Por su parte, la administración fiscal ha estado poniendo cada vez más atención en la verificación de los libros de contabilidad. A menudo, el Estado ha perdido ingresos fiscales correspondientes debido a ventas ocultas. Si el auditor rechaza el libro de contabilidad como no válido, usted terminará rápidamente en la cocina del diablo como empresario. En el siguiente artículo, aprenderá todo lo que necesita saber sobre la contabilidad de caja.
- Definición
- ¿Por qué es necesario mantener un libro de contabilidad?
- ¿Quién tiene que llevar un libro de caja?
- Resumen de todas las empresas con obligación de llevar un libro de caja
- Terminos importantes en la contabilidad de efectivo
- ¿Cómo debe de verse un libro de contabilidad de efectivo bien mantenido?
- Requisitos legales para la contabilidad en efectivo
- Tu libro de contabilidad como elemento del balance
- ¿Es punible la contabilidad incorrecta de los fondos?
- Mantenga su libro de contabilidad con los instrumentos adecuados
- Conclusión
Definición
La contabilidad en efectivo registra los ingresos y los gastos de la caja interna. Todas las transacciones comerciales de una empresa que se efectúan en efectivo se registran en el libro de caja. Como parte del sistema contable, el libro de caja simplifica la gestión de los fondos en forma de un libro auxiliar.
¿Por qué es necesario mantener un libro de contabilidad?
En algunas ramas de negocio, como la gastronomía o la venta al por menor, como autónomo, tienes que hacer frente a una enorme cantidad de pagos en efectivo. El legislador ha tomado precauciones en este punto. Para evitar el desvío de ventas y, por tanto, la evasión fiscal masiva, los empresarios están obligados a llevar libros de contabilidad. Todo Pagos y retiros Se registran por escrito o digitalmente en el libro de caja. La forma característica de la cuenta compara ambos elementos, a partir de los cuales se forma finalmente el balance. Esta diferencia no solo muestra cuánto dinero hay en el registro de caja, sino que el balance es un elemento importante al preparar los estados financieros anuales. Al mantener un libro de caja, se incluyen, además de cada transacción, los documentos contables correspondientes.
¡Las autoridades fiscales exigen una contabilidad correcta!
¿Por qué tengo que mantener un libro de caja como emprendedor? La respuesta es obvia. Tu libro de caja es una copia exacta de lo que hay en tu caja de efectivo. Registra tus transacciones en efectivo Y el balance es de interés no solo para el departamento de contabilidad y su asesor fiscal, sino también para la administración tributaria. Para que su libro de caja refleje fielmente su situación financiera, la contabilidad diaria de los fondos es muy importante. Además, la orden cronológica de todos los elementos debe ser correcta. Los acreedores de su empresa y las autoridades tributarias exigen una contabilidad correcta – y el libro de caja es uno de ellos.
Importante: Siempre es el contador, el propio emprendedor, quien es responsable de la contabilidad correcta y, por lo tanto, también de la contabilidad en efectivo. ¡En otras palabras, esto significa que usted, como emprendedor, es responsable de todos los errores y discrepancias en su libro de contabilidad en efectivo!
¿Quién tiene que llevar un libro de caja?
No todos los trabajadores por cuenta propia están obligados a llevar un libro de contabilidad. El tipo de negocio determina la obligación de mantener un libro de contabilidad. Si eres autónomo o tienes un pequeño negocio, solo necesitas crear un balance de ingresos (EÜR) y no necesitas mantener un libro de contabilidad.
En principio, solo se emplean los empresarios que están obligados a elaborar un balance. Las empresas que están inscritas en el registro mercantil también deben mantener un libro de caja. Aquellos que no están inscritos en el registro mercantil solo necesitan mantener un libro de caja si la naturaleza y el alcance de su actividad empresarial lo requieren.
¿Por qué sigue valiendo la pena?
Si solo tiene que preparar una declaración de superávit de ingresos para la administración fiscal, no necesita crear un libro de caja. Sin embargo, es aconsejable mantener un libro de contabilidad, especialmente en el comercio minorista. Especialmente las pequeñas y medianas empresas, que trabajan principalmente con efectivo, se benefician de la contabilidad de caja. Con el libro de contabilidad, obtienes una visión clara Resumen de todos los artículos en efectivo – incluso si no están obligados a hacerlo. Las empresas que deben elaborar un balance tienen que gestionar una contabilidad mucho más compleja. Las GmbH, por ejemplo, están obligadas a mantener un libro de caja además de la contabilidad de doble entrada.
Resumen de todas las empresas con obligación de llevar un libro de caja
- Empresas con Registro mercantil
- Las empresas obligadas a Contabilidad y contabilidad doble
- Empresas que requieren un negocio comercial operación en cuanto a alcance y tipo
Mantenga un libro de efectivo: pequeñas empresas y trabajadores independientes
Pymes
Si su cifra de negocios anual no supera los 600.000 euros y su beneficio no supera los 60.000 euros, pertenece al grupo de pequeñas empresas. Además, no puede optar por una forma jurídica en la que se aplique la obligación de preparar cuentas. Esto incluye la ya mencionada GmbH.
Freelancer
La categoría de trabajadores independientes (https://sevdesk.de/lexikon/freiberufler/) incluye, por ejemplo, médicos, asesores fiscales y abogados, así como la mayoría de las profesiones artísticas, científicas, docentes o educativas. Por lo tanto, los consultores, diseñadores, periodistas y traductores también pertenecen a las llamadas profesiones liberales. La condición de los trabajadores independientes es independiente de sus beneficios y volumen de negocios.
Atención: Según Artículo 146 del AO Cada emprendedor está obligado a llevar un registro individual de todas las ventas. La obligación de llevar un libro de contabilidad se deriva nuevamente del artículo 146 del AO en relación con Artículo 22 del UStG. Sin embargo, la grabación en forma de libro de contabilidad es necesaria únicamente si el empresario está obligado a pagar el impuesto sobre las ventas de conformidad con el artículo 22 de la UStG. Por lo tanto, aunque los pequeños comerciantes están obligados a preparar cada ingreso individualmente, no necesitan mantener un libro de contabilidad. Las personas que ejercen una actividad independiente en el ámbito de las profesiones liberales no se incluyen en esta categoría y, por esta razón, no son obligadas a mantener un libro de contabilidad.
Terminos importantes en la contabilidad de efectivo
¿Contador de efectivo, libro de contabilidad de efectivo o contador de efectivo? En la contabilidad de efectivo, a menudo se utilizan sinónimos que, en realidad, no describen el mismo objeto. Las explicaciones detalladas de los términos individuales se pueden encontrar aquí:
- Libro de caja (Kassenbuch): El libro de contabilidad registra todas las transacciones comerciales de la empresa que se realizaron con efectivo.
- Registrador de efectivo (Registrierkasse): Un dispositivo de grabación que deduce el valor de las ventas del efectivo y genera un recibo correspondiente. El registrador de efectivo se utiliza para la venta de bienes y servicios.
- Registrador de efectivo (Barkasse): Un registrador de efectivo es un objeto tangible. Con el saldo de efectivo del registrador manual, por ejemplo, se pueden liquidar gastos menores.
- Oficina de cambio de divisas (Kasse): Los depósitos y los retiros se engloban en el término abstracto de “registro de efectivo”. El término “dinero en efectivo” se encuentra nuevamente en el libro de contabilidad.
¿Cómo debe de verse un libro de contabilidad de efectivo bien mantenido?
Si está obligado a mantener un libro de caja o si desea registrar voluntariamente sus transacciones en efectivo, debe tener en cuenta los siguientes puntos.
La estructura de tu libro de contabilidad
Ya sea por escrito o digitalmente: cada entrada del libro de caja siempre incluye la siguiente información:
- Marcación oSi la entrada es como Ingresos o gastos
- El fecha
- Unidad Número del documento como el número de la factura
- Explicación Texto de la reserva como “almuerzo de negocios” o “envases”
- Importo neto y moneda cRecibos o pagos de ceniza
- La tasa de impuesto sobre las ventas en porcentaje (7 o 19 %)
- Importo del impuesto sobre el valor añadido
- Saldo final de la cantidad en efectivo o del saldo
- Recibo
Como regla general, debe mantener su libro de contabilidad en formato de cuenta. Esto significa que compara sus ingresos y gastos para crear un balance en la última etapa. El balance indica cuánto dinero hay en su caja de efectivo. Si su empresa tiene que mantener un balance, esta cantidad se incluirá en sus cuentas anuales o en su balance.
Además, cada entrada requiere una recibo. El libro de caja debe corresponder en todo momento al saldo real de efectivo. No es por nada que el libro de caja se considera como un libro auxiliar o libro auxiliar de contabilidad. Por lo tanto, está sujeto a todas las regulaciones legales que ya se aplican a su contabilidad. El saldo final del libro de caja se encuentra en el balance bajo la sección Activos corrientes.
Correcciones al libro de caja
Por supuesto, se pueden cometer errores al mantener el libro de contabilidad y al introducir nuevas entradas. Si bien las correcciones en los libros de contabilidad analógicos son más complicadas, los libros digitales para los carveros más pequeños suelen ofrecer soluciones galantes. Con su libro de contabilidad analógico, lo primero que debe asegurarse es que no borre simplemente ni de ninguna otra manera la entrada original, incorrecta, de modo que no sea reconocible. De inmediato tendría la atención de la administración fiscal de su lado. Las correcciones al libro de contabilidad se realizan siempre de la siguiente manera:
- Marque el erroronoointroduzca su nombre y asegúrese de que la entrada permanezca legible.
- crear una nueva entrada. La modificación de la entrada debe ser comprensible para una persona ajena a la empresa.
Por supuesto, las mismas reglas se aplican no solo a los libros de contabilidad analógicos sino también a los digitales. Si estás trabajando con un programa de software, tampoco se permite simplemente eliminar entradas aquí. Las correcciones siempre deben ser visibles y rastreables.
Errores típicos en la contabilidad en efectivo
Hay varios errores que al principio parecen insignificantes, pero que no deberían ocurrir en una contabilidad de efectivo adecuada.
- El error más común se encuentra en las facturas y los pagos que no se han registrado como entradas. También debe registrarse en el libro de caja cualquier pago procedente de la cuenta comercial y cualquier retiro privado.
- Dado que el libro de caja no se puede modificar posteriormente, no es necesario mantener archivos modificables como Excel para mantener un libro de caja.
- Muchos empresarios prefieren dejar una línea libre entre las entradas de sus libros de contabilidad. ¿Por qué? Porque eso queda más ordenado y más claro. Sin embargo, la administración fiscal sanciona este afán por la ordenación como un delito menor, porque las líneas en blanco ofrecen espacio para las entradas posteriores. Con las entradas agregadas más tarde, podría finalmente intentar mejorar la presentación de su balance.
- Otro error es no almacenar los documentos directamente en el libro de caja. Si aún trabajas con libros analógicos clásicos, deberías recopilar los recibos directamente en el libro de caja. Si utilizas un programa digital, todos los cupones se escanean y guardan.
- También está prohibido mantener tus libros exclusivamente con fines contables. Como responsable de la contabilidad de caja, tienes la obligación de contar regularmente el efectivo en poder. Sin importar cuán precisa sea la contabilidad de caja y cuán libre de errores funcione la mayoría de los programas, debes mantener un registro de todas las entradas.
- Compare regularmente el saldo calculado con su saldo en efectivo. Si hay alguna discrepancia, debe encontrar y corregir el error lo antes posible.
La obligación de mantener registros también es de 10 años para la contabilidad en efectivo. Por lo tanto, mantenga el propio libro de contabilidad y todos los recibos durante 10 años.
Si no mantiene bien su libro de contabilidad, esto puede Consecuencias de gran alcance. Normalmente, la administración fiscal añadirá el importe de la renta declarada. Si mantiene intencionalmente su libro de contabilidad de forma incorrecta, en el peor de los casos, la administración fiscal lo considerará como Evasión fiscal. Curiosamente, las normas de contabilidad de efectivo adecuadas también se aplican a los empresarios que mantienen voluntariamente su libro de contabilidad, pero no están obligados a hacerlo.
Requisitos legales para la contabilidad en efectivo
Para que su libro de contabilidad se considere conforme, debe cumplir con varios requisitos:
- Complejidad y cronología: De acuerdo con el artículo 238 Abs. 2 del HGB, el libro de contabilidad debe mantenerse cronológicamente. Todas las anotaciones solo pueden estar en el orden cronológico correcto.
- Seguridad de la revisión: Ya sea digital o analógico, el libro de contabilidad debe mantenerse de manera que no pueda ser alterado posteriormente. Por este motivo, los libros de contabilidad de Excel difícilmente se ajustan a lo permitido. Los libros en formato papel deben estar libres de líneas en blanco, mientras que las anotaciones no pueden realizarse con un lápiz o cualquier otro instrumento de escritura similar.
- Obligación de almacenamiento durante 10 años: Según Artículo 257, apartado 1 y según el HGB, los empresarios están obligados a mantener el período legal de almacenamiento de 10 años. Durante un período de 10 años, hay que archivar no solo los libros de contabilidad sino también todos los documentos que deben mantenerse de manera ordenada.
- Tratamiento rápido: Con Artículo 146, párrafo 1 del AO El legislador regula el período de procesamiento de su ingreso diario en efectivo. Si se realizó una transacción en efectivo, debe ingresar las entradas al más tardar el día siguiente. Solo de esta manera podrá demostrar que no introdujo entradas en algún momento y, por lo tanto, pudo mejorar su balance después.
- Comprensibilidad: Según Artículo 145 del AO, Un experto externo debe poder obtener una visión general de su libro de contabilidad, las transacciones comerciales incluidas y la situación de su empresa dentro de un plazo razonable.
- En idioma alemán: De acuerdo con el artículo 146, apartado 3, del Código de Impuestos sobre la Renta, el libro de contabilidad puede ser mantenido en principio únicamente en idioma alemán. Si utiliza otro idioma, la oficina fiscal le solicitará una traducción. Asimismo, deberá poder explicar símbolos y abreviaturas si se lo solicita.
- Sin recibo no hay reserva: Según § 238 Abs. 2 HGB No se permite realizar una entrada si las facturas, recibos o extractos de caja correspondientes no están disponibles.
- Obligación de grabación individual: Todas las entradas deben figurar individualmente en el libro de caja. Esta norma no se aplica a las empresas que gestionan un gran número de transacciones en efectivo cada día. En este caso específico, basta con indicar el saldo diario. Con la ayuda de un registro de caja, todas las transacciones entrantes y salientes pueden verificarse de forma auditable como informe de caja.
Estos requisitos legales se aplican a todos aquellos que mantienen un libro de contabilidad. Las pequeñas empresas y los trabajadores autónomos que voluntariamente establecen su propio libro de contabilidad también deben cumplir con las normas de contabilidad de efectivo adecuada.
Tu libro de contabilidad como elemento del balance
El libro de caja es una parte esencial del balance de tu empresa. Dentro del balance de pérdidas y ganancias, que presentas a la administración fiscal al final del año, se incluyen también las transacciones en efectivo. El saldo de tu libro de caja se registra como activo en el apartado “Activos corrientes”. En el artículo 266 del Código de Comercio alemán (HGB) encontrarás las normas exactas para la clasificación del balance.
¿Es punible la contabilidad incorrecta de los fondos?
Como emprendedor, estás legalmente obligado a mantener una contabilidad adecuada y una gestión financiera. Después de todo, entre otras cosas, tus libros de contabilidad son la base para la tributación. El Estado obtiene principalmente sus ingresos fiscales a través de las leyes. La administración fiscal actúa como intermediario en este sentido. Por lo tanto, tus libros deben ser siempre rastreables por un tercero experto. No es por nada que tienes que mantener cada factura durante mucho tiempo. Ninguna empresa puede ignorar los requisitos legales. Por lo tanto, existe el riesgo de una contabilidad de caja incorrecta:
- Multas
- Sanciones del derecho comercial
- Adiciones
- En caso de evasión fiscal justificada incluso la pena de prisión
Los errores en la contabilidad de caja en el contexto de una contabilidad financiera inadecuada no son aceptados por la administración fiscal. En caso de falta de datos o correcciones posteriores, la administración fiscal puede devolver los documentos presentados y solicitar al emprendedor que corrija los datos faltantes o incorrectos. En casos graves, existe el riesgo de estimaciones poco favorables, la retirada de beneficios fiscales o incluso procedimientos fiscales penales.
Cómo mantener un libro de contabilidad con las herramientas adecuadas
Mantener libros de contabilidad manuales con plantillas de Word y Excel
Con una plantilla de libro de contabilidad para Word o Excel, se pueden crear y imprimir formularios de forma rápida y sencilla. El único requisito para el uso gratuito de los documentos aquí es la presencia del software en su propio ordenador. Para empresas más pequeñas con movimientos de caja manejables, esta solución manual puede ser conveniente. Lo importante aquí es la diferencia entre trabajar con el software y imprimir los formularios. Conservar el libro de contabilidad en un archivo Excel no cumple con las directrices del GoBD y, por lo tanto, no está permitido. Después de todo, los datos del libro de contabilidad podrían ser editados en cualquier momento mediante programas como Word o Excel.
Libro de contabilidad en papel manuscrito
Para aquellos que aún prefieren trabajar con documentos escritos a mano, existe la opción de imprimir el documento creado con Excel y rellenarlo a mano. La plantilla del libro de contabilidad aún no debe contener ningún registro. Los formularios se consideran entonces como un libro de contabilidad analógico. Sin embargo, todos aquellos que dependen del trabajo manual deben cumplir con las normas del legislador incluso con este formulario del libro de contabilidad. Por lo tanto, la plantilla de Excel o Word debe tener los siguientes nombres en las filas de encabezado:
- oPensión del balance
- Saldo actual de efectivo
- Ingresos y gastos
Para cada transacción individual se deben especificar los siguientes datos:
- El número secuencial
- La fecha
- La cantidad
- Impuesto sobre el valor añadido con tasa impositiva
- Recibo
Dependiendo del número de entradas, el informe se cierra y se firma diariamente, semanal o mensual.
Gestión electrónica de efectivo con herramientas en línea
Además de plantillas gratuitas de informes de caja y ejemplos de libros de caja, que están disponibles en línea, existen varias herramientas en línea adecuadas para crear el libro de caja. Existen varios programas de libro de caja disponibles en el mercado. La principal ventaja: su contabilidad está accesible desde cualquier lugar ubicación en la nube. Como emprendedor, ahorra mucho tiempo al crear el libro de caja, el protocolo de contabilidad de caja y el informe de caja con la herramienta adecuada. Si maneja muchas transacciones en efectivo cada día y tiene que dedicar demasiado tiempo a su contabilidad, apenas tendrá tiempo para su negocio principal.
En este punto, la aplicación en línea de la contabilidad de caja es una herramienta compatible con el navegador con la que puede realizar su contabilidad de caja online. Esto significa que ingresa sus comprobantes de caja directamente a través de Internet. Mientras ingresa sus recibos, la aplicación en línea verifica continuamente la integridad de sus datos. Puede cumplir fácilmente con los principios de una contabilidad adecuada utilizando herramientas en línea.
Contabilidad en efectivo con software de contabilidad
Mantener registros de efectivo a mano es propicio a errores y muy tiempo-consumente. Un simple cambio de un número puede arruinar todo el trabajo realizado. Si esto ocurre, todo el registro de efectivo debe corregirse. Con un software potente, estos problemas pueden ser fácilmente evitados. Además, el software de contabilidad es efectivo y ahorrador de tiempo. Otra ventaja es que el sofisticado software financiero te ahorra mucho trabajo de cálculo mientras supervisa constantemente tu balance de caja.
Los emprendedores jóvenes que están empezando a trabajar por su cuenta suelen preguntarse si pueden delegar la gestión de sus libros de contabilidad en un asesor fiscal. No hay contradicción entre la contabilidad realizada por un asesor fiscal y el propio software financiero. Estas dos opciones no se excluyen mutuamente; al contrario: si mantienes la contabilidad bajo control día a día, también podrás comunicarte mejor con tu asesor fiscal. Un buen software de contabilidad es muy intuitivo. Prácticamente como un efecto secundario, te muestra cómo mantener una contabilidad de caja correctamente.
Conclusión
Una gestión adecuada de los fondos te ayuda a evitar que el Servicio Tributario tenga margen para introducir nuevas deducciones. La consultoría te ayuda con la contabilidad de los fondos y te libera de la contabilidad manual. Lo único importante en la contabilidad manual a mano es que se respeten los principios de esta gestión adecuada. No es para nada casual que se realicen estimaciones periódicas durante las auditorías tributarias. Si los auditores detectan una contabilidad incorrecta de los fondos, toda la contabilidad puede ser cuestionada. Una pequeña negligencia puede tener consecuencias financieras masivas. Las consecuencias pueden ser muy graves. Si toda la contabilidad deja de ser concluyente, el Servicio Tributario puede alegar responsabilidad fiscal.