Le problème : XERO n'est pas certifié pour le marché allemand
Cela signifie que les comptes et les états financiers ne peuvent pas être entièrement préparés dans Xero et ensuite soumis au bureau fiscal allemand. Les données et les évaluations de Xero ne respectent pas les normes allemandes en matière de principes comptables généralement acceptés. Les données de Xero ne peuvent pas être transférées via une interface ELSTER (ElÉlectronique StEuererklärung = déclaration d'impôts électronique) aux autorités fiscales allemandes les données. Toutefois, les déclarations à des fins lucratives conformément au § 4, alinéa 3, de l'EStG ainsi que les bilans d'activité sont soumis par voie numérique au service fiscal via ELSTER.
De plus, dans Xero, la distinction entre le droit commercial allemand et le droit fiscal allemand n’est pas mise en œuvre. De nombreuses réglementations fiscales entraînent souvent des différences dans le bilan commercial et fiscal. Alors que le bilan fiscal annuel doit être fourni au service fiscal, le bilan financier annuel (fondé sur le droit commercial allemand) est-il nécessaire pour la divulgation obligatoire dans le registre du commerce ?.
Xero n’a pas d’API GDPDU. En pratique, les autorités fiscales allemandes souhaiteront avoir accès électroniquement, dans le cadre d’une vérification fiscale, à toutes les données financières de votre entreprise. Par conséquent, ces données doivent nécessairement être transmises dans le format standard GDPDU aux auditeurs fiscaux, un format de données que les autorités fiscales allemandes utilisent pour évaluer toutes les données financières.
En cas d’audit fiscal, tous les documents de l’entreprise doivent être mis à la disposition de l’administration fiscale. Bien que Xero offre la possibilité de stocker les factures entrantes et sortantes dans chaque enregistrement de la comptabilité, il n’est actuellement pas possible de télécharger tous les enregistrements de l’année, du trimestre ou du mois à la fois, mais il faudrait exporter chaque document individuellement avec beaucoup de minutie à partir de Xero. Nous en avons déjà discuté avec Xero. Si et quand une solution à ce problème apparaît, personne ne le sait.
Xero s’intègre au logiciel de comptabilité allemand
Xero ne fournit pas d’interfaces avec les logiciels de comptabilité allemands. L’importation unique des chiffres des soldes de compte dans DATEV ou d’autres systèmes allemands ne suffirait pas pour la préparation des états financiers. Avec les chiffres des soldes de compte de Xero, il serait possible de créer la notification anticipée de TVA (VAT) et la ZM (déclaration récapitulative des livraisons et des prestations dans l’UE), puis de transmettre les données via ELSTER aux autorités fiscales, mais pour toutes les autres fins, le système de comptabilité Xero risque davantage de ne pas fonctionner correctement.
Xero intègre les banques allemandes
Xero n'a actuellement aucun accès direct en ligne aux banques allemandes. Les données des banques allemandes doivent être importées via des fichiers CSV dans Xero.
Xero peut toutefois être synchronisé automatiquement avec les banques allemandes directes (p. ex. Penta Bank).
Facturation dans Xero
La facturation dans Xero pourrait devenir problématique à l’avenir. Il est à prévoir que l’administration fiscale – et toutes les autres autorités – en Allemagne appliquera à partir de 2018 les factures et autres documents numériques selon un standard de fichier spécial (ZUGFeRD). Il reste à voir si Xero adoptera également ce standard ou non.
La solution : Xero en combinaison avec un logiciel de comptabilité financière allemand
Pour nos clients qui travaillent avec XERO, nous effectuons simultanément la comptabilité Xero et la comptabilité allemande en parallèle. Afin de gagner du temps et des coûts, nous procédons comme suit :
- Réplication des documents comptables de Xero vers Consultinghouse : Tous les documents requis (factures, reçus, rapports de frais) pertinents pour la comptabilité sont automatiquement sauvegardés dans la plateforme de données comptables autonome de Consultinghouse.
- Veuillez noter que un utilisateur invité doit être fourni à Consultinghouse pour accéder aux données de Xero.
- On peut considérer que le statut d’approbation, par exemple des rapports de frais dans Xero, est conforme aux règles.
- Création d’entrées de réservation dans le système comptable local en fonction des documents comptables fournis par Xero : Les données comptables pertinentes des documents transférés seront automatiquement extraites. Ces données extraites seront utilisées pour créer automatiquement une transaction commerciale dans le journal et les aligner sur la législation allemande. (Veuillez noter qu’un tableau de comptes personnalisé sera défini pour chaque entreprise)
- Factures bancaires : Toutes les transactions de la banque et les opérations de petites sommes seront automatiquement transférées de Xero vers le système de comptabilité local de Consultinghouse (par exemple, sous forme de fichier CSV ou MT940) afin de traiter les données de la comptabilité.
- Localiser les données comptables pour une déclaration d’impôts sur la TVA précise en Allemagne : Grâce aux entrées de réservation de Consultinghouse (basées sur les documents comptables fournis) et à la transaction bancaire individuelle (basée sur le relevé bancaire électronique fourni), la comptabilité locale en Allemagne sera harmonisée. De cette manière, il sera possible de vérifier si toutes les pièces justificatives requises ont été fournies afin de préparer les données nécessaires pour un rapport TVA précis. En cas de documents manquants, une liste des articles manquants sera créée et partagée avec l’entreprise.
- Reporting de la TVA en Allemagne : Un conseiller fiscal ou avocat allemand agréé vérifiera officiellement les données comptables et les validera afin de s’assurer de leur exactitude et de leur conformité avec la législation fiscale allemande. Une fois approuvées par le conseiller fiscal, le rapport TVA exact sera transmis électroniquement aux autorités fiscales par le biais d’ELSTER au nom du conseiller fiscal allemand, qui agira généralement en tant que représentant fiscal local de la société allemande.
- Rétournement des données comptables localisées vers Xero : Consultinghouse prépare l’importation de ces données dans Xero et dans notre système allemand. C’est-à-dire, nous examinons les documents pertinents concernant la tenue de livres et la codification (attribution des comptes) de toutes les transactions en dehors de Xero et du logiciel de comptabilité allemand. Nous importons ensuite les données pré-codifiées (banque, comptes courants) dans Xero et dans notre logiciel de comptabilité allemand. Après cette importation préalable, Xero effectue automatiquement la rapprochement. Parfois, il faut réajuster manuellement certaines données dans Xero. Les clients disposent de leurs aperçus financiers dans Xero et les utilisent selon leurs besoins.
Résumé :
Alors que de plus en plus d'entreprises préfèrent utiliser Xero pour consolider les données comptables de leurs multiples marchés, Xero devient un outil essentiel pour gérer les processus comptables ainsi que la performance financière des petites et moyennes entreprises à travers le monde.
Malheureusement, Xero n'est pas encore homologuée en Allemagne, et la nécessité d'interfaces solides avec les systèmes et institutions comptables allemands est donc très forte.
C’est pourquoi les données comptables du marché allemand dans Xero ne peuvent pas être utilisées pour créer des rapports fiables sur la TVA. De plus, les rapports sur la TVA doivent être revus et approuvés par un conseiller fiscal allemand agréé avant d’être soumis aux autorités fiscales allemandes.
Cela explique actuellement la nécessité de reproduire Xero dans le logiciel de comptabilité allemand afin d’aligner la comptabilité sur la législation allemande. Seule une comptabilité conforme aux normes comptables allemandes peut répondre aux exigences d’acceptation des autorités fiscales allemandes.
Au dernier stade, toutes les données comptables doivent être réimportées dans Xero afin de permettre la publication de rapports consolidés pour l’ensemble du groupe. À cet égard, une communication étroite et permanente avec les équipes comptables internes et le prestataire de services comptables local sera essentielle.
Consultinghouse traite les données comptables dans le logiciel de comptabilité allemand pour les entreprises allemandes et conformément aux dispositions du § 6 Nr.3-4 du code de directives des conseillers fiscaux allemands.