Manutenzione del registro contabile – termini importanti e requisiti legali

L’ufficio delle imposte, d’altra parte, ha recentemente rivolto sempre più la sua attenzione all’audit dei libri contabili. Troppo spesso, lo Stato ha perso entrate fiscali corrispondenti attraverso vendite nascoste. Se l’auditor rifiuta il libro contabile come non conforme, finirete rapidamente in una situazione disastrosa come imprenditori. Nel seguente articolo imparerete tutto ciò che vale la pena sapere riguardo alla contabilità dei fondi propri.

• Definizione
• Perché è necessario tenere un registro contabile?
• Chi deve tenere un registro contabile?
• Riassunto di tutte le società con obbligo di contabilità in contante
• Termini importanti nella contabilità in contanti
• Come appare un registro contabile ben tenuto?
• Obblighi legali per la contabilizzazione in contanti
• Il tuo libro contabile come voce del bilancio
• È punibile la contabilizzazione errata di contanti?
• Mantenete il vostro registro contabile con gli strumenti giusti
• Conclusione

Definizione

La contabilità in contanti registra i redditi e le spese del conto corrente interno. Tutte le operazioni commerciali di una società che vengono pagate in contanti sono registrate nel libro contabile. Come parte del sistema contabile, il libro contabile semplifica la gestione del denaro in contanti attraverso un libro di aiuto.

Perché è necessario tenere un registro contabile?

In alcune branche di attività, come la gastronomia o il commercio al dettaglio, come imprenditore autonomo è necessario gestire un’enorme quantità di pagamenti in contanti. Il legislatore ha adottato delle misure di sicurezza in questo ambito. Per evitare il furto di vendite e quindi l’evasione fiscale in massa, gli imprenditori sono tenuti a tenere registri contabili. Tutto Pagamenti e prelievi Sono registrate per iscritto o digitalmente nel registro contabile. La forma caratteristica del conto confronta entrambi gli elementi, da cui si forma infine l’equilibrio. Questa differenza non solo mostra quanto denaro è presente nel registro contabile, ma il saldo è un elemento importante durante la preparazione dei conti annuali. Quando si tiene un registro contabile, si includono, oltre ogni transazione, i documenti contabili corrispondenti.

Le autorità fiscali richiedono una corretta contabilità!

Perché dovrei tenere un registro contabile come imprenditore? La risposta è ovvia. Il tuo registro contabile è una copia esatta di ciò che c'è nella tua cassa. Registra tutti i tuoi transazioni in contanti e il bilancio interessa non solo il reparto contabile e il vostro consulente fiscale, ma anche l’ufficio delle imposte. Perché il vostro registro contabile rifletta fedelmente i vostri liquidi, l’elaborazione giornaliera dei dati è molto importante. Inoltre, l’ordine cronologico di tutti gli elementi deve essere corretto. I creditori della vostra società e le autorità fiscali richiedono un corretto registro contabile – e il registro contabile è uno di questi.
Importante: È sempre il contabile, lo stesso imprenditore, a essere responsabile della corretta tenuta dei registri contabili e quindi anche della tenuta dei registri contabili in contanti. In altre parole, ciò significa che voi, in qualità di imprenditore, siete responsabili di tutti gli errori e le discrepanze presenti nel vostro registro contabile!

Chi deve tenere un registro contabile?

Non tutti i lavoratori autonomi sono obbligati a tenere un registro contabile. Il tipo di attività determina l’obbligo di tenere un registro contabile. Se si è liberi professionisti o gestisce un’attività commerciale di piccole dimensioni, è sufficiente compilare una dichiarazione dei redditi (EÜR) e non è necessario tenere un registro contabile.
In linea di principio, sono impiegati solo gli imprenditori obbligati a redigere un bilancio. Le società iscritte nel registro delle imprese devono inoltre tenere un registro contabile. Chi non è iscritto nel registro delle imprese deve redigere il proprio registro contabile solo se la natura e l’ambito della propria attività richiedono un’attività commerciale.

Perché è ancora utile

Se dovete preparare solo una dichiarazione di avanzo di entrate all’ufficio delle imposte, non è necessario creare un registro contabile. Tuttavia, è consigliabile tenere un registro aziendale, soprattutto nel settore del commercio al dettaglio. Soprattutto le piccole e medie imprese, che lavorano principalmente con contanti, traggono beneficio dalla contabilità in denaro. Con il registro contabile si ottiene una chiara visione del flusso di cassa. Riassunto di tutti gli elementi in contanti – anche se non è obbligatorio farlo. Le società che devono redigere un bilancio devono gestire una contabilità molto più complessa. Le GmbH, ad esempio, sono obbligate a tenere un registro contabile oltre che una contabilità a doppia voce.

Riassunto di tutte le società con obbligo di contabilità in contante

• Imprese con iscrizione nel registro delle imprese
• Le aziende obbligate Contabilità e contabilità doppia
• Le aziende che richiedono un attività commerciale operazione in termini di portata e tipo

Tenere un registro contabile: piccole imprese e liberi professionisti

Piccola impresa

Se il fatturato annuo non supera i 600.000 euro e il profitto non supera i 60.000 euro, appartieni al gruppo delle piccole imprese. Inoltre, non puoi scegliere una forma giuridica per la quale si applichi l’obbligo di redigere i bilanci. Ciò include la già menzionata GmbH.

Freelancer

La categoria dei liberi professionisti (https://sevdesk.de/lexikon/freiberufler/) comprende, ad esempio, medici, consulenti fiscali e avvocati, nonché la maggior parte delle professioni artistiche, scientifiche, didattiche o educative. Pertanto, i consulenti, i designer, i giornalisti e i traduttori rientrano anche nella categoria delle cosiddette professioni liberali. Lo status dei liberi professionisti è indipendente dai loro profitti e dal fatturato.

Attenzione: Secondo § 146 AO Ogni imprenditore è obbligato a tenere un registro individuale di tutte le vendite. L’obbligo di tenuta di un registro contabile deriva nuovamente dal § 146 del AO in relazione a § 22 UStG. Tuttavia, la registrazione in forma di registro contabile è necessaria solo se l’imprenditore è obbligato a pagare l’imposta sul valore aggiunto ai sensi dell’articolo 22 UStG. Pertanto, sebbene i piccoli commercianti siano obbligati a preparare ogni fattura separatamente, non è necessario tenere un registro contabile. Le persone indipendenti nel settore delle professioni liberali non rientrano affatto in questa categoria e, per questo motivo, non sono tenute a tenere un registro contabile.

Termini importanti nella contabilità in contanti

Registratore di cassa, libro di cassa o registratore di cassa? Nell'ambito della contabilità di cassa, i termini vengono spesso usati in modo sinonimo, ma in realtà non descrivono lo stesso oggetto. Le spiegazioni dettagliate dei singoli termini sono disponibili qui:

• Libro contabile (Kassenbuch): Il registro contabile registra tutte le operazioni commerciali della società effettuate con contanti.
• Registratore di cassa (Registrierkasse): Un dispositivo di registrazione che detraggio il fatturato dal contante e ne crea una ricevuta. Il registratore di cassa viene utilizzato per la vendita di beni e servizi.
• Registratore di cassa (Barkasse): Un registratore di cassa è un oggetto concreto. Con il saldo contante del registratore manuale, ad esempio, è possibile liquidare spese minori.
• Bancomat (Kasse): I depositi e i prelievi rientrano nel termine astratto di “cassa registrata”. Il termine “cassa” si ritrova nuovamente nel registro contabile.

Come appare un registro contabile ben tenuto?

Se è necessario tenere un registro contabile o se si desidera registrare volontariamente le operazioni in contanti, è opportuno prendere in considerazione i seguenti punti.

La struttura del tuo libro contabile

Che sia scritto a mano o digitalmente: ogni entrata nel registro contabile include sempre le seguenti informazioni:

• Marcatura oSe l'entrata è come Entrate o spese
• Il data
• Unicità numero del documento come ad esempio il numero della fattura
• Descrizione testo della prenotazione come “pranzo di lavoro” o “scatole”
• Importo netto e valuta cricevute o pagamenti di affitti di case in rovina
• Il tasso dell'imposta sul valore aggiunto in percentuale (7 o 19 %)
• Importo dell'imposta sul valore aggiunto
• Saldo finale di contanti o saldo
• Ricevuta

In linea generale, è consigliabile conservare il registro contabile in forma di conto. Ciò significa che nel passaggio successivo si confrontano i redditi e le spese per stabilire un bilancio. Il bilancio indica quanti soldi ci sono nella cassetta di risparmio. Se la società deve tenere un bilancio, questo importo verrà incluso nei suoi bilanci annuali o nel suo registro contabile.
Inoltre, per ogni entrata è necessario un ricevimento. Il registro contabile deve in ogni momento corrispondere al saldo reale dei fondi. Non a caso il registro contabile è considerato un documento di fiducia. libro secondario o libro ausiliario della contabilità. Pertanto è soggetta a tutte le normative legali già applicate alla vostra contabilità. L'equilibrio finale del registro contabile è riportato nel bilancio sotto Attivi correnti.

Correzioni del libro contabile

Naturalmente, si possono commettere degli errori nel tenere il registro contabile e nell’inserire nuove voci. Sebbene le correzioni nei registri contabili analogici siano più complicate, i registri digitali per i piccoli artigiani solitamente offrono soluzioni galanti. Con il vostro registro contabile analogico, dovete innanzitutto assicurarsi di non cancellare semplicemente o di rendere irreconoscibile l’entrata originale, errata. Avreste immediatamente l’attenzione dell’ufficio delle imposte a vostro favore. Le correzioni al registro contabile vengono sempre eseguite come segue:

1. marcare l'erroreoneoassicurarsi che l'ingresso sia visibile e che rimanga leggibile
2. creare una nuova voce. La modifica della voce deve essere comprensibile a una persona esterna.

Naturalmente, le stesse regole valgono non solo per i registri contabili analogici, ma anche per quelli digitali. Se si lavora con un programma software, non è consentito cancellare semplicemente le voci presenti. Le correzioni devono essere sempre visibili e tracciabili.

Tipici errori di contabilità in denaro

Ci sono diversi errori che a prima vista sembrano insignificanti, ma che non dovrebbero accadere in una corretta contabilità in contanti.

1. L'errore più comune si riscontra nelle ricevute e nei casi in cui non sono registrate come entrate. È inoltre necessario registrare nel registro contabile tutti i pagamenti effettuati dal conto aziendale e tutti i prelievi effettuati da parte dei dipendenti.
2. poiché il registro contabile non può essere modificato in seguito, non è necessario utilizzare file modificabili come Excel per tenere un registro contabile.
3. Molti imprenditori preferiscono lasciare una riga vuota tra le voci dei loro libri contabili. Perché? Perché risulta più ordinata e chiara. Tuttavia, l’ufficio delle imposte punisce questa passione per l’ordine con una sanzione amministrativa, poiché le righe vuote offrono spazio per ulteriori voci. Con le voci aggiunte in seguito, si potrebbe finalmente cercare di rendere il bilancio più accattivante.
4. Un altro errore è non archiviare i documenti direttamente nel registro contabile. Se ancora utilizzate i classici registri analogici, dovete raccogliere le ricevute direttamente nel vostro registro contabile. Se utilizzate un programma digitale, tutti i buoni vengono scansionati e salvati.
5. È inoltre vietato conservare i libri esclusivamente per scopi contabili. In qualità di responsabile della contabilità in denaro, è vostro dovere contare regolarmente i fondi in circolazione. Non importa quanto accurata sia la vostra contabilità in denaro e quanto siano affidabili la maggior parte dei programmi: è necessario tenere traccia di tutte le entrate e le uscite.
6. compara regolarmente il saldo calcolato con il saldo in contanti. Se si riscontrano discrepanze, è necessario individuare e correggere l’errore il prima possibile.

L’obbligo di conservazione è anche di 10 anni per la contabilità in contanti. Pertanto, conservate il libro contabile stesso e tutte le ricevute per 10 anni.

Se non si tiene bene il registro contabile, ciò può comportare Con conseguenze di vasta portata. Di solito l'ufficio delle imposte aggiunge l'importo del reddito dichiarato. Se si mantiene volutamente il registro contabile in modo errato, l'ufficio delle imposte, nel caso peggiore, lo considererà evasione fiscale. È interessante notare che le regole di registrazione dei contanti in modo corretto si applicano anche agli imprenditori che mantengono volontariamente un registro dei contanti ma non sono obbligati a farlo.

Obblighi legali per la contabilizzazione in contanti

Per essere classificato come conforme, il registro contabile deve soddisfare diversi requisiti:

• Completenza e cronologia: Ai sensi dell’articolo 238, comma 2, del HGB, il registro contabile deve essere tenuto cronologicamente. Tutte le voci devono essere riportate nell’ordine cronologico corretto.
• Revisione della sicurezza: Se digitale o analogica – il registro contabile deve essere conservato in modo da non poter essere modificato in seguito. Per questo motivo, i registri contabili Excel difficilmente rientrano nel limite consentito. I registri cartacei devono essere privi di righe bianche, mentre le annotazioni non devono essere eseguite con matita o altri strumenti di scrittura.

• Obbligo di conservazione per 10 anni: Secondo § 257 Abs. 1 e 4 HGB, gli imprenditori sono obbligati a rispettare il periodo di conservazione legale di 10 anni. In questo periodo di 10 anni, è necessario archiviare non solo i libri contabili ma anche tutti i documenti che devono essere conservati in modo ordinato.
• Processo rapido: Con § 146 comma 1 AO Il legislatore disciplina il periodo di conservazione dei vostri introiti giornalieri. Se è avvenuta una transazione in contanti, dovete inserire i dati entro il giorno successivo. Solo così potrete dimostrare di non aver aggiunto dati in un dato momento e di conseguenza di aver migliorato il vostro bilancio patrimoniale in seguito.
• Comprensibilità: Secondo § 145 AO, Un esperto terzo deve essere in grado di ottenere una panoramica del vostro libro contabile, delle operazioni aziendali incluse e della situazione della vostra azienda in un periodo di tempo ragionevole.
• In lingua tedesca: Ai sensi dell’articolo 146, comma 3, del codice delle imposte sull’economia (AO), il registro contabile può essere redatto in linea di principio solo nella lingua tedesca. Se utilizzi un’altra lingua, l’ufficio delle imposte ti chiederà una traduzione. Inoltre, su richiesta, devi essere in grado di spiegare i simboli e le abbreviazioni.
• Nessuna prenotazione senza ricevuta: Secondo § 238 Abs. 2 HGB Non è consentito compilare un'entrata se le relative fatture, ricevute o scontrini non sono disponibili.
• Obbligo di registrazione individuale: Tutti gli ingressi devono essere registrati individualmente nel registro contabile. Sono esclusi da questa norma le aziende che gestiscono un gran numero di operazioni in contanti ogni giorno. In questo caso specifico, è sufficiente inserire il saldo giornaliero. Con l’aiuto di un registratore di cassa, tutti gli ingressi e le uscite possono essere verificati in modo verificabile come rapporto contabile.

Questi requisiti legali si applicano a tutti coloro che mantengono un registro contabile. Anche le piccole imprese e i liberi professionisti che volontariamente stabiliscono un registro contabile devono rispettare le norme di una corretta tenuta dei registri contabili.

Il tuo libro contabile come voce del bilancio

Il registro contabile è una parte essenziale del bilancio della vostra società. All'interno del conto economico, che presentate all'ufficio fiscale alla fine dell'anno, sono incluse anche le operazioni in contanti. Il saldo del vostro registro contabile è registrato come attivo nell'elemento “Attivi correnti”. Sulla base dell'articolo 266 HGB (Codice Civile tedesco) troverete le normative esatte per la classificazione del bilancio.

È punibile la contabilizzazione errata di contanti?

In qualità di imprenditore, è obbligatorio per legge tenere un registro di contabilità e una contabilità accurata. Dopo tutto, i tuoi libri contabili sono, tra l’altro, la base per la tassazione. Lo Stato garantisce principalmente le proprie entrate fiscali attraverso le leggi. L’ufficio delle imposte funge da tramite in questo senso. Pertanto, i tuoi libri devono essere sempre rintracciabili da un terzo esperto. Non è per nulla una coincidenza che devi conservare ogni singola fattura per un lungo periodo. Nessuna azienda può ignorare i requisiti legali. Pertanto, esiste il rischio di una contabilizzazione errata dei fondi:

• Sanzioni
• Sanzioni del diritto commerciale
• Aggiunte
• In caso di elusione fiscale giustificata anche la pena di carcere

Gli errori nella tenuta della contabilità in denaro nel contesto di una contabilità finanziaria non corretta non sono accettati dall’ufficio delle imposte. In caso di dati mancanti o di correzioni successive, l’ufficio delle imposte può restituire i documenti presentati e richiedere all’imprenditore di correggere i dati mancanti o errati. In casi gravi, esiste il rischio di stime sbilanciate, la revoca dei benefici fiscali o persino procedimenti fiscali penali.

Come tenere un registro contabile con gli strumenti giusti

Manutenzione dei libri contabili manuali con modelli Word e Excel

Con un modello di contabilità per Word o Excel, è possibile creare e stampare rapidamente e facilmente i moduli. L’unico requisito per l’utilizzo gratuito dei documenti è la presenza del software sul proprio computer. Per le piccole aziende con movimenti di cassa gestibili, questa soluzione manuale può rivelarsi vantaggiosa. L’importante è la differenza tra lavorare con il software e stampare i moduli. Conservare il registro contabile in formato Excel non è conforme alle linee guida GoBD e pertanto non è consentito. Dopo tutto, le voci del registro contabile potrebbero essere modificate in qualsiasi momento tramite programmi come Word o Excel.

Libro contabile in forma cartacea

Per coloro che preferiscono ancora lavorare con documenti scritti a mano, esiste la possibilità di stampare il documento creato con Excel e di compilarlo manualmente. La scheda contabile non deve ancora contenere alcun dato. I moduli vengono quindi considerati come una scheda contabile analogica. Tuttavia, tutti coloro che si affidano al lavoro manuale devono rispettare le disposizioni del legislatore anche con questo modulo di scheda contabile. Pertanto, la scheda Excel o Word dovrebbe avere i seguenti nomi nelle righe del titolo:

• oequilibrio della pressione
• Saldo contante attuale
• Entrate e spese

Per ogni singola transazione devono essere specificati i seguenti dati:

• Il numero sequenziale
• La data
• La quantità
• Imposta sul valore aggiunto con aliquota fiscale
• fattura

A seconda del numero di inserimenti, la relazione viene chiusa e firmata quotidianamente, settimanalmente o mensilmente.

Gestione elettronica del denaro con strumenti online

Oltre alle schede di report in denaro gratuite e ai modelli di libri contabili disponibili online, esistono diversi strumenti online adatti alla creazione del libro contabile. Sono disponibili sul mercato diversi software per la creazione di libri contabili. Il vantaggio principale: la vostra contabilità è accessibile da qualsiasi sede dispositivo tramite il cloud. In qualità di imprenditore, con il giusto strumento, potete risparmiare molto tempo durante la creazione del libro contabile, del protocollo di conteggio del denaro e della relazione contabile. Se gestite molte transazioni in denaro ogni giorno e dovete dedicare troppo tempo alla vostra contabilità, difficilmente avrete tempo per la vostra attività principale.
In questo momento, il sistema di gestione dei contanti online è uno strumento supportato da un browser con il quale è possibile effettuare la contabilità dei contanti online. Ciò significa che è possibile inserire i voucher di cassa direttamente tramite Internet. Mentre si inseriscono i ricevuti, lo strumento online verifica costantemente l’integrità delle informazioni inserite. È possibile rispettare facilmente i principi della corretta contabilità utilizzando strumenti online.

Contabilità in contanti con il software di contabilità

Tenere i registri contabili a mano è soggetto a errori e richiede molto tempo. Un semplice cambio di cifra può rovinare tutto il lavoro. Se ciò dovesse accadere, è necessario correggere l’intero registro contabile. Con un software potente, questi problemi possono essere facilmente evitati. Inoltre, il software contabile è efficace e veloce. Un altro vantaggio è che il sofisticato software finanziario consente di risparmiare molto tempo nella gestione dei dati, mantenendo costantemente sotto controllo il saldo del conto corrente.

Gli imprenditori giovani che stanno appena iniziando da soli si chiedono spesso se possano affidare la tenuta della contabilità a un consulente fiscale. Non vi è alcun contrasto tra la tenuta della contabilità da parte di un consulente fiscale e il proprio software finanziario. Le due opzioni non sono reciprocamente esclusive – al contrario: se tenete sotto controllo la vostra contabilità quotidianamente, potete anche comunicare meglio con il vostro consulente fiscale. Un software di contabilità davvero buono è di per sé chiaro. In pratica, come effetto collaterale, vi mostra come tenere correttamente un registro contabile.

Conclusione

Una corretta gestione dei fondi consente di evitare di lasciare al fisco margini di manovra. La consulenza supporta nella gestione dei fondi e allevia la necessità di una contabilizzazione manuale. L’unico aspetto importante nella contabilizzazione manuale dei fondi è che siano osservate le regole di questa disciplina. Non a caso durante le ispezioni fiscali vengono effettuati regolarmente accertamenti. Se gli ispettori rilevano una cattiva contabilizzazione dei fondi, tutta la contabilità può essere contestata. Una minima negligenza può avere conseguenze finanziarie enormi. Le conseguenze possono essere molto gravi. Se tutta la contabilità non è più attendibile, l’ufficio fiscale può sostenere l’esistenza di un’obbligazione fiscale.