L’administration fiscale, quant à elle, a récemment accordé une attention croissante à l’audit des livres comptables. Trop souvent, l’État a perdu des recettes fiscales correspondantes grâce à des ventes dissimulées. Si l’auditeur rejette le livre comptable pour ne pas le trouver conforme, vous finirez rapidement dans la cuisine du diable en tant qu’entrepreneur. Dans le présent article, vous apprendrez tout ce qu’il faut savoir sur la comptabilité des fonds.
- Définition
- Pourquoi faut-il tenir un livre de caisse ?
- Qui doit tenir un livre de caisse ?
- Vue d'ensemble de toutes les entreprises ayant une obligation de tenue de livres comptables
- Les termes importants de la comptabilité en espèces
- Comment ressemble un livre de caisse correctement entretenu ?
- Exigences légales en matière de comptabilité en espèces
- Votre livre de caisse comme élément du bilan
- Est-ce que le non-respect de la comptabilité des espèces est punissable ?
- Gardez votre livre de caisse avec les bons outils
- Conclusion
Définition
La comptabilité en espèces enregistre les recettes et les dépenses de l’actif financier interne. Toutes les transactions commerciales d’une entreprise qui sont payées en espèces sont enregistrées dans le livre de caisse. Dans le cadre du système de comptabilité, le livre de caisse simplifie la gestion des liquidités sous forme d’un livre d’aide.
Pourquoi faut-il tenir un livre de caisse ?
Dans certains secteurs d’activité, tels que la gastronomie ou le commerce de détail, en tant que personne indépendante, vous devez traiter avec une quantité considérable de paiements en espèces. Le législateur a pris des mesures de précaution à cet égard. Afin d’empêcher le détournement des recettes provenant des ventes et ainsi l’évasion fiscale massive, les entrepreneurs sont tenus de tenir des livres de caisse. Tous Paiements et retraits Les sommes sont enregistrées par écrit ou numériquement dans le livre de caisse. La forme caractéristique du compte compare les deux éléments, à partir desquels le solde est finalement calculé. Cette différence indique non seulement la quantité d’argent présente dans le registre de caisse, mais le solde est également un élément important lors de la préparation des comptes annuels. En tenue de livre de caisse, vous incluez, en plus de chaque transaction, les documents comptables correspondants.
Les autorités fiscales exigent une comptabilité correcte !
Pourquoi dois-je tenir un livre de caisse en tant qu’entrepreneur ? La réponse est évidente. Votre livre de caisse est une copie exacte de ce qui se trouve dans votre coffre-fort. Il enregistre vos transactions en espèces Et le bilan intéresse non seulement le service comptable et votre conseiller fiscal, mais aussi l’administration fiscale. Pour que votre livre de caisse reflète fidèlement votre trésorerie, une comptabilité quotidienne des liquidités est très importante. De plus, l’ordre chronologique de tous les éléments doit être correct. Les créanciers de votre entreprise et les autorités fiscales exigent une comptabilité correcte – et le livre de caisse en fait partie.
Important : C’est toujours le comptable, le même entrepreneur, qui est responsable de la comptabilité correcte et donc aussi de la tenue de la comptabilité en espèces. En d’autres termes, cela signifie que vous, en tant qu’entrepreneur, êtes responsable de tous les erreurs et écarts constatés dans votre livre de caisse !
Qui doit tenir un livre de caisse ?
Tous les travailleurs indépendants n’ont pas l’obligation de tenir un livre de caisse. Le type d’entreprise détermine l’obligation de tenir un livre de caisse. Si vous êtes indépendant ou dirigez une petite entreprise, vous n’avez besoin que de créer un état des revenus excédentaires (EÜR) et de ne pas tenir un livre de caisse.
En principe, seuls les entrepreneurs qui sont tenus de dresser un bilan sont employés. Les sociétés inscrites au registre du commerce doivent également tenir un livre de caisse. Ceux qui ne sont pas inscrits au registre du commerce n’ont besoin de tenir leur livre de caisse que si la nature et l’étendue de leur activité nécessitent une activité commerciale.
Pourquoi cela reste intéressant
Si vous n’avez qu’à préparer un état d’excédent d’impôts pour l’administration fiscale, vous n’avez pas besoin de créer un livre de caisse. N’empêche, il est conseillé de tenir un livre de commerce, surtout dans le commerce de détail. Les petites et moyennes entreprises, qui travaillent principalement en espèces, bénéficient particulièrement de la comptabilité en espèces. Avec le livre de caisse, vous obtenez une vue claire Vue d'ensemble de tous les éléments en espèces – même si vous n’êtes pas réellement tenus de le faire. Les entreprises qui doivent établir un bilan doivent gérer un système comptable beaucoup plus complexe. Les sociétés à responsabilité limitée, par exemple, sont tenues de tenir un livre de caisse en plus d’une comptabilité double entrée.
Vue d'ensemble de toutes les entreprises ayant une obligation de tenue de livres comptables
- Les entreprises avec inscription au registre du commerce
- Les entreprises tenues d'être obligées comptabilité et comptabilité à double entrée
- Les entreprises qui nécessitent une entreprise commerciale opération en termes de portée et de type
Tenir un livre de caisse : pour les petites entreprises et les indépendants
Petite entreprise
Si votre chiffre d’affaires annuel n’excède pas 600 000 euros et votre bénéfice n’est maximalement de 60 000 euros, vous faites partie du groupe des petites entreprises. De plus, vous n’êtes pas autorisé à choisir une forme juridique pour laquelle l’obligation de préparer des comptes est applicable. Cela inclut déjà la GmbH mentionnée précédemment.
Freelancer
La catégorie des travailleurs indépendants (https://sevdesk.de/lexikon/freiberufler/) comprend par exemple les médecins, les consultants fiscaux et les avocats, ainsi que la plupart des professions artistiques, scientifiques, pédagogiques ou éducatives. Ainsi, les consultants, les designers, les journalistes et les traducteurs font également partie des professions libérales. Le statut des travailleurs indépendants est indépendant de leurs bénéfices et de leur chiffre d’affaires.
Attention : Selon § 146 de l'AO Chaque entrepreneur est tenu de tenir un registre individuel de toutes ses ventes. L’obligation de tenir un livre de caisse découle également de l’article 146 du Code des impôts en lien avec § 22 UStG. Cependant, l’enregistrement sous forme de livre de caisse n’est nécessaire que si l’entrepreneur est tenu de payer la taxe de vente conformément à l’article 22 UStG. Ainsi, bien que les petits commerçants soient tenus de préparer chaque revenu individuellement, ils n’ont pas besoin d’enregistrer leurs recettes dans un livre de caisse. Les personnes exerçant des activités indépendantes dans les professions libérales ne relèvent pas de cette catégorie et, à ce titre, elles ne sont pas tenues de tenir un livre de caisse.
Les termes importants de la comptabilité en espèces
Cash register, livre de caisse ou compteur de caisse ? Dans le cadre de la comptabilité de caisse, on utilise souvent des termes synonymes qui, en réalité, ne désignent pas le même objet. Des explications détaillées de chacun de ces termes peuvent être trouvées ici :
- Livret de caisse (Kassenbuch) : Le livre de comptes enregistre toutes les transactions commerciales de l'entreprise qui ont été effectuées en espèces.
- Compteur de caisse (Registrierkasse) : Un appareil de comptage qui déduit le chiffre d'affaires du solde de caisse et en crée un reçu. Le comptoir de caisse est utilisé pour la vente de biens et de services.
- Cash register (Barkasse) : Un comptoir de caisse est un objet concret. Avec le solde des fonds du comptoir manuel, par exemple, des dépenses plus modestes peuvent être réglées.
- Billeterie (Kasse): Les dépôts et les retraits relèvent du terme abstrait “ caisse enregistreuse ”. Le terme “ cash ” se retrouve également dans le livre de caisse.
Comment ressemble un livre de caisse correctement entretenu ?
Si vous êtes tenu de tenir un livre de caisse ou si vous souhaitez enregistrer vos opérations en espèces de manière volontaire, vous devriez prendre en considération les points suivants.
La structure de votre livre de caisse
Que ce soit par écrit ou numériquement : chaque entrée du livre de caisse comprend toujours les informations suivantes :
- Marquage oSi l'entrée est comme Remboursement ou dépense
- Le date
- Un unique Numéro du document comme le numéro de facture
- Explication Texte de réservation comme “ déjeuner d’affaires ” ou “ enveloppes ”
- Montant net et devise créceptions ou paiements d'ash
- Le taux d'impôts sur les ventes en pourcentage (7 ou 19 %)
- Montant de la taxe sur la valeur ajoutée
- Solde final de l'argent liquide ou du solde
- Facture
En règle générale, vous devriez conserver votre livre de comptes en format comptable. Cela signifie que vous comparez vos revenus et vos dépenses afin de créer un solde à l’étape suivante. Le solde indique la somme d’argent présente dans votre coffre-fort. Si votre entreprise doit tenir un bilan, cette somme sera incluse dans vos comptes annuels ou dans votre bilan.
De plus, chaque entrée nécessite une preuve de paiement. Le livre de caisse doit à tout moment correspondre au solde réel des fonds. Il n’est pas pour rien que le livre de caisse est considéré comme un livre auxiliaire ou livre auxiliaire de la comptabilité. Il est donc soumis à toutes les réglementations légales qui s’appliquent déjà à votre comptabilité. Le solde final du livre de caisse se trouve dans le bilan sous Actifs courants.
Corrections au livre de caisse
Bien sûr, il est possible d’échouer lors de la tenue de son livre de caisse et lors de l’entrée de nouvelles données. Si les corrections dans les livres de caisse analogiques sont plus complexes, les livres numériques pour les petits carteurs offrent généralement des solutions galantes. Avec votre livre de caisse analogique, vous devez d’abord vous assurer de ne pas effacer simplement les données originales ou de les rendre indétectables. Vous attireriez immédiatement l’attention du service des impôts. Les corrections dans le livre de caisse sont toujours effectuées comme suit :
- Marquez l'erreuroneovérifiez que l'entrée est lisible
- créez une nouvelle entrée. La modification de l’entrée doit être compréhensible par une personne extérieure.
Les mêmes règles s'appliquent bien sûr non seulement aux livres de caisse analogiques, mais aussi aux livres de caisse numériques. Si vous travaillez avec un logiciel, vous n'êtes pas autorisé à supprimer simplement des entrées ici non plus. Les corrections doivent toujours être visibles et traçables.
Les erreurs typiques de comptabilité en espèces
Il existe plusieurs erreurs qui semblent insignifiantes à première vue, mais qui ne devraient pas se produire dans une comptabilité financière correcte.
- L’erreur la plus courante se trouve dans les reçus et les relevés qui n’ont pas été enregistrés comme entrées. Vous devez également enregistrer dans le livre de caisse tous les paiements effectués au titre du compte professionnel et tous les retraits effectués par les salariés.
- Comme le livre de caisse ne peut pas être modifié par la suite, il n’est pas nécessaire d’utiliser des fichiers modifiables comme Excel pour tenir un livre de caisse.
- De nombreux entrepreneurs aiment laisser une ligne libre entre les entrées de leurs carnets de banque papier. Pourquoi ? Parce que cela semble plus propre et plus lisible. Cependant, l’administration fiscale sanctionne cette tendance à l’ordre comme une faute, car les lignes vierges laissent place aux entrées suivantes. En ajoutant des entrées ultérieures, vous pourriez enfin essayer de rendre votre bilan plus attrayant.
- Une autre erreur est de ne pas stocker les documents directement dans le livre de caisse. Si vous travaillez toujours avec des livres analogiques classiques, vous devez collecter les reçus directement dans votre livre de caisse. Si vous utilisez un logiciel numérique, tous les bons sont numérisés et enregistrés.
- Il est également interdit de conserver vos livres uniquement à des fins comptables. En tant que personne responsable du livre de caisse, vous êtes tenue de comptabiliser régulièrement les liquidités disponibles. Peu importe la précision de votre comptabilité de caisse et l’absence d’erreurs dans la plupart des logiciels, vous devez garder une trace de toutes les données.
- Comparez régulièrement le solde calculé avec votre solde en espèces. Si des écarts se manifestent, vous devriez y remédier dès que possible.
L’obligation de tenue de registres est également de 10 ans pour la comptabilité en espèces. Ainsi, conservez le livre de caisse lui-même ainsi que toutes les factures pendant 10 ans.
Si vous n’entretenez pas correctement votre livre de caisse, cela peut entraîner Des conséquences d'envergure. Généralement, l’administration fiscale ajoute le montant du revenu déclaré. Si vous conservez intentionnellement votre livre de caisse de manière incorrecte, l’administration fiscale considérera, dans le pire des cas, cela comme Évasion fiscale. Curieusement, les règles de tenue de bons livres de comptabilité en espèces s’appliquent également aux entrepreneurs qui conservent volontairement leur livre de comptabilité mais ne sont pas tenus de le faire.
Exigences légales en matière de comptabilité en espèces
Pour que votre livre de caisse soit classé comme conforme, il doit répondre à plusieurs conditions :
- Complétitude et chronologie : Selon l’article 238 Abs. 2 du HGB, le livre de comptes doit toujours être conservé chronologiquement. Tous les enregistrements ne peuvent être présentés qu’en ordre chronologique correct.
- Sécurité de la révision : Que ce soit numérique ou analogique, votre livre de comptes doit être conservé de manière à ce qu’il ne puisse être modifié ultérieurement. C’est pourquoi les livres de comptabilité Excel ne sont guère admissibles. Les livres en papier doivent être exempts de lignes blanches, tandis que les entrées ne doivent pas être effectuées avec un crayon ou un autre instrument de notation.
- Obligation de conservation pendant 10 ans : Selon § 257 Abs. 1 Et selon la loi HGB, les entrepreneurs sont tenus de respecter la période de conservation légale de 10 ans. Durant cette période, il faut archiver non seulement les livres comptables, mais également tous les documents qui doivent être conservés de manière ordonnée.
- Traitement rapide : Avec § 146, paragraphe 1 de l'AO Le législateur réglemente la durée de conservation de vos revenus quotidiens. Si une transaction en espèces a eu lieu, vous devez entrer les données au plus tard le lendemain. C’est la seule façon de prouver que vous n’avez pas ajouté de données à un moment donné et d’améliorer ainsi votre bilan ultérieurement.
- Compréhension : Selon § 145 de la loi sur l'impôt sur le revenu, Un expert tiers doit être en mesure de disposer d'un aperçu de votre livre de caisse, des transactions commerciales incluses et de la situation de votre entreprise dans un délai raisonnable.
- En allemand : Selon l’article 146, paragraphe 3, du Code des impôts, le livre de comptabilité ne peut en principe être tenu que dans la langue allemande. Si vous utilisez une autre langue, l’administration fiscale vous demandera une traduction. Vous devez également être en mesure de décrire les symboles et les abréviations si vous en êtes prié.
- Pas de réservation sans reçu : Selon § 238 Abs. 2 HGB Vous n’êtes pas autorisé à effectuer une transaction si les factures, reçus ou relevés de caisse correspondants ne sont pas disponibles.
- Obligation d'enregistrement individuel : Tous les relevés doivent être enregistrés individuellement dans le livre de caisse. Les entreprises qui effectuent un grand nombre de transactions en espèces chaque jour sont exemptées de cette règle. Dans ce cas précis, il suffit d’enregistrer le solde quotidien. Grâce à un comptoir de caisse, tous les relevés d’entrée et de sortie peuvent être vérifiés de manière auditable sous forme de relevé de caisse.
Ces exigences légales s’appliquent à tous ceux qui tiennent un livre de caisse. Les petites entreprises et les indépendants qui établissent volontairement leur livre de caisse doivent également respecter les règles de comptabilité financière adéquate !
Votre livre de caisse comme élément du bilan
Le livre de caisse est une partie essentielle du bilan de votre société. Dans le compte de résultat, que vous présentez à l’administration fiscale à la fin de l’année, les opérations de trésorerie sont également incluses. Le solde de votre livre de caisse est enregistré comme actif dans la rubrique “ Actifs courants ”. Conformément à l’article 266 du HGB (Code commercial allemand), vous trouverez les règles exactes de classification du bilan.
Est-ce que le non-respect de la comptabilité des espèces est punissable ?
En tant qu’entrepreneur, vous êtes légalement tenu de tenir un registre de comptabilité et des comptes précis. Après tout, vos livres de caisse constituent entre autres la base de la taxation. L’État sécurise principalement ses recettes fiscales grâce aux lois. L’administration fiscale sert de médiateur à cet égard. Votre registre de comptabilité doit donc toujours être accessible à un tiers compétent. Il n’est pas pour rien que vous devez conserver chaque facture pendant longtemps. Aucune entreprise ne peut méconnaître les exigences légales. Il y a donc un risque d’incomptabilisation incorrecte des liquidités :
- Amendes
- Sanctions en droit commercial
- Ajouts
- En cas de fraude fiscale avérée, même la prison
Les erreurs dans la comptabilité des liquidités dans le contexte d’une comptabilité financière incorrecte ne sont pas acceptées par l’administration fiscale. En cas de données manquantes ou de corrections ultérieures, l’administration fiscale peut renvoyer les documents soumis et demander à l’entrepreneur de corriger les données manquantes ou incorrectes. Dans des cas graves, il existe un risque d’estimations défavorables, de retrait des avantages fiscaux ou même de procédures fiscales pénales.
Comment tenir un livre de caisse avec les bons outils
Tenue de livres de caisse manuels avec des modèles Word et Excel
Avec un modèle de journal de frais pour Word ou Excel, des formulaires peuvent être créés et imprimés rapidement et facilement. La seule condition pour l’utilisation gratuite des documents ici est la présence du logiciel sur votre propre ordinateur. Pour les petites entreprises ayant des mouvements de trésorerie maîtrisés, cette solution manuelle peut s’avérer intéressante. L’important ici est la différence entre travailler avec le logiciel et imprimer les formulaires. Le maintien du journal de frais dans un fichier Excel ne respecte pas les directives du GoBD et n’est donc pas autorisé. Après tout, les entrées du journal de frais peuvent être modifiées à tout moment dans des programmes tels que Word ou Excel.
Livret de caisse manuscrit
Pour ceux qui préfèrent encore travailler avec des documents manuscrits, il existe la possibilité d’imprimer le document créé avec Excel et de le remplir à la main. Le modèle de livre de caisse ne doit pas encore contenir de données. Les formulaires sont alors considérés comme un livre de caisse analogique. Toutefois, tous ceux qui dépendent de la main-d’œuvre manuelle doivent se conformer aux réglementations du législateur même avec ce formulaire de livre de caisse. Ainsi, le modèle Excel ou Word doit avoir les noms suivants dans les lignes de la zone supérieure :
- oéquilibre inconfortable
- Solde en espèces actuel
- Ressources et dépenses
Les informations suivantes doivent être spécifiées pour chaque transaction individuelle :
- Le numéro de série
- La date
- Le montant
- Impôts sur la valeur ajoutée avec taux d'imposition
- facture
Selon le nombre d’entrées, le rapport est clos et signé quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement.
Gestion électronique des liquidités grâce à des outils en ligne
Outre les modèles de rapports de trésorerie gratuits et les exemples de livre de comptes, disponibles en ligne, plusieurs outils en ligne conviennent à la création du livre de comptes. Plusieurs logiciels de livre de comptes sont disponibles sur le marché. Le principal avantage : votre comptabilité est accessible depuis n’importe quel appareil localisation en mode cloud. En tant qu’entrepreneur, vous économisez beaucoup de temps en créant le livre de comptes, le protocole de comptage des liquidités et le rapport de trésorerie avec le bon outil. Si vous effectuez beaucoup de transactions en espèces chaque jour et devez consacrer trop de temps à votre comptabilité, vous n’avez guère de temps pour vos activités principales.
À ce stade, le logiciel de comptabilité en ligne est un outil compatible avec le navigateur grâce auquel vous pouvez effectuer votre comptabilité en ligne. Cela signifie que vous saisissez vos bons de caisse directement via Internet. Pendant que vous saisissez vos reçus, le logiciel en ligne vérifie en permanence la complétude de vos données. Vous pouvez facilement respecter les principes de la comptabilité correcte en utilisant des outils en ligne.
Traitement comptable en cash avec un logiciel de comptabilité
Gérer manuellement les livres de caisse est sujette à des erreurs et très chronophage. Un simple changement de chiffre peut ruiner tout votre travail. Si cela se produit, toute la fiche de caisse doit être corrigée. Avec un logiciel puissant, ces problèmes peuvent être facilement évités. De plus, le logiciel de comptabilité est efficace et économique. Un autre avantage est que le logiciel financier sophistiqué vous permet de réaliser beaucoup moins de calculs tout en gardant un contrôle constant sur votre solde d’argent.
Les jeunes entrepreneurs qui débutent tout juste leur activité indépendante se demandent souvent si ils peuvent déléguer la tenue de leur comptabilité à un consultant fiscal. Il n’existe pas de contradiction entre la tenue de la comptabilité par un consultant fiscal et votre propre logiciel financier. Les deux options ne sont pas exclusives – au contraire : si vous gardez votre comptabilité à l’esprit quotidiennement, vous pouvez également communiquer plus efficacement avec votre conseiller fiscal. Un logiciel de comptabilité vraiment performant est très clair. Pratiquement en guise d’effet secondaire, il vous montre comment tenir correctement un livre de caisse.
Conclusion
Une bonne gestion des liquidités vous permet d’éviter de laisser de la place aux autorités fiscales pour des additions. La consultation vous accompagne dans la comptabilité des liquidités et vous libère de la comptabilité manuelle. La seule chose importante dans la comptabilité manuscrite des liquidités est que les principes de la bonne comptabilité des liquidités soient respectés. Il n’est pas pour rien que des estimations régulières sont effectuées lors des contrôles fiscaux. Si les auditeurs constatent une mauvaise comptabilité des liquidités, toute la comptabilité peut être remise en question. Une petite négligence peut avoir des conséquences financières massives. Ces conséquences peuvent être très lourdes. Si toute la comptabilité n’est plus concluante, l’administration fiscale peut invoquer une responsabilité fiscale.