un cuenta. La asignación de cuenta es cuando decides a qué cuenta publicar una transacción comercial. Puedes pre-imprimir el documento de publicación con un sello o un adhesivo EDP. Basándose en los datos de la pre-impresión, se crea el registro contable y el departamento de contabilidad sabe a qué cuenta debe publicarse el documento. El departamento de contabilidad necesita la siguiente información de un documento de publicación:
- Fecha de publicación y número de publicación
- Número del documento y fecha
- Publicar texto
- cantidad
Además de la asignación de cuentas, la contabilidad de doble entrada también incluye la preparación de una declaración de resultados y de un balance.
Las cuentas de inventario representan los valores existentes.
Las distintas cuentas que establece para su contabilidad incluyen cuentas de inventario y cuentas de resultados. Las cuentas de inventario representan los activos activos y pasivos de su empresa. Por ejemplo, se registran aquí el efectivo en poder, los activos fijos, el terreno, la maquinaria, el inventario y similares. Los valores positivos se registran como activos, y los pasivos (por ejemplo, los préstamos que deben ser reembolsados) como obligaciones. La compensación constituye la base de la balance anual.
Los estados de ganancias y pérdidas registran los beneficios y pérdidas resultantes de las transacciones empresariales.
Los estados de ganancias y pérdidas ponen el carro por delante del caballo. Aquí, la cifra de ingresos (ventas, ingresos) de las actividades empresariales se compara con los gastos necesarios (gastos). La comparación muestra si y qué ganancias o pérdidas obtuvo la empresa durante el año fiscal.
Así que como regla general, puede recordar lo siguiente: las cuentas de acciones muestran los activos de una empresa como acciones corrientes. Las cuentas de ganancias y pérdidas proporcionan información sobre los beneficios y pérdidas generados por las transacciones comerciales.
¿Qué es un registro contable y qué hace?
Uno de los aspectos básicos de la asignación de cuentas es el llamado registro de colocación. Este documento aclara:,
- ¿Qué tipo de transacción comercial se debe registrar?
- en las cuentas en las que debe realizarse la entrada
Cada transacción comercial debe registrarse en dos cuentas y consignarse en el debit y en el crédito Si el saldo cambia de debito a crédito o viceversa depende del tipo de cuenta:
- Contas de inventario: Activos y Capital
- Contas de ingresos: Gastos e ingresos.
Ejemplo: Usted ha comprado una mesa por el precio de 430 euros. El importe aparece en la parte debida porque se trata de equipo de empresa. Al mismo tiempo, el importe aparece en la parte crediticia como una suma de entrada en el registro de ventas.
Las cuentas de inventario incluyen todos los elementos del balance. Sin embargo, se hace una distinción entre activos y pasivos. Contas.
Contas de activos
Estos pueden ser activos fijos como equipo de oficina o automóviles, o créditos por servicios y entregas. Aquí hay que recordar que las adiciones se registran como débito y las liquidaciones como crédito.
Contas de obligaciones
Lo contrario es cierto para los cuentas de pasivo. Aquí, las adiciones se registran en el crédito y las salidas en el débito. Las cuentas de pasivo pueden ser, por ejemplo, préstamos, capital social o obligaciones con proveedores.
Siempre debe conservar el documento correspondiente para una publicación. Solo en casos excepcionales, como los cargos por mantenimiento de la cuenta, no se emite recibo por las publicaciones.
¿Qué es y cómo se crea una declaración de resultados?
Lo que es el EÜR para el freelance, lo es la declaración de ganancias y pérdidas para el comerciante. Como parte de la contabilidad anual, proporciona información sobre los componentes de su nombre: sobre los beneficios y pérdidas de su negocio.
Para su determinación, el sistema contable proporciona un informe de ganancias y pérdidas separado. cuenta, en la que se ingresan todos los datos de los gastos e ingresos de las cuentas de resultados. La liquidación de la cuenta de resultados se registra a través de la cuenta de patrimonio.
El balance de resultados puede ser, por tanto, una simple comparación de los créditos y deudores. Esto se denomina desglose por forma de cuenta. En el lado de los créditos, aparecen todas las partidas de gastos de los estados de resultados, y en el lado de los deudores, los beneficios y ingresos de los estados de ingresos. Alternativamente, se pueden anotar y calcular los beneficios y pérdidas cronológicamente.
Además, se hace una distinción entre la naturaleza del método de costo y el método de costo de ventas. Método del coste total, En el sistema de unidades de producción se utilizan para calcular los ingresos y los gastos. Método del costo de ventas, Las unidades vendidas son el factor determinante del cálculo.
Así que tienes diferentes posibilidades para generar tu P&L. Sin embargo, tienes que elegir una de ellas durante varios años para mantener los resultados comparables.
En resumen, el proceso para crear su P&L es el siguiente:
- configurar las cuentas de beneficios y pérdidas (ingresos y gastos)
- ingreso y publicación de las respectivas transacciones comerciales (por ejemplo, alquileres o honorarios de arrendamiento, ventas, ingresos por intereses)
- transferencia al P&L
- Cálculo del balance de ingresos y gastos
El equilibrio es la diferencia entre el débito y el crédito respectivos. El saldo de los gastos se registra en el lado de los ingresos del estado de resultados. El saldo de los ingresos se registra en el lado de los gastos. A partir de la comparación final de los saldos, se puede ver si la empresa ha obtenido beneficios o pérdidas en el año financiero anterior en relación con sus transacciones comerciales.
¿Cómo se crea un balance de situación y qué es?
Las declaraciones financieras anuales de una empresa constan de la situación financiera y el estado de activos. La situación financiera anual se incluye como componente del patrimonio neto en el estado de activos.
El balance se divide en activos y pasivos. Los activos son todos los activos, incluidos el efectivo en poder o los créditos por cobrar. Los pasivos son activos de capital (deuda y participación) y obligaciones. Ambos conceptos también se denominan inventario. La inclusión detallada de estos elementos y la forma en que se deben preparar están regulados en §266 del HGB.
Para poder llevar a cabo la contabilidad, es necesario registrar cuidadosamente todos los valores del año fiscal en curso. Además, ahora se requiere un inventario, es decir, se compara el stock real de activos con el stock objetivo.
Además, como parte del proceso contable.
- cerrar las cuentas de contabilidad de doble entrada en la fecha de la balanceación.
- Conciliar los activos y pasivos con los resultados del inventario.
- Se determinan los gastos prepagados e ingresos diferidos.
- crearon acumulación de saldos.
Los pasivos acumulados son obligaciones que se generarán en un futuro previsible pero cuyo monto aún no se conoce.
Paso 2: Conozca y considere el GoBD
La abreviatura GoBD se refiere a los “principios para el mantenimiento y almacenamiento ordenado de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos”, como lo estipula el legislador. Estos principios fueron promulgados recientemente en 2014 porque la contabilidad hoy en día casi nunca se realiza manualmente sino electrónicamente.
El concepto de contabilidad se amplió explícitamente en los nuevos reglamentos para incluir la gestión electrónica de los datos y los estados financieros correspondientes. Además, las empresas ahora cumplen también con su obligación de conservar los recibos y los documentos relevantes si los archivan en formato electrónico.
Como antes, el contribuyente es el único responsable de la correcta ejecución y conservación. En términos contables, también debe cumplir con una serie de Principios durante toda la duración de los plazos de retención de los documentos. Estos se refieren a:
- Rastreabilidad y verificabilidad
- Verdad, claridad y grabación continua
- complejidad
- exactitud
- Publicación y grabación oportunas
- Orden
- Inmutabilidad en lo que respecta a las entradas y los documentos.
El Ministerio Federal de Finanzas detalló en una carta de 2014 qué significaba esto.
Paso 3: Impuesto devengado y impuesto real
Si su actividad independiente no se encuentra regulada por la normativa para pequeñas empresas, está obligado a cobrar impuestos. impuesto sobre las ventas en sus productos o servicios. Debe comunicarlo periódicamente a la administración fiscal. La periodicidad de dicha comunicación depende de dos factores:
- el importe de la tasa de impuesto sobre las ventas recaudada, y
- si ha elegido el sistema de impago o la tributación real, o qué método de tributación debe utilizar.
La cantidad de impuesto sobre las ventas recaudada determina si puede pagarlo.
- una vez al final del año (hasta 1.000 €),
- varias veces al final de cada trimestre (hasta 7.500 €) o
- mensual (más de 7.500 €).
Esto puede ser problemático si, por ejemplo, usted reporta un monto alto de IVA en una factura al final de un trimestre que no se paga hasta el siguiente trimestre. Por lo tanto, las empresas y los trabajadores independientes que no excedan ciertos límites de ventas tienen la opción de optar por la tributación por concepto de ingresos brutos o reales.
Imposición sobre el consumo
Si elige la tributación por concepto de IVA, esto significa que la fecha de emisión de la factura y la fecha de pago del impuesto coinciden. Si tiene que presentar su declaración anticipada de IVA al final de cada trimestre y emitir una factura el 30 de marzo, esto significaría que el IVA de la factura aún debe pagarse en el primer trimestre y debe pagarse a la administración fiscal. Incluso si el pago se recibe más tarde.
Imposición real
La situación es diferente en lo que respecta a la tributación real. Si el monto adeudado en nuestro ejemplo no se recibe en su cuenta comercial hasta el 14 de abril, la tasa de impuesto sobre las ventas que se incluye en él no se pagará hasta el final del segundo trimestre.
Si opta por la tributación real, el flujo de caja se tiene en cuenta para las ventas y, por lo tanto, los ingresos. La tasa de impuesto sobre las ventas solo se debe en el momento del pago por parte del cliente. Para las compras y, por lo tanto, los gastos, puede reclamar la tasa de impuesto sobre la adquisición en el momento de la compra. De nuevo, el momento del pago no se tiene en cuenta.
La administración fiscal otorga la tributación real únicamente a solicitud.
- Miembros de las profesiones liberales
- personas que trabajan por cuenta propia y no están obligadas a mantener registros de contabilidad doble
- empresas cuya facturación es inferior a 600.000 € (al 01.01.2020) al año
Pas 4: Crear ofertas y confirmaciones de pedidos
Una parte importante del trabajo de los freelancers y los proveedores de servicios consiste en crear ofertas. En ellas se especifica al menos:
- el tipo y el alcance del servicio prestado
- El inicio y el final del servicio
- un precio total o una tarifa por hora que usted cobrará
- Condiciones de pago y entrega
- la tasa de impuesto sobre las ventas que cobrará
así como otra información importante que sea relevante en relación con su oferta. También puede ser útil hacer referencia a sus términos y condiciones o al lugar de cumplimiento.
Para que pueda responder rápidamente a las consultas de los clientes interesados, es mejor crear una plantilla de oferta que pueda adaptarse de forma flexible. No obstante, tenga en cuenta que las ofertas que no indiquen su carácter no vinculante ni un plazo serán vinculantes. Por lo tanto, es mejor incluir palabras como “todas las ofertas sin garantía” o “la oferta es válida hasta la fecha”.
Para que su oferta sea atractiva para los clientes, no debe ser demasiado concisa y debe prestar atención a un diseño atractivo. Esto es especialmente cierto si trabaja en el campo creativo. Además, debe dejar claro al cliente en qué se basa su oferta, por ejemplo, un excelente apoyo después de que se haya cumplido el pedido. O una investigación y análisis intensivos de sus necesidades especiales antes de que se cumpla el pedido.
Por último, recuerda que puedes tener que pagar por llamadas telefónicas, la impresión de documentos, la compra de imágenes o el envío; incluye esto en tu plan de presupuesto.
Si el cliente acepta la oferta, se concluye un contrato vinculante. Idealmente, debería resumir los términos del contrato en una confirmación de pedido. También debería enviar siempre una confirmación escrita del pedido (también disponible como archivo adjunto), si solo se han realizado acuerdos verbales de antemano o si usted o el cliente han realizado cambios en la oferta que se envió originalmente.
Paso 5: Escriba una factura profesional
Si bien hay muy pocas exigencias legales relativas a la forma de la carta de oferta, en este caso es diferente. factura. Para evitar que usted y sus clientes se encuentren en apuros, debe asegurarse de que se incluyan todas las informaciones obligatorias. Esto incluye:
- Nombre y dirección del emisor de la factura
- Nombre y dirección del destinatario del servicio
- El número de identificación del impuesto sobre las ventas para las empresas sujetas a este impuesto. En el caso de las empresas exentas de IVA, el número personal de IVA y una nota en la que se indique que no se aplicó IVA de conformidad con el artículo 19 de la UStG.
- Fecha de la factura y número de la factura siguiente
- Fecha de entrega, fecha de prestación del servicio o fecha o período del servicio
- Tipo y cantidad del producto o ámbito/duración del servicio
- Información sobre el precio (importo neto, impuesto sobre las ventas y importe bruto total)
- Referencia a la obligación de mantener registros, si la factura está sujeta a las normas fiscales.