Il problema: XERO non è certificata per il mercato tedesco
Ciò significa che le scritture contabili e le relazioni finanziarie non possono essere completamente preparate in Xero e quindi presentate all'ufficio delle imposte tedesche. I dati e le valutazioni di Xero non rispettano gli standard tedeschi per i principi contabili generalmente accettati. I dati di Xero non possono essere trasferiti tramite un'interfaccia ELSTER (Elelettronico StEuererklärung = dichiarazione elettronica dei redditi) alle autorità fiscali tedesche i dati. Tuttavia, per le valutazioni a scopo di lucro ai sensi dell’articolo 4, paragrafo 3, del EStG nonché per le bilance patrimoniali, la presentazione digitale all’ufficio fiscale tramite ELSTER è obbligatoria.
Inoltre, in Xero non viene implementata la distinzione tra diritto commerciale tedesco e diritto fiscale tedesco. Numerose normative fiscali spesso comportano differenze nel bilancio commerciale e fiscale. Sebbene il bilancio annuale fiscale sia richiesto all’ufficio fiscale, il bilancio finanziario annuale (in base al diritto commerciale tedesco) è necessario per la divulgazione obbligatoria nel registro delle imprese.
Xero non dispone di un API per il GDPDU. Nella pratica, le autorità fiscali tedesche vorranno accedere elettronicamente, nel caso di un’audizione fiscale, a tutti i dati finanziari della vostra azienda. Pertanto, i dati devono essere necessariamente inviati nel formato standard GDPDU agli auditor fiscali, un formato di dati che le autorità fiscali tedesche utilizzano per valutare tutti i dati finanziari.
Nel caso di un’audizione fiscale, tutti i documenti della società devono essere messi a disposizione dell’ufficio delle imposte. Sebbene Xero offra la possibilità di archiviare le fatture in entrata e in uscita in ogni registro della contabilità, al momento non è possibile scaricare tutti i registri dell’anno, del trimestre o del mese contemporaneamente, ma bisognerebbe esportare ciascun documento individualmente con molta fatica da Xero. Abbiamo già discusso questo con Xero. Se e quando verrà una soluzione a questo problema, nessuno lo sa.
Xero si integra con il software di contabilità tedesco
Xero non fornisce interfacce ai software di contabilità tedeschi. L’unico modo per importare i dati relativi ai saldi dei conti nei sistemi DATEV o altri sistemi tedeschi non sarebbe sufficiente per la preparazione dei bilanci finanziari. Con i dati relativi ai saldi dei conti di Xero sarebbe possibile creare la notifica preliminare dell’imposta sul valore aggiunto (VAT) e la ZM (dichiarazione recapitulative per le forniture e i servizi nell’UE), e poi trasmettere i dati tramite ELSTER alle autorità fiscali, ma per tutte le altre finalità la tenuta della contabilità da parte di Xero risulterebbe più probabile che fallisca.
Xero interconnette con le banche tedesche
Attualmente Xero non ha accesso diretto online alle banche tedesche. I dati delle banche tedesche devono essere importati tramite file CSV in Xero.
Xero, tuttavia, può essere sincronizzato automaticamente con le banche dirette tedesche (ad esempio Penta Bank).
Fatturazione in Xero
La fatturazione in Xero potrebbe in futuro diventare anche problematico. Si prevede che l’ufficio delle imposte – e tutte le altre autorità – in Germania imporranno l’applicazione delle fatture e di altri documenti digitali a partire dal 2018 secondo uno standard speciale (ZUGFeRD). Rimane da vedere se Xero adotterà anche questo standard o meno.
La soluzione: Xero in combinazione con un software di contabilità finanziaria tedesco
Per i nostri clienti che lavorano con XERO, realizziamo simultaneamente la contabilità Xero e la contabilità tedesca. Per risparmiare tempo e costi, procediamo come segue:
- Riflesso dei documenti contabili da Xero a Consultinghouse: Tutti i documenti richiesti (fatture, ricevute, report spese) rilevanti per la contabilità vengono automaticamente riprodotti nella piattaforma di reporting contabile autonoma di Consultinghouse.
- Si precisa che è necessario fornire a Consultinghouse un utente ospite per accedere ai dati di Xero.
- Si può considerare lo stato di approvazione, ad esempio, dei report di spese in Xero
- Creazione di voci di prenotazione nel sistema contabile locale basate sui documenti contabili forniti da Xero: I dati rilevanti della contabilità dei documenti trasferiti verranno estratti automaticamente. I dati estratti verranno utilizzati per creare automaticamente una transazione aziendale nel registro e per conformarli alla normativa tedesca. (Si precisa che per ogni azienda verrà definita una tabella personalizzata degli elementi contabili).
- Stampe di banca: Tutte le operazioni della banca e quelle relative ai piccoli importi saranno automaticamente trasferite da Xero al sistema contabile locale di Consultinghouse (ad esempio in formato CSV o file MT940) per poter procedere ulteriormente al processo di registrazione dei dati contabili.
- Localizzare i dati contabili per una corretta dichiarazione dell'IVA in Germania: Con le entrate di prenotazione di Consultinghouse (basate sui documenti contabili forniti) e la transazione bancaria individuale (basata sull’estratto conto bancario elettronico fornito), la contabilità locale della Germania sarà armonizzata. In questo modo sarà possibile verificare se siano state fornite tutte le ricevute richieste per preparare i dati per una relazione IVA accurata. Per i documenti mancanti, verrà creato un elenco di elementi non presenti e condiviso con l’azienda.
- Relazione sull'IVA in Germania: Un consulente fiscale o un avvocato tedesco autorizzato valuterà e verificherà ufficialmente i dati contabili per garantire che siano accurati e conformi alla normativa tedesca. Una volta approvati dal consulente fiscale, la relazione IVA accurata verrà inviata elettronicamente alle autorità fiscali tramite ELSTER, a nome del consulente fiscale tedesco, che solitamente agisce come rappresentante fiscale locale dell’azienda tedesca.
- Reimportazione dei dati contabili localizzati nel sistema Xero: Consultinghouse prepara l’importazione di quei dati in Xero e nel nostro sistema tedesco. In altre parole, esaminiamo i documenti pertinenti per la tenuta dei registri contabili e la codifica (assegnazione dei conti) di tutte le operazioni svolte al di fuori di Xero e del software di contabilità tedesco. Successivamente importiamo i dati pre-codificati (banche, liquidità) in Xero e nel nostro software di contabilità tedesco. Dopo questa importazione pre-codificata, Xero effettua automaticamente la riconciliazione. A volte è necessario apportare manualmente delle correzioni in Xero. Inoltre, i clienti dispongono di una panoramica finanziaria in Xero e la utilizzano come necessario.
Riassunto:
Man mano che sempre più aziende preferiscono utilizzare Xero per consolidare i dati contabili dei loro diversi mercati, Xero diventa un importante hub per gestire i processi contabili e le performance finanziarie delle piccole e medie imprese in tutto il mondo.
Purtroppo Xero non è ancora autorizzato in Germania, e pertanto il bisogno di interfacce solide con i sistemi e le istituzioni contabili tedeschi è molto elevato.
Per questo motivo, i dati contabili relativi al mercato tedesco in Xero non possono essere utilizzati per creare report affidabili sull’IVA. Inoltre, i report sull’IVA devono essere rivisti e approvati da un consulente fiscale tedesco autorizzato prima di essere inviati alle autorità fiscali tedesche.
Questo sta attualmente determinando la necessità di replicare Xero nel software di contabilità tedesco al fine di allineare la contabilità con la normativa tedesca. Solo una contabilità conforme agli standard tedeschi di contabilità può soddisfare i requisiti per l’accettazione da parte delle autorità fiscali tedesche.
Nell’ultimo passaggio, tutti i dati contabili devono essere riimportati in Xero per supportare la reportistica consolidata del gruppo. A tal fine, una forte e continua comunicazione con i team contabili interni e con il provider locale dei servizi contabili sarà fondamentale.
Consultinghouse elabora i dati contabili nel software di contabilità tedesco per le aziende tedesche e in conformità con l'articolo 6, paragrafi 3-4, del codice delle direttive degli esperti fiscali tedeschi.