How is a branch office established in Germany?

What is a permanent business establishment?

Un bureau de représentation est un bureau séparé physiquement du siège social de l’entreprise qui est établi comme un centre supplémentaire et permanent de cette dernière et doit être inscrit au registre du commerce. Un bureau de représentation est admissible pour les sociétés dont le siège social est déjà inscrit au registre du commerce ou, si c’est une société étrangère, son siège social doit être inscrit au registre du commerce si la société est établie en Allemagne.

Un bureau de représentation n’est pas indépendant ; il n’est pas une entité juridique distincte de l’établissement central de la société mère. Il relève juridiquement et organisationnellement de l’établissement central de cette dernière et, à cet égard, il est soumis aux règles de ce dernier. Si l’établissement de représentation est établi par une société étrangère, sa constitution interne est régie par les statuts de cette société et par la loi étrangère applicable.

Malgré son dépendance interne à l’administration centrale, il participe indépendamment aux transactions commerciales. L’agence doit être organisée de manière à lui permettre de survivre à la disparition de l’administration centrale. Les relations juridiques de l’agence avec ses clients sont régies par le droit allemand. Le droit allemand s’applique également à la gestion juridique de l’agence en Allemagne (enregistrement au registre du commerce).

The physical separation of a head office and branch office does not mean that they must be situated in different locations. Under certain conditions, it can happen that both have their business premises in the same building.

Typical characteristics of a branch office are:

• The execution of factually identical or similar business transactions in the head office (not just mere auxiliary or performance transactions)
• Durée spécifique (pas uniquement la gestion des transactions liées aux expositions temporaires)
• An external organization similar to the head office (usually but not necessarily: ​​separate accounting, independent bank account, and independent business location)
• Directeur de filiale doté de pouvoirs et de liberté d’action importants

How is a branch established, and what is the purpose of entering it into the commercial register?

Establishment

La création d’une succursale s’effectue dans le cadre du processus proprement dit de sa constitution. L’inscription au registre du commerce n’a qu’un caractère déclaratif. La décision de créer une succursale doit être prise par le comité exécutif compétent du siège social.

Capital

The legal status of an independent branch office requires its own financial resources. Minimum capital is however not required. The amount of the capital is also not recorded in the commercial register.

Internal constitution

The head of the branch office independently represents the office externally. However, the head office is always the natural or legal entity responsible for the debtor’s liabilities. Typically, the manager of the branch office will be given at least the full power of the attorney or the general commercial power of representation which may be externally limited to the operation of one of the several branches of the main business.

Can the business name of a branch office be different from the business name of the head office?

Business name

The business name of the branch office may be similar to the business name of the head office. It may however also be different, in which case a reference should be included to the branch (e.g. ABC GmbH Frankfurt branch office, XY Services, a subsidiary of ABC GmbH). Pursuant to § 50 paragraph 3 of the HGB, a suffix is required if the power of procuration is to be limited to the operation of a branch office with effect against third parties, or if an identical registered company already exists at the place where the branch is established. In the company name of the branch office of a foreign company, the business name of the head office must appear fundamentally unchanged (if necessary in a foreign language as well) including the legal form suffix. If, according to the relevant foreign law, a company suffix is not required by the management, or if this company suffix is not known or incomprehensible in Germany, a clarification of the suffix is necessary to avoid possible errors. In addition, a suffix may be added to the company name of the branch office (e.g. Frankfurt Branch).

What details must be included in a branch office’s business letters?

Information on business letter

The branch office must specify the complete business name in business letters. The commercial register in which the branch office is registered must also be indicated. In addition, the other mandatory information of the head office required for the relevant legal form shall be indicated. The indication of the head office is also desirable but not required by law. Domestic branches of foreign companies must specify certain minimum information on business letters issued during domestic outgoing correspondence:

• Registre du commerce dans lequel le bureau de représentation est enregistré
• Numéro d'immatriculation
• Nom commercial complet avec le suffixe de forme juridique
• Registre du commerce de l'entreprise étrangère
• Les informations requises dans les lettres d’affaires par la loi allemande pour la forme juridique correspondante, à moins que la loi étrangère n’en dispose autrement.

The following details must be specified on the business documents of foreign legal entities outside the EC or EEA: company name, location, and state of the registered office of the company, legal representative (surname with at least a first name).

État des comptes

Les règles comptables et les exigences en matière de comptabilité relatives à la branche d’activité sont régies par le droit allemand. En cas de doute, les dispositions applicables à la forme juridique allemande la plus similaire à celle de l’entreprise étrangère seront appliquées.

Branch office in legal proceedings

Although a branch office is not an independent legal entity, a special court of jurisdiction is opened pursuant to § 21 Civil Procedure Code (ZPO). A business person may then be called upon at the site of the branch office, provided that the dispute is a proprietary dispute and that the dispute has been justified in the operation of the branch.

A foreign company’s branch office 

C’est plutôt une branche d’activité non indépendante, dépendant dans tous les aspects du siège social, qui est également responsable de l’administration centrale.

La distinction entre une filiale et un bureau de représentation est importante car elle détermine si une inscription doit être effectuée au registre des sociétés. Cette distinction est également pertinente pour déterminer l’emplacement de l’activité commerciale proprement dite en vertu du droit fiscal allemand.

Setting up an autonomous branch office

Any foreign corporation outside of Germany can establish a branch office. Especially if a presence in Germany for the purpose of initiating business and maintaining contacts with business partners is wanted, or if a long-term commitment in Germany is uncertain, a branch office could be the most suitable business form.

A business branch is part of the foreign company’s organization. The legal liability of the branch office depends on the liability of the legal entity of the head office.

Un succursale autonome (Zweigniederlassung) dispose d’une certaine autonomie par rapport au siège social étranger, puisqu’elle dispose d’une gestion propre, de pouvoirs exécutifs distincts, de comptes bancaires séparés et d’actifs commerciaux indépendants. Seuls les personnes physiques étrangères exerçant une activité commerciale peuvent créer une succursale autonome, sous réserve d’être enregistrées dans un registre commercial.

The autonomous branch office must be entered into the commercial register and registered with the local trade office.

La demande d’inscription au registre du commerce doit inclure des informations détaillées sur l’entreprise étrangère et doit généralement être accompagnée, entre autres, d’une traduction certifiée en allemand des statuts de l’entreprise ainsi que de son certificat d’enregistrement auprès du registre du commerce de son pays d’origine.

La demande d’enregistrement d’un bureau autonome auprès du registre du commerce doit être certifiée et soumise par un notaire.

Tax requirements

Si une entreprise étrangère possède un bureau de représentation en Allemagne (bureaux commerciaux, usine, etc.), ses bénéfices doivent être imposés en Allemagne. Les impôts perçus dépendent de la forme juridique de l’entreprise. Ils correspondent aux impôts que toute entreprise ayant la même forme juridique en Allemagne serait tenue de payer.

The profits of the branch that is taxed in Germany are either exempt from taxation in the other State or are subject to taxation there, in which case the tax paid in Germany is charged against the corresponding tax of the other State. Details are provided in the Agreement for the Avoidance of Double Taxation (DBA) concluded by Germany with the other State. In particular, income tax or corporation tax, solidarity surcharge, payroll tax, trade tax, and value-added tax are payable.