El problema: XERO no está certificado para el mercado alemán
Esto significa que los estados financieros no pueden prepararse completamente en Xero y luego presentarse al fisco alemán. Los datos y las evaluaciones de Xero no cumplen con los estándares alemanes para los principios contables generalmente aceptados. Los datos de Xero no pueden transferirse a través de una interfaz ELSTER (ElE-tronico StEuererklärung = declaración de impuestos electrónica) a las autoridades fiscales alemanas los datos. Sin embargo, la presentación digital a la oficina fiscal a través de ELSTER es obligatoria para las evaluaciones con fines lucrativos de conformidad con el artículo 4, apartado 3, del EStG, así como para los estados financieros.
Además, en Xero no se implementa la distinción entre el derecho comercial alemán y el derecho fiscal alemán. Numerosas regulaciones fiscales suelen dar lugar a diferencias en el balance comercial y fiscal. Si bien la declaración fiscal anual debe ser presentada a la oficina fiscal, la declaración financiera anual (basada en el derecho comercial alemán) es necesaria para la divulgación obligatoria en el registro mercantil.
Xero no tiene una API para el PIBDU. En la práctica, las autoridades fiscales alemanas querrán acceder electrónicamente a todos los datos financieros de su empresa en el caso de una auditoría fiscal. Por lo tanto, los datos deben ser presentados necesariamente en el formato estándar del PIBDU a los auditores fiscales, un formato de datos que las autoridades fiscales alemanas utilizan para evaluar todos los datos financieros.
En el caso de una auditoría fiscal, todos los documentos de la empresa deben estar disponibles ante la administración fiscal. Aunque Xero ofrece la posibilidad de almacenar las facturas entrantes y salientes en cada registro de la contabilidad, actualmente no es posible descargar todos los registros del año, trimestre o mes a la vez, sino que habría que exportar cada documento individual meticulosamente desde Xero. Ya hemos discutido esto con Xero. Si y cuando se encuentre una solución a este problema, nadie lo sabe.
Xero se integra con el software de contabilidad alemán
Xero no proporciona interfaces con los programas de contabilidad alemanes. La única manera de importar los números de saldos de cuenta a DATEV u otros sistemas alemanes no sería suficiente para la preparación de estados financieros. Con los números de saldos de cuenta de Xero, sería posible crear la notificación anticipada de impuesto sobre el valor añadido (IVA) y el ZM (estado recapitulativo de entregas y servicios en la UE), y luego transmitir los datos a través de ELSTER a las autoridades fiscales, pero para todos los demás fines, es más probable que la contabilidad de Xero tenga problemas.
Xero se integra con los bancos alemanes
Actualmente Xero no tiene acceso directo en línea a los bancos alemanes. Los datos de los bancos alemanes tienen que ser importados a través de archivos CSV en Xero.
Sin embargo, Xero se puede sincronizar automáticamente con los bancos directos alemanes (por ejemplo, Penta Bank).
Facturación en Xero
La facturación en Xero podría llegar a ser problemática en el futuro. Se espera que la administración fiscal –y todas las demás autoridades– en Alemania aplique desde 2018 las facturas y otros documentos digitales siguiendo un estándar especial de archivo (ZUGFeRD). No queda claro si Xero también adoptará este estándar o no.
La solución: Xero en combinación con un software de contabilidad financiera alemán
Para nuestros clientes que trabajan con XERO, hacemos la contabilidad de Xero y, paralelamente, la contabilidad alemana. Para ahorrar tiempo y costos, seguimos los siguientes pasos:
- Imitación de documentos contables de Xero a Consultinghouse: Todos los documentos requeridos (facturas, recibos, informes de gastos) que son relevantes para la contabilidad se reflejan automáticamente en la plataforma de datos contables autónoma de Consultinghouse.
- Tenga en cuenta que debe proporcionarse un usuario invitado a Consultinghouse para acceder a los datos de Xero.
- Se puede considerar el estado de aprobación, por ejemplo, de los informes de gastos en Xero.
- Creación de entradas de reserva en el sistema contable local basándose en los documentos contables proporcionados por Xero: Los datos relevantes de contabilidad de los documentos transferidos se extraerán automáticamente. Los datos extraídos se utilizarán para crear automáticamente una transacción comercial en el diario y alinearla con la legislación legal alemana. (Tenga en cuenta que se definirá un diagrama de cuentas personalizado para cada empresa)
- Extrastrasferencias bancarias: Todas las transacciones del banco y las transacciones de efectivo serán transferidas automáticamente de Xero al sistema de contabilidad local de Consultinghouse (por ejemplo, en formato CSV o archivo MT940) para procesar posteriormente los datos de contabilidad.
- Localizar los datos contables para una correcta declaración de IVA en Alemania: Con las entradas de reserva de Consultinghouse (basadas en los documentos contables proporcionados) y la transacción bancaria individual (basada en la declaración bancaria electrónica proporcionada), la contabilidad local de Alemania se armonizará. De esta manera se validará si se han proporcionado todos los recibos requeridos para preparar los datos para un informe de IVA preciso. En caso de falta de documentos, se creará una lista de artículos pendientes y se compartirá con la empresa.
- Declaración de IVA en Alemania: Un asesor fiscal o abogado alemán con licencia revisará y validará oficialmente los datos contables para garantizar su exactitud y su conformidad con la legislación alemana. Una vez aprobados por el asesor fiscal, el informe de IVA exacto se enviará electrónicamente a las autoridades fiscales a través de ELSTER en nombre del asesor fiscal alemán, que normalmente actuará como representante fiscal local de la empresa alemana.
- Reimportación de los datos contables localizados de nuevo a Xero: Consultinghouse prepara la importación de esos datos a Xero y a nuestro sistema alemán. Es decir, examinamos los documentos relevantes para la contabilidad y la asignación de cuentas de todas las transacciones realizadas fuera de Xero y del software de contabilidad alemán. Luego importamos los datos pre-codificados (bancos, fondos de emergencia) a Xero y a nuestro software de contabilidad alemán. Después de esta importación previa, Xero realiza automáticamente la conciliación. A veces hay que reajustar manualmente algunas partes en Xero. Además, los clientes tienen sus visiones financieras en Xero y las utilizan según lo necesiten.
Resumen:
A medida que cada vez más empresas prefieren utilizar Xero para consolidar los datos contables de sus múltiples mercados, Xero se convierte en un centro importante para gestionar los procesos contables y el rendimiento financiero de las pequeñas y medianas empresas de todo el mundo.
Desafortunadamente, Xero aún no está registrada en Alemania, por lo que la necesidad de interfaces sólidas con los sistemas y las instituciones contables alemanas es muy alta.
Por esta razón, los datos contables del mercado alemán en Xero no pueden utilizarse para crear informes fiables sobre el IVA. Además, los informes de IVA deben ser revisados y aprobados por un asesor fiscal alemán licenciado antes de ser presentados a las autoridades fiscales alemanas.
Esto está impulsando actualmente la necesidad de replicar Xero en el software de contabilidad alemán para alinear la contabilidad con la legislación legal alemana. Solo una contabilidad conforme a los estándares de contabilidad alemanes puede cumplir con los requisitos de aceptación por parte de las autoridades fiscales de Alemania.
En el último paso, todos los datos contables deben ser reimportados a Xero para respaldar la presentación consolidada de informes del grupo. A este respecto, una comunicación constante y eficaz con los equipos de contabilidad internos y con el proveedor local de servicios contables será fundamental.
Consultinghouse procesa los datos contables en el software de contabilidad alemán para empresas alemanas y de acuerdo con el § 6, párrafos 3-4, del código de directrices para asesores fiscales alemanes.